Muchos sectores están experimentando actualmente grandes cambios a medida que las personas se trasladan de una organización a otra. Por ejemplo, Gartner predice un aumento significativo de la rotación anual de empleados en EE.UU. con respecto a la media anterior a la pandemia. Como resultado de los cambios de personal, algunas licencias de software quedan sin utilizar. A veces, esto hace que el departamento de TI no sea consciente de esas licencias "perdidas", lo que genera costes innecesarios. El uso de la sincronización del Protocolo Ligero de Acceso a Directorios (LDAP) para gestionar la "lista de personal real" y la concesión de licencias permitirá aprovechar al máximo las licencias existentes sin necesidad de comprar otras nuevas.
Es prácticamente imposible funcionar en una organización moderna sin un ordenador y las aplicaciones de software esenciales, especialmente en los sectores de la ingeniería y la ciencia. Por eso, los responsables de la gestión de activos informáticos son siempre los primeros en enterarse de la llegada de un nuevo empleado. Sus responsables quieren que sean productivos lo antes posible. Sin embargo, lo contrario no siempre es cierto. Las personas dejan las empresas, se trasladan a otros proyectos o simplemente se transfieren a otro departamento, y nadie informa al administrador de licencias.
La rotación de empleados también está aumentando. Hoy en día, es mucho más probable que los empleados pasen de una empresa a otra. Las empresas también están cambiando su diseño organizativo, ofreciendo contratos de duración determinada en lugar de empleo permanente. Algunas empresas contratan para un proyecto concreto, y los empleados contratados se van al final del mismo. La evolución de la economía gig, más la tendencia de los empleados de la generación Y (Millennials) y Z a cambiar de trabajo con más frecuencia, da lugar a un aluvión constante de incorporaciones y salidas de empleados y contratistas (es decir, de ceses y separaciones).
Impacto de la rotación de empleados en la gestión de activos informáticos
He aquí tres posibles áreas de riesgo que las organizaciones deberían tener en cuenta:
- Prácticas BYOD (traiga su propio dispositivo) que pueden dar lugar a infracciones de la licencia;
- No reasignar una licencia de software dedicada (o con nombre de usuario) a la salida del empleado;
- Dejar las licencias que ya no se utilizan "en la estantería".
Políticas BYOD y BYOS
A menudo se espera que los contratistas y empleados con contrato de duración determinada proporcionen su propio hardware. Las empresas que siguen esta práctica suelen olvidar que el software que el empleado o contratista posee y utiliza normalmente incluye BYOS (bring your own software). El uso de este software in situ podría infringir cualquier acuerdo de licencia con los proveedores de software de la empresa para un producto o gama de productos (por ejemplo, Autodesk). Por lo tanto, las empresas deben aplicar políticas estrictas para garantizar que esto no ocurra.
El software sale de las instalaciones
Lo que también puede ocurrir con el BYOD es que la empresa tenga una licencia local o global que permita al empleado o al contratista utilizar la aplicación (por ejemplo, Autodesk, Microsoft Office) in situ o mientras esté empleado por la empresa. En algunos casos, los empleadores descargan una copia en la máquina del empleado o le proporcionan un dongle. Puede parecer sorprendente, pero comprobar que la licencia ha sido desinstalada o que el dongle ha sido devuelto suele pasar desapercibido.
Rotación de empleados y licencias "en la estantería"
Esto es algo habitual tanto a nivel de proyecto como cuando un empleado se marcha. Las licencias adquiridas para la duración del proyecto o del contrato ya no son necesarias, pero no se devuelven al fondo común de licencias. Las licencias de software se quedan "en la estantería", acumulando costes sin aumentar la productividad.
Evitar costes de licencia innecesarios
Para evitar incurrir en costes innecesarios de licencias debido a la rotación de empleados, es importante tener una política que aborde los riesgos de BYOD y BYOS, así como una lista de proveedores en los que BYOS podría causar una infracción de las licencias. Puede ser conveniente validar que cualquier licencia en uso forma parte de la base de activos de la empresa. Las empresas deben informar a los empleados de la política durante la incorporación.
El proceso de incorporación debe incluir una notificación al equipo de gestión de activos de software de que un empleado se va. El equipo debe asegurarse de que las licencias de software del antiguo empleado estén disponibles para su reasignación o cancelación si ya hay suficientes licencias disponibles.
La empresa también debería instituir una política y un proceso de devolución de cargos para los activos de software. En muchas organizaciones, el coste de las licencias de software se incluye en el presupuesto de TI, aunque el uso real de dichas licencias se produzca en una o más unidades de negocio. Una política de devolución de cargos redirige el coste de las licencias a la unidad de negocio en la que se encuentra el usuario. Este es un método muy eficaz para garantizar el cumplimiento de las licencias. Traslada la responsabilidad al director de línea, que encontrará que le conviene vigilar quiénes utilizan las licencias, cómo y cuándo las utilizan.
Dejar que la automatización desempeñe su papel
Aunque las acciones anteriores deberían evitar la fuga de licencias y la infrautilización, el mejor remedio es confiar en la eficacia de una solución automatizada. Esto se consigue sincronizando LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) con el Directorio Activo de la instalación (aunque LDAP también puede utilizarse para otras validaciones de acceso, por ejemplo, SAP). Lo que se consigue es la capacidad de validar si un usuario tiene acceso a la red y cuáles son sus derechos de acceso. Esta sincronización no sólo permite identificar a los usuarios que se han dado de baja, sino que también proporciona la inteligencia para la devolución de licencias a los departamentos y unidades de negocio correspondientes.
Sin embargo, trabajar directamente con LDAP es laborioso y tedioso. Aquí es donde el software de gestión de licencias entra en juego. Open iT LicenseAnalyzer2022 puede integrar LDAP para proporcionar informes fáciles de usar. Esto permite a los administradores de licencias identificar a los empleados y contratistas que se han ido y descubrir las licencias ociosas debido a su partida. También proporciona información de facturación precisa y fiable sobre el uso de licencias por empleado y aplicación, que es la base para imputar el uso de software por centro de costes. Esta información no sólo permite a la unidad de negocio de TI recuperar los cargos por licencias en función del uso, sino que también es útil para que el director de la línea de negocio identifique oportunidades para optimizar el uso de las licencias y para planificar las necesidades futuras de licencias. Aprovechar los beneficios de la automatización puede ayudar a mitigar los riesgos de licenciamiento asociados con la rotación de empleados.
Garantizar la tranquilidad durante la rotación de empleados
La implementación de una aplicación robusta como LicenseAnalyzer garantiza que no haya licencias no utilizadas asignadas a empleados que han dejado la empresa. También proporciona una pista de auditoría para comparar la facturación del proveedor con el uso real y verificable. Permite equilibrar el número de licencias necesarias con el número de puestos de usuario y proporciona una hoja de ruta para la renovación de los contratos de software.
Proporcionar esta información en hojas de cálculo está más allá de las capacidades de cualquier equipo de TI. Esto es especialmente cierto en un entorno de ingeniería que suele tener muchas aplicaciones de software costosas, donde el ahorro de incluso una licencia innecesaria podría ahorrarle a la empresa miles de dólares.
Una solución eficaz de gestión de activos de software suele tener un retorno de la inversión que se alcanza fácilmente en el primer año. Puede proporcionar al CIO tranquilidad durante años, sabiendo que la empresa cumple con la normativa y maximiza el ahorro de software. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo y descubra cómo Open iT puede ayudarle a evitar los costes de licencia innecesarios derivados de la rotación de empleados.
