5 Fälle, die die Produktivität behindern, und wie man mit ihnen umgeht

Die Produktivität der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

Bei der Verwaltung von technischer Software hängt die Produktivität der Benutzer von der Verfügbarkeit von Softwarelizenzen und der effizienten Nutzung dieser Lizenzen ab. Es ist jedoch keine leichte Aufgabe, die Verfügbarkeit wichtiger technischer Anwendungen aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle zu halten.

Daher suchen IT-Verwalter häufig nach neuen Methoden und Tools zur Nutzungsmessung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter effektiv und effizient arbeiten können.

Um eine hohe Mitarbeiterproduktivität aufrechtzuerhalten, müssten die Unternehmen herausfinden, was die Nutzer bei ihrer Arbeit behindern könnte.

Im Folgenden finden Sie fünf Faktoren, die die Produktivität der Benutzer beeinträchtigen können, und einige Tipps, wie Sie mit jedem dieser Faktoren umgehen können.

Fall #1

Verweigerungen

Die Verweigerung von Softwarelizenzen ist für viele Unternehmen und Organisationen ein Problem, insbesondere für solche, die sich stark auf technische und Design-Anwendungen verlassen.

Dutzende von Benachrichtigungen über die Verweigerung von Softwarelizenzen und Benutzerbeschwerden überschwemmen den IT-Helpdesk deshalb. Es kann für sie ziemlich überwältigend sein, die Anforderungen der Benutzer gegen ein sehr begrenztes IT-Budget abzuwägen.

Reparieren:

Wenn die maximale Anzahl von Lizenzen bereits erreicht ist, können Unternehmen entweder weitere Lizenzen kaufen oder die Lizenznutzung optimieren.

Ein Werkzeug, das Unternehmen helfen könnte, zwischen echten und falschen Verweigerungen zu unterscheiden und die Ursache jeder Verweigerung herauszufinden, ist von entscheidender Bedeutung, um den unnötigen Erwerb zusätzlicher Lizenzen zu vermeiden.

Fall #2

Lizenzschweine/Camper

Wenn ein Benutzer unnötigerweise mehrere Lizenzen auscheckt oder gleichzeitig verwendet, ist er ein Lizenzverschwender.

Ein Lizenz-Camper hingegen ist ein Nutzer, der eine Lizenz ausleiht und sie aufbewahrt, auch wenn er sie nicht benutzt, um sicherzustellen, dass sie verfügbar ist, wenn er sie zu gegebener Zeit benötigt.

Manchmal versäumen es die Benutzer auch, eine Anwendung nach Abschluss einer Aufgabe ordnungsgemäß zu schließen, und öffnen dann eine weitere Instanz derselben Anwendung, um andere Aufgaben zu erledigen.

Es kann gute Gründe für die gleichzeitige Nutzung mehrerer Lizenzen geben, aber wenn dies gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt oder untypisch ist, muss dies korrigiert werden, um Engpässe bei den verfügbaren Lizenzen, Ablehnungen und Beschwerden der Nutzer zu vermeiden.

Reparieren:

Genaue Nutzungsberichte, die mögliche Lizenzverweigerer und Camper aufdecken, können dazu beitragen, falsche Annahmen über den Bedarf an zusätzlichen Lizenzen zu vermeiden.

  Mit Hilfe von Berichten und Warnmeldungen können die Benutzer über die Vorteile einer effizienten Nutzung von Anwendungen aufgeklärt werden.

Ein Überwachungstool, das Informationen über die Softwarelizenznutzung pro Benutzer anzeigt, kann sehr hilfreich sein, um unangemessenes Benutzerverhalten zu korrigieren, das die Gesamtproduktivität des Teams beeinträchtigen kann.

Fall Nr. 3

Inaktive Nutzung

Manche Nutzer haben zwar Anwendungen geöffnet, nutzen sie aber nicht.

Reparieren:

Mit einem leistungsstarken und flexiblen Tool zur Nutzungsmessung und -analyse können Administratoren verschiedene Berichte für eine vollständige Nutzungsanalyse erstellen, mit deren Hilfe sie feststellen können, ob die Benutzer die Lizenzen aktiv nutzen oder nicht.

Weitere Untersuchungen könnten zeigen, ob einige Nutzer für bestimmte Anwendungen geschult werden müssen, oder ob einige nur Erinnerungen zur Verhaltensanpassung benötigen.

Fall Nr. 4

Nicht lizenzierte Software

Aufgrund der hohen Nachfrage nach verfügbaren Lizenzen bei gleichzeitig sehr begrenztem Budget kann es vorkommen, dass einige Nutzer auf das Herunterladen und Installieren unlizenzierter Software für den eigenen Gebrauch zurückgreifen.

Laut Global Software Survey 2018 beläuft sich der kommerzielle Wert nicht lizenzierter Software weltweit auf 46,3 Milliarden US-Dollar, und 37 % der auf PCs installierten Software ist nicht lizenziert.

Dies kann für das Unternehmen sehr schädlich sein. Wenn nicht lizenzierte Software bei Audits von Softwareanbietern entdeckt wird, kann dies zu hohen Geldstrafen führen.

Außerdem kann das gesamte System durch Hacking, Malware-Angriffe und andere Sicherheitsrisiken gefährdet werden.

Reparieren:

IT-Asset-Manager müssen unbedingt die Lizenzbedingungen und -richtlinien des Softwarevertrags mit dem Softwareanbieter verstehen.

Behalten Sie den Überblick über die Softwareverträge, Lizenzen und den Bestand an Geräten, die die Lizenzen nutzen.

IT-Manager können auch Software-Nutzungsrichtlinien für das Unternehmen durchsetzen, um nicht autorisierte Software-Installationen zu kontrollieren und zu vermeiden.

Fall Nr. 5

Abgelaufene oder überholte Lizenzen

Abgelaufene oder veraltete Lizenzen können dazu führen, dass Anwendungen nicht mehr funktionieren, was die Produktivität der Benutzer beeinträchtigen kann. Wenn Anwendungen noch funktionieren, führt die fortgesetzte Nutzung dieser Anwendungen zu einer Nichteinhaltung der Vorschriften und kann bei Audits der Anbieter festgestellt werden, was das Unternehmen viel Geld kosten kann.

Reparieren:

Es ist nahezu unmöglich, sich zu merken, wann die einzelnen Softwarelizenzen erneuert oder neu gekauft werden müssen, was bedeutet, dass einige Erneuerungen entweder verzögert oder vernachlässigt werden.

Es ist wichtig, ein Tool zur Verwaltung technischer Software zu haben, das automatische Benachrichtigungen über diese Termine ermöglicht.

Die Unternehmen würden nicht nur gewarnt werden, damit sie sich besser vorbereiten können, sondern sie würden auch die notwendigen Informationen erhalten, um die besten Kaufentscheidungen zu treffen.

Infolgedessen können sie mehr Zeit für die Vorbereitung einer besseren Verhandlungsposition mit dem Softwareanbieter aufwenden, was zu einer drastischen Kostensenkung führen könnte.

IT-Asset-Manager müssen sich für Tools entscheiden, die genaue und vollständige Informationen über die Softwarenutzung erfassen können, um die tatsächliche Softwarenutzung in ihrem Unternehmen zu verstehen und die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter durch die Messung der Softwarenutzung besser verfolgen können.

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