Más allá del panel de control: el software de ingeniería en ServiceNow

[00:00] Presentador: Bienvenidos a «Beyond the Dashboard: Ingeniería de la visibilidad del software con ServiceNow y Open iT ». Al final habrá una sesión de preguntas y respuestas en directo, así que no dudéis en enviar vuestras preguntas a medida que avance el evento. Los ponentes de hoy son: Evan, consultor sénior de soluciones de asesoramiento para la gestión de activos en ServiceNow; Jatin, director sénior de producto en ServiceNow; y Malou, arquitecta de soluciones en Open iT.

[01:03] Presentador: Orden del día: en primer lugar, por qué la visibilidad del software de ingeniería es más difícil de lo que parece. A continuación, cómo resuelve « Open iT » la cuestión de los datos de uso, y cómo ServiceNow SAM aporta gobernanza y medidas concretas. Después, una demostración en directo a cargo de Malou y Jatin, y una ronda de preguntas y respuestas.

[02:03] Evan: Una encuesta rápida antes de empezar: ¿cómo gestionáis actualmente el software de ingeniería en vuestro entorno SAM? (Resultados: hay una división bastante equitativa entre quienes lo gestionan fuera de ServiceNow, quienes aún están evaluando un enfoque, quienes lo gestionan por separado y quienes utilizan ServiceNow junto con otra herramienta.)

[04:01] Evan: El software de ingeniería no sigue un único modelo de licencia. Existen licencias de red, concurrentes, flotantes y SaaS en diferentes proveedores y tecnologías (Flex LM, DSLS, IBM LUM, Sentinel, Bentley). La verdadera pregunta no es quién tiene el software instalado, sino quién está utilizando una licencia en este momento, durante cuánto tiempo y si a alguien más se le acaba de denegar el acceso.

[04:43] Evan: Imagina una semana de congelación del diseño: el cupo de un equipo está al máximo y los ingenieros se están encontrando con mensajes de denegación, mientras que, unas plantas más arriba, el cupo de Bentley de otro equipo está inactivo en un 40 % porque su proyecto concluyó hace dos semanas. Ambos aparecen como «activos» en el panel de control de licencias. Nada vincula a ambos equipos hasta que, meses más tarde, surge la conversación sobre la renovación.

[05:54] Evan: Detrás de esto hay cuatro puntos de fricción: la demanda es volátil, por lo que la media de ayer no predice las necesidades de mañana; el acceso es limitado, por lo que si se agota el fondo disponible, se rechazan las solicitudes; los datos están fragmentados, ya que los gestores de licencias disponen de datos sobre uso y denegaciones, mientras que los equipos de SAM gestionan los derechos y los contratos; y las acciones siguen siendo manuales, por lo que incluso un patrón claro requiere que alguien lo traduzca en una decisión.

[07:00] Evan: Esa es la brecha que Open iT subsana en el ámbito de los datos de uso, ofreciendo a las organizaciones una visión real (no solo de lo que está instalado, sino de lo que se utiliza, quién lo utiliza, cuándo y desde dónde) mediante un amplio seguimiento, optimización y análisis normalizados. Open iT recopila datos de gestores de licencias, servidores, llaves de hardware, nubes de proveedores y plataformas SaaS, los normaliza y los presenta a través de informes, herramientas de inteligencia empresarial e integraciones como ServiceNow.

[08:41] Evan: Entonces, ¿por qué sigues necesitando ServiceNow SAM? Los datos de uso por sí solos no te indican cuánto te está costando ni qué pasos debes dar a continuación. SAM aporta alcance (todo tu parque de software, no solo el de ingeniería), acción (convertir los datos de uso en una renovación, recuperación o aprobación) y gobernanza (un único sistema de registro y un rastro de auditoría). Open iT y ServiceNow realizan tareas diferentes: necesitas ambos para pasar de los datos de uso a una decisión bien gestionada.

[10:03] Evan: La colaboración se basa en la profundidad y el contexto: Open iT recopila los datos técnicos detallados, mientras que ServiceNow los integra en el sistema de registro de SAM y los combina con los derechos de uso, los contratos y el gasto. El objetivo no es crear otro panel de control, sino ofrecer información lista para la toma de decisiones en materia de renovación, previsión, cumplimiento normativo y optimización. Veámoslo ahora: Malou hablará de Open iT y, a continuación, Jatin se encargará de ServiceNow.

[11:33] Malou: En el portal «License Monitor» de Open iT , puedes consultar en tiempo real el uso de tu cartera de herramientas de ingeniería, independientemente de su origen. Por ejemplo, en el caso de MATLAB/Simulink: 102 licencias disponibles, 84 en uso y 18 disponibles. Puedes analizar con detalle quién está utilizando qué, desde dónde y durante cuánto tiempo, y configurar alertas (se acerca el límite máximo, usuarios que acaparan licencias, vencimientos) para ti, tu equipo o incluso los usuarios finales.

