En este artículo responderemos a algunas de las preguntas más frecuentes sobre la gestión de activos informáticos.
¿Cuáles son los diferentes tipos de activos informáticos?
Los activos informáticos son recursos tangibles e intangibles de su entorno que almacenan, procesan y transmiten la información necesaria para que la empresa siga funcionando.
Sólo con echar un vistazo a su puesto de trabajo actual, ya se encontrará con las diferentes formas de los activos informáticos.
- Software
- Hardware
- Nube
- Dispositivos
- Activos digitales
Algunas compañías pasan por alto la importancia y las ventajas de gestionar activamente sus activos informáticos ya sea una pequeña y mediana empresa (PYME) o una multinacional.
Se podría pensar que es suficiente proporcionar a los empleados acceso a estos recursos y tener un registro de qué activos están asignados a quién. Sin embargo, ¿está sacando el máximo partido a sus activos informáticos?
¿Sus empleados cumplen realmente la política de la empresa en cuanto a la utilización de estas tecnologías? Si duda acerca de estas cuestiones, puede que necesite replantear su estrategia de ITAM.
¿Qué es la gestión de activos informáticos?
La gestión de activos informáticos (ITAM, por sus siglas en inglés) es una práctica empresarial que pretende optimizar el uso de sus activos informáticos a lo largo de su ciclo de vida combinando estrategias e información de distintos ámbitos, como la gestión financiera, la gestión de riesgos, las compras y suministros, los recursos humanos y la gestión estratégica, entre otros.
Cada empresa determina sus propios objetivos antes de implantar un programa ITAM.
Independientemente de sus motivaciones, si establecen una estrategia ITAM eficaz, podrán cosechar sus beneficios, como garantizar el cumplimiento de sus acuerdos de licencia, eliminar activos no utilizados y reducir costos, así como mantener un inventario organizado gracias a una visibilidad completa de su entorno informático.
¿Qué es el proceso de gestión de activos informáticos?
Medición de hardware, software y uso de la nube
Esto implica realizar un seguimiento del uso activo (check-in/check-out) de sus licencias aplicativas de software y SaaS, supervisar el uso de la CPU, la memoria, el disco y el ancho de banda, así como el almacenamiento, el tiempo medio de sesión y el uso de la red en su entorno de nube, entre otras métricas.
Seguimiento del ciclo de vida de los activos informáticos
ITAM soporta diferentes fases del ciclo de vida de los activos.
En la gestión de activos de software, puede tomar decisiones más inteligentes sobre la compra y el despliegue de activos de software supervisando las tendencias actuales e históricas del uso de licencias.
En la gestión de activos de hardware, se puede optimizar la fase de mantenimiento al programar escaneos o llevando un calendario de depreciación y una lista de fechas de caducidad de los equipos. ITAM también ayuda a tomar decisiones durante la baja de activos informáticos.
Al medir la utilización de sus activos, puede identificar cuáles se utilizan muy poco y cuáles están totalmente desaprovechados.
Seguimiento de dispositivos o préstamo de equipos
Se trata de listar qué dispositivos están asignados a quién.
Esto es importante, sobre todo ahora que se ha pasado de un entorno presencial a una configuración de trabajo híbrida o a distancia en la que los empleados se llevan a casa los monitores, portátiles, teléfonos móviles e incluso impresoras que les proporciona la empresa.
El seguimiento de la propiedad de estos activos también es importante, especialmente cuando un empleado es transferido a un departamento diferente o si alguien abandona la empresa. Así se evita el uso no autorizado y el robo de activos.
Comprender las garantías, los acuerdos de licencia de software y los contratos en la nube
ITAM también ofrece respuestas a preguntas como: ¿Están utilizando sus empleados el software dentro de las condiciones de los acuerdos de licencia?
¿Sabe cuándo expiran las garantías y de cuáles equipos para revisarse inmediatamente para detectar posibles problemas? ¿Sabe dónde almacenará sus datos su proveedor de servicios en la nube?
Optimización de la rentabilidad/coste de los activos informáticos
A través de ITAM, puede recopilar y combinar diferentes tipos de datos para ayudar a su empresa a maximizar la utilización de sus recursos o encontrar una oportunidad en la que pueda reducir costos.
Por ejemplo, puede encontrar la mejor combinación de modelos de licencia haciendo un seguimiento eficaz del uso de su software.
El dar seguimiento del ciclo de vida de los equipos permite reducir los costos de mantenimiento al identificar los activos que deben retirarse o eliminarse.
También puede supervisar el uso de la nube para determinar el modelo de coste de la nube más rentable en función de la actividad real de sus usuarios.
¿Cuál es la diferencia entre ITAM y Gestión de Servicios de TI (ITSM)?
Estas dos prácticas son similares entre sí. Para distinguir una de otra, hay que empezar por identificar la diferencia entre un bien y un servicio.
Un activo, tangible o intangible, es un recurso que tiene valor para una empresa u organización.
