Preparación para los modelos de licencia basados en la nube y SaaS

[0:02] Hola y bienvenidos a todos. Tanto si os unís a nosotros por la mañana, por la tarde o por la noche, gracias por estar aquí en la sesión de hoy, dedicada a la preparación para los modelos de licencia basados en la nube y SaaS. Soy Nix, vuestro anfitrión, y estoy encantado de guiaros a lo largo del seminario web de hoy. Durante los próximos 20 minutos, nuestro ponente os explicará los retos que plantea la gestión de entornos de licencias híbridos. Aprenderéis a realizar un seguimiento del uso tanto en plataformas locales como en la nube, a adaptaros a los cambios en los modelos de los proveedores y a mantener vuestra estrategia de licencias preparada para el futuro y bajo control.

[0:32] Como siempre, nos encantaría saber tu opinión. Deja tus preguntas en el panel de preguntas y respuestas que aparece en la parte superior de la pantalla, y responderemos a tantas como podamos durante la sesión en directo. Y si se nos acaba el tiempo, no te preocupes. Nos pondremos en contacto contigo después por correo electrónico o LinkedIn. Ahora, antes de empezar, déjame presentarte brevemente a nuestro ponente.

[0:50] Sagi es un arquitecto de soluciones especializado en aportar un valor cuantificable y con amplia experiencia en diversos sectores. Ayuda a los clientes a sacar el máximo partido a sus inversiones en software mediante análisis estratégicos y medidas de optimización. Demos todos la bienvenida a Sagi.

[1:06] Sagi: Muchas gracias, Nix. ¿En qué consiste exactamente la concesión de licencias en la nube o SaaS? Básicamente, significa que el servidor de licencias se encuentra ahora en el portal web del proveedor, en lugar de en los servidores de licencias locales de la red del cliente. Esto conlleva algunas ventajas, pero también algunos inconvenientes.

[1:28] Por ejemplo, los gestores de licencias basados en la nube no requieren la asignación de recursos de servidor y evitan la necesidad de mantenimiento, lo que reduce los gastos generales de TI necesarios para la distribución de licencias. Además, ofrecen una mayor disponibilidad, ya que el tiempo de actividad del proveedor no depende del departamento de TI ni de la administración de licencias de la organización, sino del propio proveedor. En la actualidad, el proveedor podría ofrecer una disponibilidad cercana al 100 % a través de su SLA.

[2:07] Ahora bien, el inconveniente de un gestor de licencias basado en la nube es que, en realidad, no se tiene la plena propiedad de las licencias adquiridas, ya que se compran mediante una suscripción. Y si el proveedor decide introducir cambios en las licencias o en la tecnología subyacente, no se tiene ningún control real sobre ello y hay que someterse a las nuevas normas que imponga el proveedor. Incluso Gartner se ha pronunciado sobre este tema, indicando que los informes de tendencias predicen que, para 2028, una de cada cuatro organizaciones manifestará su insatisfacción con los resultados de la nube.

[2:59] Así pues, a lo largo de los años hemos sido testigos de algunos cambios en la estructura de licencias de las aplicaciones de ingeniería, que muestran una clara evolución desde las licencias vinculadas a un equipo concreto hasta los últimos modelos de suscripción basados en la nube que ofrecen algunos proveedores. El primer modelo de licencia, allá por los años 90, consistía en un simple CD o disquete que se distribuía a los distintos ingenieros. Cada ingeniero tenía una copia del disco de la aplicación y la introducía en la unidad de CD-ROM. Cada uno tenía su propio CD, pero este sistema fue sustituido por modelos de licencia más modernos, ya que los discos se desgastaban, se rayaban e incluso se perdían.

[3:48] Así pues, a medida que las redes mejoraban, los proveedores pasaron a un mecanismo de licencias basado en el usuario, que exigía a los usuarios autenticarse en un servidor central dentro de la organización. De esta forma, podían obtener los derechos para utilizar una determinada aplicación. Este modelo tenía, por supuesto, sus propios inconvenientes, ya que el administrador siempre tenía que llevar un control de quién tenía una licencia, quién la seguía utilizando y reasignar constantemente las licencias entre los usuarios que realmente las necesitaban.