[14:49] Malou: Los datos históricos permiten saber si realmente se están utilizando las licencias de forma eficiente. En el caso de Simulink, 84 licencias cubrían el 99 % de la demanda, y 47 cubrían el 95 %. Un cliente utilizó esta información para renegociar: mantener 47 licencias, pero disponer de un crédito adicional para picos ocasionales, que se paga por horas.

[17:15] Malou: En el caso de las licencias de suscripción o de usuario designado (por ejemplo, Autodesk AEC), puedes ver que hay 23 de las 26 licencias asignadas, pero solo 11 se utilizan realmente; a continuación, puedes analizar qué usuarios designados están activos y cuáles nunca se han utilizado, y reasignarlas en consecuencia.

[19:43] Malou: En el caso de los acuerdos basados en el consumo o el crédito, como los fondos de tokens de Bentley, se puede analizar la duración de las sesiones. Hemos observado muchas sesiones muy cortas; al filtrar las sesiones de menos de 15 minutos, se observó una caída del 12 % en el consumo de tokens, lo cual resulta útil a la hora de renegociar.

[21:05] Malou: « Open iT » también centraliza la administración del servidor de licencias (panel único, comparación semántica y control de versiones de los cambios en los archivos de licencia) y normaliza los complejos datos de licencias de ingeniería a través del motor «True Use», de modo que las funciones se asignan correctamente al producto adecuado. Esa es la base; ServiceNow aporta el contexto más amplio de SAM sobre ella. Le cedo la palabra a Jatin.

[23:29] Jatin: Esta es la página de inicio de ServiceNow de Casey como gestora de activos de software, filtrada para Autodesk y Bentley. Puede ver el estado de cumplimiento, un centro de actividades basado en IA que señala las reglas de recuperación y 600 candidatos a eliminación, así como las próximas renovaciones (productos de Microsoft y Autodesk que vencen a finales de agosto), por lo que establece objetivos de éxito para hacer un seguimiento del trabajo.

[27:08] Jatin: En lo que respecta al cumplimiento de las licencias, Casey comprueba Bentley (que se factura en función del uso máximo): para CivilStorm, cuenta con dos licencias para dispositivos en horas punta, pero el uso alcanzó los tres en los últimos 30 días, una discrepancia que ahora sabe que debe solucionar.

[29:11] Jatin: Para Autodesk, el problema no es el cumplimiento normativo, sino la optimización. Observa un exceso de uso en productos como Inventor y confirma que las paquetes de productos (como la AEC Collection) se están asignando correctamente. Al analizar en profundidad la optimización de Autodesk, encuentra un ahorro potencial de unos 6.98K $ procedente de suscripciones infrautilizadas, desglosado por producto (por ejemplo, cuatro suscripciones de 3ds Max con bajo uso que suponen unos 800 $).

[33:14] Jatin: El panel de control «Resumen de licencias de ingeniería» refleja lo que Malou mostró en Open iT, pero en el panel único de ServiceNow: gasto total, productos más rechazados, productos con baja utilización y uso por usuario y departamento, de modo que Casey pueda planificar los reembolsos y saber dónde añadir o recuperar licencias. Ella cierra sus objetivos de éxito y exporta informes de cumplimiento para las partes interesadas. Volvemos con Ian y Kevin.

[38:02] Ian: Encuesta de cierre: ¿qué aportaría más valor al integrar los datos de uso de ingeniería con ServiceNow? (Resultados: las opiniones se dividen entre una visión única de la propiedad y el uso, y mejores datos de previsión, presupuestación, repercutición de costes y renovación). Ahora, turno de preguntas y respuestas.

[40:11] Ian: ¿Puede ServiceNow automatizar el reembolso en función del uso? Jatin: Sí; ofrece visibilidad sobre el usuario, el departamento y el centro de costes, y permite generar informes para el reembolso.

[40:59] Ian: ¿Qué se necesita para la integración? Jatin: Una aplicación de tienda específica para aplicaciones de ingeniería, además de ServiceNow SAM y una fuente de datos como Open iT. Para que la compatibilidad con las licencias de suscripción sea total, es necesaria la versión para Australia.

[42:32] Ian: ¿Qué empresas utilizan ambas plataformas? Malou: No puedo dar nombres públicamente, pero nuestros clientes pertenecen a los sectores de la fabricación, la energía, la automoción y el sector aeroespacial; en su mayoría son grandes organizaciones. Ponte en contacto con nosotros directamente si necesitas referencias.

[43:57] Kevin: (El audio se cortó en mitad de una pregunta sobre cómo importar datos de uso a otra herramienta; el nombre no se oye claro en la grabación.) Los ponentes se ofrecieron a dar una respuesta por correo electrónico en lugar de hacer conjeturas.

[45:01] Kevin: Un breve aviso: el evento Nexus de ServiceNow se celebra los días 7 y 8 de octubre en Santa Clara: dos días de presentaciones de planes de futuro y demostraciones, con entrada gratuita (gastos de viaje no incluidos), se espera la asistencia de más de 300 clientes y contará con 17 socios patrocinadores, entre los que se incluye Open iT.

[46:21] Ian: Las preguntas restantes se responderán por correo electrónico y se enviará la presentación a todos los inscritos. Gracias por participar.