Cómo aprovechar al máximo los informes sobre licencias de software

Los informes de licencias de software ofrecen información valiosa sobre cómo los usuarios individuales, en particular, y toda la organización, en general, utilizan algunos de los activos más caros de la empresa: las licencias de software.

Generar los informes de licencias adecuados es un paso muy importante en el proceso de gestión y optimización de licencias de software (SLM).

Sin informes precisos y apropiados, sería difícil realizar análisis adecuados de los datos de uso que podrían proporcionar una base fundamental para formular un plan de negocio eficaz.

Sin embargo, antes de seguir hablando de la importancia de los informes de licencias y de cómo aprovecharlos al máximo, empecemos por donde empieza todo: la medición del software.

¿Qué es la medición por software?

La medición del software es clave para una gestión y optimización eficaces de las licencias de software.

Además de recopilar información sobre licencias, también incluye la recopilación periódica de datos de uso de licencias de gestores de licencias, archivos de registro, núcleo del sistema operativo, eventos de E/S y otras fuentes para evaluar con precisión el verdadero uso activo de cada aplicación de software que se mide e identificar correctamente quién las utiliza, dónde, cuándo y durante cuánto tiempo.

El primer paso hacia la optimización del uso de licencias es la medición.

Al fin y al cabo, como decía Peter Drucker, "no se puede mejorar lo que no se mide". La medición proporciona la visibilidad necesaria sobre el uso del software de la empresa.

Les permite descubrir licencias de software no utilizadas o infrautilizadas, cuyo mantenimiento podría estar restando presupuesto que podría ahorrarse o asignarse mejor a otros recursos muy necesarios.

Expone los riesgos potenciales de incumplimiento, que podrían acumular enormes sanciones para la empresa si no se controlan.

La medición del uso del software también podría revelar algunos hábitos inadecuados que los usuarios pueden haber adquirido, como el acaparamiento de licencias, es decir, sacar varias licencias al mismo tiempo, y el acampamiento de licencias, es decir, mantener la licencia sacada sin utilizarla realmente.

Estos comportamientos inapropiados de los usuarios privan a otros usuarios de comprobar licencias muy necesarias y pueden causar denegaciones innecesarias.

Además, el software de medición puede proporcionar información sobre las tendencias de uso a lo largo de los años, que puede utilizarse para predecir las tendencias de uso en un futuro próximo.

Esto permitiría a las empresas comprender mejor su situación en materia de licencias, planificar el presupuesto de software del año siguiente de forma más eficiente y obtener una ventaja durante las negociaciones de acuerdos de software con sus proveedores, minimizando así los costes de actualización y maximizando el uso de licencias en toda la empresa.

La medición del software es clave, pero para aprovechar plenamente sus ventajas, necesitará los informes de uso de licencias adecuados.

¿Qué son los informes sobre licencias de software?

Algunos podrían pensar que los informes de licencias de software se limitan a controlar la información vital de las licencias que se puede encontrar en las claves de licencia o en los archivos de opciones, y a realizar un seguimiento de los retiros de licencias frente al total de licencias del grupo. Pero eso es sólo la punta del iceberg proverbial.

Los informes de licencias eficaces proporcionan la información sobre el uso de software que necesita para que los directivos y ejecutivos puedan tomar decisiones empresariales procesables basadas en datos concretos.

Con informes precisos sobre licencias de software, los gestores pueden decidir fácilmente si pueden eliminar las licencias no utilizadas o infrautilizadas y reasignar el presupuesto a otras aplicaciones que puedan necesitar licencias adicionales en función del uso real.

Los informes de licencias pueden alertarle cuando se agotan las licencias disponibles de una aplicación crítica o proporcionarle detalles importantes cuando se producen denegaciones.

¿Están a punto de caducar sus licencias? No se preocupe.

Los informes de licencias podrían indicarle cuándo tendría que empezar a preparar las renovaciones y renegociaciones de licencias y proporcionarle la información necesaria para llegar al mejor acuerdo posible con sus proveedores de software utilizando datos de uso reales y proyecciones.

