In diesem Artikel beantworten wir einige der häufig gestellten Fragen zum IT-Asset-Management.
Was sind die verschiedenen Arten von IT-Vermögenswerten?
IT-Assets sind materielle und immaterielle Ressourcen in Ihrer Umgebung, die Informationen speichern, verarbeiten und übertragen, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind.
Wenn Sie sich an Ihrem aktuellen Arbeitsplatz umsehen, werden Sie bereits auf die verschiedenen Formen und Ausprägungen von IT-Ressourcen stoßen.
- Software
- Hardware
- Wolke
- Geräte
- Digitale Vermögenswerte
Unabhängig davon, ob es sich um ein kleines oder mittleres Unternehmen (SMB) oder einen multinationalen Konzern handelt, übersehen einige Unternehmen die Bedeutung und die Vorteile einer aktiven Verwaltung ihrer IT-Ressourcen.
Man könnte meinen, dass es ausreicht, den Mitarbeitern Zugang zu diesen Ressourcen zu gewähren und eine Aufzeichnung darüber zu führen, welche Ressourcen wem zugewiesen sind. Aber nutzen Sie Ihre IT-Ressourcen auch optimal aus?
Halten sich Ihre Mitarbeiter wirklich an die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf die Nutzung dieser Technologien? Wenn Sie bei diesen Fragen unschlüssig sind, sollten Sie Ihre ITAM-Strategie überdenken.
Was ist IT Asset Management?
IT-Asset-Management ist eine Geschäftspraxis, die darauf abzielt, die Nutzung Ihrer IT-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus zu optimieren, indem Strategien und Informationen aus verschiedenen Bereichen wie Finanzmanagement, Risikomanagement, Beschaffung und Lieferung, Personalwesen und strategisches Management kombiniert werden.
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Ziele, die es sich vor der Einführung eines ITAM-Programms setzt.
Unabhängig von ihren Beweggründen können sie mit einer effektiven ITAM-Strategie von den Vorteilen profitieren, wie z. B. der Einhaltung von Lizenzvereinbarungen, der Beseitigung ungenutzter Ressourcen und der Kostenreduzierung sowie der Aufrechterhaltung eines geordneten Bestands durch vollständige Transparenz ihrer IT-Umgebung.
Was ist der IT Asset Management Prozess?
Messung der Hardware-, Software- und Cloud-Nutzung
Dazu gehört die Nachverfolgung des Check-In/Check-Out und der aktiven Nutzung Ihrer Software- und SaaS-Lizenzen, die Überwachung Ihrer CPU-, Speicher-, Festplatten- und Bandbreitennutzung sowie Ihres Speichers, Ihrer durchschnittlichen Sitzung und Ihrer Netzwerknutzung in Ihrer Cloud-Umgebung, neben anderen Metriken.
Verfolgung des Lebenszyklus von IT-Anlagen
ITAM unterstützt verschiedene Phasen des Lebenszyklus von Anlagen.
Mit Software Asset Management können Sie bessere Entscheidungen über den Kauf und die Bereitstellung von Software-Assets treffen, indem Sie die aktuellen und historischen Trends Ihrer Lizenznutzung überwachen.
Bei der Verwaltung von Hardware-Assets können Sie die Wartungsphase optimieren, indem Sie Scans planen oder einen Abschreibungsplan und eine Liste der Verfallsdaten Ihrer Geräte führen. ITAM unterstützt auch die Entscheidungsfindung bei der Ausmusterung von IT-Anlagen.
Indem Sie die Auslastung Ihrer Anlagen messen, können Sie feststellen, welche Anlagen nicht voll ausgelastet sind und welche völlig ungenutzt bleiben.
Ortungsgeräte/Ausrüstungsleihe
Dabei wird aufgelistet, welche Geräte wem zugewiesen sind.
Dies ist wichtig, vor allem jetzt, da sich die Arbeitsumgebung von einer persönlichen Umgebung zu einer hybriden/entfernten Arbeitsumgebung verlagert hat, in der die Mitarbeiter ihre vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Monitore, Laptops, Mobiltelefone und sogar Drucker mit nach Hause nehmen.
