Como tirar o máximo partido dos relatórios de licença de software

Os relatórios de licenças de software oferecem uma visão valiosa sobre como os utilizadores individuais, em particular, e toda a organização, em geral, utilizam alguns dos bens mais caros da empresa: licenças de software.

A geração dos relatórios de licença correctos é um passo muito crucial no processo de gestão de licenças de software (SLM) e optimização.

Sem relatórios precisos e apropriados, seria difícil realizar análises de dados de utilização adequadas que poderiam fornecer uma base fundamental para a formulação de um plano de negócios eficaz.

No entanto, antes de continuarmos a discutir a importância dos relatórios de licenças e como tirar o máximo partido delas, comecemos onde tudo começa: a contagem de software.

O que é medição de software?

A contagem de software é a chave para uma gestão e optimização eficazes das licenças de software.

Para além da recolha de informação sobre licenças, inclui também a recolha periódica de dados de utilização de licenças de gestores de licenças, ficheiros de registo, kernel de SO, eventos de E/S, e outras fontes para avaliar com precisão a verdadeira utilização activa de cada aplicação de software a ser medida e identificar correctamente quem as está a utilizar, onde, quando e por quanto tempo.

O primeiro passo para a optimização da utilização da licença é a contagem.

Afinal de contas, como disse Peter Drucker, "não se pode melhorar o que não se mede". A medição proporciona a visibilidade necessária sobre a utilização do software da empresa.

Permite-lhes descobrir licenças de software não utilizadas e subutilizadas, cuja manutenção poderia estar a esgotar o orçamento que poderia ser poupado ou melhor atribuído a alguns outros recursos muito necessários.

Expõe potenciais riscos de incumprimento, o que poderia acarretar enormes penalizações para a empresa se não fosse controlado.

A medição da utilização de software também pode revelar alguns hábitos inapropriados que os utilizadores possam ter detectado, tais como a acumulação de licenças, ou seja, a verificação de várias licenças ao mesmo tempo, e o acampamento com licença, ou seja, manter a licença verificada sem a sua utilização efectiva.

Estes comportamentos inapropriados privam outros utilizadores de verificar as licenças tão necessárias e podem causar recusas desnecessárias.

Para além destes, a contagem de software pode fornecer informações sobre as tendências de utilização ao longo dos anos, que podem depois ser utilizadas para prever as tendências de utilização num futuro próximo.

Isto permitiria às empresas compreender melhor a sua posição de licenciamento, planear o orçamento de software do ano seguinte de forma mais eficiente, e ganhar uma vantagem durante as negociações do acordo de software com os seus fornecedores, minimizando assim os custos reais e maximizando a utilização das licenças em toda a empresa.

A contagem de software é fundamental, mas para tirar o máximo partido dos seus benefícios, necessitará dos relatórios de utilização de licença correctos.

O que é o relatório de licença de software?

Alguns pensariam que o relatório de licenças de software é simplesmente manter o controlo das informações vitais das licenças que podem ser encontradas nas chaves das licenças ou ficheiros de opções e rastrear os checkouts das licenças VS licenças totais no pool. Mas isso é apenas a ponta do proverbial iceberg.

Um relatório de licença eficaz fornece a informação de utilização de software de que necessita para que os gestores e executivos possam tomar decisões empresariais accionáveis com base em dados concretos.

Com relatórios precisos de licenças de software, os gestores podem facilmente decidir se podem remover licenças não utilizadas ou subutilizadas e reafectar o orçamento a outras aplicações que possam necessitar de licenças adicionais com base na utilização real.

Os relatórios de licenças podem alertá-lo quando as licenças disponíveis de uma aplicação crítica estiverem a esgotar-se ou fornecer-lhe detalhes importantes quando as recusas acontecem.

As suas licenças estão prestes a expirar? Não se preocupe.

Os relatórios de licença poderão dizer-lhe quando terá de começar a preparar as renovações e renegociações de licenças e fornecer-lhe as informações necessárias para fazer o melhor negócio possível com os seus fornecedores de software, utilizando dados e projecções de utilização reais.

