従業員の離職によって見えなくなったライセンスコストを防ぐ

現在、多くの業界では、人がある組織から別の組織へと移ることで、大きな変化が起きている。例えば、ガートナー社は、米国の従業員の年間離職率が、パンデミック以前の平均から大幅に増加すると予測している。人事異動の結果、ソフトウェア ライセンスの一部が未使用のままになっている。そのため、IT部門はそのような「失われた」ライセンスに気づかず、不必要なコストが発生することがあります。Lightweight Directory Access Protocol (LDAP)同期を使用して「実際の人事リスト」とライセンスを管理することで、新しいライセンスを購入することなく、既存のライセンスを最大限に使用することができます。

特にエンジニアリングや科学の分野では、コンピューターと必要不可欠なソフトウェアアプリケーションがなければ、現代の組織で機能することは事実上不可能です。そのため、IT資産管理の担当者は、新入社員が入社してきたときに、いつも最初に知ることになる。上司は、できるだけ早く生産性を高めてほしいと願っています。しかし、その逆もまた真なりとは限りません。人が会社を去ったり、他のプロジェクトに移ったり、あるいは単に別の部署に移ったりしても、誰もライセンス管理者に知らせないのです。

社員の離職率も高まっています。現在では、社員が会社を転々とする傾向がはるかに強くなっています。企業も組織設計を変え、正社員ではなく有期雇用の契約を結んでいます。特定のプロジェクトのために採用し、採用した社員はその終了とともに退職する企業もあります。ギグ・エコノミーの進化に加え、Y世代（ミレニアル世代）やZ世代の社員が転職を頻繁に行う傾向にあるため、社員や契約社員のオンボーディングとオフボーディング（解雇・離職）が常に繰り返されることになる。

従業員の離職がIT資産管理に与える影響

ここでは、組織が考慮すべき潜在的なリスク領域を3つ紹介します。

• ライセンス侵害につながる可能性のあるBYOD（Bring Your Own Device）慣行。
• 従業員の退職時に、専用（または指名ユーザー）ソフトウェアのライセンスを再割り当てしていないこと。
• 使わなくなったライセンスは「棚上げ」する。

BYODおよびBYOSポリシー

有期契約の請負業者や従業員は、しばしば自分のハードウェアを提供することを期待されます。このような慣行に従う企業は、従業員や契約社員が所有し使用するソフトウェアには、通常 BYOS（Bring Your Ownソフトウェア ）が含まれていることを忘れがちです。このソフトウェアを現場で使用すると、製品や製品群（例：Autodesk）に関して、会社のソフトウェアベンダーとのライセンス契約に抵触する可能性があります。したがって、企業はこのようなことが起こらないように、厳格なポリシーを導入する必要があります。

ソフトウェア退社

BYODで起こりうるのは、会社がサイトライセンスまたはグローバルライセンスを持ち、従業員または請負業者がオンサイトまたは会社に雇用されている間にアプリケーション（例：Autodesk、Microsoft Office）を使用できるようにすることです。場合によっては、雇用主が従業員のマシンにコピーをダウンロードしたり、ドングルを提供したりすることもある。意外に思われるかもしれませんが、ライセンスがアンインストールされているか、ドングルが返却されているかを確認しても、気付かないことが多いのです。

従業員の離職率と「オン・ザ・シェルフ」ライセンス

これは、プロジェクトレベルでも、従業員が退職するときでも、よくあることです。プロジェクトや契約期間中に取得したライセンスが不要になったのに、ライセンスプールに戻されない。ソフトウェアライセンスは「棚に置かれたまま」になっており、生産性を向上させることなくコストが蓄積されています。

不要なライセンス費用を回避する

従業員の離職による不要なライセンス費用の発生を防ぐには、BYOD と BYOS のリスクに対応するポリシーと、BYOS がライセンス侵害を引き起こす可能性があるベンダーのリストを用意することが重要です。使用中のライセンスが会社の資産基盤の一部であることを検証することが好都合な場合があります。企業は、オンボーディングの際に従業員にこのポリシーを通知する必要があります。

オフボーディングプロセスには、従業員が退職することをソフトウェアアセットマネジメントチームに通知することが含まれている必要があります。このチームは、元従業員のソフトウェアライセンスが再割り当て可能か、またはすでに十分なライセンスがある場合はキャンセル可能であることを確認する必要があります。

また、ソフトウェアの資産に対するチャージバックポリシーとプロセスも制定する必要があります。多くの組織では、ソフトウェアのライセンス費用は IT 予算に計上されますが、そのようなライセンスの実際の使用は 1 つ以上のビジネスユニットで発生します。チャージバック・ポリシーは、ライセンス費用をユーザーが所属するビジネスユニットに振り向けるものです。これは、ライセンスのコンプライアンスを確保するための非常に効果的な方法です。ラインマネージャーは、誰が、どのように、そしていつライセンスを使用しているかを確認することが最善の方法であると考えるでしょう。

オートメーション化

上記の対策により、ライセンスの漏洩や未使用を防ぐことができますが、最良の対策は、自動化されたソリューションの効率に頼ることです。これは、LDAP（Lightweight Directory Access Protocol）をインストールのActive Directoryと同期させることで実現します（ただし、LDAPはSAPなど、他のアクセス検証にも使用できます）。これにより、ユーザーがネットワークにアクセスできるかどうか、またそのアクセス権が何であるかを検証することができるようになります。この同期化により、退社したユーザーを特定できるだけでなく、関連部署やビジネスユニットにライセンスをチャージバックするためのインテリジェンスも提供されます。

しかし、LDAPを直接操作するのは手間がかかり、面倒です。そこで、ライセンス管理ソフトウェア の出番となる。Open iT LicenseAnalyzerは LDAP を統合して、使いやすいレポートを提供することができる。これにより、ライセンス管理者は、離職した従業員や請負業者を特定し、離職に起因するアイドル ライセンスを明らかにすることができます。また、従業員やアプリケーションごとのライセンス使用量に関する正確で信頼性の高い請求情報を提供し、コストセンターごとにソフトウェア の使用量をチャージバックするための基礎となります。このレポートは、IT ビジネスユニットが使用量に基づいてライセンス料金を回収することを可能にするだけでなく、ビジネスラインマネージャーがライセンス使用量を最適化する機会を特定し、将来のライセンスニーズを計画するのにも役立ちます。自動化のメリットを活用することで、従業員の離職に関連するライセンシングのリスクを軽減することができます。

離職時の安心のために

LicenseAnalyzerのような堅牢なアプリケーションを導入することで、退職した従業員に割り当てられている未使用のライセンスがないことを確認できます。また、ベンダーの請求と実際の検証可能な使用量を比較するための監査証跡も提供します。必要なライセンス数とユーザ席数のバランスを取り、ソフトウェア 契約更新のロードマップを提供します。

このような情報をスプレッドシートで提供することは、どのITチームにもできないことです。特に、高価なアプリケーション（ソフトウェア）を多数所有するエンジニアリング環境では、不要なライセンスを1つでも節約すれば、数千ドルのコスト削減につながる可能性があります。

効果的なソフトウェア資産管理ソリューションは、一般的に初年度に簡単にROIを達成することができます。企業がコンプライアンスを遵守し、ソフトウェア節約を最大化することで、CIO は今後数年間安心することができます。今すぐお問い合わせの上、 Open iT 、従業員の離職によってもたらされる不要なライセンスコストを回避する方法についてご確認ください。