El Departamento de Eficiencia Gubernamental (DOGE ) afirmó recientemente que muchas agencias federales tienen más licencias de software que empleados, muchasde las cuales permanecen sin utilizar. Esto no es solo un despilfarro, sino que pone de manifiesto una oportunidad perdida para la optimización del software gubernamental a escala.
Sin una supervisión centralizada, visibilidad del uso o una estrategia de optimización clara, los organismos corren el riesgo de gastar en exceso, infrautilizar los activos y no cumplir las normativas. Un enfoque moderno y basado en datos para la optimización del software gubernamental puede ayudar a las agencias a reducir el despilfarro, mejorar la postura de ciberseguridad y realinear los recursos de TI hacia las prioridades de misión crítica.
Este artículo describe el coste de la falta de optimización, los obstáculos a los que se enfrentan las agencias y las medidas prácticas que pueden adoptar para impulsar un cambio cuantificable.
El coste de las oportunidades perdidas en la optimización del software
Los datos son alarmantes: un informe de la Government Accountability Office (GAO) reveló que sólo dos de las 24 principales agencias federales contaban con políticas sólidas de gestión de licencias de software. En consecuencia, las agencias a menudo compran licencias en exceso, pagan por software no utilizado, o violan sin saberlo los requisitos de cumplimiento, incurriendo en sanciones sustanciales.
En el Departamento de Defensa (DoD), un estudio descubrió una importante infrautilización de las herramientas con licencia, lo que contribuyó a una pérdida de productividad estimada en 2.500 millones de dólares. La NASA se enfrentó a problemas similares. Sin un marco de optimización centralizado, la agencia perdió 35 millones de dólares en valor por incumplimiento y software ocioso vinculado a operaciones de misión crítica.
Estos casos no son excepciones, sino el reflejo de un reto que afecta a todo el sistema. Sin una optimización proactiva del software gubernamental, los organismos seguirán malgastando el dinero de los contribuyentes y no cumplirán las normas modernas de eficiencia informática.
Las licencias de software no son sólo herramientas operativas: son activos estratégicos. Optimizarlas es clave para la responsabilidad fiscal, la resistencia de la ciberseguridad y la preparación de la misión.
Qué permite una optimización eficaz del software
- Ahorro de costes: La eliminación de licencias no utilizadas, la consolidación de software redundante y la negociación de contratos de proveedores más inteligentes pueden recuperar millones en gastos federales.
- Mejora del cumplimiento: Evitar sanciones y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia reduce los riesgos tanto financieros como legales.
- Mayor seguridad: Las licencias de software obsoletas o no utilizadas pueden exponer a los organismos a ciberamenazas.
- Optimización de los recursos informáticos: La información precisa sobre el uso del software permite a los organismos asignar los recursos de forma eficaz.
Aunque las ventajas son evidentes, conseguirlas no siempre es sencillo: muchos organismos siguen enfrentándose a varios obstáculos que les impiden lograr una gestión eficaz de las licencias de software.
Qué frena a las agencias en la optimización del software
- Acuerdos de licencia complejos: A menudo, las agencias se enfrentan a la dificultad de descifrar las intrincadas condiciones de los proveedores, lo que provoca un exceso de compras o una infrautilización.
- Falta de supervisión centralizada: La adquisición de software a menudo se realiza en compartimentos estancos, con departamentos individuales que actúan de forma independiente y carecen de una visibilidad completa del uso en toda la empresa.
- Mecanismos de seguimiento inadecuados: Sin herramientas automatizadas, los organismos no pueden medir con precisión la utilización de las licencias, lo que genera gastos innecesarios.
- Paisajes de TI en evolución: La transición a la computación en nube y a los modelos basados en suscripciones conlleva nuevos retos en la gestión y optimización de los activos de software.