Un servicio, en cambio, es la aplicación de conocimientos especializados y la utilización de activos de la empresa para aportar valor a una organización o a un individuo.
En ITAM, usted establece procesos y determina políticas para maximizar sus recursos.
Por ejemplo, su equipo de TI hará un seguimiento del uso de su software y analizará los casos de negación de licencias para crear estrategias que optimicen su utilización.
También comprobarán periódicamente los defectos de los equipos, vigilarán la disponibilidad de los servidores y dispondrán de un proceso de reserva de activos para mantener la productividad en el lugar de trabajo.
Por otro lado, ITSM - tal y como lo define Atlassian - se ocupa de la "prestación integral de servicios de TI a los clientes".
A través de ITSM, usted se asegura de tener la capacidad de prestar un servicio solicitado (por ejemplo, responder a un ticket registrado), revisar el flujo de procesos y el diseño de sus servicios para mejorar la productividad y gestionar los riesgos, definir el acuerdo de nivel de servicio, crear una base de conocimientos y mantener la continuidad de los servicios de TI, entre otros.
¿Cuál es la diferencia entre un software de gestión de activos informáticos y una base de datos de gestión de la configuración (CMDB)?
Por su propio nombre, una base de datos de gestión de la configuración (CMDB) es un repositorio de información y elementos de configuración de su infraestructura informática.
Puede añadir datos a la CMDB introduciéndolos manualmente o automatizando el proceso de descubrimiento. Además de proporcionar un inventario de los activos informáticos, también identifica las relaciones e interdependencias entre ellos.
Como tal, se conoce como un componente principal de ITSM.
Soporta los procesos de gestión de incidencias y gestión de cambios, proporcionando un registro de los activos que se introducen en el sistema, la documentación y los procesos que intervienen en la prestación de un servicio concreto, lo que facilita el análisis a fondo y minimiza el tiempo de inactividad.
En cambio, el software ITAM se centra en la optimización de cada activo y la gestión de su ciclo de vida. ITAM puede integrarse con una CMDB para evitar registros duplicados, proporcionando una visión completa de su panorama de TI.
¿Qué características hay que buscar en un software ITAM?
Recolección y organización de datos
Por ejemplo, su herramienta de gestión de activos de hardware debe, como mínimo, ser capaz de proporcionar una interfaz que no sólo muestre la utilización de sus recursos, sino que también pueda realizar un seguimiento de la propiedad de los activos y crear una base de datos de códigos de barras, modelos e información de arrendamiento y garantía de sus activos. Para la gestión de activos de software, debería poder recopilar datos de uso independientemente de los modelos de licencia en una amplia variedad de plataformas.
Optimizar sus activos informáticos también resulta más fácil si dispone de un sistema centralizado para acceder y gestionar estos datos.
Capacidades analíticas avanzadas
Muchos de los programas de ITAM del mercado sólo ofrecen funciones básicas de seguimiento y elaboración de informes, y eso está muy bien si esas funciones pueden satisfacer sus necesidades actuales.
Aun así, hay empresas que buscan una solución que realmente pueda profundizar en sus datos y proporcionar información detallada sobre cómo maximizar su ROI. ¿Puede su software ir más allá de los registros de uso de licencias (check-in/check-out)? ¿Puede prever el uso y detectar anomalías?
¿Puede mapear la relación de un equipo con los demás activos? ¿Puede analizar contenedores y microservicios?
Disponibilidad de reportes con plantillas y personalización
Para sacar adelante nuevas iniciativas, los responsables de TI deben consultar a sus empleados y presentar un argumento convincente a sus supervisores.
La mejor manera de hacerlo es mediante la narración de datos. Incluso si tienes la mejor narrativa, será difícil convencer a las partes que toman las decisiones sin la visualización del impacto de una determinada estrategia en el negocio.
Por lo tanto, es imprescindible tener acceso a una amplia variedad de plantillas listas para usar, así como a reportes y tableros personalizables, para garantizar que su intención se comunica correctamente a su público.
Fácil de instalar, fácil de usar
¿Le resulta fácil navegar por el programa?
¿Puede generar informes automáticamente?
¿La instalación de su software ITAM requiere que personalice significativamente su entorno?
Éstas son algunas de las preguntas que puede plantearse.
Todos los programas nuevos tienen una curva de aprendizaje; sin embargo, si esa curva de aprendizaje es demasiado pronunciada para que los resultados dejen de ser fiables, quizá deba plantearse buscar una nueva solución.
Conclusión:
Existen varias estrategias para lograr la eficiencia operativa, mitigar los riesgos y reducir los gastos de la empresa.
La gestión de activos informáticos es una de esas estrategias.
Si aún no lo ha hecho, no es demasiado tarde para empezar. Si ya dispone de un programa ITAM, siempre hay margen para la optimización. Si no sabe por dónde empezar, nuestros Consultores en Soluciones de Negocio están a su disposición para guiarle y ayudarle a alcanzar sus objetivos.
