MathWorks-Lizenzen in den Griff bekommen

Seien wir ehrlich - die Verwaltung von Lizenzen für technische Software ist keine leichte Aufgabe. Lizenzmanager, die mit traditionellen Verwaltungsprodukten wie Microsoft Office zu tun haben, verstehen nicht, wie komplex es ist, ein Gleichgewicht zwischen hochqualifizierten Nutzern der Software und den Kosten für einen Arbeitsplatz herzustellen, die mehr als ein Monats- oder sogar ein Jahresgehalt betragen können. Die schiere Größe des Marktes für technische Software mit Tausenden von Produkten und Anbietern garantiert, dass niemand ein Experte für die Optimierung aller Produkte im Softwareportfolio des Unternehmens sein kann. Einige Toolsets erfordern aufgrund der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und der unterschiedlichen Anforderungen ihrer Nutzer besondere Aufmerksamkeit. Ein solches Anbieterangebot ist MathWorks. Wir wurden von so vielen Unternehmen um Hilfe bei der Verwaltung ihrer MathWorks-Lizenzen gebeten, die über die Unterstützung hinausgeht, die LicenseAnalyzer 2022 bietet, dass wir eine Punktlösung für MathWorks entwickelt haben. 

Unternehmen investieren in MathWorks für die wichtigsten Softwarewerkzeuge, MATLAB und Simulink, was den Eindruck erweckt, dass das Lizenzmanagement einfach sein sollte. Was jedoch die Komplexität erhöht und die Kosten in die Höhe treiben kann, ist die umfangreiche Palette an Toolboxen, die in Verbindung mit beiden Produkten verwendet werden können, von der MATLAB Deep Learning Toolbox bis zur Simulink Design Optimization Toolbox. Jede Toolbox ist mit Kosten verbunden und bietet einen Mehrwert für bestimmte Aufgaben, von der Anforderungsdefinition und physikalischen Modellierung in Simulink bis hin zu Mathematik und KI in MATLAB. Um wirklich zu verstehen, ob und welchen Nutzen die einzelnen Toolboxen für das Unternehmen haben, muss das Problem aus zwei Blickwinkeln betrachtet werden:  

  • Wer MathWorks nutzt, wie häufig er MATLAB und/oder Simulink verwendet und auf welche Toolboxen er zugreift; und,
  • Identifizierung der tatsächlichen Nutzung der Toolbox in der Vergangenheit, der vorhandenen Lizenzen und der Frage, ob diese auf einen echten Bedarf reduziert werden können. 

Wir haben eine zweiteilige Webinarreihe zu diesen Themen durchgeführt, die nach Anmeldung unter den am Ende dieses Artikels aufgeführten Links wiedergegeben werden kann. In diesen Webinaren gehen wir Schritt für Schritt durch eine Strategie zur Erreichung der MathWorks-Optimierung. Was wir hier besprechen werden, sind einige wichtige Aspekte auf der menschlichen Seite, die die Effizienz bereits bei der ersten vertraglichen Vereinbarung verbessern.

Caveat Emptor (Möge der Käufer sich hüten)

Wir alle haben schon Erfahrungen mit Lizenzhogging gemacht, bei dem sich ein Benutzer anmeldet und eine Lizenz sperrt und dann vergisst oder versäumt, sie freizugeben, und die Standardabhilfe für diesen Fall besteht darin, eine Richtlinie für das Sammeln von Lizenzen zu haben. Wir hatten eine ungewöhnliche Situation, in der der Vertrag mit MathWorks vorsah, dass das Sammeln von Lizenzen nicht erlaubt war und dass der Kunde einen Verstoß begehen würde, wenn er dies tun würde. Wir werden nicht verraten, wie wir dieses Hindernis umgangen haben, da es im ersten Webinar besprochen wird, aber achten Sie auf mögliche Einschränkungen, die der Vertrag für die Nutzung Ihrer Software vorsieht.

Ändern Sie die Kultur der MathWorks-Lizenzverwendung

Ja, die Kultur frisst die Strategie zum Frühstück, aber wir empfehlen den Ansatz "Zuckerbrot und Peitsche", wenn es darum geht, die Benutzer darüber zu informieren und aufzuklären, wie sie sowohl produktiv als auch wirtschaftlich mit Softwarelizenzen umgehen können. Viele Benutzer sind sich nicht bewusst, dass jedes Mal, wenn sie sich bei einer Anwendung anmelden, Kosten anfallen. Wenn sie während einer Besprechung oder sogar über Nacht eingeloggt bleiben, damit die Anwendung am nächsten Morgen zur Verfügung steht, wirkt sich das direkt auf den Gewinn des Unternehmens aus. Führen Sie eine Aufklärungsreihe durch, und legen Sie im Anschluss daran eine Richtlinie für das Software-Harvesting und dessen Umsetzung fest, anstatt das Lizenz-Harvesting ohne jegliche Erklärung durchzusetzen. Zugegeben, dies ist eine Maßnahme mit der Peitsche, aber es wird eher zu Kooperation als zu Unmut führen.

