Sejamos realistas - gerir licenças de software de engenharia não é uma tarefa fácil. Os gestores de licenças que lidam com produtos administrativos tradicionais, como o Microsoft Office, não compreendem a complexidade de garantir um equilíbrio entre utilizadores altamente qualificados do software e o custo de um lugar que pode ser superior a um salário mensal ou mesmo anual. A dimensão do mercado de software de engenharia, com milhares de produtos e fornecedores, garante que ninguém pode ser um especialista na otimização de todos os produtos do portfólio de software da organização. Alguns conjuntos de ferramentas requerem uma atenção especial devido à variedade de utilizações disponíveis e aos diferentes requisitos dos seus utilizadores. Um desses fornecedores é a MathWorks. Foram tantas as empresas que nos contactaram para pedir ajuda na gestão das suas licenças MathWorks, para além da assistência que LicenseAnalyzer fornece, que desenvolvemos uma solução pontual para a MathWorks.
As empresas investem na MathWorks para as principais ferramentas de software, MATLAB e Simulink, o que dá a impressão de que a gestão da licença deve ser simples. Contudo, o que cria a complexidade e pode levar a uma espiral de custos, é o vasto conjunto de caixas de ferramentas que podem ser utilizadas em conjunto com qualquer um dos produtos, desde a MATLAB's Deep Learning Toolbox até à Simulink's Design Optimization Toolbox. Cada caixa de ferramentas tem um custo e acrescenta valor a tipos específicos de trabalho, que vão desde a definição de requisitos e ajudas de modelação física para Simulink até à matemática e adição de IA para MATLAB. Para compreender realmente que utilidade, se alguma, cada caixa de ferramentas tem para a organização, é necessário avaliar o problema a partir de dois pontos de vista:
- Quem utiliza MathWorks, com que frequência utilizam MATLAB e/ou Simulink e a que caixas de ferramentas acedem; e
- Identificar o uso real da caixa de ferramentas no passado, licenças detidas, e se estas podem ser reduzidas para satisfazer uma necessidade genuína.
Realizámos uma série de webinars de 2 partes sobre estes temas que podem ser reproduzidos aquando do registo nos links listados no final deste artigo. Nestes webinars, passamos por uma estratégia passo-a-passo para alcançar a optimização MathWorks. O que aqui vamos discutir são alguns aspectos importantes do lado humano que melhoram a eficiência a partir do acordo contratual inicial.
Caveat Emptor (Deixe o Comprador Cuidado)
Todos nós temos experiência com o "license-hogging", em que um utilizador faz login e bloqueia uma licença e depois esquece ou omite a sua libertação, e o remédio padrão para isso é ter uma política de licenciamento-colheita de licenças. Tivemos uma situação invulgar em que o contrato com a MathWorks estipulava que a recolha de licenças não era permitida e que o cliente estaria em situação de incumprimento se o fizesse. Não revelaremos como contornámos esta barreira, como é discutido no primeiro webinar, mas tenhamos em mente quaisquer potenciais restrições que o contrato possa colocar à utilização do seu software.
Alterar a Licença de Utilização da Cultura na MathWorks
Sim, a cultura come estratégia ao pequeno-almoço, mas recomendamos a abordagem cenoura contra pau quando se trata de informar e educar os utilizadores sobre como serem produtivos e, no entanto, económicos na utilização de licenças de software. Muitos utilizadores não se apercebem de que existe um custo associado a cada vez que entram numa aplicação. O facto de se registarem enquanto participam numa reunião, ou mesmo durante a noite, de modo a que a aplicação esteja pronta quando chegam na manhã seguinte afecta directamente os resultados da empresa. Executar uma série educativa, seguindo uma política e implementação de software de colheita, em vez de fazer cumprir a colheita de licenças sem qualquer explicação. É certo que isto é empunhar o bastão, mas haverá cooperação em vez de ressentimento.
Outra forma muito eficaz de reduzir custos desnecessários é a aplicação de estornos mensais às unidades de negócio que utilizam o software. Quando o gestor de projeto ou o gestor de departamento for confrontado com a fatura, assegurará o seu cumprimento, de modo a que o custo para a sua área de responsabilidade seja drasticamente reduzido. Mais uma vez, isto deve ser implementado com consulta prévia. A identificação efectiva da utilização e dos custos de chargeback requer uma ferramenta de gestão de licenças, como o nosso LicenseAnalyzerou, neste caso, o nosso Analyzer for MathWorks® Licensing. Não se trata de uma tarefa para folhas de cálculo.
Compreenda o seu Utilizador
A maioria do software de engenharia pode ser gerida eficazmente utilizando licenças simultâneas. Embora os tipos de licença que se adaptam bem à sua organização sejam muito dependentes do seu modelo de negócio único, poderá descobrir que a sua melhor solução MathWorks requer mais do que um tipo de licença. Por exemplo, se tiver utilizadores muito qualificados, que necessitem de acesso imediato ao MATLAB ou Simulink, então uma licença de utilizador nomeada, que lhes conceda uma utilização dedicada, é provavelmente a melhor opção (mas analise por favor se precisam de uma licença dedicada baseada no uso histórico).
Outros utilizadores, desde utilizadores ocasionais a moderados, podem ter acesso quer através de uma licença de computador independente ou dedicada, quer através da tradicional licença de utilizador concorrente, tudo o que a MathWorks oferece. Existe também uma licença pro-rated, que é adequada para empresas maiores. Esta categoriza os utilizadores com base no uso, e os encargos são aumentados dependendo do perfil de utilizador que se enquadrem.
Não entrámos aqui em detalhes, já que uma explicação completa é dada no primeiro webinar, mas é vital avaliar que tipo de utilizadores tem, com que frequência acede aos produtos, e quais os produtos de que realmente precisam antes de mergulhar fundo na optimização dos custos da sua Caixa de Ferramentas.
Compreender o uso da sua licença MathWorks
A solução de pontos Open iT oferece-lhe uma visão aprofundada da utilização histórica das caixas de ferramentas MathWorks. Pode identificar rapidamente licenças ociosas e compras em excesso a partir dos relatórios. Estas licenças podem então ser retiradas da sua carteira MathWorks após uma discussão com o seu fornecedor local. Quando a utilização é fragmentada ou muito ocasional, deve determinar se o produto foi de facto utilizado ou se foi ligado acidentalmente e não foi necessário. Poderá também descobrir que tem falta de licenças numa caixa de ferramentas específica (ou mesmo MATLAB ou Simulink). Se este não for um problema de pico de procura ou um choque de tempo de utilização em que é uma multinacional a trabalhar em todo o mundo, ambos os quais podem ser geridos, poderá ter de adquirir alguma licença adicional. No entanto, a sua comunidade de utilizadores irá normalmente deixar bem claro que precisa de mais licenças assim que o seu acesso lhe for negado!
Mais uma vez, não estamos a entrar nas profundezas da optimização da caixa de ferramentas, porque o segundo webinar explica tudo muito claramente. Encorajamo-lo a assistir a cada webinar (aproximadamente 35 minutos cada) para obter uma visão aprofundada sobre como pode poupar nos custos da licença MathWorks.
Parte 1: MathWorks Toolboxes: Como Optimizar em qualquer Modelo de Licenciamento
Parte 2: Implementar uma estratégia de redução de custos para as suas caixas de ferramentas MathWorks