Neste artigo, responderemos a algumas das perguntas mais frequentes sobre a gestão de activos informáticos.
Quais são os diferentes tipos de activos informáticos?
Os activos informáticos são recursos tangíveis e intangíveis no seu ambiente que armazenam, processam e transmitem as informações necessárias para manter o negócio a funcionar.
Basta olhar à volta da sua estação de trabalho actual para se deparar com as diferentes formas e formas de activos informáticos.
- Software
- Hardware
- Nuvem
- Dispositivos
- Bens digitais
Quer se trate de um pequeno e médio negócio (PME) ou de uma empresa multinacional, algumas empresas ignoram a importância e os benefícios de gerir activamente os seus activos de TI.
Poder-se-ia pensar que é suficiente dar aos empregados acesso a estes recursos e ter um registo de quais os bens que são atribuídos a quem. No entanto, está a tirar o máximo partido dos seus recursos informáticos?
Os seus empregados estão realmente a cumprir a política da empresa em termos de utilização destas tecnologias? Se hesitar sobre estas questões, poderá ter de repensar a sua estratégia ITAM.
O que é a Gestão de Activos TI?
A gestão de activos de TI é uma prática empresarial que visa optimizar a utilização dos seus activos de TI ao longo do seu ciclo de vida, combinando estratégias e informação de diferentes campos, tais como gestão financeira, gestão de risco, aprovisionamento e fornecimento, recursos humanos, e gestão estratégica, entre outros.
Cada empresa tem os seus próprios objectivos que estabelece antes de implementar um programa ITAM.
Independentemente das suas motivações, se criarem uma estratégia ITAM eficaz, poderão colher os benefícios, tais como assegurar o cumprimento dos seus acordos de licença, eliminar bens não utilizados, e reduzir custos, bem como manter um inventário organizado através da visibilidade completa do seu ambiente informático.
O que é o Processo de Gestão de Activos TI?
Medição de hardware, software, e utilização de nuvens
Isto envolve o rastreio do check-in/checkout e utilização activa do seu software e licenças SaaS, monitorização do seu CPU, memória, disco, e utilização de largura de banda, bem como o seu armazenamento, sessão média, e utilização da sua rede no seu ambiente de nuvem, entre outras métricas.
Rastreamento do ciclo de vida dos bens informáticos
ITAM suporta diferentes fases do ciclo de vida dos bens.
Na gestão de activos de software, pode tomar decisões mais inteligentes sobre a compra e implementação de activos de software, monitorizando as tendências actuais e históricas da utilização da sua licença.
Na gestão de activos de hardware, pode optimizar a fase de manutenção agendando digitalizações ou mantendo um calendário de depreciação e uma lista de datas de validade do seu equipamento. O ITAM também ajuda a tomar decisões durante a reforma dos activos informáticos.
Ao medir a utilização dos seus bens, é possível identificar quais são subutilizados e quais são totalmente inutilizados.
Dispositivos de rastreio/empréstimo de equipamento
Isto envolve a listagem dos dispositivos a quem são atribuídos.
Isto é importante, especialmente agora que houve uma mudança de um ambiente presencial para um ambiente de trabalho híbrido/remoto onde os empregados estão a trazer para casa os monitores, computadores portáteis, telemóveis, e até impressoras da sua empresa.
O seguimento da propriedade destes bens também é importante, especialmente quando um empregado é transferido para um departamento diferente ou se alguém deixa a empresa. Isto evita o uso não autorizado e o roubo de bens.
Compreender as garantias, acordos de licença de software e contratos de nuvem
ITAM também fornece respostas a perguntas como, por exemplo Os seus empregados estão a utilizar o seu software dentro das condições dos seus contratos de licença?
Sabe que equipamento está próximo do fim da sua garantia e deve ser imediatamente verificado quanto a problemas? Está ciente de onde o seu fornecedor de serviços na nuvem irá armazenar os seus dados?
Optimização do ROI/Custo dos activos informáticos
Através da ITAM, pode recolher e combinar diferentes formas de dados para ajudar a sua empresa a maximizar a utilização dos seus recursos ou encontrar uma oportunidade onde possa reduzir os custos.
Por exemplo, pode encontrar a melhor combinação de modelos de licença, rastreando eficazmente a utilização do seu software.
Ao rastrear o ciclo de vida do seu equipamento, pode reduzir os custos de manutenção, identificando quais os bens a retirar ou a eliminar.
Pode também monitorizar a sua utilização da nuvem para determinar o modelo de custos de nuvem mais rentável, dependendo da actividade real dos seus utilizadores.
Qual é a diferença entre a ITAM e a Gestão de Serviços TI (ITSM)?
Estas duas práticas são semelhantes uma à outra. A fim de distinguir uma da outra, precisamos de começar por identificar a diferença entre um bem e um serviço.
Um bem, quer tangível ou intangível, é um recurso que tem valor para um negócio ou uma organização.
