A maioria das organizações conscientes da importância da medição da utilização de licenças tem normalmente uma solução implementada, que pode ser uma solução de monitorização interna ou uma fornecida por um fornecedor como a Open iT. Mas como é que se selecciona uma solução de gestão de licenças de engenharia que se sabe ser a mais adequada para si?
Comprar versus construir
A decisão começa com a avaliação das suas necessidades em termos de relatórios de consumo de licenças. Existem muitas ferramentas de gestão de licenças de software disponíveis que medem as licenças. Se já tem uma solução de monitorização interna, é melhor não basear os seus requisitos na sua ferramenta atual.
Em vez disso, comece do zero e pergunte a si próprio e à sua equipa: se tivéssemos tudo o que queremos, o que seria? Que necessidades faltam na ferramenta atual e o que precisa de resolver para as suas necessidades de informação? O investimento na construção vale a pena ou é melhor comprar uma solução?
Falar com as partes interessadas
O processo é mais pormenorizado neste livro, mas poderá ser-lhe útil no processo de avaliação do software. A seleção da solução ideal para a gestão de licenças de software depende do envolvimento abrangente das partes interessadas em toda a organização.
Desde a gestão de topo até aos responsáveis pela gestão de licenças, passando pelos chefes de produto que apoiam produtos específicos orientados para o cliente e pelos chefes de disciplina que supervisionam ferramentas especializadas, cada um fornece informações cruciais sobre os requisitos distintos dos respectivos domínios.
Esta abordagem holística não só revela as diferentes expectativas e necessidades, como também destaca as métricas e funcionalidades específicas cruciais para as diferentes equipas, tais como tendências de utilização de licenças e taxas de recusa, datas de expiração, etc.
A incorporação do feedback de todas as partes relevantes no processo de seleção molda significativamente os requisitos da solução, garantindo uma adaptação que aborda os aspectos multifacetados da gestão de licenças e se alinha com objectivos organizacionais mais amplos, simplificando assim as operações e melhorando a eficiência global.
De que características necessita?
As conversas com as partes interessadas revelam exatamente quais são as características obrigatórias e as que são boas de ter para a fase de avaliação. Os requisitos variam consoante a organização, mas vamos considerar alguns:
- É compatível com o software que a organização está a utilizar? Normalmente, as ferramentas criadas internamente não suportam totalmente os gestores de licenças e os servidores que os fornecedores utilizam para fornecer o software, pelo que é crucial garantir que a solução de gestão de licenças de engenharia que escolher os suporta.
- É possível criar relatórios personalizados? A procura de relatórios altamente personalizáveis é elevada, dependendo do número de intervenientes na organização. Os diferentes intervenientes vêem os dados de muitas formas diferentes, pelo que é essencial satisfazer todas as suas necessidades.
- O relatório é entregue na caixa de correio eletrónico das partes interessadas? Nem toda a gente gosta de iniciar sessão num sistema para executar um relatório. Normalmente, os decisores querem que o relatório esteja prontamente disponível sempre que precisarem dele, pelo que é preferível que seja agendado e entregue na sua caixa de correio eletrónico.
- Pode ser ligado a informações de RH? Muitos fornecedores fornecem dados de utilização, mas estes são apenas parcialmente úteis se não estiverem ligados a pessoas reais dentro da organização. Um nome de utilizador enigmático oferece muito menos informações do que ter o nome e as informações do departamento do utilizador que está a verificar uma licença no valor de 20 mil dólares. Estas são apenas as características básicas necessárias, mas completar esta lista com os seus requisitos específicos permite-lhe passar à fase de avaliação.
Preparando o cenário para a análise da solução de gerenciamento de licenças
Depois de definir claramente os requisitos, é altura de avaliar os fornecedores que prestam serviços de medição de licenças de engenharia. Aqueles que possuem uma ferramenta de medição interna podem avaliar os fornecedores com os seus próprios dados, uma vez que a monitorização de licenças de terceiros não impede a execução da sua ferramenta. O foco central de toda a avaliação passa a ser: comprar versus construir.
Com os requisitos definidos, atribua-lhes um peso utilizando uma escala de um a cinco ou de um a dez, consoante a sua abordagem. Atribuir um peso a cada um numa escala de um a dez oferece uma gama mais ampla do que a tradicional escala de um a cinco.
Este método realça a importância de cumprir os requisitos de alta prioridade, marcados com oitos e dez, garantindo que influenciam significativamente a pontuação global. Por outro lado, os itens de menor prioridade, marcados com dois e quatro, reduziriam a pontuação se não fossem satisfeitos.
O principal objetivo é criar um sistema de pontuação que não só reflicta com exatidão a criticidade de cada requisito, mas que também produza uma pontuação final significativa para apresentar à gestão de topo e às partes interessadas.
Aplicar a matriz para obter a pontuação final
Agora, é hora de avaliar os recursos que cada fornecedor selecionado fornece, testá-los e analisar os resultados. Atribua uma pontuação para cada requisito na escala que decidir, preparando o terreno para a nota final que cada fornecedor receberá.
Para refinar as avaliações dos fornecedores, multiplique a pontuação de cada requisito pelo peso correspondente, resultando em uma nota final para cada fornecedor com base nesses critérios. Essa abordagem calculada fornece uma comparação detalhada e justa, reconhecendo a importância variada de cada requisito.
A implementação desta técnica melhora o processo de avaliação, identificando os fornecedores que melhor satisfazem os requisitos essenciais do projeto e simplificando o processo de tomada de decisão.
A Open iT oferece uma solução sofisticada de gestão de licenças adaptada às organizações que procuram maximizar os seus investimentos em software. Ele suporta uma ampla gama de gerenciadores de licenças e servidores, para fornecer medições abrangentes e relatórios versáteis. Isso garante não apenas a utilização ideal da licença, mas também uma visão profunda das tendências e eficiências de uso.
Ao escolherem a Open iT, as organizações dotam-se de uma solução que melhora a tomada de decisões, simplifica as operações, reduz significativamente os custos de software e acelera as tarefas morosas, apoiando simultaneamente as necessidades específicas de informação dos vários intervenientes.
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