MATLAB: Nutzungsanalyse zur Förderung von Sparanstrengungen

[0:02] Bé: Hola, buenos días y buenas tardes a todos, gracias por acompañarnos en el seminario web del día de hoy que está titulado MathWorks: análisis de usos para impulsar ahorros. Mi nombre es Bé Sánchez y seré su anfitriona por hoy. MATLAB es ampliamente utilizado por empresas líderes en tecnología, grandes fabricantes, compañías de ingeniería e instituciones académicas para realizar modelos matemáticos complejos que impulsan la analítica de datos, el procesamiento de imágenes y la exploración científica, entre otras aplicaciones. No obstante, también representa una inversión considerable. Este seminario web, el ingeniero en ventas de Open iT, Alfonso Villanueva, mostrará cómo el análisis detallado del uso de licencias puede generar informes y visualizaciones de su utilización de MATLAB. Descubra métodos para rastrear el consumo de licencias, evaluar el rendimiento y comparar el uso con respecto a los presupuestos y los indicadores de referencia de la industria.

[0:57] Antes de comenzar invito a todos a enviar sus preguntas por correo electrónico a webinars@openit.com y también estamos monitoreando nuestra sección de preguntas y respuestas donde más adelante nuestro orador responderá alguna de ellas, y si no tenemos el tiempo para responderlas nos comunicaremos con ustedes por correo electrónico para brindarles las respuestas.

[1:30] Nuestro presentador es ingeniero de preventa con amplia experiencia en la implementación de software especializados. Es un consultor de alto nivel con una vasta experiencia en licenciamiento de software, administración de tecnología y desarrollo web. Es un líder comprobado con una combinación única de responsabilidades en pequeñas y grandes empresas con una pasión por construir negocios exitosos. Actualmente colabora con el equipo de ventas como experto técnico para ofrecer la mejor solución a los clientes en torno al licenciamiento de software. Señoras y señores, le damos la bienvenida a Alfonso Villanueva.

[2:11] Alfonso: Muchas gracias. Buen día, hola a todos, es un gusto que nos acompañen el día de hoy. En nuestra agenda tenemos lo que es el licenciamiento de MathWorks, vamos a ver algunas estrategias para optimizarlo y nos enfocaremos más que nada en ejemplos reales de algunos de nuestros clientes de cómo han logrado tener estos ahorros o lo que llamamos la optimización, y al final podremos contestar alguna de sus preguntas.

[2:45] Muy bien, vamos de lleno al tema. El licenciamiento en MathWorks, podemos hablar de que hay tipos de licencias estándares, académicas y para el hogar. Es muy variado el ofrecimiento del software de MathWorks en todo el mundo. Muchas de las licencias, sobre todo las que se usan a nivel comercial en las empresas financieras, de petróleo, de construcción, incluso, utilizan las licencias estándares. Universidades y otros institutos generalmente tienen algún contrato de tipo académico.

[3:18] Y bien, ¿qué tipos de licencias tenemos? Generalmente hablamos de tres: licencias perpetuas, licencias por suscripción anual o prorrateadas. Hoy nos enfocaremos en las perpetuas y en las anuales. Los tipos de licencias que tenemos son concurrentes de red, donde hay un grupo de licencias disponible para nuestros usuarios y de ahí van tomando cada una de ellas. Los usuarios nombrados de red también es un grupo de licencias pero siempre hay una licencia asignada a una persona. Cuando hablamos de individuales o usuarios nombrados, esta puede ser en el equipo o a través de un login para esta persona individual.

[4:06] Vamos a tomar para nuestros ejemplos algunos costos como estos que vemos aquí, el precio para la licencia concurrente de red y para los de usuarios nombrados. Vemos que aunque no son muy caras las licencias, cuando ya tenemos grupos grandes de personas pues el presupuesto sí crece y crece. Entonces a partir de estos datos que hemos obtenido de la web podemos ver nuestros reportes.

