Versteckte Lizenzkosten der Mitarbeiterfluktuation verhindern

Viele Branchen erleben derzeit große Veränderungen, da Menschen von einem Unternehmen zum anderen wechseln. So prognostiziert Gartner beispielsweise einen erheblichen Anstieg der jährlichen Mitarbeiterfluktuation in den USA gegenüber dem Durchschnitt vor der Pandemie. Infolge von Personalwechseln bleiben einige Softwarelizenzen ungenutzt. Dies führt dazu, dass die IT-Abteilung manchmal nichts von diesen "verlorenen" Lizenzen weiß, was unnötige Kosten verursacht. Die Verwendung des Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) zur Verwaltung der "aktuellen Personalliste" und der Lizenzierung ermöglicht die maximale Nutzung vorhandener Lizenzen, ohne dass neue Lizenzen gekauft werden müssen.

Es ist praktisch unmöglich, in einem modernen Unternehmen ohne einen Computer und die wichtigsten Softwareanwendungen zu arbeiten, vor allem im technischen und wissenschaftlichen Bereich. Aus diesem Grund sind die Mitarbeiter des IT-Asset-Managements immer die ersten, die davon erfahren, wenn ein neuer Mitarbeiter an Bord kommt. Ihre Vorgesetzten wollen, dass sie so schnell wie möglich produktiv sind. Umgekehrt ist dies jedoch nicht immer der Fall. Menschen verlassen Unternehmen, wechseln in andere Projekte oder einfach in eine andere Abteilung, und niemand informiert den Lizenzverwalter darüber.

Auch die Mitarbeiterfluktuation nimmt zu. Heutzutage ist es viel wahrscheinlicher, dass Arbeitnehmer von einem Unternehmen zum anderen wechseln. Die Unternehmen ändern auch ihre Organisationsstruktur und bieten befristete Verträge anstelle von unbefristeten Arbeitsverhältnissen an. Einige Unternehmen stellen Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt ein, und die eingestellten Mitarbeiter verlassen das Unternehmen nach Abschluss des Projekts. Die Entwicklung der Gig-Economy und die Tendenz der Generation Y (Millennials) und Z, den Arbeitsplatz häufiger zu wechseln, führen zu einer ständigen Flut von Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern und Auftragnehmern (d. h. Kündigungen und Trennungen).

Auswirkungen der Mitarbeiterfluktuation auf das IT Asset Management

Hier sind drei potenzielle Risikobereiche, die Unternehmen berücksichtigen sollten:

  • BYOD-Praktiken (Bring your own device), die zu Lizenzverletzungen führen können;
  • Versäumnis, eine dedizierte (oder benannte) Softwarelizenz beim Ausscheiden des Mitarbeiters neu zuzuweisen;
  • Lizenzen, die nicht mehr verwendet werden, werden "auf dem Regal" belassen.

BYOD- und BYOS-Richtlinien

Von Auftragnehmern und Mitarbeitern mit befristetem Arbeitsvertrag wird oft erwartet, dass sie ihre eigene Hardware mitbringen. Unternehmen, die dieser Praxis folgen, vergessen oft, dass die Software, die der Angestellte oder Auftragnehmer besitzt und nutzt, normalerweise BYOS (bring your own software) beinhaltet. Die Nutzung dieser Software vor Ort könnte gegen eine Lizenzvereinbarung mit den Softwareanbietern des Unternehmens für ein Produkt oder eine Produktreihe (z. B. Autodesk) verstoßen. Daher sollten die Unternehmen strenge Richtlinien einführen, um sicherzustellen, dass dies nicht geschieht.

Software verlässt das Haus

Bei BYOD kann es auch vorkommen, dass das Unternehmen über eine Standort- oder globale Lizenz verfügt, die es dem Mitarbeiter oder Auftragnehmer erlaubt, die Anwendung (z. B. Autodesk, Microsoft Office) vor Ort oder während der Beschäftigung im Unternehmen zu nutzen. In einigen Fällen lädt der Arbeitgeber eine Kopie auf den Computer des Mitarbeiters herunter oder stellt ihm einen Dongle zur Verfügung. Es mag überraschen, aber die Überprüfung, ob die Lizenz deinstalliert oder der Dongle zurückgegeben wurde, bleibt oft unbemerkt.

Mitarbeiterfluktuation und Lizenzen "aus dem Regal"

Dies ist sowohl auf Projektebene als auch beim Ausscheiden eines Mitarbeiters häufig der Fall. Lizenzen, die für die Projekt- oder Vertragslaufzeit erworben wurden, werden nicht mehr benötigt und nicht in den Lizenzpool zurückgegeben. Die Softwarelizenzen bleiben "im Regal" liegen und verursachen Kosten, ohne die Produktivität zu steigern.

Unnötige Lizenzkosten vermeiden

Um unnötige Lizenzkosten aufgrund von Mitarbeiterfluktuation zu vermeiden, ist es wichtig, eine Richtlinie zu haben, die sich mit den Risiken von BYOD und BYOS befasst, sowie eine Liste von Anbietern, bei denen BYOS zu Lizenzverletzungen führen könnte. Es kann sinnvoll sein, zu überprüfen, ob die verwendeten Lizenzen Teil des Unternehmensvermögens sind. Die Unternehmen müssen die Mitarbeiter bei der Einarbeitung über die Richtlinie informieren.

