- La planificación del acuerdo de licencia de software a principios de año debería servir para alinear al equipo con los objetivos empresariales y la situación actual de los contratos con los proveedores.
- Las organizaciones deben evaluar las renovaciones, establecer una referencia precisa del uso, estudiar los patrones de los usuarios finales y analizar las discrepancias entre los derechos actuales y las necesidades futuras.
- La elaboración de informes y la documentación precisos refuerzan los acuerdos de licencia de software y sirven de base para futuras decisiones y negociaciones con los proveedores.
Enero no es el momento adecuado para descubrir que el equipo no está de acuerdo sobre qué contratos de software están a punto de renovarse, qué derechos de uso siguen ajustándose al funcionamiento de la empresa o cuáles son los datos de referencia reales de uso. Una lista de comprobación de principios de año sobre los acuerdos de licencia de software permite coordinar todo esto desde el principio: evaluar las renovaciones, establecer una referencia de uso, investigar los patrones de los usuarios finales y analizar las discrepancias entre los derechos actuales y la dirección que toma la empresa. La elaboración de informes y la documentación precisos refuerzan la posición a lo largo de todo el año, tanto en las conversaciones con los proveedores como en la planificación interna y en las decisiones que surgen antes de lo que sugiere el calendario.
Acuerdos de licencia de software
Para algunas personas, el Año Nuevo es una promesa de nuevas esperanzas y otra oportunidad de hacer las cosas bien. Es el comienzo de un nuevo ciclo. Y aunque nos muestra nuevos potenciales, también puede estar lleno de preocupaciones y frustraciones. Es lo mismo en cualquier idioma, en cualquier tipo de entorno que se pueda encontrar. Los comienzos pueden ser bastante preocupantes, sobre todo en el caso de empresas muy organizadas en las que se arriesgan grandes cantidades de dinero.
Para las empresas, la compra de software es una de las que requiere mucha atención al comienzo de un nuevo año fiscal. Después de una cuidadosa planificación y preparación durante el último trimestre del año fiscal anterior, el primer trimestre del nuevo año fiscal es cuando tiene lugar la ejecución de esos planes. Entre las tareas más difíciles está la de llevar un control y sacar el máximo provecho de todos los Acuerdos de Licencia de Software. He aquí algunos aspectos importantes que hay que tener en cuenta para facilitar el proceso y ayudar a conseguir un mejor SLA dentro de la organización.
1. Refrescar el equipo con el objetivo de la organización
Es importante empezar el año con un conjunto de ideas nuevas y un objetivo claro en mente. Hay que asegurarse de que el equipo es consciente de cuáles son los objetivos de la organización y de que todo el equipo está a bordo para alcanzarlos. Tanto si se trata de apoyar y mantener auditorías de software saludables como de reducir costes, es vital que la mentalidad del equipo esté alineada con los objetivos empresariales.
2. Conozca su situación actual
Tener un conocimiento profundo de todos los contratos de software de la organización es crucial para tomar el control completo de los mismos. Asegúrese de que el equipo revisa todos los contratos de software y conoce bien la situación actual de la empresa con respecto a cada proveedor de software. Además de conocer lo que tiene la organización, también es importante tener un conocimiento profundo de los objetivos y operaciones internas del proveedor.
3. Evaluar las licencias que están por renovar
La evaluación de las licencias para su renovación es una tarea completamente diferente y debe tener su propio proceso y delegaciones. La organización debe tener un método para analizar lo que realmente necesita renovar para el año. Es importante identificar todos los gastos y los resultados asociados al nuevo acuerdo o a la renovación de cada licencia específica. Evaluar la necesidad de la empresa de cada licencia comprobando los costes reales de cada una y comparando el coste con la necesidad que tiene la empresa de la licencia. También puede ser un buen momento para considerar otras opciones en el mercado. Evalúe si hay algún requisito que el proveedor actual no haya cumplido o ciertas características que la organización necesita pero que faltan en el software existente.
4. Fortalecer su cartera
Para sacar el máximo provecho de sus acuerdos de licencia de software, es esencial tener una línea de base precisa de información para construir los requisitos futuros, que servirán como base para futuras compras. Reúna la información pertinente de cada unidad de negocio para obtener información sobre lo que realmente necesitan para los requisitos futuros, lo que servirá como punto de referencia para los derechos actuales de la empresa.
- a. Conozca el uso real de sus licencias
- Una de las informaciones más esenciales es el verdadero uso activo del software dentro de la organización. Es crucial para las futuras decisiones sobre cuántas licencias comprar e instalar en la empresa. Esta información es una de las principales bases sobre las que se construyen los acuerdos de licencia de software. Por lo tanto, es vital contar con una herramienta de informes precisa que proporcione una visión exacta sobre el verdadero uso activo de las licencias de software.
b. Investigar sobre el patrón del usuario final- Para reforzar cualquier acuerdo de licencia de software con los proveedores y obtener más información sobre qué tipo de acuerdo es el más adecuado para la organización, ahora es el momento de prestar atención a cómo los usuarios finales utilizan las diferentes licencias. Encontrar una herramienta de informes que pueda proporcionar esta información con precisión ayudaría realmente en el proceso de toma de decisiones para los acuerdos de licencias de software a lo largo del año.
5. Analizar la diferencia entre lo que se tiene y lo que se necesita
Pensar con antelación es importante. Cuesta menos que un derroche improvisado en la compra de software. Es importante tener en cuenta las licencias que pueden ser necesarias para los próximos años. Así que, tras la acumulación de información de las diferentes unidades de negocio y de cada usuario final, ahora es el momento de analizar la brecha entre los derechos actuales de la organización y lo que podría necesitar en el futuro.
6. Deja de descuidar las cosas pequeñas
El comienzo de este año es el momento de desaprender el hábito de ser ajeno a las pequeñas cosas. Tenga siempre presente el seguimiento de toda la documentación. Es una gran ayuda contar con una herramienta de información precisa para hacer un seguimiento de toda la información importante. La base de un buen acuerdo de licencia de software es un buen conjunto de pruebas para respaldar todas las decisiones y negociaciones futuras con los proveedores de software.