[4:29] Y bien, nada más para terminar con los tipos de licencias, ¿qué es una licencia concurrente de red? Son usuarios concurrentes simultáneos que pueden estar usando esta licencia en dos máquinas, así lo define el contrato de MathWorks. Para los usuarios nombrados se asigna generalmente por el nombre del usuario o el correo electrónico y se controla a través del archivo de opciones de nuestro servidor de licencias. Generalmente es solamente para una máquina. En cuanto a usuarios nombrados, son usuarios únicos definidos por su usuario o por su correo electrónico y estos sí pueden ser instalados hasta en cuatro máquinas pero solamente pueden ser usados en dos a la vez. Muchas veces los ingenieros tienen su máquina de escritorio y a la vez tienen una laptop con la que pueden visitar la planta de producción, la de construcción, en fin. Entonces es necesario tener el uso de una licencia en dos lugares o dos equipos a la vez. En las que son vinculadas al equipo son licencias más antiguas, estas se instalan con el equipo y ya queda vinculada ahí, entonces si queremos cambiarla se requerirían desinstalar de un equipo para poder usarla en otra de las máquinas.

[6:04] Muy bien, ahora sí, ¿qué estrategias de optimización podemos usar? Yo ya tengo mi infraestructura de MathWorks, está funcionando pero no sé cómo poder ahorrar, no sé si necesito más licencias, si puedo reducir la cantidad. Entonces ¿qué hacemos? En primer lugar necesitamos medir, no podemos administrar lo que no se mide. Entonces para eso la primera estrategia es identificar el uso cero, es decir no pagar por lo que no se usa. Muchas empresas tienen tanto software que pierden la visibilidad de qué se usa, quiénes no, qué versiones anteriores se tienen pero ya nadie las utiliza, en fin, y esto puede incurrir en altos costos.

[6:56] La siguiente estrategia es identificar el uso de las personas. Por un lado podemos ver quiénes son mis usuarios ocasionales, los que lo usan poco tiempo, o lo que llamamos Power Users, aquellos que por ejemplo tienen más de 128 horas del uso de la licencia del software mes con mes.

[7:21] Otra forma de optimizar es combinando mis servidores de licencias. Si mi organización tiene oficinas en diferentes países, cada una con un servidor de licencia, podemos monitorear individualmente cada servidor, aunque lo aconsejable aquí es combinar el uso para tener una visión global de qué se está usando, qué usuarios tengo a nivel global, cuántas licencias, y saber si pudiéramos cambiar nuestro contrato en vez de que sea regional por algo global.

[7:58] Bien, ¿qué más podemos hacer si nos vamos ya más a detalle? Debemos identificar qué usuarios consumen licencias de más, qué usuarios también las abren y nunca las cierran, dejan abierto el aplicativo el viernes antes de irse al fin de semana y está la licencia tomada viernes, sábado y domingo, y pues esto también incurre en costos. Y si alguna persona quisiera usar esa licencia puede ser que tenga alguna denegación porque no está disponible, sin embargo los usuarios no están ahí, no están trabajando.

[8:28] Otra forma de optimizar es también identificar los toolboxes. La licencia principal de MathWorks es MATLAB y esta cuenta con diferentes módulos para hacer diferentes cálculos, diferentes simulaciones, en fin. Entonces muchos usuarios requieren tomar estos toolboxes o cajas de herramientas que les permite hacer su trabajo pero cada uno representa también una licencia. Entonces hay que identificar cuáles son los que se usan, cuáles son los que no se utilizan y cuáles tienen el mayor uso por nuestros usuarios.

[9:06] A partir de toda esta información que podemos lograr durante el análisis hay que considerar si mi licencia de usuarios nombrados es conveniente para ciertas personas o no. Si tienen mucho uso entonces habría que cambiarlos a licencia de usuario nombrado o los de usuarios concurrentes también hay que analizar qué tanto lo utilizan, cuántas horas consumen nuestro software. Entonces teniendo en mente estas estrategias vamos a ver nuestros ejemplos.

[9:48] El primer ejemplo se enfoca en una compañía pequeña, tienen pocas licencias pero esto no quiere decir que no puedan lograr optimizar. Vamos a ver nuestro primer reporte. En pantalla tenemos el uso general del software, aquí estamos viendo todo lo que es MathWorks. Si nos damos cuenta muchos de los módulos o licencias tienen una disponible solamente, hay otro que tiene dos, unas con 10, 5 y cuatro, eso es lo que en nuestro contrato nosotros compramos, lo que está habilitado para mi empresa. Pero si a partir de un análisis desde enero hasta septiembre revisamos quiénes lo usan, cuando nos damos cuenta que el máximo de uso no llega a las 10 licencias, por ejemplo para este caso en algunos casos vemos que hay cero, en 9 meses no se utilizó esta herramienta. Hay otras en las que tenemos cuatro y solamente se utilizaron dos.

