Una auditoría de software conlleva un precio elevado y un proceso tedioso. Puede perturbar el desarrollo de una empresa y puede suponer una presión financiera debido a los costes no presupuestados. Además, la organización tendría que consultar a los auditores para asegurarse de que el proceso es completo y preciso.
En el peor de los casos, por ejemplo, las empresas sólo tienen unas pocas opciones cuando se enfrentan a reclamaciones por infracción de derechos de autor en torno a una auditoría para resolver el asunto fuera de los tribunales.
Estos procesos judiciales pueden ser agotadores, costosos y estresantes, pero no es demasiado tarde para asegurarse de que nunca le ocurran a usted.
Puede tomar medidas preventivas para evitar cualquier paso en falso en su proceso. Garantizar el cumplimiento de las licencias de software no solo le ayudará a evitar las dolorosas auditorías o las cuantiosas multas, sino que también puede ayudarle a encontrar las áreas en las que ha desperdiciado el gasto en software.
Disponer de un plan y de algunas herramientas esenciales puede ayudarle a lograr este proceso sin contratiempos.
Estas son las mejores prácticas que debe conocer para garantizar el cumplimiento de las licencias de software.
Cumplimiento de licencias de software: Qué y por qué
El cumplimiento del software es la práctica de garantizar que las licencias de software de una organización se utilicen de acuerdo con los términos y condiciones del proveedor.
Si un proveedor realizara una auditoría, debería comprobar que el número de licencias que usted ha adquirido es igual al número de licencias instaladas en su ordenador.
Las empresas deben cumplir con la normativa para salvar a su organización de cualquier consecuencia adversa de las discrepancias en sus números. Cualquier desajuste o señal de fraude puede tener un efecto perjudicial.
6 maneras de cumplir eficazmente con las licencias de software
Entender los términos del contrato y las sanciones
Los contratos entre los proveedores de software y las organizaciones establecen los términos y condiciones del servicio. Los acuerdos de licencia de software son complejos, por lo que las organizaciones deben conocer los términos especificados en sus acuerdos.
Cualquier infracción puede acarrear directamente una auditoría, costes imprevistos o acciones legales.
Es necesario repasar detenidamente cada término y comprender su contenido: definición de términos, activos facturables, etc.
Si te sabes el contrato de memoria, podrás equiparte con la información correcta para entender en qué consiste el acuerdo de licencia y evitar así futuros problemas.
Implantar aplicaciones de gestión de activos de software para controlar el cumplimiento de la normativa
La gestión de software es vital para los consumidores de software. Sin embargo, no todo el mundo está versado en ello.
El cumplimiento de las licencias de software es el objetivo, pero la gestión de activos de software (SAM) es el proceso continuo para lograrlo.
La gestión de activos de software implica la gestión y optimización de los procesos de un software, incluyendo su despliegue, mantenimiento y utilización.
SAM es crucial para el éxito de cualquier organización. Contar con una herramienta o un programa de gestión de licencias eficiente garantiza el cumplimiento y reduce los costes.
Open iT ofrece LicenseAnalyzer, un programa de gestión de activos de software que admite más de 6.000 aplicaciones y contadores de software y proporciona una visión general del uso del software de su organización, garantizando un uso adecuado y maximizado.
Mantener registros precisos y detallados
El mantenimiento de registros exhaustivos y exactos es crucial para demostrar la conformidad del software. Sin ellos, se arriesga a una auditoría de software.
Así pues, manténgase al tanto de sus obligaciones y asegúrese de que todos los registros estén seguros y organizados.
No hay mejor sensación que poder defender su situación de cumplimiento con información precisa que le respalde.
Open iT dispone de excelentes herramientas de gestión de licencias de software que pueden ayudarle a organizar y realizar un seguimiento de los registros en un único espacio, proporcionando a los administradores un portal centralizado para los archivos de licencias, los archivos de opciones y los servidores de licencias.
Optimice sus licencias de software
Aprovecha al máximo tus licencias optimizándolas. En lugar de comprar otras adicionales, intenta utilizar procesos que reutilicen el software.
Por ejemplo, Open iT's License Usage Optimization rastrea el uso de licencias ociosas y las libera automáticamente para reducir su coste y maximizar el valor de sus licencias actuales.
Tener conocimiento de las auditorías de software
Probablemente una de las mejores maneras de prepararse para las auditorías o evitarlas por completo es entender qué son y por qué se producen.
Una auditoría tiene por objeto revisar un programa de software y comprobar si las licencias adquiridas se ajustan a las condiciones del proveedor. El hecho de que su organización deba someterse a una auditoría de software no significa necesariamente que no cumpla con las normas.
Algunas empresas realizan auditorías periódicas como parte de sus controles de cumplimiento.
Realización de auditorías internas de cumplimiento de licencias de software
La mejor manera de saber si su organización cumple o no con la normativa es realizando auditorías internas periódicas de cumplimiento. Estas autoevaluaciones pueden realizarse con la ayuda de empresas de gestión de licencias de software.
El objetivo es ver dónde están los problemas de cumplimiento. Además, las auditorías coherentes y periódicas facilitan la gestión de las solicitudes de auditoría externa.
Esto se debe a que ya ha obtenido una comprobación de primera mano de lo que podría ser etiquetado como comportamiento no conforme.
Actualice regularmente sus licencias de software
Conociendo el coste y el estrés que supone recibir una auditoría de software, ¿por qué esperar a que le suceda antes de tomar medidas? Aplique las mejores prácticas mencionadas anteriormente, conozca las mejores formas de evitar las auditorías y manténgase al tanto de sus requisitos de cumplimiento.
Open iT tiene un conjunto completo de herramientas de gestión de licencias de software para ayudar a su empresa a tomar decisiones más inteligentes. Programe una demostración con nosotros hoy mismo.
