ソフトウェア監査には、高額な値札と退屈なプロセスが付属しています。それらは企業の発展に混乱を招く可能性があり、予算外のコストのために財政的な負担をかける可能性があります。組織はまた、プロセスが完全かつ正確であることを確認するために監査人と相談する必要があります。
例えば、最悪の場合、著作権侵害のクレームに直面した場合、企業は監査周りのいくつかの選択肢の中から、裁判によらない解決を図るしかないのです。
これらの司法手続きは、負担が大きく、費用もかかり、ストレスがたまるものですが、このようなことが起こらないようにするには、まだ遅くはありません。
プロセス上のミスを防ぐための予防策を講じることができます。ソフトウェア ライセンスのコンプライアンスを確保することは、痛みを伴う監査や高額な罰金を回避するだけでなく、ソフトウェア 支出を無駄にしている部分を発見するのにも役立ちます。
このシームレスなプロセスを実現するために、プランといくつかの必須ツールを用意しておくとよいでしょう。
ここでは、ソフトウェア のライセンスコンプライアンスを確保するために知っておくべきベストプラクティスを紹介します。
ソフトウェア ライセンス・コンプライアンス：何を、なぜ
ソフトウェア コンプライアンスとは、組織のソフトウェア のライセンスがプロバイダーの条件に従って使用されていることを確認することです。
もしベンダーが監査を行った場合、お客様が購入したライセンス数とお客様のコンピューターにインストールされているライセンス数が同じであることを確認しなければなりません。
企業は、数字の不一致による不利益から組織を守るために、コンプライアンスを維持する必要があります。不一致や不正の兆候があれば、悪影響を及ぼす可能性があります。
ソフトウェア ライセンス・コンプライアンスを効果的に行うための6つの方法
契約条件と違約金を理解する
ソフトウェア ベンダーと組織の間の契約は、サービスの条件を確立します。ソフトウェア ライセンス契約は複雑なので、組織は契約に明記されている条件を知る必要があります。
用語の定義、請求可能な資産など、各用語を注意深く調べ、その内容を理解する必要があります。
契約書を心得ておくことで、将来のトラブルを回避するために、ライセンス契約の構成要素を理解するための正しい情報を装備することができるようになります。
ソフトウェア 資産管理アプリケーションを導入し、コンプライアンスを監視する。
ソフトウェア 管理は、ソフトウェア 消費者にとって不可欠です。
ソフトウェア ライセンスのコンプライアンスは目標ですが、ソフトウェア 資産管理 （SAM）は、それを達成するための継続的なプロセスです。
ソフトウェア アセットマネジメントには、ソフトウェアの展開、保守、利用などのプロセスを管理し、最適化することが含まれます。
SAM は、あらゆる組織の成功に不可欠です。効率的なライセンス管理ツールまたはプログラムを使用することで、コンプライアンスを確保し、コストを削減することができます。
Open iT LicenseAnalyzerは、6,000を超えるアプリケーションとメーターソフトウェア アプリケーションをサポートするソフトウェア 資産管理プログラムで、組織のソフトウェア 使用状況の概要を提供し、適切かつ最大限の使用を保証します。
正確で詳細な記録を残す
ソフトウェア に準拠していることを証明するためには、徹底的かつ正確な記録を維持することが重要です。これがないと、ソフトウェア 監査を受けるリスクがあります。
正確な情報の裏付けがあって、コンプライアンス状況を守ることができるのは、何よりの喜びです。
Open iT ソフトウェア 管理者は、ライセンスファイル、オプションファイル、およびライセン スサーバの一元的なポータルを提供することができます。
ソフトウェア ライセンスの最適化
ライセンスを最適化することで、ライセンスを最大限に活用しましょう。追加で購入するのではなく、ソフトウェア を再利用するような処理を心がけましょう。
例えば、Open iT「License Usage Optimization」は、アイドル状態のライセンス使用量を追跡し、自動的に解放することで、コストを削減し、現在のライセンスの価値を最大化します。
ソフトウェア 監査の知識がある
監査に備える、あるいは完全に避けるための最良の方法のひとつは、監査とは何か、なぜ監査が行われるのかを理解することでしょう。
監査は、ソフトウェア プログラムをレビューし、購入したライセンスがベンダーの条件に準拠しているかどうかをチェックすることを目的としています。ソフトウェア 監査を受けるように言われたからと言って、必ずしもコンプライアンスに違反しているとは限りません。
企業によっては、コンプライアンスチェックの一環として、定期的に監査を実施しているところもあります。
社内ソフトウェア ライセンス準拠監査の実施
組織がコンプライアンスに則っているかどうかを知る最良の方法は、定期的な内部コンプライアンス監査を実施することです。これらの自己評価は、ソフトウェア ライセンス管理会社の助けを借りて行うことができます。
その目的は、コンプライアンス上の問題がどこにあるのかを確認することです。また、一貫した定期的な監査を行うことで、外部からの監査要請に対応しやすくなります。
これは、コンプライアンスに反する行動とみなされる可能性があるものを、すでに直接確認しているためです。
ソフトウェアライセンスを定期的に更新する
ソフトウェア 監査を受けることのコストとストレスを知っていながら、なぜそれが自分の身に降りかかってから行動を起こすのでしょうか？前述のベストプラクティスを実践し、監査を回避するための最良の方法を知り、コンプライアンス要件を常に把握しておきましょう。
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