[10:51] A partir de ahí vemos también el tiempo de uso, las horas que mis usuarios han acumulado. Para ver más detalles tenemos esta tabla de abajo donde podemos ver mes con mes la cantidad de licencias que se estuvieron utilizando día por día. Entonces aquí nos está dando a simple vista que de enero a julio se tuvo mucho uso de nuestro software de MathWorks, hay veces en el que hubo cuatro licencias, seis licencias, en fin. Pero ya a partir de agosto y septiembre vemos que se redujo mucho. ¿Qué pudiera significar esto? Tal vez la compañía estaba en un proyecto muy importante donde había muchas personas trabajando, se termina a mediados de julio y ya después son pocos los que utilizan la herramienta. Entonces estas son las tendencias que hay que ir revisando del uso de mis licencias. Lo más importante es darnos cuenta que aquí nos indica qué días de cada mes hubo estos máximos de uso que fueron seis licencias solamente, lo mismo que vemos aquí en la tabla de arriba. Entonces esto es algo muy importante de conocer, tener esta visibilidad.

[12:08] Pero bueno, ¿qué sigue? Hablábamos del uso cero, si nosotros hacemos este tablero filtramos por aquellas aplicaciones que no se utilizaron en los 9 meses, nos damos cuenta que tenemos o estamos pagando cuatro licencias de un tipo, cuatro de otro, una, una, una, y esto representa un costo anual de $7,000, es decir la empresa tiene el contrato por $48,000 pero si quitamos estas que nadie utiliza podemos tener un ahorro potencial de un 17%. Simplemente con ver qué se usa y qué no.

[12:52] Ahora juntando el uso cero con el resto de las licencias que veíamos anteriormente podemos decir que hay lugares donde puedo quitar licencias. Puede ser que haya licencias donde tenía seis y puedo quitar cuatro, hay licencias donde tenía cinco, podemos quitar una licencia. Entonces si vamos sumando cada una de estas licencias que quitamos, solamente para dejar las que sí se usaron en los 9 meses, nos damos cuenta que al sumarlos tenemos ya un ahorro aún más grande, $259,000 que viene siendo alrededor de un 40%. Entonces ya es un presupuesto muy importante que se pudiera considerar.

[13:46] Y otro punto importante es estamos dejando el uso total, es decir se usaron para mis 70 usuarios esta cantidad de licencias y las voy a seguir dejando. Ese puede ser el objetivo: que mi personal tenga la licencia que necesite siempre en todo momento que la ocupe. Pero si el objetivo de nuestra empresa es reducir aún más los gastos podemos ver que tenemos una columna que nos dice 99% de reducción y otra que dice 95%. Entonces basándonos en el 99%, es decir el 99% de la demanda de las horas consumidas, nuestro ahorro sería aún mayor, $580,000. Vamos viendo cómo al tener la información correcta podemos ir viendo cómo ahorrar.

[14:51] Vamos a ver ahora otro ejemplo para otra compañía. En esta compañía ya tenemos más licencias, es más grande, tiene oficinas en diferentes países y aquí nos da un resumen de lo que tenemos. Vemos cada una de las licencias, de los toolboxes, incluso del simulador Simulink, y vemos que tienen un máximo de 76 licencias para este caso, en otros hay 70, hay 20, 16, en fin, es más grande que la compañía anterior. Pero también si vemos el máximo de uso en el último año nos damos cuenta que sí hay licencias que se ocuparon todas, pero en general para todas estas podemos quitar algunas de ellas. Si vemos la columna de cuánto reducimos, en algunos casos quitamos 25, en otros 27, 9, 32, en fin. Si continuamos con la tabla, un poquito larga, nos damos cuenta que ya hasta el final tenemos también el uso cero, y al sumar todos estos valores nos damos cuenta que con esta compañía podemos tener ahorros de un 41%. Ellos estaban pagando $2.3 millones de dólares, ahora el ahorro es de $965,000 que viene siendo el 41%, entonces también ahorros muy grandes, muy significativos, y nos da la certeza de que mis usuarios van a seguir teniendo el software disponible, que la licencia va a estar ahí, basándonos en este año de información recopilada.

