La productividad de los empleados es crucial para el éxito de una organización.
En la gestión del software de ingeniería, la productividad de los usuarios depende de la disponibilidad de licencias de software y del uso eficiente de las mismas. Sin embargo, mantener la disponibilidad de las aplicaciones críticas de ingeniería al tiempo que se controlan los costes no es tarea fácil.
Por eso, los gestores de activos informáticos buscan a menudo nuevos métodos y herramientas de medición del uso para asegurarse de que los empleados puedan trabajar con eficacia y eficiencia.
Para mantener una alta productividad de los empleados, las empresas tendrían que identificar qué podría obstaculizar el trabajo de los usuarios.
He aquí cinco aspectos que pueden obstaculizar la productividad de los usuarios y algunos consejos para hacer frente a cada uno de ellos.
Caso nº 1
Denegaciones
La denegación de licencias de software interrumpe la actividad de muchas empresas y organizaciones, especialmente las que dependen en gran medida de aplicaciones de ingeniería y diseño.
Decenas de notificaciones de denegación de licencias de software y quejas de los usuarios inundan el servicio de asistencia de TI por este motivo. Para ellos puede resultar abrumador equilibrar las demandas de los usuarios con un presupuesto de TI muy limitado.
Arréglalo:
Cuando ya se ha alcanzado el número máximo de licencias, las empresas pueden comprar más licencias u optimizar su uso.
Una herramienta que pueda ayudar a las empresas a distinguir entre denegaciones verdaderas y falsas, y averiguar la causa raíz de cada denegación, es crucial para evitar compras innecesarias de licencias adicionales.
Caso #2
Permisos de acampada
Cuando un usuario saca o utiliza varias licencias simultáneamente sin necesidad, es un acaparador de licencias.
Por otro lado, un usuario que se queda con una licencia y la conserva aunque no la utilice para asegurarse de que estará disponible cuando llegue el momento de utilizarla.
O a veces, los usuarios no cierran correctamente una aplicación después de terminar una tarea, y luego abren otra instancia de la misma aplicación para hacer otras tareas.
Puede haber buenas razones para utilizar más de una licencia a la vez, pero si va en contra de la política de la empresa o no es habitual, debe corregirse para evitar la escasez de licencias disponibles, las denegaciones y las quejas de los usuarios.
Arréglalo:
Unos informes de uso precisos que detecten posibles acaparadores de licencias y campistas pueden ayudar a evitar suposiciones erróneas sobre la necesidad de licencias adicionales.
Los informes y las alertas pueden educar eficazmente a los usuarios sobre las ventajas de utilizar las aplicaciones de forma eficiente.
Una herramienta de supervisión que muestre información sobre el uso de licencias de software por usuario puede ser muy útil para corregir comportamientos inadecuados de los usuarios que puedan afectar a la productividad general del equipo.
Caso 3
Uso inactivo
Es posible que algunos usuarios hayan abierto aplicaciones pero no las estén utilizando realmente.
Arréglalo:
Con una herramienta de medición y análisis de uso potente y flexible, los administradores pueden crear varios informes para un análisis de uso completo que les ayude a identificar si los usuarios están utilizando activamente las licencias o no.
Una investigación más profunda podría determinar si algunos usuarios necesitan formación para aplicaciones específicas, o si algunos sólo necesitan recordatorios para ajustar su comportamiento.
Caso #4
Software sin licencia
Debido a la gran demanda de licencias disponibles en contraste con un presupuesto muy limitado, algunos usuarios pueden recurrir a descargar e instalar software sin licencia para su propio uso.
Según la Encuesta Global de Software 2018, el valor comercial del software sin licencia a nivel mundial es de 46.300 millones de dólares, y el 37% del software instalado en ordenadores personales no tiene licencia.
Esto puede ser muy perjudicial para la empresa. Cuando se detecta durante las auditorías de proveedores de software, el software sin licencia puede acarrear cuantiosas multas.
También puede exponer todo el sistema a la piratería informática, ataques de malware y otros riesgos de seguridad.
Arréglalo:
Es imperativo que los gestores de activos informáticos comprendan los términos y políticas de licencia del acuerdo de software con el proveedor de software.
Lleve un registro de los contratos de software, las licencias y el inventario de los dispositivos que utilizan las licencias.
Los responsables de TI también pueden aplicar políticas de uso de software para que la empresa controle y evite instalaciones de software no autorizadas.
Caso nº 5
Licencias caducadas u obsoletas
Las licencias caducadas o anticuadas pueden hacer que las aplicaciones dejen de funcionar, lo que podría alterar la productividad de los usuarios, o si las aplicaciones siguen funcionando, el uso continuado de esas aplicaciones crea incumplimientos y puede detectarse durante las auditorías de los proveedores, lo que podría costar mucho dinero a la empresa.
Arréglalo:
Recordar cuándo hay que renovar o recomprar cada licencia de software es casi imposible, lo que significa que algunas renovaciones pueden retrasarse o descuidarse.
Es importante contar con una herramienta de gestión de software de ingeniería que permita recibir notificaciones automáticas de estas fechas.
No sólo se avisaría a las empresas para que pudieran prepararse mejor, sino que también se les proporcionaría la información necesaria para tomar las mejores decisiones de compra.
Como resultado, pueden dedicar más tiempo a preparar una mejor posición negociadora con el proveedor de software, lo que podría reducir drásticamente los costes.
Los gestores de activos de TI deben elegir herramientas que puedan recopilar información precisa y completa sobre el uso de software para comprender el verdadero uso de software de su organización y mejorar la productividad de la plantilla.
Obtenga más información sobre cómo realizar un mejor seguimiento de la productividad de los empleados mediante la medición del uso del software.