[4:23] Entonces, los proveedores decidieron pasar a un modelo de licencias compartidas que la mayoría utiliza hoy en día: el modelo de licencia flotante, que permite a cualquier usuario obtener una licencia general del servidor con solo dirigir la aplicación al fondo común de licencias. Aunque esto resolvió el problema, resultó muy difícil de controlar para el cliente, ya que un fondo común de licencias requiere un método mucho más sofisticado de supervisión del uso y generó otro problema relacionado con la migración de licencias y la necesidad de determinar exactamente qué funciones son realmente necesarias para los usuarios.

[5:08] Para nosotros, por supuesto, esto no supone ningún problema, ya que ofrecemos un sistema de informes robusto basado en el número de usuarios simultáneos que resuelve precisamente esta cuestión. Ahora bien, algunos proveedores siguieron innovando y crearon un conjunto de licencias basado en tokens, que básicamente ofrecía acceso a todas las funciones de la suite, cada una con un coste de licencia diferente, resolviendo así todo el problema de la migración de licencias y la necesidad de averiguar qué función se necesitaba exactamente, ya que se podían tener todas. Los clientes disponían ahora de toda la suite de funciones y los usuarios finales solo tenían que elegir la que necesitaban.

[5:54] Ahora parece que hemos vuelto al punto de partida, ya que la última innovación son las licencias basadas en la nube, que, en su mayoría, vuelven a ofrecer licencias por suscripción o por usuario.

[6:11] ¿Cómo supervisamos estos servidores de licencias basados en la nube? Bueno, como quizá ya sabéis, con los servidores de licencias locales, como Flex LM, DSLS y otros, simplemente supervisamos los archivos y el flujo de salida del servidor de licencias, que se encuentran en el servidor de licencias de la organización. Instalamos un componente cliente en el servidor de licencias y realizamos la supervisión desde allí, obteniendo el inventario de licencias, las devoluciones, las salidas y las denegaciones; además, instalamos el mismo componente cliente en las estaciones de trabajo de los usuarios finales para supervisar patrones de uso más detallados.

[6:57] Actualmente, la información procedente de los componentes periféricos de la red fluye hacia un componente centralizado que alberga una base de datos, la aplicación principal de compilación y las interfaces de generación de informes. Sin embargo, los gestores de licencias basados en la nube funcionan de forma ligeramente diferente y nos han obligado a modificar un poco nuestra forma de realizar el seguimiento. Aquí puedes consultar la lista de gestores de licencias basados en la nube compatibles, como Autodesk, Bentley, Altium, Hexagon y muchos más.

[7:30] Pero, ¿cómo supervisamos las licencias en un servidor que no es propiedad de la organización ni está gestionado por ella, sino por el propio proveedor? Pues bien, en este caso, obviamente, no podemos instalar un componente cliente en el portal del proveedor. Así que recurrimos a la mejor alternativa posible. Nos conectamos directamente a la instancia del portal del proveedor desde el componente central y, a continuación, recopilamos todo el inventario de licencias relevante, como las funciones, el número de licencias, los paquetes y las fechas de caducidad; y, para supervisar el uso en sí, instalaremos un componente cliente en la estación de trabajo del usuario final y, básicamente, le indicaremos que supervise el uso mediante el seguimiento directo del inicio y el cierre de una aplicación específica relacionada con estas licencias basadas en la nube.

[8:29] Ahora bien, no todas las licencias en la nube son iguales. Algunas instancias de proveedores nos proporcionan tanto el uso de la licencia como el inventario, como es el caso de ESRI Cloud y Bentley Cloud, lo que nos evita tener que supervisar el uso en la estación de trabajo del usuario final, ya que obtenemos tanto el inventario como el uso directamente del proveedor de la nube. Así pues, en estos casos lo único que se necesita es una conexión directa desde el servidor central a la nube del proveedor y, una vez recopilados los datos, estos se transfieren al mismo conjunto de datos de Open iT que los servidores de licencias locales, lo que permite disponer de todas las capacidades de Open iT también en los servidores basados en la nube, como nuestras sólidas funciones de generación de informes y paneles de control.

