Puede conseguir ahorros sustanciales en licencias analizando los datos de seguimiento obtenidos a través de la herramienta de gestión de licencias de software y actuando en consecuencia en el camino hacia la optimización de licencias en su organización. Existen muchas oportunidades de ahorro que el administrador de licencias diligente puede explorar en todos los productos de los distintos proveedores de la cartera de la empresa. Sin embargo, también es importante priorizar qué productos, retos y costes abordar primero y establecer un proyecto para gestionar el trabajo. El enfoque será único para su organización, su entorno y el software que utilice. También dependerá de su recorrido de madurez de SAM y de dónde se encuentre en este momento.
Nos gustaría pensar que ya ha seleccionado nuestro software LicenseAnalyzer®, especialmente si utiliza software de ingeniería y especializado, o al menos se lo está planteando. Con LicenseAnalyzer®tendrá una visión y visibilidad de miles de productos de software especializado, desde Ansys hasta Zuken.
Sin embargo, aunque el seguimiento y los informes sobre el uso de licencias deberían cubrir todas las bases para usted, recuerde que sigue siendo sólo una herramienta de software, y puede haber algún trabajo preliminar que tenga que hacer para maximizar sus beneficios. Asumimos que tiene uno o más administradores de licencias. Esto debe ser un papel dedicado y de alta prioridad, no algo hecho cuando hay tiempo libre por alguien con un papel a tiempo completo en otra área, por ejemplo, la ciberseguridad.
Compruebe que tiene visibilidad de todas sus licencias
Aunque supervise la mayoría de las licencias utilizadas en la empresa, le recomendamos que realice una rápida auditoría interna para asegurarse:
- que no haya contratos y software al acecho en ninguna de las unidades de negocio. Con el auge del SaaS, es posible que los contratos hayan sido negociados directamente por el responsable de la unidad de negocio y que no figuren en el registro de activos. Tendrá que conseguir los contratos y los detalles de las licencias, y ver cómo se alinean con cualquier otro contrato que tenga con ese proveedor de software. Por ejemplo, licencias adicionales de AutoCAD y el contrato que las cubre.
- Que no haya "shelfware", es decir, licencias que se obtuvieron pero no se están utilizando. Esto ocurre a menudo en empresas que ejecutan proyectos fuera de sus instalaciones, como las de ingeniería civil o construcción. Cuando se elaboró el proyecto, las licencias necesarias se incluyeron en el precio del contrato y, ahora que el proyecto está terminado, las licencias están ahí sin que nadie las utilice. También se puede ir más allá si se trata de una prioridad, donde hay proyectos en vigor que utilizan licencias que se adquirieron para la duración del proyecto. Tal vez se pueda prescindir de ellas y los recursos del proyecto puedan utilizar más bien el parque general de software. En cualquier caso, el software debe añadirse al registro de activos, con los términos del contrato y la fecha de renovación cargados.
Si no tiene contabilizados todos sus activos de ingeniería y especializados, no puede esperar que su herramienta de gestión de licencias le proporcione los resultados correctos. Una vez que pueda ver todos los activos, podrá embarcarse en su viaje de ahorro de costes.
Ahorro de costes: se acabaron los riesgos de cumplimiento de la normativa
Se trata de un gran cambio en la gestión de proveedores. Antes, dependía del software de gestión de licencias del proveedor para saber cuánto tenía que pagar en la fecha de renovación o en esa inesperada y desagradable auditoría de software. Ahora, usted tiene el control; la herramienta de gestión de licencias de software proporciona informes completos sobre el uso real en toda la organización. Es probable que aún se encuentre en una posición en la que tiene un excedente de licencias y una infrautilización, pero sabe exactamente cuánto debe y dónde hay margen para la optimización.
Además, la auditoría no debería descubrir ningún problema, especialmente si no se permite a los empleados traer y utilizar sus propias licencias. Esto debe constar en su política de uso de licencias. No debería tener que preocuparse por las sanciones y los pagos, pero su administrador de licencias tiene que estar constantemente atento a posibles infracciones. Incluso grandes organizaciones han sido objeto de sanciones, pero, tras una investigación, esto se debió a lagunas en la gestión activa, incluso cuando disponían de herramientas SLM.
Recorte de licencias excedentarias
Puede prescindir de todas esas licencias no utilizadas, a menos que su planificación para los próximos años indique que las necesita. Probablemente también podría reducir el número de usuarios concurrentes, pero le sugerimos que se dé prisa. Nuestra herramienta de gestión de licencias de software le ayuda a equilibrar las licencias necesarias con el número de usuarios. Si está listo para maximizar la eficiencia de las licencias, explicamos la recolección de licencias y la optimización del grupo concurrente en otros blogs.
Cuando haya identificado las licencias sobrantes, puede preparar una lista para negociar la próxima renovación de su proveedor, indicando que estas licencias y/o contratos pueden desaparecer.
Hacer felices a los usuarios
Hay un coste que es muy difícil de identificar sin una herramienta de GDS: las denegaciones y la calidad del servicio (QoS). Podemos informar sobre la frecuencia de las denegaciones y cuándo se producen los picos de demanda. Hay costes ocultos y usuarios insatisfechos que, aparte de no ser productivos por no poder acceder a una licencia, pueden sentirse lo bastante irritados como para buscar trabajo en otra parte.
El remedio para optimizar la calidad del servicio es un tema en sí mismo, y tenemos blogs y seminarios web que explican cómo gestionar las denegaciones, que puedes explorar. Hace poco escribimos sobre la recolección de licencias, pero tendrás que revisar tus procesos y políticas e instituir la gestión del cambio y la formación antes de abordar esta forma súper eficiente de gestionar las licencias.
¿Por qué no empezar hoy?
Apenas hemos tocado la superficie del ahorro de costes, pero partimos de la base de que, si está leyendo este blog, aún está familiarizándose con el dominio de SAM. No dude en llamarnos o ponerse en contacto con su representante de Open iT o envíe un correo electrónico a sales@openit.com si necesita asesoramiento en cualquier área de optimización de licencias.
