Prevenir Custos de Licença Escondidos do Volume de Negócios do Empregado

Muitas indústrias estão actualmente a passar por grandes mudanças à medida que as pessoas se deslocam de uma organização para outra. Por exemplo, o Gartner prevê um aumento significativo da rotatividade anual dos funcionários dos EUA em relação à média pré-pandémica. Como resultado de mudanças no pessoal, algumas licenças de software continuam por utilizar. Isto por vezes deixa o departamento de TI inconsciente de tais licenças "perdidas", o que leva a custos desnecessários. A utilização da sincronização do Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) para gerir a "lista real de pessoal" e o licenciamento permitirá a utilização máxima das licenças existentes sem a compra de novas licenças.

É virtualmente impossível funcionar numa organização moderna sem um computador e aplicações de software essenciais, especialmente nos sectores da engenharia e da ciência. Por este motivo, as pessoas na gestão de activos informáticos são sempre as primeiras a saber quando entra um novo contrato de trabalho. Os seus gestores querem que eles sejam produtivos o mais cedo possível. No entanto, o inverso nem sempre é verdadeiro. As pessoas deixam as empresas, mudam-se para outros projectos, ou simplesmente transferem-se para um departamento diferente, e ninguém informa o administrador de licenciamento.

A rotatividade dos empregados também está a aumentar. Hoje em dia, é muito mais provável que os empregados passem de uma empresa para outra. As empresas também estão a mudar a sua concepção organizacional, oferecendo contratos a termo certo em vez de emprego permanente. Algumas empresas contratam para um determinado projecto, e os empregados contratados partem no final do mesmo. A evolução da economia gig gig, mais a tendência dos empregados da geração Y (Millennials) e Z para mudarem de emprego com mais frequência, resulta numa barragem constante de entrada e saída de empregados e empreiteiros (i.e., rescisão e separação).

Impacto do volume de negócios dos empregados na gestão de activos de TI

Aqui estão três áreas potenciais de risco que as organizações devem considerar:

  • BYOD (traz o teu próprio dispositivo) práticas que podem levar a infracções de licença;
  • Não redistribuição de uma licença de software dedicada (ou de utilizador nomeado) na saída do funcionário;
  • Deixando as licenças que já não são utilizadas "na prateleira".

Políticas BYOD e BYOS

Os empreiteiros e empregados com um contrato a prazo são muitas vezes obrigados a fornecer o seu próprio hardware. As empresas que seguem esta prática esquecem-se frequentemente que o software que o empregado ou empreiteiro possui e utiliza normalmente inclui o BYOS (traga o seu próprio software). A utilização deste software no local poderia infringir qualquer acordo de licenciamento com os fornecedores de software da empresa para um produto ou gama de produtos (por exemplo, Autodesk). Por conseguinte, as empresas devem implementar políticas rigorosas para garantir que tal não aconteça.

Software Saindo das Instalações

O que também pode acontecer com BYOD é que a empresa tenha um site ou licença global que permita ao empregado ou contratante utilizar a aplicação (por exemplo, Autodesk, Microsoft Office) no local ou enquanto empregado pela empresa. Em alguns casos, os empregadores descarregam uma cópia para a máquina do empregado ou fornecem-lhes um dongle. Pode parecer surpreendente, mas verificar se a licença foi desinstalada ou se o dongle foi devolvido passa muitas vezes despercebido.

Licenças de Rotatividade dos Empregados e "Na Prateleira

Esta é uma ocorrência comum ao nível do projecto, bem como quando um empregado sai. As licenças adquiridas para o projecto ou duração do contrato já não são necessárias mas não são devolvidas ao grupo de licenças. As licenças de software são deixadas "na prateleira", acumulando custos sem aumentar a produtividade.