[9:24] Presentación del impacto, en términos de costes, del inventario de licencias y su uso. Optimización de diversas suites de productos para ajustar el inventario a las necesidades. Consolidación del uso de licencias por grupos, como departamentos, países o cualquier otro centro de costes. Podrás prever los patrones futuros de uso de licencias e identificar a tus usuarios avanzados y a los que hacen un uso más moderado, lo que te ayudará a asignar la licencia adecuada al usuario adecuado y, por supuesto, disfrutarás de muchas más funcionalidades que ofrece Open iT , tanto en la nube como en las instalaciones.

[10:07] Veamos, pues, el resultado final tras recopilar los datos de uso de las licencias desde la nube. ¿Qué obtenemos y qué podemos hacer con ello? Empezaremos por el inventario que hemos recopilado del servidor en la nube. Podemos obtener toda la información sobre las licencias, como las versiones de las funciones, el tipo de licencia, los números de serie, las cantidades… todo. Y esto nos ayuda, en primer lugar, a identificar qué licencias hemos comprado y a cuáles estamos suscritos.

[10:40] Por supuesto, los datos se pueden presentar en cualquiera de las interfaces de generación de informes que se integran con Open iT , como SSRS, Power BI o cualquier otra herramienta de análisis. Aquí tenemos un panel de control que nos muestra los derechos de uso y las fechas de caducidad en Power BI, lo que nos ayuda a prepararnos mejor para la compra de licencias y las actualizaciones de suscripciones.

[11:06] En algunos casos, el inventario se agrupa en distintos paquetes. Este es otro factor diferenciador importante de Open iT respecto a la competencia, ya que el uso de las licencias se puede consultar a todos los niveles: tanto a nivel de paquete como a nivel de función. En Open iT lo denominamos «productos de conjunto de funciones», es decir, básicamente un producto que agrupa muchas funciones diferentes.

[11:37] Así, por ejemplo, un conjunto puede incluir varias funciones, mientras que el paquete estándar puede incluir las mismas funciones pero añadiendo algunas más, y el paquete «Pro» puede albergar aún más funciones y capacidades. Esto hace que la supervisión resulte mucho más confusa, ya que una misma función puede pertenecer a muchos paquetes diferentes en una relación de uno a muchos o incluso de muchos a muchos. Sin embargo, para Open iT, esto no supone ningún problema, ya que nos especializamos en mapear estos conjuntos de funciones tanto para licencias locales como para las basadas en la nube, proporcionando una visión completa y coherente de los paquetes de licencias y su uso.

[12:16] Aquí vemos un ejemplo de uno de estos paquetes para ANSYS, en el que la misma función «electronic desktop» aparece en tres conjuntos de funciones diferentes, cada uno de los cuales contiene un conjunto de funciones totalmente distinto dentro de un único paquete.

[12:41] Así pues, Open iT realiza un seguimiento de estos paquetes y te ofrece un análisis del uso de las licencias y del inventario, tanto por paquete como por función. Aunque los distintos paquetes contengan diferentes tipos de licencias, podrás distinguir entre los grupos y los tipos de suscripción para ver cuál ofrece un mejor rendimiento y cuáles sería mejor dar de baja.

[13:12] Así pues, hemos realizado un inventario completo de nuestras licencias. Analizaremos el uso de las licencias en la nube, tanto si provienen de las estaciones de trabajo como de la propia nube del proveedor. Empezaremos con una visión general del uso de las licencias a lo largo del año mediante el informe de mapa de calor. Aquí podemos ver todos nuestros paquetes y los tokens correspondientes a cada mes del año. Como vemos, octubre es el mes en el que se ha registrado un mayor uso y Autodesk Inventor es el paquete más utilizado.