Está a receber tantas recusas, apesar de ter licenças mais do que suficientes para cobrir toda a mão-de-obra?

Verificar os relatórios de licença a nível de utilizador para ver se existem casos possíveis de porcos e acampamentos de licença entre utilizadores e lidar com eles em conformidade.

E estes são apenas alguns exemplos de como se pode tirar partido dos relatórios de licença de software para criar valor comercial. Os relatórios de licenças certos podem fornecer-lhe a solução certa para os seus objectivos e iniciativas específicas.

Como é que tira partido dos relatórios de licença de software?

O primeiro passo é definir o seu objectivo.

O que é que quer realizar?

Quer assegurar o cumprimento?

Reduzir os custos do seu software?

Optimizar as suas licenças?

Tornar cada departamento ou equipa responsável pela sua própria utilização da licença?

Assegurar a eficiência na utilização da licença?

Muitas vezes, estes objectivos podem ter efeitos sobrepostos, e a realização de um pode também ajudar a realizar outro, mas os relatórios de licença específicos de que necessitaria para realizar um objectivo específico podem diferir ligeiramente.

Por exemplo, a optimização das suas licenças poderia eventualmente levar a cortar pelo menos alguns dos seus custos de software, mas diferentes níveis de optimização exigiriam diferentes relatórios de utilização de licenças e poderiam resultar em poupanças de custos variáveis.

Se o objectivo é optimizar e não necessariamente cortar custos, pode querer estabelecer-se a um nível de optimização mais baixo, o que é mais seguro, mas pode produzir muito menos poupanças. Mas se o objectivo é reduzir custos, então teria de tentar todos os níveis de optimização para obter o maior número de poupanças.

A seguir é encontrar a solução correcta de medição de utilização de software que possa reunir os dados de utilização necessários para o ajudar a compreender a sua posição actual e mostrar-lhe as tendências de utilização de que necessitaria para poder fazer as análises de dados necessárias.

Open iT LicenseAnalyzer 2022, por exemplo, recolhe vários dados de utilização a partir de uma vasta gama de fontes, incluindo utilitários de gestão de licenças, ficheiros de registo, kernel de SO, I/O, eventos de rato e teclado, etc.

Agora seria necessário um potente motor que agregasse e processasse os dados recolhidos e os transformasse em informação significativa e accionável, gerando uma vasta gama de relatórios de licenças em diferentes níveis da organização (desde o nível empresarial até ao nível do utilizador), períodos de tempo especificamente definidos, e várias resoluções (anual, mensal, semanal, diária, horária).

Seria melhor se pudesse ter várias formas de relatórios, tais como tabelas, heatmaps, gráficos, etc., para uma apresentação melhor e mais clara, e se pudesse criar o seu próprio painel de instrumentos que lhe pudesse fornecer instantaneamente todos os relatórios de que necessita numa única página.

Também seria óptimo se pudesse integrar os dados na sua ferramenta BI preferida para uma navegação mais fácil. Tudo isto e muito mais pode ser realizado através do LicenseAnalyzer 2022.

Uma vez que tenha os relatórios de licença certos ao seu alcance, pode agora utilizá-los para tirar conclusões e formular os seus planos de acção com base nas suas conclusões.

Os relatórios de licenças são factos difíceis e irrefutáveis, e se os seus planos de acção se basearem neles, as partes interessadas seriam duramente pressionadas a recusar esses planos.

Depois vem a parte mais difícil: a implementação.

Todo o seu trabalho árduo será em vão se não executar os seus planos de acção. No entanto, muitas organizações são encontradas a lutar contra esta parte. Siga em frente e mantenha os olhos nos seus objectivos.

Por fim, enxaguar e repetir. Poderá encontrar um novo objectivo principal ou continuar a sua melhoria, empurrando os seus objectivos actuais mais longe. O importante é continuar a avançar e continuar a colher as recompensas de um relatório eficaz de licença de software.

Saiba mais sobre como utilizar eficazmente os relatórios de licença de software em seu benefício. Agende uma consulta individual gratuita com um dos nossos especialistas em soluções e descubra como a medição da utilização de software e os relatórios de licenças podem ajudar a sua organização.

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