Evitar custos desnecessários de licenças

Para evitar incorrer em custos de licenciamento desnecessários devido à rotatividade dos funcionários, é importante ter uma política que aborde os riscos de BYOD e BYOS, bem como uma lista de vendedores onde BYOS poderia causar violação de licenciamento. Poderá ser conveniente validar que qualquer licença em uso faça parte da base de activos da empresa. As empresas devem aconselhar os empregados sobre a política durante o embarque.

O processo de offboarding deve incluir uma notificação à equipa de gestão de activos de software de que um empregado está a sair. A equipa deve então assegurar que as licenças de software do antigo funcionário estejam disponíveis para realocação ou cancelamento, se já existirem licenças suficientes.

A empresa deve também instituir uma política e um processo de chargeback para os activos de software. Em muitas organizações, o custo de licenciamento de software cai sob o orçamento de TI, embora a utilização efectiva de tais licenças ocorra em uma ou mais unidades de negócio. Uma política de chargeback redirecciona o custo de licenciamento para a unidade de negócio onde o utilizador está baseado. Este é um método muito eficaz para assegurar a conformidade com as licenças. Transfere a responsabilidade para o gestor de linha, que terá todo o interesse em cuidar de quem está a utilizar as licenças, como, e quando está a utilizar estas licenças.

Deixar a automatização desempenhar o seu papel

Embora as acções acima referidas devam evitar a fuga e subutilização de licenças, o melhor remédio é confiar na eficiência de uma solução automatizada. Isto é conseguido através da sincronização do LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) com o Active Directory da instalação (embora o LDAP também possa ser utilizado para outra validação de acesso, por exemplo, SAP). O que isto consegue é a capacidade de validar se um utilizador tem acesso à rede e quais são os seus direitos de acesso. Esta sincronização não só permite a identificação dos utilizadores que saíram, como também fornece a inteligência para a cobrança de licenças aos departamentos e unidades de negócio relevantes.

No entanto, trabalhar directamente com o LDAP é trabalhoso e fastidioso. É aqui que o software de gestão de licenças entra em acção. O Open iT LicenseAnalyzer2022 pode integrar o LDAP para fornecer relatórios fáceis de usar. Isto permite aos administradores de licenças identificar funcionários e contratantes que tenham deixado e descoberto quaisquer licenças ociosas devido à sua partida. Também fornece informação precisa e fiável sobre a facturação da utilização das licenças por empregado e aplicação, que é a base para a cobrança da utilização do software pelo centro de custos. Este relatório não só permite à unidade de negócio de TI recuperar as taxas de licenciamento baseadas na utilização, como também é útil para o gestor da linha de negócio identificar oportunidades para optimizar a utilização das licenças e planear as necessidades de licenciamento futuras. Alavancar os benefícios da automação pode ajudar a mitigar os riscos de licenciamento associados à rotatividade dos funcionários.

Garantindo a Paz de Espírito durante a Rotatividade dos Empregados

A implementação de uma aplicação robusta como o LicenseAnalyzer garante que não existem licenças não utilizadas atribuídas a funcionários que deixaram a empresa. Também fornece uma pista de auditoria para comparar a faturação do fornecedor com a utilização real e verificável. Permite o equilíbrio entre o número de licenças necessárias e o número de lugares de utilizador e fornece um roteiro para a renovação de contratos de software.

O fornecimento desta informação em folhas de cálculo está para além das capacidades de qualquer equipa de TI. Isto é especialmente verdade num ambiente de engenharia que normalmente tem muitas aplicações de software dispendiosas, onde poupar até mesmo uma licença desnecessária poderia potencialmente poupar milhares de dólares à empresa.

Uma solução eficaz de gestão de activos de software tem geralmente um ROI que é facilmente alcançado no primeiro ano. Pode proporcionar ao CIO paz de espírito para os próximos anos, sabendo que a empresa está em conformidade e maximiza a poupança de software. Contacte-nos hoje e saiba como o Open iT pode ajudá-lo a evitar custos de licença desnecessários trazidos pela rotação de funcionários.

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