[13:53] Es posible que dispongas de un inventario de licencias híbrido: algunas basadas en la nube, otras locales, algunas por usuario y otras concurrentes; una combinación de todo ello. « Open iT » te ayuda a identificar los distintos grupos de licencias y su uso gracias a unas sólidas funciones de generación de informes que ofrecen una visión completa de todas tus licencias y de cómo se utilizan. Como se puede ver en este panel de control, que nos muestra una combinación de diversos tipos de licencias, tanto de grupos flexibles como de grupos con nombre, y podemos observar cómo rinden en comparación entre sí.

[14:37] Podemos utilizar Power BI para ver nuestras tendencias de uso, tal y como se muestra aquí. Nos muestra las tendencias de uso de las licencias asignadas frente a las utilizadas, lo que nos permite saber si una suscripción que hemos asignado se utiliza realmente o si, tal vez, se podría reasignar. Ahora también podemos añadir a eso el factor del coste para mostrar el uso de las licencias en términos de ahorro potencial en dólares.

[15:10] A la izquierda vemos nuestro gasto actual en suscripciones, pero también el ahorro potencial que podríamos conseguir si elimináramos algunas suscripciones que no se utilizan; en nuestro caso, observamos que se trata de aproximadamente la mitad de las licencias que están asignadas pero que no se utilizan. Esto nos lleva a una previsión calculada de reducción del gasto. Hágalo para el próximo ejercicio fiscal o incluso más allá, basándose en los patrones de uso actuales. Básicamente, se trata de tomar todos los datos y reducirlos a un porcentaje de eficiencia global que es muy indicativo de nuestro ahorro potencial.

[16:04] Muchos modelos de licencia basados en la nube también se denominan «suscripciones». Esto es importante para que podamos identificar posibles opciones de optimización. Debemos asegurarnos de que operamos con la máxima eficiencia. ¿Cómo podemos lograrlo con las licencias nominativas? Es fundamental saber si los usuarios a los que se les ha asignado una licencia la están utilizando realmente o si, por el contrario, no la están utilizando. Es posible que algunos usuarios hayan dejado la empresa. Otros pueden haber cambiado de puesto. Quizá otros simplemente hayan terminado el proyecto en el que estaban trabajando, pero nunca le hayan comunicado al administrador de licencias que ya no la necesitan, algo que ocurre con frecuencia. Así pues, al administrador le corresponde, básicamente, averiguar si el parque de licencias está correctamente asignado.

[17:02] Ahora disponemos de la información sobre los días transcurridos desde la última conexión, lo que nos puede ser de gran ayuda en este sentido. Nos permite determinar con exactitud cuánto tiempo ha pasado desde que un usuario utilizó por última vez la suscripción de licencia que se le ha asignado. Ahora podemos ver claramente que algunos usuarios llevan casi tres meses sin utilizar su aplicación, y se trata de suscripciones por las que la organización está pagando sin motivo alguno. Las mantenemos asignadas, pero los usuarios ya no las utilizan. Estas suscripciones pueden reasignarse o incluso eliminarse por completo, lo que contribuye a la eficiencia y a optimizar el entorno de suscripciones.

[17:51] Aquí, en Open iT, nuestro producto también cuenta con una opción basada en la nube. Puede disponer de la soluciónLicenseAnalyzer™tanto en sus propias instalaciones como alojada en la nube. El modelo local implica que el componente principal se instala en uno de los servidores de su organización y que el componente cliente se distribuye por la red en los servidores de licencias. El componente central utiliza una base de datos SQL, los servicios de análisis de SQL Server para el cubo y los informes SSRS para el módulo de informes. Actualmente es compatible con Windows, Linux y Mac tanto para los servidores de licencias como para las estaciones de trabajo. La versión local implica que su organización se encarga del mantenimiento, las copias de seguridad de la base de datos y la disponibilidad general del servicio.

[18:57] En el caso de la implementación en la nube « Open iT », nos encargamos nosotros de estas tareas. Alojamos el componente principal, la base de datos SQL Server. Te proporcionamos servicios de mantenimiento y copias de seguridad de la base de datos realizados en nuestros sistemas en la nube de AWS o Azure, según prefieras. Y en esta opción, el componente cliente sigue teniendo que estar en las instalaciones, ya que necesitamos un componente en el servidor de licencias para poder extraer datos, pero todo lo demás está en la nube. En cuanto a la generación de informes, recibirás un enlace desde el que podrás acceder a cualquier panel de control, informe, cubo, alertas o interfaces administrativas.

