Uma auditoria de software vem com uma etiqueta de preço elevado e um processo tedioso. Podem ser perturbadores para o desenvolvimento de uma empresa e podem colocar pressão financeira devido a custos não orçamentados. A organização teria também de consultar auditores para assegurar que o processo é completo e exacto.
Na pior das hipóteses, por exemplo, as empresas só têm algumas opções quando confrontadas com reclamações de violação de direitos de autor em torno de uma auditoria para resolver o assunto fora do tribunal.
Estes processos judiciais podem ser tributários, dispendiosos e estressantes, mas não é demasiado tarde para garantir que nunca lhe aconteçam.
Pode tomar medidas preventivas para evitar qualquer passo em falso no seu processo. Assegurar o cumprimento das licenças de software não só o ajudará a evitar auditorias dolorosas ou multas pesadas, como também o ajudará a encontrar áreas onde tenha desperdiçado despesas com software.
Ter um plano e algumas ferramentas essenciais pode ajudá-lo a alcançar este processo sem descontinuidades.
Aqui estão as melhores práticas que precisa de conhecer para garantir a conformidade com as licenças de software.
Cumprimento da Licença de Software: O quê e porquê
A conformidade do software é a prática de assegurar que as licenças de software de uma organização são utilizadas de acordo com os termos e condições do fornecedor.
Se um fornecedor realizar uma auditoria, deve verificar que o número de licenças adquiridas é igual ao número de licenças instaladas no seu computador.
As empresas devem permanecer em conformidade para salvar a sua organização de qualquer consequência adversa de discrepâncias nos seus números. Qualquer desajuste ou sinal de fraude pode ter um efeito prejudicial.
6 Maneiras para o Cumprimento Eficaz da Licença de Software
Compreender os Termos do Contrato e as Penalidades
Os contratos entre fornecedores de software e organizações estabelecem os termos e condições do serviço. Os acordos de licenciamento de software são complexos, pelo que as organizações precisam de conhecer os termos especificados nos seus acordos.
Qualquer violação pode levar directamente a uma auditoria, custo não planeado, ou acção legal.
É necessário passar cuidadosamente por cada termo e compreender o seu conteúdo: definição de termos, bens facturáveis, etc.
Ao conhecer o contrato de cor, será capaz de se equipar com as informações correctas para compreender o que constitui o acordo de licenciamento, a fim de evitar problemas futuros.
Implementar aplicações de gestão de activos de software para monitorizar a conformidade
A gestão de software é vital para os consumidores de software. Contudo, nem todos estão bem familiarizados com ela.
A conformidade nas licenças de software é o objectivo, mas a gestão de activos de software (SAM) é o processo contínuo para a alcançar.
A gestão de activos de software envolve a gestão e optimização dos processos de um software, incluindo a sua implementação, manutenção e utilização.
O SAM é crucial para o sucesso de qualquer organização. Ter uma ferramenta ou programa eficiente de gestão de licenças garante a conformidade e reduz os custos.
A Open iT oferece o LicenseAnalyzer, um programa de gestão de activos de software que suporta mais de 6.000 aplicações e medidores de software e fornece uma visão geral da utilização de software da sua organização, assegurando uma utilização adequada e maximizada.
Manter registos exactos e detalhados
A manutenção de registos completos e exactos é crucial para demonstrar a conformidade do software. Sem estes, arriscamo-nos a uma auditoria de software.
Assim, mantenha-se no topo das suas funções e assegure-se de que todos os registos estão seguros e organizados.
Não há melhor sensação do que ser capaz de defender o seu estado de conformidade com informações precisas para o apoiar.
A Open iT possui ótimas ferramentas de gerenciamento de licenças de software que podem ajudá-lo a organizar e manter o controle dos registros em um único espaço, fornecendo aos administradores um portal centralizado para arquivos de licença, arquivos de opções e servidores de licença.
Optimize as suas licenças de software
Tire o máximo partido das suas licenças, optimizando-as. Em vez de comprar licenças adicionais, tente utilizar processos que reutilizarão o software.
Por exemplo, o Open iT's License Usage Optimization controla a utilização de licenças ociosas e liberta-as automaticamente para reduzir o seu custo e maximizar o valor das suas licenças actuais.
Ter conhecimentos de auditorias de software
Provavelmente uma das melhores formas de se preparar para auditorias ou de as evitar completamente é compreender o que são e porque acontecem.
Uma auditoria destina-se a rever um programa de software e verificar se as licenças adquiridas estão em conformidade com os termos do fornecedor. Só porque a sua organização é chamada a submeter-se a uma auditoria de software, não significa necessariamente que não esteja em conformidade.
Algumas empresas realizam auditorias regulares como parte das suas verificações de conformidade.
Realizar auditorias internas de conformidade de licenças de software
A melhor maneira de saber se a sua organização está ou não em conformidade é através da realização regular de auditorias internas de conformidade. Estas auto-avaliações podem ser feitas com a ajuda de empresas de gestão de licenças de software.
O objectivo é ver onde residem as questões de conformidade. Além disso, auditorias consistentes e regulares facilitam o tratamento de pedidos de auditoria externa.
Isto deve-se ao facto de já ter recebido uma verificação em primeira mão do que poderia ser potencialmente etiquetado como comportamento não conforme.
Actualize as suas licenças de software regularmente
Sabendo o custo e o stress de obter uma auditoria de software, porquê esperar pelo tempo até que isso lhe aconteça antes de dar um passo? Implementar as melhores práticas acima mencionadas, conhecer as melhores formas de evitar auditorias, e manter-se a par dos seus requisitos de conformidade.
O Open iT tem um conjunto completo de ferramentas de gestão de licenças de software para ajudar o seu negócio a tomar decisões mais inteligentes. Agende uma demonstração connosco hoje mesmo!
