O Government Accountability Office (GAO) estima que as agências federais poderiam poupar pelo menos 100 mil milhões de dólares em despesas federais de TI, eliminando as aquisições de tecnologia redundantes - em especial as licenças de software de engenharia de elevado custo, como as suites CAD/CAE - e pondo termo a investimentos desnecessários.
No entanto, apesar de anos de mandatos, esforços de modernização e quadros de supervisão como o FITARAas agências continuam a adquirir licenças que já possuem, muitas vezes devido à visibilidade limitada e às práticas fragmentadas de gestão de activos de software do governo. A oportunidade para uma otimização abrangente das licenças de software nunca foi tão grande.
A redundância está incorporada no sistema
Este problema não é novo. A duplicação de licenças de software há muito que atormenta as agências federais devido a ineficiências estruturais que continuam por resolver. A maioria das agências opera em ambientes fragmentados, onde as decisões de aquisição são tomadas de forma independente entre departamentos ou regiões. Um laboratório do DoD renovou 300 lugares de licenças XYZ, enquanto outra divisão deixou 200 parados.
Mesmo quando existem ferramentas de descoberta de software, estas normalmente comunicam a instalação e não a utilização efectiva. Sem saber como as licenças são utilizadas, as agências renovam por defeito os contratos existentes ou compram novas licenças com base em suposições e não em provas.
A duplicação não é apenas uma questão orçamental - é um multiplicador de riscos
O desperdício financeiro é óbvio, mas as consequências são mais profundas. As licenças duplicadas inflacionam os orçamentos de TI sem qualquer retorno do investimento. Também provocam custos adicionais sob a forma de manutenção, suporte e formação desnecessários.
Os riscos de segurança aumentam à medida que as instâncias não geridas ou esquecidas se acumulam nos sistemas. Durante as negociações de contratos empresariais, as agências estão em desvantagem sem uma posição de licença clara. Isso impede que os líderes federais de TI optimizem os gastos e a prontidão operacional.
As ferramentas actuais não vão suficientemente longe
Muitas agências ainda dependem de ferramentas de monitorização fornecidas pelo fornecedor, sistemas básicos de gestão de activos de TI ou plataformas de descoberta concebidas principalmente para relatórios de inventário e conformidade. A ausência de dados de utilização granulares e ao nível das funcionalidades torna quase impossível prever com exatidão as renovações e o seu devido dimensionamento, justificar reduções de licenças ou racionalizar a sobreposição de ferramentas.
Por exemplo, embora fornecedores como ANSYS ou Petrel possam oferecer uma visibilidade valiosa das instalações de software, muitas vezes não incluem padrões de utilização. Sem uma visão detalhada de quem está a utilizar que licenças, com que frequência e com que finalidade, as agências podem manter involuntariamente um excesso de capacidade ou ignorar oportunidades de reafectação de recursos - resultando em ineficiências e custos mais elevados ao longo do tempo.
Em alguns casos, as métricas de "atividade" de nível superficial - como os registos de utilizadores - são confundidas com um aumento da procura. Mas o início de sessão não equivale a um checkout de quatro horas. Sem uma análise mais profunda, estes sinais podem ocultar uma utilização redundante ou paralela e conduzir a interpretações erróneas dispendiosas.
Os dados de utilização real terminam as duplicações de licenças
O Open iT LicenseAnalyzer oferece visibilidade granular do uso real da licença, rastreando quem usa o quê, por quanto tempo e em que nível de recurso, em gerentes de licença baseados em nuvem e no local.
A Open iT, um fornecedor de gerenciamento de licenças de software certificado pela GSA com profunda experiência em ambientes de TI federais, oferece os recursos necessários para gerenciar, otimizar e racionalizar ativamente portfólios de software complexos.
LicenseAnalyzer permite às agências:
- Recupere até 25% das licenças subutilizadas através da recolha automática
- Identificar a sobreposição de direitos e as aquisições redundantes.
- Alinhe as renovações com dados reais de utilização - não com suposições.
- Centralize as informações para TI, compras e liderança através de painéis de controlo baseados em funções.
Além disso, a nossa equipa de serviços geridos trabalha em estreita colaboração com as agências federais para rever contratos de fornecedores, analisar direitos, identificar licenças de software duplicadas e sobreposições no seu inventário de software. Este apoio humano no circuito reforça os esforços para otimizar as despesas federais com software e melhorar as decisões de longo prazo relativas ao ciclo de vida do software.
Impacto comprovado em agências federais
O LicenseAnalyzer ajudou as organizações a reduzir as despesas com software até 30% em 18 meses, melhorando significativamente a previsão da procura e a precisão das aquisições.
Em ambientes de TI federais como a NASA, a plataforma permitiu que as equipas identificassem os seus activos de software mais valiosos e utilizados ativamente, permitindo-lhes eliminar duplicações, racionalizar direitos e negociar contratos com base em padrões de utilização reais.
Com a Open iT, cada decisão é apoiada por uma pista de auditoria defensável e por dados verificáveis, assegurando tanto a responsabilidade fiscal como o cumprimento dos requisitos de supervisão.
Transformar a duplicação em otimização
As compras duplicadas de software podem ser eliminadas. Os conhecimentos existem. As ferramentas estão disponíveis. O que é necessário é uma mudança na abordagem das renovações reativas para a otimização orientada por dados. A Open iT está pronta para ajudar as agências federais a fechar a lacuna, acabar com a duplicação e desbloquear as economias que o GAO identificou.
Atuar com base nos dados. Otimizar com confiança. Acabe com o desperdício.
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