Auch die Verfolgung des Eigentums an diesen Vermögenswerten ist wichtig, insbesondere wenn ein Mitarbeiter in eine andere Abteilung versetzt wird oder das Unternehmen verlässt. Dies verhindert die unbefugte Nutzung und den Diebstahl von Vermögenswerten.
Verständnis von Garantien, Software-Lizenzvereinbarungen und Cloud-Verträgen
ITAM liefert auch Antworten auf Fragen wie: Verwenden Ihre Mitarbeiter Ihre Software innerhalb der Bedingungen Ihrer Lizenzvereinbarungen?
Wissen Sie, welche Geräte kurz vor dem Ablauf ihrer Garantie stehen und sofort auf Probleme überprüft werden sollten? Wissen Sie, wo Ihr Cloud-Anbieter Ihre Daten speichern wird?
Optimierung von ROI/Kosten von IT-Anlagen
Mithilfe von ITAM können Sie verschiedene Arten von Daten sammeln und kombinieren, um die Nutzung Ihrer Ressourcen zu maximieren oder Möglichkeiten zur Kostensenkung zu finden.
So können Sie beispielsweise die beste Kombination von Lizenzmodellen finden, indem Sie Ihre Softwarenutzung effektiv verfolgen.
Indem Sie den Lebenszyklus Ihrer Geräte verfolgen, können Sie die Wartungskosten senken, indem Sie feststellen, welche Geräte ausgemustert oder entsorgt werden sollen.
Sie können auch Ihre Cloud-Nutzung überwachen, um das kosteneffizienteste Cloud-Kostenmodell in Abhängigkeit von der tatsächlichen Aktivität Ihrer Nutzer zu ermitteln.
Was ist der Unterschied zwischen ITAM und IT-Service-Management (ITSM)?
Diese beiden Praktiken sind einander sehr ähnlich. Um das eine vom anderen zu unterscheiden, müssen wir zunächst den Unterschied zwischen einem Vermögenswert und einer Dienstleistung herausarbeiten.
Ein Vermögenswert, ob materiell oder immateriell, ist eine Ressource, die einen Wert für ein Unternehmen oder eine Organisation hat.
Eine Dienstleistung hingegen ist die Anwendung von Fachwissen und die Nutzung von Unternehmensressourcen, um einer Organisation oder einer Einzelperson einen Mehrwert zu bieten.
Bei ITAM legen Sie Prozesse und Richtlinien fest, um Ihre Ressourcen optimal zu nutzen.
Ihr IT-Team wird beispielsweise die Nutzung Ihrer Software verfolgen und Fälle von Lizenzverweigerung analysieren, um Strategien zu entwickeln, die die Nutzung Ihrer Lizenzen optimieren.
Sie überprüfen auch regelmäßig, ob Geräte defekt sind, überwachen die Verfügbarkeit von Servern und verfügen über ein Verfahren zur Reservierung von Ressourcen, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu erhalten.
Auf der anderen Seite befasst sich ITSM - wie von Atlassian definiert - mit der "End-to-End-Bereitstellung von IT-Services für Kunden".
Mit Hilfe von ITSM stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind, einen angeforderten Service zu erbringen (z. B. auf ein eingereichtes Ticket zu reagieren), den Prozessablauf und die Gestaltung Ihrer Services zu überprüfen, um die Produktivität zu verbessern und Risiken zu bewältigen, die Service Level Agreements zu definieren, eine Wissensdatenbank zu erstellen und die Kontinuität der IT-Services zu gewährleisten.
Was ist der Unterschied zwischen IT Asset Management Software und einer Configuration Management Database (CMDB)?
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei einer Konfigurationsmanagement-Datenbank (CMDB) um ein Repository für Informationen und Konfigurationselemente in Ihrer IT-Infrastruktur.
Sie können der CMDB Daten durch manuelle Eingabe oder durch Automatisierung des Erkennungsprozesses hinzufügen. Die CMDB dient nicht nur dazu, ein Inventar der IT-Ressourcen zu erstellen, sondern auch die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen ihnen zu ermitteln.
Als solches ist es als eine wichtige Komponente des ITSM bekannt.
