A produtividade dos empregados é crucial para o sucesso de uma organização.
Na gestão de software de engenharia, a produtividade do utilizador está ancorada na disponibilidade de licenças de software e na utilização eficiente dessas licenças. No entanto, manter a disponibilidade de aplicações críticas de engenharia, mantendo os custos sob controlo, não é uma tarefa fácil.
Assim, os gestores de activos de TI procuram frequentemente novos métodos e ferramentas de medição da utilização para garantir que os funcionários possam trabalhar de forma eficaz e eficiente.
Para manter uma produtividade elevada dos funcionários, as empresas precisam de identificar o que pode impedir os utilizadores de fazerem o seu trabalho.
Eis cinco aspectos que podem impedir a produtividade do utilizador e algumas dicas sobre como lidar com cada um deles.
Caso #1
Recusas
As recusas de licenças de software interrompem muitas empresas e organizações, especialmente as que dependem fortemente de aplicações de engenharia e design.
Dezenas de notificações de recusa de licenças de software e queixas de utilizadores inundam o help desk de TI por causa disso. Pode ser bastante complicado para eles equilibrar as exigências dos utilizadores com um orçamento de TI muito limitado.
Fixar:
Quando o número máximo de licenças já tiver sido atingido, as empresas podem comprar mais licenças ou optimizar a utilização das licenças.
Uma ferramenta que possa ajudar as empresas a distinguir entre recusas verdadeiras e falsas e a descobrir a causa principal de cada recusa é crucial para evitar a aquisição desnecessária de licenças adicionais.
Caso #2
Porcos/campers com licença
Quando um utilizador efectua desnecessariamente o check-out ou utiliza várias licenças em simultâneo, está a consumir muitas licenças.
Por outro lado, um "license camper" é um utilizador que verifica uma licença e a guarda mesmo quando não a está a utilizar, para garantir que está disponível quando chegar a altura de a utilizar.
Por vezes, os utilizadores esquecem-se de fechar correctamente uma aplicação depois de terminarem uma tarefa e, em seguida, abrem outra instância da mesma aplicação para realizar outras tarefas.
Poderá haver boas razões para utilizar mais do que uma licença de cada vez, mas se for contra a política da empresa ou não for habitual, esta situação deve ser corrigida para evitar a falta de licenças disponíveis, recusas e queixas dos utilizadores.
Fixar:
Relatórios de utilização precisos que detectem possíveis porcos de licenças e campistas podem ajudar a evitar suposições incorrectas sobre a necessidade de licenças adicionais.
Os relatórios e alertas podem educar eficazmente os utilizadores sobre as vantagens de utilizar as aplicações de forma eficiente.
Uma ferramenta de monitorização que mostre informações sobre a utilização de licenças de software por utilizador pode ser muito útil para corrigir comportamentos inadequados dos utilizadores que possam afectar a produtividade geral da equipa.
Caso #3
Utilização inactiva
Alguns utilizadores podem ter aberto aplicações mas não as estão a utilizar.
Fixar:
Com uma ferramenta poderosa e flexível de medição e análise da utilização, os administradores podem criar vários relatórios para uma análise completa da utilização que os pode ajudar a identificar se os utilizadores estão ou não a utilizar activamente as licenças.
Uma investigação mais aprofundada pode determinar se alguns utilizadores podem necessitar de formação para aplicações específicas, ou se alguns podem apenas necessitar de lembretes para ajustar o seu comportamento.
Caso #4
Software não licenciado
Devido à elevada procura de licenças disponíveis em contraste com um orçamento muito limitado, alguns utilizadores podem recorrer ao descarregamento e instalação de software não licenciado para seu próprio uso.
De acordo com o Global Software Survey de 2018, o valor comercial do software não licenciado a nível mundial é de 46,3 mil milhões de dólares e 37% do software instalado em computadores pessoais não está licenciado.
Este facto pode ser muito prejudicial para a empresa. Quando detectado durante auditorias de fornecedores de software, o software não licenciado pode levar a multas pesadas.
Pode também expor todo o sistema a pirataria informática, ataques de malware e outros riscos de segurança.
Fixar:
É imperativo que os gestores de activos de TI compreendam os termos e as políticas de licenciamento do contrato de software com o fornecedor de software.
Acompanhe os contratos de software, as licenças e o inventário dos dispositivos que estão a utilizar as licenças.
Os gestores de TI também podem aplicar políticas de utilização de software para que a empresa controle e evite instalações de software não autorizadas.
Caso #5
Licenças expiradas ou desactualizadas
As licenças expiradas ou desactualizadas podem fazer com que as aplicações deixem de funcionar, o que pode perturbar a produtividade dos utilizadores, ou, se as aplicações ainda funcionarem, a utilização continuada dessas aplicações cria uma não conformidade e pode ser detectada durante as auditorias dos fornecedores, o que pode custar muito dinheiro à empresa.
Fixar:
Lembrar-se de quando cada licença de software precisa de ser renovada ou recomprada é quase impossível, o que significa que algumas renovações podem ser atrasadas ou negligenciadas.
É importante dispor de uma ferramenta de gestão de software de engenharia que permita a notificação automática destas datas.
Não só as empresas seriam avisadas para se poderem preparar melhor, como também lhes seriam fornecidas as informações necessárias para tomarem as melhores decisões de compra.
Como resultado, podem passar mais tempo a preparar-se para uma melhor posição negocial com o fornecedor de software, o que pode reduzir drasticamente os custos.
Os gestores de activos de TI devem escolher ferramentas que possam recolher informações precisas e completas sobre a utilização de software para compreender a verdadeira utilização de software da sua organização e melhorar a produtividade da força de trabalho.
Saiba mais sobre como controlar melhor a produtividade dos funcionários através da medição da utilização de software.
