Wie Sie die Vorteile von Softwarelizenzberichten voll ausschöpfen

Berichte über Softwarelizenzen bieten wertvolle Einblicke in die Nutzung eines der teuersten Vermögenswerte des Unternehmens, nämlich der Softwarelizenzen, durch einzelne Benutzer im Besonderen und durch das gesamte Unternehmen im Allgemeinen.

Die Erstellung der richtigen Lizenzberichte ist ein sehr wichtiger Schritt im Softwarelizenzmanagement (SLM) und Optimierungsprozess.

Ohne genaue und angemessene Berichte wäre es schwierig, angemessene Analysen der Nutzungsdaten durchzuführen, die eine grundlegende Basis für die Formulierung eines effektiven Geschäftsplans darstellen könnten.

Bevor wir jedoch die Bedeutung von Lizenzberichten erörtern und wie man sie in vollem Umfang nutzen kann, sollten wir dort beginnen, wo alles beginnt: bei der Softwaremessung.

Was ist Software-Metering?

Software-Metering ist der Schlüssel zu einer effektiven Softwarelizenzverwaltung und -optimierung.

Neben der Erfassung von Lizenzinformationen umfasst es auch die regelmäßige Erfassung von Lizenznutzungsdaten aus Lizenzmanagern, Protokolldateien, dem Betriebssystemkern, E/A-Ereignissen und anderen Quellen, um die tatsächliche aktive Nutzung jeder gemessenen Softwareanwendung genau zu ermitteln und korrekt zu bestimmen, wer sie wo, wann und wie lange nutzt.

Der erste Schritt zur Optimierung der Lizenznutzung ist die Messung der Nutzung.

Wie Peter Drucker schon sagte: "Man kann nicht verbessern, was man nicht misst." Die Messung verschafft die notwendige Transparenz über die Softwarenutzung des Unternehmens.

So können sie ungenutzte und nicht ausgelastete Softwarelizenzen aufspüren, deren Wartung Budget verschlingt, das eingespart oder besser für andere, dringend benötigte Ressourcen verwendet werden könnte.

Dadurch werden potenzielle Risiken der Nichteinhaltung aufgedeckt, die für das Unternehmen hohe Strafen nach sich ziehen können, wenn sie nicht kontrolliert werden.

Die Messung der Softwarenutzung könnte auch einige unangemessene Gewohnheiten aufdecken, die sich die Benutzer angewöhnt haben, wie z. B. Lizenzhogging, d. h. das gleichzeitige Auschecken mehrerer Lizenzen, und Lizenz-Camping, d. h. das Beibehalten der ausgecheckten Lizenz, ohne sie tatsächlich zu nutzen.

Dieses unangemessene Nutzerverhalten hindert andere Nutzer daran, dringend benötigte Lizenzen auszuchecken und kann zu unnötigen Ablehnungen führen.

Abgesehen davon kann die Software-Messung Einblicke in die Nutzungstrends im Laufe der Jahre geben, die dann zur Vorhersage von Nutzungstrends in der nahen Zukunft genutzt werden können.

Auf diese Weise können Unternehmen ihre Lizenzsituation besser einschätzen, das Softwarebudget für das kommende Jahr effizienter planen und sich einen Vorteil bei den Verhandlungen mit ihren Anbietern verschaffen, um so die True-up-Kosten zu minimieren und die Lizenznutzung im gesamten Unternehmen zu maximieren.

Software-Metering ist wichtig, aber um die Vorteile voll auszuschöpfen, brauchen Sie die richtigen Berichte über die Lizenznutzung.

Was ist ein Software-Lizenzbericht?

Manch einer würde denken, dass es bei der Softwarelizenzberichterstattung lediglich darum geht, wichtige Lizenzinformationen zu erfassen, die auf den Lizenzschlüsseln oder Optionsdateien zu finden sind, und das Auschecken von Lizenzen im Vergleich zu den Gesamtlizenzen im Pool zu verfolgen. Aber das ist nur die Spitze des sprichwörtlichen Eisbergs.

Eine effektive Lizenzberichterstattung liefert die erforderlichen Informationen über die Softwarenutzung, so dass Manager und Führungskräfte auf der Grundlage konkreter Daten fundierte Geschäftsentscheidungen treffen können.

Mit genauen Softwarelizenzberichten können Manager leicht entscheiden, ob sie ungenutzte oder nicht ausgelastete Lizenzen entfernen und das Budget für andere Anwendungen, die zusätzliche Lizenzen benötigen, auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung neu zuweisen können.

Lizenzberichte können Sie warnen, wenn die verfügbaren Lizenzen für eine kritische Anwendung zur Neige gehen, oder Ihnen wichtige Informationen über Verweigerungen liefern.

Laufen Ihre Lizenzen demnächst aus? Kein Problem.

Lizenzberichte können Ihnen sagen, wann Sie mit den Vorbereitungen für Lizenzverlängerungen und Neuverhandlungen beginnen müssen, und sie liefern Ihnen die notwendigen Informationen, um anhand von tatsächlichen Nutzungsdaten und Prognosen das bestmögliche Geschäft mit Ihren Softwareanbietern zu machen.

Erhalten Sie so viele Ablehnungen, obwohl Sie mehr als genug Lizenzen haben, um die gesamte Belegschaft abzudecken?