Eine weitere sehr effektive Möglichkeit zur Reduzierung unnötiger Kosten ist die Anwendung von monatlichen Rückbelastungen auf die Geschäftseinheiten, die die Software verwenden. Wenn der Projekt- oder Abteilungsleiter mit der Rechnung konfrontiert wird, sorgt er für deren Einhaltung, so dass die Kosten für seinen Verantwortungsbereich drastisch sinken. Auch dies sollte nach vorheriger Absprache erfolgen. Die eigentliche Identifizierung von Chargeback-Nutzung und -Kosten erfordert ein Lizenzmanagement-Tool, wie unser LicenseAnalyzer2022oder, wie in diesem Fall, unser Analyzer for MathWorks® Licensing. Das ist keine Aufgabe für Tabellenkalkulationen.

Verstehen Sie Ihren Benutzer

Die meisten technischen Softwareprodukte lassen sich mit Hilfe von Concurrent Licensing effektiv verwalten. Welche Lizenztypen für Ihr Unternehmen geeignet sind, hängt stark von Ihrem individuellen Geschäftsmodell ab. Möglicherweise werden Sie feststellen, dass Ihre beste MathWorks-Lösung mehr als einen Lizenztyp erfordert. Wenn Sie beispielsweise sehr erfahrene Power-User haben, die sofortigen Zugriff auf MATLAB oder Simulink benötigen, ist eine Named-User-Lizenz, die ihnen eine dedizierte Nutzung ermöglicht, wahrscheinlich die beste Option (analysieren Sie aber bitte anhand der bisherigen Nutzung, ob sie eine dedizierte Lizenz benötigen).

Andere Anwender, von Gelegenheits- bis hin zu moderaten Anwendern, können entweder über eine unabhängige oder eine dedizierte Computerlizenz oder die herkömmliche Concurrent-User-Lizenz Zugang erhalten, die MathWorks alle anbietet. Es gibt auch eine anteilige Lizenz, die für größere Unternehmen geeignet ist. Sie kategorisiert die Benutzer auf der Grundlage ihrer Nutzung, und die Gebühren werden je nach dem Benutzerprofil erhoben, dem sie entsprechen.

Wir sind hier nicht ins Detail gegangen, da eine vollständige Erklärung im ersten Webinar gegeben wird, aber es ist wichtig, zu bewerten, welche Art von Nutzern Sie haben, wie oft sie auf die Produkte zugreifen und welche Produkte sie wirklich brauchen, bevor Sie in die Tiefe gehen, um Ihre Toolbox-Kosten zu optimieren.

Verstehen Sie Ihre MathWorks-Lizenzverwendung

Die Punktlösung der Open iT bietet Ihnen einen detaillierten Einblick in die historische Nutzung der MathWorks-Toolboxen. Anhand der Berichte können Sie ungenutzte Lizenzen und überflüssige Käufe schnell identifizieren. Diese Lizenzen können dann nach einem Gespräch mit Ihrem lokalen Anbieter aus Ihrem MathWorks-Portfolio entfernt werden. Bei unregelmäßiger oder sehr gelegentlicher Nutzung sollten Sie feststellen, ob das Produkt tatsächlich genutzt wurde oder ob es nur versehentlich angemeldet wurde und nicht benötigt wird. Es kann auch vorkommen, dass Sie einen Mangel an Lizenzen für eine bestimmte Toolbox (oder sogar MATLAB oder Simulink) haben. Wenn es sich dabei nicht um ein Problem mit Nachfragespitzen oder um eine Überschneidung von Nutzungszeiten handelt, weil Sie ein multinationales Unternehmen sind, das weltweit arbeitet - beides lässt sich in den Griff bekommen -, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Lizenzen erwerben. Ihre Benutzergemeinschaft wird jedoch in der Regel sehr deutlich machen, dass Sie mehr Lizenzen benötigen, sobald sie feststellen, dass ihnen der Zugang verweigert wird!

Auch hier gehen wir nicht in die Tiefe der Toolbox-Optimierung, denn das zweite Webinar erklärt dies alles sehr deutlich. Wir empfehlen Ihnen, sich jedes Webinar (jeweils ca. 35 Minuten) anzusehen, um einen detaillierten Einblick zu erhalten, wie Sie bei den MathWorks-Lizenzkosten sparen können.

Teil 1: MathWorks-Toolboxen: Optimieren in jedem Lizenzierungsmodell

Teil 2: Implementierung einer Kostensenkungsstrategie für Ihre MathWorks Toolboxen

Sie können auch eine kostenlose Demo vereinbaren, um zu sehen, wie wir Ihre MathWorks-Lizenzen optimieren können.

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