Estamos casi a finales de 2024, y si los costes de licencias de software o las auditorías de final de año le han dejado sorprendido -o tal vez incluso un poco conmocionado- la razón podría ser sencilla: no los está contabilizando.
Es sencillo y lógico: primero hay que medir para gestionar con eficacia, unaidea promovida por pioneros de la eficiencia como Lord Kelvin, W. E. Deming y Peter Drucker.
Sin una visión clara y continua del uso de las licencias de software, las empresas corren el riesgo de tomar decisiones a ciegas, malgastar recursos, provocar cuellos de botella en la productividad e incrementar los costes.
¿Qué es la "medición" en la gestión de licencias de software?
Cuando piensa en un contador, probablemente se imagina un contador de servicios públicos o de taxis, así que ¿qué relevancia tiene para la gestión de licencias de software? Piense en la "medición" como un "contador inteligente" para sus licencias. Proporciona una visión clara, precisa y continua de cómo se utiliza cada licencia.
La medición va mucho más allá de la supervisión básica o la medición periódica. Es un seguimiento preciso que respalda una gestión proactiva e informada.
¿Por qué un contador?
La medición es vital, no opcional. Es la base de una estrategia sostenible de concesión de licencias, ya que proporciona supervisión a largo plazo, información y previsión para gestionar eficazmente las licencias de software.
He aquí cómo la medición beneficia directamente a su empresa en áreas clave:
1. Visibilidad total del uso del software
Imagínese tener una visión clara y completa de quién utiliza qué software, con qué frecuencia y dónde pueden estar gastándose recursos en exceso o infrautilizándose. Esta visibilidad permite tomar decisiones informadas que se ajustan a las necesidades y prioridades de varios equipos.
2. Operaciones fluidas con licencias del tamaño adecuado
El dimensionamiento correcto garantiza que cada equipo tenga las licencias adecuadas en las manos adecuadas y en el momento adecuado. Así se minimizan las interrupciones y los retrasos, lo que permite a todos mantener la concentración y la productividad. ¿Cuál es el resultado? Flujos de trabajo más fluidos y operaciones agilizadas.
3. Ahorro de costes mediante un gasto inteligente
El software más caro es el que no se utiliza. Medir con precisión el uso del software puede evitar costes de licencia innecesarios. Esto garantiza que cada inversión en software contribuya directamente a la productividad y a obtener resultados significativos para su organización.
4. Confianza en el cumplimiento y la gestión de riesgos
Nadie quiere enfrentarse a gastos de auditoría o problemas de cumplimiento inesperados. La medición proporciona el seguimiento detallado necesario para garantizar que su empresa cumple las normas reglamentarias y de concesión de licencias, lo que reduce los riesgos de cumplimiento y ofrece tranquilidad.
5. Licencias flexibles para apoyar el crecimiento
A medida que su empresa evoluciona, también lo hacen sus necesidades de software. La medición le permite ajustar fácilmente sus licencias, ampliándolas o reduciéndolas según sea necesario, para que sus recursos puedan crecer al ritmo de los objetivos de su organización.
6. Implantación de software sin esfuerzo
La medición facilita el despliegue de nuevo software garantizando que se dispone de los recursos adecuados para una implantación sin problemas. Con una visión clara de las necesidades del equipo, puedes lanzar nuevas herramientas rápidamente, ayudando a todo el mundo a ponerse al día sin retrasos.
Entonces, ¿qué ocurre sin medición?
En un evento clave de la industria, nuestro CEO, Eistein Fosli, abordó las consecuencias del uso desatendido de licencias de software, riesgos que aún desafían a las organizaciones hoy en día. He aquí un repaso:
- Costosos acuerdos de licencia
Sin medición, las empresas corren el riesgo de quedar atrapadas en costosos contratos que no se ajustan al uso real. Esto lleva a un gasto excesivo en licencias que podrían reducirse u optimizarse, lo que se traduce en gastos innecesarios.
- Software adquirido en exceso
La falta de visibilidad lleva a menudo a comprar más licencias de las necesarias, dejando muchas sin utilizar. Esto consume recursos que podrían asignarse mejor, ya que las licencias permanecen ociosas sin aportar valor añadido.
- Software no adquirido
A la inversa, las organizaciones pueden no adquirir suficientes licencias sin una medición precisa, lo que provoca problemas de acceso. Cuando los equipos carecen de las herramientas necesarias, la productividad se resiente, lo que provoca retrasos y frustración.
- Software infrautilizado
El uso no supervisado de software a menudo significa que determinadas herramientas permanecen infrautilizadas, lo que hace que se pierdan oportunidades de aprovechar plenamente las inversiones. El seguimiento puede ayudar a identificar y reasignar estos recursos para lograr un mayor impacto.
- Aplicación ineficaz del software
Un seguimiento deficiente de las licencias complica la implantación de nuevo software y, a menudo, retrasa o impide un despliegue eficaz. Las organizaciones tienen dificultades para implantar herramientas sin problemas y maximizar su impacto sin datos de uso claros.
Open iT: Vamos más allá de la gestión de licencias de software
Al igual que la medición hace algo más que supervisar, Open iT ofrece algo más que la gestión estándar de licencias. Con nuestra completa herramienta LicenseAnalyzer™ayudamos a las empresas a optimizar sus inversiones en software a todos los niveles.
- Nivel 1 - Obtenga visibilidad en profundidad del uso de licencias en toda la empresa.
- Nivel 2 - Identificar el verdadero uso activo distinguiendo entre usuarios cero y usuarios avanzados.
- Nivel 3 - Automatice la asignación de licencias mediante la recolección de licencias basada en políticas.
A través de cada nivel, también proporcionamos informes personalizables y servicios de consultoría de expertos para ofrecer información a medida. Esto permite a las empresas conseguir mejores contratos y renovaciones durante las negociaciones con los proveedores, porque la optimización es diferente para cada organización.
Siempre es mejor dosificar
Como demuestran las razones anteriores, la medición es esencial para una gestión eficaz de las licencias de software. Recuerde, siempre es mejor medir. Si está listo para dar el primer paso en la optimización de sus recursos de software, nuestros asesores de confianza en Open iT pueden ayudarle a diseñar una estrategia de medición que se alinee con los objetivos únicos de su organización.
Empiece a medir antes de que acabe 2024
Permítanos ayudarle a diseñar una estrategia de licencias estable y adaptada a sus necesidades específicas. Programe una demostración hoy mismo para explorar cómo nuestras soluciones de medición pueden respaldar los objetivos de su empresa para 2025.