[19:51] Bueno, eso es todo. Hoy hemos analizado el reciente cambio a las licencias basadas en la nube y cómo podría afectar a nuestra cartera de productos. Ahora me gustaría ceder la palabra a David Bole, que en su día fue cliente de Open iT y ahora forma parte del equipo. David, ¿podrías contarnos un poco sobre tu experiencia con el reciente cambio a los modelos de licencia basados en la nube?

[20:29] David: Claro. Gracias, Sagi. Sí, está en todas partes, ¿verdad? La infraestructura en la nube, las licencias en la nube… Ya sabes, sea cual sea el sector en el que trabajes, es hacia donde se está dirigiendo todo. Mi experiencia se centra en el sector energético, del petróleo y del gas, y el ejemplo del que quiero hablar es la plataforma petroquímica de SLB. Hasta ahora, esa plataforma se había alojado en las propias instalaciones de la mayoría de las empresas, pero ahora esa tecnología se ofrece bien de forma totalmente en una infraestructura en la nube externa al cliente, Así pues, se gestionan las licencias y se ejecuta el software; o, en algunos casos, hay un intermediario mediante el cual la infraestructura en la nube externa se encarga de gestionar las licencias y distribuir las aplicaciones a las propias instalaciones del cliente. En cualquier caso, la gestión de las licencias y el control de las aplicaciones son competencia exclusiva de la empresa proveedora, en este caso SLB.

[21:32] Ahora bien, esas infraestructuras son muy potentes y ofrecen muchas ventajas a los clientes. Ya sabes, la escalabilidad es una de ellas, junto con los costes de soporte, la aplicación de parches y la ciberseguridad, que tienen muchos atractivos. Sin embargo, no siempre tienen una visión clara de lo que están utilizando, quién lo utiliza y cuándo. Básicamente, toda la información que puede proporcionar Open iT no está disponible de forma nativa. Así que es en esas situaciones donde se aprovecha lo que el proveedor te ofrece con toda esa tecnología escalable. En cierto modo, es aún más importante disponer de los análisis y los datos que Open iT puede proporcionar para saber qué estás utilizando a diario, qué vas a utilizar, pero también antes incluso de plantearte pasar a esos entornos en la nube.

[22:20] Es necesario realizar un análisis realmente exhaustivo de lo que estás utilizando en tus instalaciones. También es fundamental conocer bien cómo será el nuevo sistema de licencias, ya que podría basarse en usuarios designados, en un tiempo de uso, en tokens o en muchos otros tipos de mecanismos de licencia distintos a los que tienes ahora. Necesitas esos buenos análisis para poder predecirlo, así como para comprenderlo a la perfección una vez que te hayas trasladado a esa plataforma en la nube. Así pues, Delfi de Schlumberger e iEnergy de Halliburton son fundamentales en el mercado, y esas empresas promocionan y hacen que esas ofertas resulten muy atractivas para los clientes, y con toda la razón. Pero es muy importante comprender qué es lo que estás utilizando y estar bien preparado para abordar esas conversaciones antes de comprometerte. Así que, en realidad, solo quería hacer hincapié en lo importante que es disponer de buenos datos y tomar buenas decisiones basadas en ellos, con el nivel de detalle que ha aportado Sagi. Y con esto le cedo la palabra a Nix para ver si hay alguna pregunta.

[23:29] Nix: Gracias, Sagi y David. Hemos recibido algunas preguntas estupendas antes de empezar. Así que vamos a pasar directamente a la ronda de preguntas y respuestas.

[23:32] Pregunta: ¿Cuál es, en tu opinión, el mayor inconveniente de las licencias por suscripción?

