Presupuestos de TI para software: No es un asunto de una sola vez

Seamos sinceros. Elaborar un presupuesto de TI es muy difícil. Algunos no saben cómo hacerlo correctamente. Peor aún, algunos ni siquiera reconocen la necesidad de planificar el presupuesto de TI.

Según Gartner, se prevé que el gasto mundial en TI ascienda a 3,8 billones de dólares en 2019, lo que supone un aumento del 3,2% respecto al gasto previsto de 3,7 billones de dólares en 2018.

Esto demuestra que el presupuesto anual de TI debe considerarse como una inversión global en capacidades que añaden valor empresarial y proporcionan un retorno de la inversión (ROI) positivo para las partes interesadas de la empresa. No se trata de una actividad aislada.

He aquí siete aspectos que debe tener en cuenta durante el proceso de planificación de su presupuesto de TI para software:

1. Crear una hoja de ruta

Considere los proyectos que la organización de TI debe realizar en el próximo año para alcanzar el objetivo a tres o cinco años.

¿Dispone la organización de la infraestructura necesaria para llevar a cabo los proyectos de la hoja de ruta?

¿Cuáles son las preocupaciones y las dificultades que se han experimentado este año y que han impedido a la organización alcanzar sus objetivos? Elabore la hoja de ruta teniendo en cuenta estas preguntas.

Considere la posibilidad de contratar a contratistas, que deberían aportar personas altamente especializadas para los proyectos adecuados sin tener que aumentar los gastos generales y administrativos a largo plazo.

2. Considerar los costes de las licencias

Se trata de una partida presupuestaria que a menudo se les resiste a las empresas cuando no la planifican con suficiente antelación.

Ninguna empresa quiere la sorpresa y el coste extremo de comprar 30 licencias adicionales de golpe.

Tenga una primera visibilidad de si el inventario actual se utiliza activamente a través de una herramienta eficaz de medición del uso del software.

3. Renegociar los contratos de software

La evaluación inicial de referencia de las licencias de software ofrece a las empresas la oportunidad de evitar multas por incumplimiento cerrando cualquier brecha entre las aplicaciones que se utilizan y lo que está bajo licencia.

Si se conoce el uso real de las licencias activas, se pueden eliminar las licencias infrautilizadas o no utilizadas.

Aproveche las renovaciones de contrato.

Solicite incentivos adicionales.

Revise los contratos que cobran una cuota empresarial fija y compruebe si el proveedor puede cobrar en función del uso real.

Consiga más ahorros en las negociaciones con los proveedores utilizando una herramienta de supervisión del uso de software para medir y calcular la verdadera concurrencia global del uso de licencias y elaborar informes precisos sobre el uso de software en toda la organización.

4. Iniciar la rendición de cuentas a través de la devolución de los gastos de TI

Responsabilizar a los departamentos o unidades de proyecto de su uso manteniendo un nivel de comunicación coherente con un enlace contable para garantizar el cumplimiento y ver si algunos presupuestos de TI pueden pasar a otros presupuestos departamentales.

Para una mejor valoración de los servicios informáticos, implante un mecanismo de facturación justo y fiable para la medición, el análisis y la elaboración de informes continuos que permitan saber qué activos se utilizan y cuánto cuestan.

Un mecanismo eficaz de devolución de cargos informáticos y un modelo de asignación adecuado fomentarán la equidad y ayudarán a evitar comportamientos contraproducentes entre los usuarios.

5. Invertir en proyectos que proporcionen un retorno de la inversión positivo

El presupuesto anual de TI debe considerarse en su conjunto como una inversión en capacidades que añaden valor al negocio y proporcionan un retorno de la inversión (ROI) positivo para las partes interesadas del negocio. Los proyectos que pueden reforzar esto son:

a. Proyectos de statu quo - Abarca el personal, las instalaciones, la infraestructura informática, los servicios de terceros, las aplicaciones y su soporte y mantenimiento.

b. Proyectos empresariales: son cosas que aportan nuevos clientes e ingresos, hacen que las personas o las empresas se conviertan en clientes y sigan siéndolo, y utilizan la tecnología como columna vertebral digital que ayuda al negocio a ser más rápido, más barato y mejor.

c. Proyectos de TI: sustitución de dispositivos y software de productividad personal en un ciclo acordado, mejora del apoyo y los servicios de TI en toda la empresa, y aprovechamiento de las nuevas tecnologías y pruebas de concepto centradas en el negocio.

d. Proyectos de ahorro: sustituir el software local por alternativas en la nube o emprender la racionalización de las aplicaciones antes de una actualización tecnológica.

6. Considerar la ciberseguridad

La seguridad puede hacer o deshacer el producto o servicio. Por eso es importante dedicar los recursos internos adecuados para mantenerse al día.

La seguridad debe tomarse en serio.

Según The Software Alliance (BSA), los ataques de malware pueden costar a una empresa 2,4 millones de dólares de media y tardan hasta 50 días en resolverse.

Los equipos informáticos deben utilizar el mejor conjunto de herramientas disponibles para protegerse de las crecientes ciberamenazas.

7. Identificar las prioridades

Las prioridades de TI suelen incluir funciones orientadas al cliente, mejoras operativas internas e iniciativas de innovación estratégica.

Su importancia está en relación con las necesidades del cliente, los objetivos de gestión de costes o las nuevas oportunidades de mercado. Es crucial identificar las prioridades que generan valor para el cliente a corto plazo sin sacrificar el tiempo dedicado a iniciativas a más largo plazo.

Resumen

La práctica hace al maestro. Esfuércese por crear su presupuesto de TI más o menos en la misma época cada año.

Reducir los costes de TI no significa necesariamente recortar gastos. En última instancia, su presupuesto de TI debe reflejar lo que su organización necesita de TI para satisfacer sus expectativas.

Obtenga más información sobre cómo la medición del uso de software puede ayudarle a planificar eficazmente su presupuesto de TI.

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