Cómo pueden las agencias acelerar la optimización del software
Las agencias federales deben actuar con decisión para romper el ciclo del despilfarro de software. Las siguientes estrategias pueden ayudar a las agencias a recuperar el control e impulsar inversiones en software más inteligentes:
Implantar un marco centralizado de gestión de licencias
Una estrategia unificada de gestión de activos de software es vital. Los organismos deben crear una autoridad central que supervise la adquisición de licencias, el seguimiento del uso y la optimización continua.
Aproveche la automatización para el seguimiento en tiempo real
El seguimiento manual lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Las agencias deben implantar sistemas automatizados que ofrezcan información en tiempo real sobre el uso del software, revelando oportunidades de ahorro de costes y mejoras en el cumplimiento.
Realización periódica de auditorías y revisiones de licencias
Las auditorías periódicas permiten a los organismos identificar las licencias no utilizadas, mantener el cumplimiento y renegociar los acuerdos con los proveedores para adaptarlos a las demandas reales de software.
Formar a los equipos de TI y compras
Una plantilla bien informada es crucial. Formar a los equipos en las mejores prácticas de gestión de activos de software les ayuda a tomar decisiones de compra basadas en datos y a evitar gastos innecesarios.
Adoptar un enfoque inteligente de la nube
A medida que se generaliza el software basado en la nube, los organismos deben evaluar rigurosamente los modelos de concesión de licencias en cuanto a rentabilidad y escalabilidad. Pagar solo por lo que se utiliza, en lugar de mantener licencias estáticas sin usar, es esencial para modernizar la infraestructura informática federal.
El papel de la política en la optimización del software gubernamental
La legislación propuesta, como la Ley SAMOSA (Strengthening Agency Management and Oversight of Software Assets), pretende imponer una supervisión y responsabilidad más estrictas en el gasto de software. De aprobarse, obligaría a presentar informes detallados sobre la adquisición, utilización y optimización de licencias de software, garantizando así que el dinero de los contribuyentes se gasta de forma sensata.
Por qué los proveedores con certificación GSA son esenciales para la optimización del software
Un enfoque eficaz para que las agencias federales refuercen su gestión de licencias de software es asociarse con proveedores aprobados por la GSA especializados en la optimización de licencias. Empresas como Open iT ofrecen herramientas avanzadas y experiencia para ayudar a las agencias:
- Obtenga una visibilidad completa del uso del software y de los riesgos de conformidad
- Identificar y eliminar gastos inútiles en software
- Optimizar los acuerdos de licencia en la nube y locales para alinearlos con las necesidades reales.
- Automatizar la elaboración de informes y auditorías para garantizar el cumplimiento de la normativa
Por qué ahora es el momento de optimizar el software gubernamental
Las agencias federales ya no pueden tratar la gestión de licencias de software como un asunto administrativo. Cada dólar perdido por licencias no utilizadas o mal gestionadas es un dólar desviado de las prioridades de misión crítica.
Para avanzar, las agencias deben:
- Reforzar la supervisión mediante políticas y procesos
- Adoptar herramientas que proporcionen visibilidad del uso en tiempo real
- Fomentar la responsabilidad entre departamentos
No se trata sólo de una cuestión de TI, sino de responsabilidad fiscal, eficiencia operativa y confianza pública. El camino hacia la eliminación del despilfarro de software empieza ahora, con decisiones informadas y acciones cuantificables.
Open iT iT, proveedor de gestión de licencias de software certificado por la GSA, está especializado en el seguimiento avanzado, el análisis y la optimización de activos de software técnico y de ingeniería. Al centrarse en aplicaciones clave de ingeniería, como CAD, PLM, CAE, BIM, CAM, digital twin y herramientas de modelado de datos, OpenOpen iT dota a las organizaciones de una gran visibilidad del uso del software, lo que les ayuda a reducir costes innecesarios y aumentar la eficiencia operativa.
Con más de 25 años de experiencia en el sector, Open iT ha suministrado sistemáticamente soluciones probadas a empresas de Fortune 500 y sectores de misión crítica, como la ingeniería, la energía, la automoción, la fabricación, la industria aeroespacial, la defensa y el gobierno....