Überprüfen Sie die Lizenzberichte auf Benutzerebene, um festzustellen, ob es möglicherweise Fälle von Lizenzhogging und Lizenz-Camping unter Benutzern gibt, und gehen Sie entsprechend vor.

Und dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Sie die Vorteile von Softwarelizenzberichten nutzen können, um geschäftlichen Mehrwert zu schaffen. Die richtigen Lizenzberichte können Ihnen die richtige Lösung für Ihre spezifischen Ziele und Initiativen bieten.

Wie können Sie die Vorteile von Softwarelizenzberichten nutzen?

Der erste Schritt besteht darin, Ihr Ziel zu definieren.

Was wollen Sie erreichen?

Möchten Sie die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen?

Ihre Softwarekosten senken?

Optimieren Sie Ihre Lizenzen?

Jede Abteilung oder jedes Team ist für die Nutzung ihrer/seiner eigenen Lizenz verantwortlich?

Die Effizienz der Lizenznutzung sicherstellen?

Oft überschneiden sich diese Ziele, und die Verwirklichung eines Ziels kann auch zur Verwirklichung eines anderen beitragen, aber die spezifischen Lizenzberichte, die Sie zur Verwirklichung eines bestimmten Ziels benötigen, können sich leicht unterscheiden.

So könnte die Optimierung Ihrer Lizenzen letztendlich dazu führen, dass Sie zumindest einen Teil Ihrer Softwarekosten einsparen, aber verschiedene Optimierungsstufen würden unterschiedliche Lizenznutzungsberichte erfordern und könnten zu unterschiedlichen Kosteneinsparungen führen.

Wenn das Ziel darin besteht, zu optimieren und nicht unbedingt die Kosten zu senken, können Sie sich mit einer niedrigeren Optimierungsstufe zufrieden geben, die zwar sicherer ist, aber viel weniger Einsparungen bringen könnte. Wenn das Ziel jedoch darin besteht, die Kosten zu senken, dann müssen Sie alle Optimierungsstufen ausprobieren, um die größten Einsparungen zu erzielen.

Als Nächstes gilt es, die richtige Softwarelösung für die Nutzungsmessung zu finden, die die erforderlichen Nutzungsdaten erfassen kann, die Ihnen helfen, Ihre aktuelle Position zu verstehen und die Nutzungstrends aufzuzeigen, die Sie für die notwendigen Datenanalysen benötigen.

Open iT LicenseAnalyzer 2022 beispielsweise sammelt verschiedene Nutzungsdaten aus einer Vielzahl von Quellen, darunter Lizenzmanager-Dienstprogramme, Protokolldateien, Betriebssystem-Kernel, E/A, Maus- und Tastaturereignisse usw.

Nun bräuchten Sie eine leistungsstarke Engine, die die gesammelten Daten zusammenfasst und verarbeitet und sie in aussagekräftige und umsetzbare Informationen umwandelt, indem sie eine breite Palette von Lizenzberichten über verschiedene Ebenen der Organisation (vom Unternehmen bis zur Benutzerebene), speziell definierte Zeiträume und verschiedene Auflösungen (jährlich, monatlich, wöchentlich, täglich, stündlich) erstellt.

Am besten wäre es, wenn Sie verschiedene Berichtsformen wie Tabellen, Heatmaps, Diagramme usw. zur Verfügung hätten, um eine bessere und übersichtlichere Darstellung zu erreichen, und wenn Sie Ihr eigenes Dashboard erstellen könnten, das Ihnen sofort alle benötigten Berichte auf einer einzigen Seite zur Verfügung stellt.

Es wäre auch toll, wenn Sie die Daten in Ihr bevorzugtes BI-Tool integrieren könnten, um die Navigation zu erleichtern. All dies und mehr kann durch LicenseAnalyzer 2022 erreicht werden.

Sobald Sie die richtigen Lizenzberichte zur Hand haben, können Sie diese nutzen, um Schlussfolgerungen zu ziehen und Ihre Aktionspläne auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse zu formulieren.

Bei den Lizenzberichten handelt es sich um harte, unwiderlegbare Fakten, und wenn sich Ihre Aktionspläne darauf stützen, wird es den Beteiligten schwer fallen, diese Pläne abzulehnen.

Dann kommt der schwierigste Teil: die Umsetzung.

All Ihre harte Arbeit wird umsonst sein, wenn Sie es nicht schaffen, Ihre Aktionspläne auszuführen. Viele Organisationen tun sich mit diesem Teil jedoch schwer. Ziehen Sie es durch und behalten Sie Ihre Ziele im Auge.

Und schließlich: Spülen und wiederholen. Sie können entweder ein neues Hauptziel finden oder sich weiter verbessern, indem Sie Ihre aktuellen Ziele weiter vorantreiben. Das Wichtigste ist, dass Sie weiter vorankommen und weiterhin die Früchte einer effektiven Softwarelizenzberichterstattung ernten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Softwarelizenzberichte effektiv zu Ihrem Vorteil nutzen können. Vereinbaren Sie ein kostenloses persönliches Beratungsgespräch mit einem unserer Lösungsexperten und finden Sie heraus, wie Software-Nutzungsmessung und Lizenzberichte Ihrem Unternehmen helfen können.