Im Rahmen des Offboarding-Prozesses sollte das Software Asset Management-Team über das Ausscheiden eines Mitarbeiters informiert werden. Das Team sollte dann sicherstellen, dass die Softwarelizenzen des ehemaligen Mitarbeiters entweder zur Neuzuweisung oder zur Löschung zur Verfügung stehen, wenn bereits genügend Lizenzen vorhanden sind.

Das Unternehmen sollte auch eine Rückerstattungsrichtlinie und ein Verfahren für Software-Assets einführen. In vielen Unternehmen fallen die Kosten für die Softwarelizenzierung unter das IT-Budget, obwohl die tatsächliche Nutzung dieser Lizenzen in einem oder mehreren Geschäftsbereichen erfolgt. Durch eine Rückerstattungsrichtlinie werden die Lizenzkosten an die Geschäftseinheit weitergeleitet, in der der Benutzer tätig ist. Dies ist eine sehr effektive Methode, um die Einhaltung der Lizenzbestimmungen zu gewährleisten. Sie verlagert die Verantwortung auf den Vorgesetzten, der in seinem eigenen Interesse darauf achten sollte, wer die Lizenzen wie und wann nutzt.

Der Automatisierung ihren Platz einräumen

Während die oben genannten Maßnahmen den Verlust von Lizenzen und eine unzureichende Nutzung verhindern sollten, ist es am besten, sich auf die Effizienz einer automatisierten Lösung zu verlassen. Dies wird durch die Synchronisierung von LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) mit dem Active Directory der Installation erreicht (obwohl LDAP auch für andere Zugriffsüberprüfungen verwendet werden kann, z. B. für SAP). Auf diese Weise kann überprüft werden, ob ein Benutzer Zugang zum Netzwerk hat und welche Zugriffsrechte er hat. Diese Synchronisierung ermöglicht nicht nur die Identifizierung von Benutzern, die das Unternehmen verlassen haben, sondern liefert auch die Informationen für die Rückbuchung von Lizenzen an die entsprechenden Abteilungen und Geschäftsbereiche.

Die direkte Arbeit mit LDAP ist jedoch arbeitsintensiv und mühsam. Hier kommt die Lizenzmanagement-Software ins Spiel. Open iT LicenseAnalyzer2022 kann LDAP integrieren, um ein benutzerfreundliches Reporting zu erstellen. So können Lizenzadministratoren Mitarbeiter und Auftragnehmer identifizieren, die das Unternehmen verlassen haben, und alle ungenutzten Lizenzen aufdecken, die durch ihr Ausscheiden entstanden sind. Außerdem liefert es genaue und zuverlässige Abrechnungsinformationen über die Lizenznutzung nach Mitarbeitern und Anwendungen, die die Grundlage für die Rückverrechnung der Softwarenutzung nach Kostenstellen bilden. Diese Berichte ermöglichen es dem IT-Geschäftsbereich nicht nur, die Lizenzgebühren auf der Grundlage der Nutzung zurückzubekommen, sondern sie sind auch für den Geschäftsbereichsleiter nützlich, um Möglichkeiten zur Optimierung der Lizenznutzung zu erkennen und den künftigen Lizenzbedarf zu planen. Die Nutzung der Vorteile der Automatisierung kann dazu beitragen, die mit der Mitarbeiterfluktuation verbundenen Lizenzierungsrisiken zu mindern.

Sorgenfreiheit bei Mitarbeiterwechsel

Durch die Implementierung einer robusten Anwendung wie LicenseAnalyzer2022 wird sichergestellt, dass keine ungenutzten Lizenzen an Mitarbeiter vergeben werden, die das Unternehmen verlassen haben. Es bietet auch einen Prüfpfad, um die Abrechnung des Anbieters mit der tatsächlichen, überprüfbaren Nutzung zu vergleichen. Sie ermöglicht es, die Anzahl der benötigten Lizenzen mit der Anzahl der Benutzerplätze abzugleichen, und liefert einen Fahrplan für die Erneuerung von Softwareverträgen.

Die Bereitstellung dieser Informationen in Tabellenkalkulationen übersteigt die Möglichkeiten eines jeden IT-Teams. Dies gilt vor allem in einer technischen Umgebung, in der in der Regel viele teure Softwareanwendungen eingesetzt werden, bei denen das Unternehmen durch die Einsparung einer einzigen unnötigen Lizenz möglicherweise Tausende von Dollar einsparen kann.

Eine effektive Software-Asset-Management-Lösung hat in der Regel einen ROI, der leicht im ersten Jahr erreicht werden kann. Sie kann dem CIO über Jahre hinweg die Gewissheit geben, dass das Unternehmen die Vorschriften einhält und die Softwareeinsparungen maximiert. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie Open iT Ihnen helfen kann, unnötige Lizenzkosten durch Mitarbeiterfluktuation zu vermeiden.

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