Ein Software-Audit ist mit einem hohen Preis und einem langwierigen Prozess verbunden. Sie können die Entwicklung eines Unternehmens stören und aufgrund nicht veranschlagter Kosten eine finanzielle Belastung darstellen. Außerdem muss sich das Unternehmen mit den Prüfern beraten, um sicherzustellen, dass der Prozess vollständig und genau ist.
Im schlimmsten Fall haben Unternehmen bei Klagen wegen Urheberrechtsverletzungen nur wenige Möglichkeiten, die Angelegenheit außergerichtlich zu klären.
Diese Gerichtsverfahren können anstrengend, kostspielig und stressig sein, aber es ist noch nicht zu spät, dafür zu sorgen, dass sie Ihnen nicht passieren.
Sie können vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um jeden Fehler in Ihrem Prozess zu vermeiden. Die Einhaltung von Softwarelizenzen hilft Ihnen nicht nur, schmerzhafte Audits oder hohe Geldstrafen zu vermeiden, sondern auch, Bereiche zu finden, in denen Sie Software-Ausgaben verschwendet haben.
Ein Plan und einige wichtige Hilfsmittel können Ihnen dabei helfen, diesen Prozess reibungslos zu gestalten.
Hier finden Sie die besten Praktiken, die Sie kennen müssen, um die Einhaltung von Softwarelizenzen zu gewährleisten.
Einhaltung von Software-Lizenzen: Was und warum
Bei der Software-Compliance geht es darum, sicherzustellen, dass die Softwarelizenzen eines Unternehmens gemäß den Geschäftsbedingungen des Anbieters verwendet werden.
Würde ein Anbieter ein Audit durchführen, müsste er feststellen, dass die Anzahl der von Ihnen erworbenen Lizenzen mit der Anzahl der auf Ihrem Computer installierten Lizenzen übereinstimmt.
Unternehmen müssen die Vorschriften einhalten, um ihre Organisation vor den negativen Folgen von Unstimmigkeiten in ihren Zahlen zu schützen. Jede Unstimmigkeit oder jedes Anzeichen von Betrug kann sich nachteilig auswirken.
6 Wege zur effektiven Einhaltung von Softwarelizenzen
Verstehen von Vertragsbedingungen und Vertragsstrafen
In den Verträgen zwischen Softwareanbietern und Unternehmen werden die Bedingungen für den Service festgelegt. Software-Lizenzvereinbarungen sind komplex, so dass Unternehmen die in ihren Vereinbarungen festgelegten Bedingungen kennen müssen.
Jeder Verstoß kann direkt zu einer Prüfung, ungeplanten Kosten oder rechtlichen Schritten führen.
Sie müssen jeden Begriff sorgfältig durchgehen und verstehen, was er beinhaltet: Definition der Begriffe, abrechenbare Werte usw.
Wenn Sie den Vertrag in- und auswendig kennen, sind Sie in der Lage, sich mit den richtigen Informationen auszustatten, um zu verstehen, was die Lizenzvereinbarung ausmacht und zukünftige Probleme zu vermeiden.
Implementierung von Software Asset Management-Anwendungen zur Überwachung der Compliance
Software-Management ist für Software-Nutzer lebenswichtig. Doch nicht jeder kennt sich damit aus.
Die Einhaltung von Softwarelizenzen ist das Ziel, aber Software Asset Management (SAM) ist der laufende Prozess, um es zu erreichen.
Das Software Asset Management umfasst die Verwaltung und Optimierung der Prozesse einer Software, einschließlich Bereitstellung, Wartung und Nutzung.
SAM ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ein effizientes Lizenzmanagement-Tool oder -Programm gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und senkt die Kosten.
Open iT bietet mit dem LicenseAnalyzer ein Software Asset Management Programm an, das über 6.000 Anwendungen und Messgeräte unterstützt und einen Überblick über die Softwarenutzung in Ihrem Unternehmen bietet, um eine ordnungsgemäße und optimale Nutzung sicherzustellen.
Genaue und detaillierte Aufzeichnungen führen
Das Führen von gründlichen und genauen Aufzeichnungen ist für den Nachweis der Softwarekonformität entscheidend. Ohne diese Aufzeichnungen riskieren Sie ein Software-Audit.
Behalten Sie also den Überblick über Ihre Pflichten und sorgen Sie dafür, dass alle Aufzeichnungen sicher und geordnet sind.
Es gibt kein besseres Gefühl, als wenn Sie Ihren Compliance-Status mit genauen Informationen belegen können.
Open iT verfügt über großartige Softwarelizenzmanagement-Tools , die Ihnen dabei helfen können, die Datensätze in einem einzigen Bereich zu organisieren und zu verfolgen, indem sie Administratoren ein zentrales Portal für Lizenzdateien, Optionsdateien und Lizenzserver zur Verfügung stellen.
Optimieren Sie Ihre Software-Lizenzen
Holen Sie das Beste aus Ihren Lizenzen heraus, indem Sie sie optimieren. Anstatt zusätzliche Lizenzen zu kaufen, versuchen Sie, Prozesse zu nutzen, die Software wiederverwenden.
Die Lizenznutzungsoptimierung der Open iT verfolgt zum Beispiel die Nutzung ungenutzter Lizenzen und gibt diese automatisch frei, um Ihre Kosten zu senken und den Wert Ihrer vorhandenen Lizenzen zu maximieren.
Kenntnisse über Software-Audits haben
Eine der besten Möglichkeiten, sich auf Prüfungen vorzubereiten oder sie ganz zu vermeiden, besteht wahrscheinlich darin, zu verstehen, was sie sind und warum sie stattfinden.
Ein Audit dient dazu, ein Softwareprogramm zu überprüfen und festzustellen, ob die erworbenen Lizenzen mit den Bedingungen des Herstellers übereinstimmen. Nur weil Ihr Unternehmen zu einem Software-Audit aufgefordert wird, heißt das nicht zwangsläufig, dass Sie nicht konform sind.
Einige Unternehmen führen im Rahmen ihrer Compliance-Kontrollen regelmäßige Audits durch.
Durchführung interner Audits zur Einhaltung von Softwarelizenzen
Der beste Weg, um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält oder nicht, ist die Durchführung regelmäßiger interner Compliance-Audits. Diese Selbsteinschätzungen können mit Hilfe von Softwarelizenzmanagement-Unternehmen durchgeführt werden.
Ziel ist es, zu erkennen, wo Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften bestehen. Außerdem erleichtern konsequente und regelmäßige Audits den Umgang mit externen Audit-Anfragen.
Das liegt daran, dass Sie bereits aus erster Hand erfahren haben, was möglicherweise als nicht konformes Verhalten gewertet werden könnte.
Aktualisieren Sie Ihre Softwarelizenzen regelmäßig
Warum sollten Sie angesichts der Kosten und des Stresses, den ein Software-Audit mit sich bringt, warten, bis es Sie selbst betrifft, bevor Sie etwas unternehmen? Setzen Sie die oben genannten bewährten Verfahren ein, kennen Sie die besten Wege, um Audits zu vermeiden, und bleiben Sie auf dem Laufenden über Ihre Compliance-Anforderungen.
Open iT verfügt über ein umfassendes Angebot an Softwarelizenzmanagement-Tools, die Ihrem Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo mit uns!
