正直に言いましょう。ITの予算編成はとても難しいです。きちんとしたやり方を知らない人もいます。さらに悪いことに、IT予算計画の必要性すら認識していない人もいます。
Gartner社によると、2019年の全世界のIT支出は3.8兆ドルで、2018年の支出見込みの3.7兆ドルから3.2％増加すると予測されています。これはちょうど、年間のIT予算が、ビジネス価値を高め、ビジネス関係者にプラスの投資収益率（ROI）をもたらす能力への全体的な投資として考えられるべきことを示しています。それは、「1回で終わり」の活動ではありません。
ここでは、ソフトウェアに関するIT予算の計画プロセスで考慮すべき7つの事柄を紹介します。
1.ロードマップの作成
3 年または 5 年の目標を達成するために、IT 組織が今後 1 年間に達成する必要のあるプロジェクトを検討する。組織には、ロードマップにあるプロジェクトを達成するためのインフ ラがあるか？今年経験した、目標達成の妨げとなる懸念や痛みは何か？これらの質問を考慮しながら、ロードマップを構築してください。長期的な一般管理費を増やすことなく、適切なプロジェクトに高度な専門性を持った人材を投入するために、請負業者の採用を検討します。
2.ライセンス費用を検討する
ライセンス費用は、積極的な計画を立てない企業にとって、しばしば悩まされる予算項目の一つです。30ものライセンスを一度に追加で購入するような、驚きのコストは避けたいものです。効果的なソフトウェア使用量測定ツールを使って、現在の在庫が活発に使用されているかどうかをまず確認しましょう。
3.ソフトウェア契約の再交渉
ソフトウェアライセンスの最初の基本査定は、利用されているアプリケーションとライセンスの間にあるギャップを埋めることによって、コンプライアンス違反の罰金を回避する機会を企業に提供します。真のアクティブライセンスの使用状況がわかれば、使用率の低いライセンスや未使用のライセンスを排除することができます。契約更新を利用する。追加のインセンティブを申請する。企業向け固定料金の契約を見直し、プロバイダーが実際の使用量に基づいて料金を請求できるかどうかを確認します。ソフトウェア使用状況監視ツールを使用して、ライセンス使用の真のグローバル同時使用率を測定および計算し、組織全体にわたる正確なソフトウェア使用状況レポートを作成することにより、ベンダーとの交渉でより多くの経費を節約することができます。
4.ITチャージバックによるアカウンタビリティの確立
部門やプロジェクト単位で使用状況に責任を持たせるため、会計リエゾンとの一貫したコミュニケーションを維持し、コンプライアンスを確保するとともに、IT予算の一部を他の部門の予算に回せるかどうかを確認する。ITサービスの評価を向上させるため、公正で信頼できるチャージバックの仕組みを導入し、どの資産が使用され、どれだけのコストがかかっているかを継続的に測定、分析、報告する。効果的なITチャージバックの仕組みと適切な配分モデルは、公正さを促進し、ユーザー間の逆効果の行動を避けるのに役立ちます。
5.ROI の高いプロジェクトに投資する
年間IT予算は、ビジネス価値を高め、ビジネス・ステークホルダーにプラスの投資収益率（ROI）をもたらす機能への投資として、全体的に考える必要がある。これを強化するプロジェクトは、以下の通りであります。
a.現状維持プロジェクト - 人材、施設、ITインフラ、サードパーティ・サービス、アプリケーション、およびそれらのサポートとメンテナンスが対象となります。
b. ビジネス・プロジェクト - 新しい顧客と収益をもたらし、個人や企業を顧客にし、顧客であり続けさせ、ビジネスをより速く、安く、良くするためのデジタル・バックボーンとしてテクノロジーを利用するものです。
c. ITプロジェクト - 個人の生産性を高める機器やソフトウェアを合意されたサイクルで交換し、企業全体のITサポートとサービスを改善し、新しい技術やビジネスに焦点を当てた概念実証を活用する。
d.コスト削減プロジェクト - オンプレミスのソフトウェアをクラウドで提供される代替品に置き換えたり、技術革新の前にアプリケーションの合理化を行ったりする。
6.サイバーセキュリティの検討
セキュリティは、製品やサービスの成否を左右します。そのため、最新の状態を維持するために十分な社内リソースを割くことが重要です。セキュリティは真剣に取り組むべきものです。The Software Allianceによると、マルウェアの攻撃は、企業に平均240万ドルの損害を与え、解決に最大50日かかると言われています。ITチームは、増大するサイバー脅威から保護するために、利用可能な最高のツール群を使用する必要があります。
7.優先順位の確認
T の優先順位には通常、顧客向け機能、社内業務の強化、戦略的なイノベーションのイニシアチブが含まれます。その重要性は、顧客のニーズ、コスト管理目標、新たな市場機会などに照らして判断します。長期的な取り組みに費やす時間を犠牲にすることなく、近い将来の顧客価値を高めるための優先順位を特定することが重要です。
まとめ
実践は完璧を生む。毎年、同じ時期にIT予算を立てるように努力する。ITコストの削減は、必ずしも経費を切り詰めることを意味しない。最終的に、IT予算は、組織が期待に応えるためにITから何を必要としているかを反映するものであるべきです。
ソフトウェア使用状況計測が、IT予算の効果的な計画にどのように役立つかについて、詳しくはこちらをご覧ください。