[23:45] Sagi: Básicamente, no tener la propiedad permanente del software. En su lugar, se obtiene acceso continuo, pero este depende de que se sigan realizando los pagos. Depende de la arquitectura del proveedor y de la estructura de sus licencias. Si el proveedor decide simplemente modificar tu suscripción o subir los precios, básicamente no tienes ningún control sobre ello. Así que, en una frase, diría que es la pérdida de la propiedad.

[24:28] Nix: Ya veo. Gracias, Sagi. También tenemos aquí otra pregunta.

[24:28] Pregunta: ¿Qué riesgo corremos si no supervisamos nuestros servidores en la nube?

[24:37] Sagi: Así que no supervisar los servidores en la nube significa, básicamente, que vas a ciegas. Tienes que saber quién los está utilizando y, si alguien ha dejado la empresa, si sigue necesitando la licencia; si alguien necesita un nivel diferente de licencia o quizá una aplicación distinta, un conjunto diferente de licencias. La mayoría de los proveedores no ofrecen estas capacidades analíticas técnicas tan exhaustivas. Dicen que sí lo hacen y que podrían ofrecerlas, pero en muchos casos no vemos que cumplan sus promesas y los informes que proporcionan son mediocres. Así que, básicamente, vas a ciegas y tienes que adivinar el número de suscripciones que necesitas.

[25:33] Nix: Ya veo. Gracias, Sagi. Aquí va otra pregunta.

[25:33] Pregunta: ¿Puedo ver mis licencias locales y en la nube juntas en el mismo panel de control?

[25:42] Sagi: Pues sí, toda la información, ya sea local o en la nube, fluye hacia el mismo conjunto de datos de Open iT . Supongamos que tienes algunas licencias perpetuas de Autodesk que te quedan de sistemas heredados. Quizá te hayas pasado al nuevo modelo de suscripción de Autodesk en la nube y te gustaría saber cuál es su rendimiento, así como distribuir a tus usuarios entre usuarios avanzados —que pueden tener una suscripción en la nube— y usuarios ocasionales —que pueden utilizar la licencia flotante heredada de Flex LM—. De este modo, puedes combinar ambas opciones y asegurarte de que todo el mundo disponga de la licencia adecuada y la utilice correctamente, evitando que los usuarios ocasionales que apenas utilizan la aplicación consuman esas licencias en la nube, mientras que los usuarios intensivos, que la utilizan constantemente, consuman las licencias Flex. Así podrás reasignar mejor el parque de licencias.

[26:53] Nix: Ya veo. Gracias, Sagi. Y, por último, ¿qué hay de la seguridad en lo que respecta a la conexión con el portal del proveedor de servicios en la nube?

[27:01] Sagi: Así pues, la conexión se realiza mediante una API segura que cuenta con cifrado completo y cumple con todos los estándares de seguridad establecidos por el proveedor. Por supuesto, es el proveedor quien proporciona las API. Esto garantiza que la información confidencial permanezca protegida en todo momento. El acceso está estrictamente controlado y se limita únicamente al inventario de licencias y a los datos de uso, en caso de que el proveedor los facilite.

[27:34] Nix: Gracias, Sagi. Y con esto termina nuestra sesión de preguntas y respuestas. Gracias por vuestras respuestas tan detalladas. Antes de terminar, un breve recordatorio: esta sesión se ha grabado y en breve recibiréis un enlace a la grabación en vuestro correo electrónico. También lo encontraréis en nuestra página de seminarios web bajo demanda en openit.com. Y si os habéis perdido nuestras sesiones anteriores, echad un vistazo a «Comparativa del uso de licencias de ingeniería: qué es normal y qué no» y «De los datos a las decisiones: análisis del uso de licencias para equipos de ingeniería». Solo tenéis que escanear el código QR que aparece en vuestra pantalla o visitar la sección de recursos de seminarios web en nuestra página web.

[28:06] Por último, si estás listo para analizar tu propio entorno de licencias, te ofrecemos una consulta gratuita de 30 minutos con uno de nuestros asesores de soluciones empresariales. Encontrarás la información de contacto en tu pantalla. Y no olvides seguirnos en Open iT, Inc. para estar al día. Una vez más, soy Nix. Muchas gracias por acompañarnos.