La optimización de los costes de TI se ha convertido en los últimos años en un lema para los directores de TI, los directores financieros y los directores de información. Está impulsada por el interés en reducir los costes de TI sin afectar negativamente a la productividad. Sin embargo, hay varios conceptos erróneos sobre cómo funciona realmente la optimización de costes de TI y cómo afecta realmente a los procesos empresariales. Aquí desmontamos 5 mitos comunes sobre la optimización de costes de TI.
"La optimización de los costes de TI significa reducir los costes"
En el nuevo mercado digital, las empresas están descubriendo que los activos de TI se han convertido en algo esencial para mantener una ventaja competitiva. Según Gartner, la optimización de costes es una disciplina continua para impulsar el gasto y la reducción de costes, al tiempo que se maximiza el valor empresarial. En el pasado, el recorte de costes ha sido el método al que recurren muchas empresas que quieren tener un control más estricto de las asignaciones presupuestarias. Sin embargo, recortar el presupuesto para los recursos de TI puede dar lugar a resultados no deseados. La productividad puede verse afectada, provocando el incumplimiento de plazos, proyectos incompletos y sobrecostes inesperados.
"La optimización de los costes de TI se centra sólo en las aplicaciones de software"
Los activos informáticos forman parte del compromiso tecnológico que adquiere una empresa y su optimización es más compleja que limitar el uso del software. Hay que tener en cuenta a los usuarios antes de comprar activos informáticos. La base de conocimientos para el uso y la gestión de estos productos puede ser un reto si no se maneja correctamente. Las empresas tienen requisitos de software y hardware, desde bases de datos, aplicaciones y licencias, hasta servidores y centros de datos. Poner en marcha un plan de optimización de los activos informáticos sin tener en cuenta todo esto es una receta para el fracaso y podría suponer gastos inesperados o un riesgo de litigio.
“Hold budget allocations as a means of cost optimization”</h5>
A menudo, una empresa retrasa o prolonga un proyecto reteniendo fondos cuando los presupuestos son ajustados. Según Gartner, una empresa debe centrarse en los costes que pueden reducirse o eliminarse. Los presupuestos retenidos en el presente siguen siendo un reto financiero para el futuro, y como tal no resuelven el problema. Sólo lo retrasan.
"Optimizar los costes de TI no será necesario hasta después de años de funcionamiento del negocio"
Cuanto antes se optimice, mejor. Si las tarifas se optimizan muchos años después de que la empresa comience a funcionar, habrá que tomar decisiones más difíciles. Por ejemplo, los usuarios ya estarán familiarizados con la solución actual. Aprender un nuevo flujo de trabajo llevará tiempo. Habrá que generar nuevos materiales de formación. Será crucial programar el cambio para que no interfiera con las necesidades internas y externas de la empresa, como las negociaciones con los socios y los proyectos de desarrollo interno.
"La optimización de los costes de TI es un acuerdo único"
La optimización de costes no puede resolverse de la noche a la mañana. Se necesita tiempo para decidir qué se mantiene y qué se deja de lado. La optimización de los costes de TI debe ser un proceso continuo. Considere esta solución paso a paso: medir, analizar y optimizar los costes de TI.
- Medidor
Lo primero que hay que hacer es planificar los productos que se van a optimizar. Decidir qué productos se utilizan con frecuencia y cuáles no. Examinar las tendencias de uso para entender cómo se utilizan para saber qué productos y servicios incluir en los procesos de optimización. - Analizar
La base del proceso de toma de decisiones será el análisis de los informes de medición. Sea práctico e ingenioso en el proceso de toma de decisiones. Saber qué productos mantener o qué productos rebajar para maximizar el resultado. - Optimizar
Tras la medición y el análisis, la implementación de la optimización es el último paso. Aplicar toda la información, soluciones, planes, procesos y decisiones necesarias para maximizar la eficiencia de los costes de TI.
La optimización de los costes de TI no se detiene aquí. Es un ciclo. La medición de los activos informáticos debe aplicarse de nuevo para evaluar qué soluciones han sido beneficiosas y cuáles necesitan todavía mejoras. Los esfuerzos efectivos de optimización de costes de TI suelen conducir a una comprensión del verdadero valor de los activos de TI en las empresas.
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