Pode fazer poupanças substanciais em licenças, analisando os dados de rastreio obtidos através da ferramenta de gestão de licenças de software e agindo sobre eles ao longo do caminho para a otimização das licenças na sua organização. Existem muitas oportunidades de redução de custos que o administrador de licenças diligente pode explorar em todos os produtos de diferentes fornecedores do portefólio da empresa. No entanto, também é importante dar prioridade aos produtos, desafios e custos que devem ser abordados em primeiro lugar e definir um projeto para gerir o trabalho. A abordagem será exclusiva da sua organização, do seu ambiente e do software que utiliza. Dependerá também do seu percurso de maturidade do SAM e do ponto em que se encontra atualmente.
Gostaríamos de pensar que já seleccionou o nosso software LicenseAnalyzer®, especialmente se utiliza software de engenharia e especializado, ou se, pelo menos, está a considerar a hipótese de o fazer. Com o LicenseAnalyzer®tem acesso a informações e visibilidade de milhares de produtos de software especializados, desde o Ansys ao Zuken.
No entanto, embora o acompanhamento e os relatórios sobre a utilização de licenças devam cobrir todas as bases, lembre-se de que continua a ser apenas uma ferramenta de software e que poderá ser necessário efetuar algum trabalho preliminar para maximizar os seus benefícios. Partimos do princípio de que tem um ou mais administradores de licenças. Esta deve ser uma função dedicada e altamente prioritária, e não algo feito quando há tempo livre por alguém com uma função a tempo inteiro noutra área, por exemplo, cibersegurança.
Verifique se tem visibilidade de todas as suas licenças
Mesmo que tenha supervisão sobre a maioria das licenças utilizadas na empresa, recomendamos que efectue uma rápida auditoria interna para garantir que:
- que não existem contratos e software à espreita em nenhuma das unidades empresariais. Com o aumento do SaaS, é possível que os contratos tenham sido negociados diretamente pelo gestor da unidade de negócio e não constem do registo de activos. Terá de obter os contratos e os detalhes da licença e ver como se alinham com quaisquer outros contratos que tenha com esse fornecedor de software. Por exemplo, licenças adicionais de AutoCAD e o contrato que as abrange.
- Que não existe " shelfware " - ou seja, licenças que foram obtidas mas não estão a ser utilizadas. Isto acontece frequentemente em empresas que executam projectos fora do local, como a engenharia civil ou a construção. Quando o projeto foi elaborado, as licenças necessárias foram incluídas no preço do contrato e, agora que o projeto está concluído, as licenças estão paradas sem que ninguém as utilize. Também se pode ir mais longe, se for uma prioridade, quando há projectos em vigor que utilizam licenças que foram adquiridas para a duração do projeto. Talvez possam ser dispensadas e os recursos do projeto possam utilizar o conjunto geral de software. Em qualquer dos casos, o software deve ser adicionado ao registo de activos, com os termos do contrato e a data de renovação carregados.
Se não tiver todos os seus activos de engenharia e especializados contabilizados, não pode esperar que a sua ferramenta de gestão de licenças forneça os resultados correctos. Assim que conseguir ver todos os activos, pode embarcar na sua viagem de redução de custos.
Poupança de custos - Sem mais riscos de conformidade
Esta é uma grande mudança na sua gestão de fornecedores. Anteriormente, podia depender do software de gestão de licenças do fornecedor para saber quanto tinha de desembolsar na data de renovação ou naquela auditoria de software inesperada e desagradável. Agora, tem o controlo; a ferramenta de gestão de licenças de software fornece relatórios abrangentes sobre a utilização real em toda a organização. Provavelmente, ainda se encontra numa posição em que tem licenças excedentárias e subutilização, mas sabe exatamente quanto deve e onde há espaço para otimização.
Além disso, a auditoria não deve revelar quaisquer problemas, especialmente se os funcionários não estiverem autorizados a trazer e utilizar as suas próprias licenças. Isto deve ser indicado na sua política de utilização de licenças. Não deve ter de se preocupar com penalizações e verificações, mas o seu administrador de licenças tem de estar constantemente atento a possíveis infracções. Mesmo as grandes organizações foram sujeitas a penalizações, mas, após investigação, tal deveu-se a lacunas na gestão ativa, mesmo quando dispunham de ferramentas SLM.
Reduzir as licenças excedentárias
Todas essas licenças não utilizadas podem ser eliminadas, a menos que o seu planeamento para os próximos anos indique a necessidade das mesmas. Provavelmente, também pode reduzir o número de utilizadores simultâneos existentes, mas sugerimos que faça uma pausa antes de começar. A nossa ferramenta de gestão de licenças de software ajuda-o a equilibrar as licenças necessárias com o número de utilizadores. Se estiver pronto para maximizar a eficiência das licenças, explicamos a recolha de licenças e a otimização do conjunto de utilizadores simultâneos noutros blogues.
Depois de identificar as licenças excedentárias, pode preparar uma lista para a negociação da sua próxima renovação de fornecedor, indicando que essas licenças e/ou contratos podem ser eliminados.
Fazer os utilizadores felizes
Há um custo que é muito difícil de identificar sem uma ferramenta SLM - recusas e qualidade de serviço (QoS). Podemos informar sobre as recusas quanto à sua frequência e quando ocorrem picos de procura. Existem custos ocultos e utilizadores insatisfeitos que, para além do facto de não estarem a ser produtivos por não conseguirem aceder a uma licença, podem sentir-se suficientemente irritados para procurarem trabalho noutro local.
A solução para otimizar a QoS é um tópico à parte, e temos blogues e webinars que explicam como gerir as recusas, que pode explorar. Escrevemos recentemente sobre a recolha de licenças, mas terá de rever os seus processos e políticas e instituir a gestão da mudança e a formação antes de abordar esta forma super-eficiente de gerir licenças.
Por que não começar hoje?
Ainda mal tocámos na superfície das poupanças de custos, mas partimos do princípio de que, se está a ler este blogue, ainda está a dominar o SAM. Não hesite em telefonar-nos, contactar o seu representante da Open iT ou enviar um e-mail para sales@openit.com se precisar de aconselhamento em qualquer área de otimização de licenças.
