La mayoría de las organizaciones conscientes de la importancia de la medición del uso de licencias suelen contar con una solución, que puede ser una solución de supervisión interna o una proporcionada por un proveedor como Open iT. Pero, ¿cómo seleccionar una solución de gestión de licencias de ingeniería que sepa que es la adecuada para usted?
Comprar frente a construir
La decisión empieza por evaluar sus necesidades en materia de informes de consumo de licencias. Hay muchas herramientas de gestión de licencias de software disponibles que miden las licencias. Si ya dispone de una solución de supervisión interna, es mejor no basar sus necesidades en su herramienta actual.
En su lugar, empiece desde cero y pregúntese a sí mismo y a su equipo: si tuviéramos todo lo que quisiéramos, ¿qué sería? ¿Qué necesidades le faltan a la herramienta actual, y qué necesita abordar para sus necesidades de información? ¿Merece la pena invertir en construirla o es mejor comprar una solución?
Hable con sus interlocutores
El proceso está más detallado en este libro, puede resultarle útil en el proceso de evaluación de software. La selección de la solución óptima para la gestión de licencias de software depende de un compromiso exhaustivo con las partes interesadas de toda la organización.
Desde los altos directivos hasta los responsables de la gestión de licencias, pasando por los jefes de producto que prestan apoyo a productos específicos orientados al cliente y los jefes de disciplina que supervisan herramientas especializadas, cada uno de ellos aporta información crucial sobre los requisitos específicos de sus respectivos ámbitos.
Este enfoque holístico no sólo descubre las diversas expectativas y necesidades, sino que también pone de relieve las métricas y funcionalidades específicas cruciales para los distintos equipos, como las tendencias de utilización de licencias y las tasas de denegación, las fechas de caducidad, etc.
La incorporación de los comentarios de todas las partes implicadas en el proceso de selección da forma significativa a los requisitos de la solución, garantizando un ajuste que aborda los aspectos polifacéticos de la gestión de licencias y se alinea con objetivos organizativos más amplios, agilizando así las operaciones y mejorando la eficiencia general.
¿Qué funciones necesita?
Las conversaciones con las partes interesadas revelan exactamente cuáles son las características imprescindibles y las que conviene tener para la fase de evaluación. Los requisitos varían según la organización, pero veamos algunos:
- ¿Es compatible con el software que utiliza la organización? Normalmente, las herramientas creadas internamente no son totalmente compatibles con los gestores de licencias y los servidores que los proveedores utilizan para suministrar el software, por lo que es crucial asegurarse de que la solución de gestión de licencias de ingeniería que elija sea compatible con ellos.
- ¿Se pueden crear informes personalizados? La demanda de informes altamente personalizables es alta, dependiendo del número de partes interesadas dentro de la organización. Las distintas partes interesadas ven los datos de muchas maneras diferentes, por lo que es esencial satisfacer todas sus necesidades.
- ¿Lleva el informe a la bandeja de entrada del interesado? No a todo el mundo le gusta conectarse a un sistema para ejecutar un informe. Los responsables de la toma de decisiones suelen querer disponer del informe cuando lo necesitan, por lo que es preferible programarlo y enviarlo a su bandeja de entrada.
- ¿Puede conectarse con la información de RR.HH.? Muchos proveedores proporcionan datos de uso, pero sólo son parcialmente útiles si no están conectados con personas reales dentro de la organización. Un nombre de usuario críptico ofrece mucha menos información en comparación con tener el nombre y la información del departamento del usuario que saca una licencia por valor de 20.000 dólares. Estas son sólo las características básicas necesarias, pero completar esta lista con sus requisitos específicos le prepara para pasar a la fase de evaluación.
Preparando el escenario para el análisis de soluciones de gestión de licencias
Una vez establecidos claramente los requisitos, es hora de evaluar a los proveedores de servicios de medición de licencias de ingeniería. Aquellos que dispongan de una herramienta de medición interna pueden evaluar a los proveedores con sus propios datos, ya que la supervisión de licencias por parte de terceros no impide el funcionamiento de su herramienta. El enfoque central de toda la evaluación pasa a ser: comprar frente a construir.
Una vez establecidos los requisitos, asígneles una ponderación utilizando una escala del uno al cinco o del uno al diez, según su enfoque. Asignar a cada uno un peso en una escala de uno a diez ofrece una gama más amplia que la tradicional de uno a cinco.
Este método subraya la importancia de cumplir los requisitos de alta prioridad, marcados como ochos y dieces, garantizando que influyen significativamente en la puntuación global. Por el contrario, los elementos de menor prioridad, marcados como dos y cuatro, reducirían la puntuación si no se cumplen.
El objetivo principal es crear un sistema de puntuación que no sólo refleje con exactitud la criticidad de cada requisito, sino que también arroje una puntuación final significativa para presentar a la alta dirección y a las partes interesadas.
Aplicación de la matriz para obtener la puntuación final
Ahora es el momento de evaluar las funciones que ofrece cada proveedor seleccionado, ponerlas a prueba y analizar los resultados. Asigne una puntuación a cada requisito según la escala que decida, preparando el escenario para la calificación final que recibirá cada proveedor.
Para afinar las evaluaciones de los proveedores, multiplique la puntuación de cada requisito por su ponderación correspondiente, lo que dará como resultado una calificación final para cada proveedor basada en esos criterios. Este enfoque calculado proporciona una comparación detallada y justa, reconociendo la distinta importancia de cada requisito.
La aplicación de esta técnica mejora el proceso de evaluación, identificando a los proveedores que más se ajustan a los requisitos esenciales del proyecto y simplificando el proceso de toma de decisiones.
Open iT ofrece una sofisticada solución de gestión de licencias adaptada a las organizaciones que buscan maximizar sus inversiones en software. Es compatible con una amplia gama de gestores y servidores de licencias, para proporcionar una medición exhaustiva y unos informes versátiles. Esto garantiza no sólo una utilización óptima de las licencias, sino también una visión profunda de las tendencias de uso y la eficiencia.
Al elegir Open iT, las organizaciones se empoderan con una solución que mejora la toma de decisiones, agiliza las operaciones y reduce significativamente los costes de software, acelera las tareas que consumen mucho tiempo, al tiempo que da soporte a las necesidades específicas de información de las distintas partes interesadas.
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