Um serviço, por outro lado, é a aplicação de conhecimentos especializados e a utilização dos bens da empresa para fornecer valor a uma organização ou a um indivíduo.
No ITAM, estabelece processos e define políticas para maximizar os seus recursos.
Por exemplo, a sua equipa de TI irá acompanhar a utilização do seu software e analisar instâncias de negação de licenças para criar estratégias que irão optimizar a utilização das suas licenças.
Também verificarão regularmente a existência de defeitos no equipamento, controlarão a disponibilidade dos servidores, e terão um processo em vigor para os bens reservados, a fim de manter a produtividade no local de trabalho.
Por outro lado, o ITSM - tal como definido pela Atlassian - trata da "entrega de ponta a ponta de serviços informáticos aos clientes".
Através do ITSM, assegura-se que tem a capacidade de fornecer um serviço solicitado (por exemplo, responder a um bilhete arquivado), revisitar o fluxo do processo e a concepção dos seus serviços para melhorar a produtividade e gerir riscos, definir o acordo de nível de serviço, criar uma base de conhecimentos, e manter a continuidade dos serviços de TI, entre outros.
Qual é a diferença entre o software de Gestão de Activos TI e uma Base de Dados de Gestão de Configuração (CMDB)?
A partir do próprio nome, uma base de dados de gestão de configuração (CMDB) é um repositório de informações e itens de configuração na sua infra-estrutura informática.
Pode adicionar dados ao CMDB através da introdução manual ou automatizando o processo de descoberta. Para além do seu papel de fornecer um inventário dos activos de TI, também identifica as relações e interdependências entre eles.
Como tal, é conhecido como um componente importante do ITSM.
Apoia a gestão de incidentes e processos de gestão de mudanças, uma vez que fornece um registo dos bens que introduz no seu sistema, documentação, e os processos envolvidos na prestação de um determinado serviço - facilitando a análise da causa raiz e minimizando o tempo de paragem.
Por outro lado, o software ITAM concentra-se na optimização de cada activo e na gestão do seu ciclo de vida. ITAM pode ser integrado com um CMDB para evitar a duplicação de registos, fornecendo uma visão completa do seu panorama informático.
Quais são as características a procurar no software ITAM?
Recolha e organização de dados
Por exemplo, a sua ferramenta de gestão de bens de hardware deve, no mínimo, ser capaz de fornecer uma interface que não só mostre a utilização dos seus recursos, mas também possa acompanhar a propriedade dos seus bens e criar uma base de dados de códigos de barras, modelos, e informações de aluguer & garantia dos seus bens. Para a gestão de activos de software, deverá ser capaz de recolher dados de utilização, independentemente dos modelos de licenciamento, numa grande variedade de plataformas.
A optimização dos seus recursos informáticos torna-se também mais fácil se tiver um sistema centralizado onde possa aceder e gerir estes dados.
Capacidades analíticas avançadas
Muito do software ITAM no mercado fornece apenas funcionalidades básicas de rastreio e relatórios - e isso é completamente bom se essas capacidades puderem responder às suas necessidades actuais.
Ainda assim, há empresas que procuram uma solução que possa realmente mergulhar profundamente nos seus dados e fornecer informações detalhadas sobre a forma de maximizar o seu ROI. O seu software pode ir além dos dados de check-in e checkout? Pode prever a utilização e detectar anomalias?
É possível mapear a relação de um equipamento com os outros bens? Pode analisar contentores e micro-serviços?
Disponibilidade de modelos e relatórios personalizados
Para avançar com novas iniciativas, os gestores de TI precisam de consultar os seus empregados e apresentar um argumento convincente aos seus supervisores.
A melhor maneira de o fazer é através da narração de dados. Mesmo que tenha a melhor narrativa, será difícil convencer as partes interessadas relevantes sem visualizar o impacto de uma determinada estratégia no negócio.
É, portanto, obrigatório ter acesso a uma grande variedade de modelos prontos a usar, bem como a relatórios e painéis de instrumentos personalizáveis, para garantir que a sua intenção é comunicada correctamente ao seu público.
Fácil de instalar, fácil de usar
Consegue navegar facilmente no seu software?
Pode gerar relatórios automaticamente?
A instalação do seu software ITAM exige que personalize significativamente o seu ambiente?
Estas são algumas das questões que poderá querer explorar.
Todos os novos programas têm uma curva de aprendizagem; contudo, se essa curva de aprendizagem for demasiado íngreme para que os resultados se tornem pouco fiáveis, poderá querer considerar a procura de uma nova solução.
Conclusão
Existem várias estratégias para alcançar eficiência operacional, mitigar riscos e reduzir despesas corporativas.
A gestão de activos informáticos é uma dessas estratégias.
Se ainda não o fez, não é demasiado tarde para começar. Se já tem um programa ITAM em vigor, há sempre espaço para optimização. Se não souber por onde começar, os nossos Consultores de Soluções Empresariais estão disponíveis para o orientar e ajudar a alcançar os seus objectivos.