Es unterstützt das Incident Management und die Change Management-Prozesse, da es ein Protokoll der Assets, die Sie in Ihr System einführen, der Dokumentation und der Prozesse, die an der Bereitstellung eines bestimmten Dienstes beteiligt sind, bereitstellt.
ITAM-Software hingegen konzentriert sich auf die Optimierung der einzelnen Anlagen und die Verwaltung ihres Lebenszyklus. ITAM kann in eine CMDB integriert werden, um die Duplizierung von Datensätzen zu vermeiden und einen vollständigen Überblick über Ihre IT-Landschaft zu erhalten.
Welche Funktionen sollten in einer ITAM-Software vorhanden sein?
Datenerfassung und -organisation
So sollte Ihr Hardware-Asset-Management-Tool mindestens eine Schnittstelle bieten, die nicht nur die Ressourcennutzung anzeigt, sondern auch die Eigentumsverhältnisse an den Geräten verfolgt und eine Datenbank mit Barcodes, Modellen sowie Leasing- und Garantieinformationen zu den Geräten erstellt. Bei der Software-Asset-Verwaltung sollten Sie in der Lage sein, Nutzungsdaten unabhängig von den Lizenzierungsmodellen für eine Vielzahl von Plattformen zu erfassen.
Auch die Optimierung Ihrer IT-Assets wird einfacher, wenn Sie über ein zentrales System verfügen, über das Sie auf diese Daten zugreifen und sie verwalten können.
Erweiterte analytische Fähigkeiten
Viele der auf dem Markt erhältlichen ITAM-Software bietet nur grundlegende Funktionen zur Nachverfolgung und Berichterstellung - und das ist völlig in Ordnung, wenn diese Funktionen Ihren aktuellen Anforderungen gerecht werden können.
Dennoch gibt es Unternehmen, die nach einer Lösung suchen, die wirklich tief in ihre Daten eintauchen und detaillierte Einblicke in die Maximierung ihres ROI bieten kann. Kann Ihre Software mehr als nur Check-in- und Check-out-Daten erfassen? Kann sie Nutzungsprognosen erstellen und Anomalien erkennen?
Können Sie die Beziehung zwischen einem Gerät und den anderen Assets abbilden? Kann es Container und Microservices analysieren?
Verfügbarkeit von vorgefertigten und angepassten Berichten
Um neue Initiativen voranzutreiben, müssen sich IT-Manager mit ihren Mitarbeitern beraten und ihren Vorgesetzten überzeugende Argumente vorlegen.
Der beste Weg, dies zu tun, ist das Erzählen von Daten. Selbst wenn Sie die beste Erzählung haben, wird es schwierig sein, die relevanten Stakeholder zu überzeugen, ohne die Auswirkungen einer bestimmten Strategie auf das Unternehmen zu visualisieren.
Es ist daher ein Muss, Zugang zu einer Vielzahl von sofort einsatzbereiten Vorlagen sowie anpassbaren Berichten und Dashboards zu haben, um sicherzustellen, dass Ihre Absichten richtig an Ihr Publikum kommuniziert werden.
Einfach zu installieren, einfach zu benutzen
Können Sie leicht durch Ihre Software navigieren?
Können Sie automatisch Berichte erstellen?
Müssen Sie für die Installation Ihrer ITAM-Software Ihre Umgebung erheblich anpassen?
Dies sind einige der Fragen, denen Sie nachgehen sollten.
Alle neuen Programme haben eine Lernkurve; wenn diese Lernkurve jedoch so steil ist, dass die Ergebnisse unzuverlässig werden, sollten Sie sich vielleicht nach einer neuen Lösung umsehen.
Schlussfolgerung
Es gibt verschiedene Strategien, um betriebliche Effizienz zu erreichen, Risiken zu mindern und Unternehmensausgaben zu reduzieren.
Das IT-Asset-Management ist eine dieser Strategien.
Wenn Sie es noch nicht getan haben, ist es noch nicht zu spät, damit anzufangen. Auch wenn Sie bereits über ein ITAM-Programm verfügen, gibt es immer Raum für Optimierungen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, stehen Ihnen unsere Business Solutions Consultants zur Verfügung, um Sie anzuleiten und Ihnen zu helfen, Ihre Ziele zu erreichen.