[16:46] Vamos a ver este otro ejemplo. Este es otra compañía la cual tiene menos licencias, es una compañía latinoamericana donde tenemos solamente licencias de MATLAB, tienen alguno que otro toolbox pero decidieron hacer el análisis solamente para las licencias principales. Entonces el costo representativo, que no es real, es de $10,700 cada una de estas licencias. Tenemos las cantidades máximas aquí, hay 45 en algunos casos, 20, 70 para otros, y el uso máximo. Entonces si vamos haciendo las diferencias para la primera licencia podemos reducir a 34 licencias, en las que sigue 10, 10, algunas no podemos, en fin. Y vamos al mismo caso, si dejamos el uso de licencias solamente las que utilizamos, aquí el ahorro para esta empresa sería de 50%. Entonces es muy llamativo, tentador para la gente que autoriza nuestros presupuestos, el conocer esta información, el poder explorar qué usuarios son los que más lo usan, quiénes no, incluso podemos detectar usuarios que ya no estén en la empresa y poder eliminarlos de nuestras listas para ir reduciendo así nuestros costos, poder ser más eficientes y darles el servicio que ellos requieren.

[18:25] Si vamos a las otras columnas aquí nos damos cuenta que podemos tener reducción de un 61 o incluso hasta un 69%. Entonces ¿cómo es que hacemos esto? Como les platicaba al inicio, lo primero es poder saber qué tenemos, qué hay. Entonces una herramienta como Open iT con LicenseAnalyzer™ nos permite poder recopilar esta información, poder juntarla, procesarla, agregar los costos ya reales de nuestros contratos para poder hacer así estas sumas y empezar a ver dónde poder ahorrar, saber qué usuarios tienen cierto tipo de licencias o cambiarlo a otro que sea más conveniente.

[19:23] Vamos a continuar. Aquí vemos un reporte de los usuarios que tienen muchas horas de uso. Hay usuarios como el primero, la primer línea, que me dice que el día 2 de enero lo utilizó 13 horas continuas, 12 horas el día 3, 12, 12, y así nos vamos. Son los que están en los colores naranja y amarillos los que tienen más horas de uso. La pregunta aquí es ¿realmente están usando el software o solamente tienen abierta la aplicación todo el día y nunca la cierran?

[19:59] Aquí es donde Open iT nos ofrece alertas, podemos enviar un mensaje al usuario y decirle: por favor cierra tu licencia, su aplicación, porque es posible que alguien más requiera la licencia que tú tienes activa en este momento. Si vemos por aquí podemos ir agrupando los que tienen más horas de uso por un lado y los que tienen menos. Los que tienen menos representarían los usuarios que son más casuales, que sí lo utilizan una que otra vez durante el mes pero no por tanto tiempo. Y mis usuarios que son los que están más dedicados a utilizar MATLAB los vemos en los colores rojos o naranjas y son los que nosotros recomendaríamos pasar a licencias de uso nombrado, son un poquito más económicas que las concurrentes y nos permiten tener el software abierto todo el tiempo que requiramos. Pero para mis usuarios casuales que solamente lo tienen abierto poco tiempo, ahí sí podemos usar la licencia concurrente de red, la utilizan un rato, la cierran y se regresa al grupo de licencias disponibles. Entonces todo se va haciendo más eficiente, siempre va a haber licencias. Si por alguna razón se utilizaban muchas durante el día los usuarios nombrados van a tener asegurada su licencia para poder utilizar el software.