¿Recibe tantas denegaciones a pesar de tener licencias más que suficientes para cubrir a toda la plantilla?

Compruebe los informes de licencias a nivel de usuario para ver si hay posibles casos de acaparamiento de licencias y acampada de licencias entre los usuarios y trátelos como corresponda.

Y estos son sólo algunos ejemplos de cómo puede aprovechar los informes de licencias de software para crear valor empresarial. Los informes de licencias adecuados pueden proporcionarle la solución correcta para sus objetivos e iniciativas específicos.

¿Cómo aprovechar los informes sobre licencias de software?

El primer paso es definir su objetivo.

¿Qué quiere conseguir?

¿Quiere garantizar el cumplimiento?

¿Reducir costes de software?

¿Optimizar sus licencias?

¿Hacer que cada departamento o equipo sea responsable de su propio uso de licencias?

¿Garantizar la eficiencia en el uso de licencias?

A menudo, estos objetivos pueden tener efectos que se solapan, y el logro de uno también podría ayudar a lograr otro, pero los informes de licencia específicos que necesitaría para lograr un objetivo específico pueden diferir ligeramente.

Por ejemplo, la optimización de sus licencias podría llevarle a reducir al menos algunos de sus costes de software, pero distintos niveles de optimización requerirían distintos informes de uso de licencias y podrían dar lugar a distintos ahorros de costes.

Si el objetivo es optimizar y no necesariamente reducir costes, puede que le convenga conformarse con un nivel de optimización más bajo, que es más seguro pero podría suponer un ahorro mucho menor. Pero si el objetivo es reducir costes, habrá que probar todos los niveles de optimización para obtener el máximo ahorro.

Lo siguiente es encontrar la solución de software de medición de uso adecuada que pueda recopilar los datos de uso necesarios que le ayuden a comprender su posición actual y le muestren las tendencias de uso que necesitaría para poder realizar los análisis de datos necesarios.

Open iT LicenseAnalyzer 2022, por ejemplo, recopila diversos datos de uso de una amplia gama de fuentes, incluidas las utilidades del gestor de licencias, archivos de registro, kernel del sistema operativo, E/S, eventos de ratón y teclado, etc.

Ahora necesitaría un potente motor que agregara y procesara los datos recopilados y los convirtiera en información significativa y procesable mediante la generación de una amplia gama de informes de licencias a través de diferentes niveles de la organización (desde toda la empresa hasta el nivel de usuario), períodos de tiempo específicamente definidos y varias resoluciones (anual, mensual, semanal, diaria, horaria).

Lo mejor sería que pudieras disponer de varias formas de informes, como tabulares, mapas de calor, gráficos, etc., para una presentación mejor y más clara, y que pudieras crear tu propio panel de control que te proporcionara al instante todos los informes que necesitas en una sola página.

También sería genial si pudiera integrar los datos en su herramienta de BI preferida para facilitar la navegación. Todo esto y más se puede lograr a través de LicenseAnalyzer 2022.

Una vez que tenga a su alcance los informes de licencia adecuados, podrá utilizarlos para sacar conclusiones y formular sus planes de acción basándose en sus hallazgos.

Los informes de licencias son hechos concretos e irrefutables, y si sus planes de acción se basan en ellos, las partes interesadas difícilmente podrán rechazarlos.

Luego viene lo más difícil: la aplicación.

Todo su esfuerzo será en vano si no consigue ejecutar sus planes de acción. Sin embargo, muchas organizaciones tienen problemas con este aspecto. Siga adelante y no pierda de vista sus objetivos.

Por último, aclara y repite. Podrías encontrar un nuevo objetivo principal o continuar tu mejora impulsando aún más tus objetivos actuales. Lo importante es seguir avanzando y continuar cosechando los frutos de una información eficaz sobre licencias de software.

Obtenga más información sobre cómo utilizar eficazmente los informes de licencias de software en su beneficio. Programe una consulta personalizada gratuita con uno de nuestros expertos en soluciones y descubra cómo la medición del uso de software y los informes de licencias pueden ayudar a su organización.

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