[21:32] Y bien, vamos a este otro gráfico, combinando servidores. Les comentaba hace rato que también es una estrategia para optimizar. Podemos tener en vivo mis servidores que están en diferentes regiones y tener la lista de los usuarios que están ahí con la hora en que entraron, las horas que llevan trabajando con la licencia. Entonces lo podemos hacer de dos maneras: podemos ver individualmente cada servidor, aquí aparece servidor de licencia 01, servidor de licencia 02, y hacer reportes para cada uno. Sin embargo recomendamos que mejor lo hagamos de forma combinada, así la misma información que tengo en cada servidor la veo como un todo y puedo hacer reportes completos para que cuando llegue el momento de renegociar la licencia tengamos la información necesaria y poder solicitar cambios de tipos de licencias o reducir, incrementar incluso, también nos puede servir para eso las licencias que queremos adquirir o renovar en el siguiente año.

[22:54] Entonces para resumir, ¿cuáles son las mejores prácticas? En primer lugar debemos medir el uso, necesitamos tener una solución que nos diga quién usa las licencias, cuándo, por cuánto tiempo, en qué lugar y más. Debemos ser capaces de poder clasificar el uso para saber qué es el software que tiene uso cero y de ahí empezar a reducir nuestros gastos. Hay que ver cómo analizar el balance de licencias de usuarios nombrados contra licencias concurrentes de red. Hay que ver quiénes usuarios utilizan mucho el software, quiénes no, quiénes incluso ya no están en la empresa para poder optimizar esa parte. Crear alertas para que así al momento que la reciban el usuario va generando este cambio en su comportamiento: un día recibe un correo que le dice por favor cierra la licencia, a lo mejor no le hace caso, pero ya después de varias veces que recibe el mensaje va a decir okay, voy a cerrar el software, ya estoy entendiendo que es un recurso muy valioso para la empresa y que tiene un alto costo. Esas son básicamente las mejores prácticas que podemos utilizar, no solo para MathWorks, para mucho del software de ingeniería técnico industrial que muchas de nuestras empresas utilizan día con día.

[24:24] Bien, Bé, si hemos recibido alguna pregunta por ahí, con esto termino mi presentación.

[24:38] Bé: Pues muchísimas gracias Alfonso. Sí, de hecho sí tenemos una pregunta de uno de nuestros asistentes. Bien, una empresa tiene tipos de licencias desde concurrentes hasta por usuarios que está instalada en la máquina, ¿por dónde podríamos empezar?

[25:00] Alfonso: Muy bien, sí, ¡qué buena pregunta! Casi todas las empresas tienen un esquema mixto de licencias, tienen concurrentes, de usuario, máquinas que tienen la licencia de hace más de 10 años instalada ahí. Entonces ¿cómo le hago, cómo empiezo a saber todo esto? El primer paso sería contar con una herramienta como Open iT para poder ir capturando la información que están en mis servidores, poder capturar lo que está incluso en las máquinas de los usuarios, saber qué licencias son, qué tipos, cuántos hay. Estoy seguro que hay máquinas que tienen instaladas licencias que ya no se usan, entonces es parte de conocer, de tener esa visibilidad de las licencias. Ya una vez que tenemos esta medición ahora ya podemos empezar a tener reportes para poder analizar, para poder saber qué hacer en el futuro cercano. Si ya viene la renovación con MathWorks poder tener reportes e informes donde nos diga esto lo uso, esto no lo uso, y tener ya esa negociación más sólida de nuestro lado.

[26:17] Bé: Okay, perfecto. Debido al tiempo no podemos responder todas las preguntas pero nos comunicaremos con ustedes vía correo electrónico. ¿Tienes algunas palabras para nuestros asistentes, Alfonso?

[26:34] Alfonso: Bueno, gracias por estar este día. Si ustedes gustan podemos tener una charla, una consulta gratis de 30 minutos. En pantalla está el código QR que pueden escanear y los pondremos en contacto con algún experto en soluciones de negocio para que les pueda ayudar en esta jornada de optimización de licencias.

[26:59] Bé: Okay, pues un recordatorio rápido de que este seminario web está grabado y la grabación se enviará a su dirección de correo electrónico corporativa registrada. Encuéntranos en redes sociales, no olvides seguir y suscribirte a Open iT, Inc. Envíanos un correo electrónico a webinars@openit.com para comenzar con su viaje de optimización de software hoy. Una vez más, yo soy Bé, tu anfitriona, muchas gracias y cuídense. Gracias a todos, nos vemos en el próximo.