MATLAB : Analyse de l'utilisation pour stimuler les économies

[0:02] Bé : Bonjour et bon après-midi à tous, merci de vous joindre à nous pour le webinaire d’aujourd’hui intitulé « MathWorks : analyse des utilisations pour générer des économies ». Je m’appelle Bé Sánchez et je serai votre animatrice aujourd’hui. MATLAB est largement utilisé par des entreprises leaders dans le domaine technologique, de grands fabricants, des sociétés d’ingénierie et des établissements universitaires pour créer des modèles mathématiques complexes qui favorisent l’analyse de données, le traitement d’images et la recherche scientifique, entre autres applications. Cependant, il représente également un investissement considérable. Au cours de ce webinaire, Alfonso Villanueva, ingénieur commercial chez Open iT, vous montrera comment une analyse détaillée de l’utilisation des licences permet de générer des rapports et des visualisations sur votre utilisation de MATLAB. Découvrez des méthodes pour suivre la consommation des licences, évaluer les performances et comparer l’utilisation par rapport aux budgets et aux indicateurs de référence du secteur.

[0:57] Avant de commencer, je vous invite tous à envoyer vos questions par e-mail à l'adresse webinars@openit.com. Nous surveillons également notre rubrique « Questions-réponses », où notre intervenant répondra à certaines d'entre elles un peu plus tard. Si nous n'avons pas le temps d'y répondre, nous vous contacterons par e-mail pour vous fournir les réponses.

[1:30] Notre intervenant est ingénieur avant-vente et possède une grande expérience dans la mise en œuvre de logiciels spécialisés. C'est un consultant de haut niveau qui dispose d'une vaste expertise en matière de gestion des licences logicielles, d'administration technologique et de développement web. C'est un leader confirmé qui a occupé des postes aux responsabilités variées, tant dans de petites que dans de grandes entreprises, et qui se passionne pour la création d'entreprises prospères. Il collabore actuellement avec l'équipe commerciale en tant qu'expert technique afin de proposer aux clients la meilleure solution en matière de licences logicielles. Mesdames et Messieurs, nous souhaitons la bienvenue à Alfonso Villanueva.

[2:11] Alfonso : Merci beaucoup. Bonjour à tous, je suis ravi que vous soyez parmi nous aujourd’hui. À l’ordre du jour, nous aborderons la question des licences MathWorks ; nous examinerons quelques stratégies pour les optimiser et nous nous concentrerons surtout sur des exemples concrets tirés de l’expérience de certains de nos clients, qui nous montreront comment ils ont réussi à réaliser ces économies ou ce que nous appelons l’optimisation. À la fin de la présentation, nous pourrons répondre à certaines de vos questions.

[2:45] Très bien, entrons directement dans le vif du sujet. En ce qui concerne les licences MathWorks, on peut distinguer plusieurs types : les licences standard, universitaires et pour un usage privé. L'offre de logiciels MathWorks est très variée à l'échelle mondiale. La plupart des licences, en particulier celles utilisées à des fins commerciales dans les entreprises des secteurs de la finance, du pétrole et de la construction, sont des licences standard. Les universités et autres établissements disposent généralement d’un contrat de type universitaire.

[3:18] Bon, quels types de licences existe-t-il ? On en distingue généralement trois : les licences perpétuelles, les licences par abonnement annuel et les licences au prorata. Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur les licences perpétuelles et annuelles. Les types de licences dont nous disposons sont des licences réseau concurrentes, c’est-à-dire qu’un ensemble de licences est mis à la disposition de nos utilisateurs, qui les utilisent à tour de rôle. Les licences réseau nominatives constituent également un ensemble de licences, mais chacune d’entre elles est toujours attribuée à une personne spécifique. Lorsqu’on parle de licences individuelles ou nominatives, l’attribution peut se faire directement sur l’ordinateur ou via un identifiant de connexion propre à cette personne.

[4:06] Prenons pour nos exemples certains coûts comme ceux que nous voyons ici : le prix de la licence réseau concurrente et celui des licences nominatives. Nous constatons que, même si les licences ne sont pas très chères, lorsque l'on a affaire à de grands groupes de personnes, le budget ne cesse d'augmenter. À partir de ces données que nous avons obtenues sur Internet, nous pouvons donc consulter nos rapports.

[4:29] Bon, pour conclure sur les types de licences, qu’est-ce qu’une licence réseau concurrente ? Il s’agit d’utilisateurs simultanés qui peuvent utiliser cette licence sur deux machines, selon la définition du contrat de MathWorks. Pour les licences nominatives, l’attribution se fait généralement par le nom de l’utilisateur ou son adresse e-mail, et la gestion s’effectue via le fichier d’options de notre serveur de licences. En général, elle n’est valable que pour un seul ordinateur. Quant aux licences nominatives, il s’agit d’utilisateurs uniques identifiés par leur nom d’utilisateur ou leur adresse e-mail ; celles-ci peuvent être installées sur quatre ordinateurs au maximum, mais ne peuvent être utilisées que sur deux à la fois. Souvent, les ingénieurs disposent d’un ordinateur de bureau et, en parallèle, d’un ordinateur portable avec lequel ils peuvent se rendre sur le site de production, sur un chantier, etc. Il est donc nécessaire de pouvoir utiliser une licence à deux endroits ou sur deux ordinateurs à la fois. Les licences liées à un ordinateur sont des licences plus anciennes ; elles s’installent avec l’ordinateur et y restent associées. Par conséquent, si l’on souhaite en changer, il faut la désinstaller d’un ordinateur pour pouvoir l’utiliser sur un autre.

[6:04] Très bien, alors maintenant, quelles stratégies d’optimisation pouvons-nous mettre en œuvre ? Je dispose déjà de mon infrastructure MathWorks, elle fonctionne, mais je ne sais pas comment réaliser des économies ; je ne sais pas si j’ai besoin de licences supplémentaires, ni si je peux en réduire le nombre. Que faire alors ? Tout d’abord, il faut mesurer : on ne peut pas gérer ce qui n’est pas mesuré. Pour cela, la première stratégie consiste donc à identifier les utilisations nulles, c’est-à-dire à ne pas payer pour ce qui n’est pas utilisé. De nombreuses entreprises disposent d’un tel nombre de logiciels qu’elles perdent la vue d’ensemble de ce qui est utilisé, de ce qui ne l’est pas, des anciennes versions dont elles disposent mais que plus personne n’utilise, etc., et cela peut entraîner des coûts élevés.

[6:56] La stratégie suivante consiste à identifier les modes d'utilisation des utilisateurs. D'une part, nous pouvons identifier mes utilisateurs occasionnels, c'est-à-dire ceux qui l'utilisent peu, ou ce que nous appelons les « Power Users », c'est-à-dire ceux qui, par exemple, utilisent la licence du logiciel pendant plus de 128 heures chaque mois.

[7:21] Une autre façon d'optimiser consiste à regrouper mes serveurs de licences. Si mon organisation dispose de bureaux dans différents pays, chacun doté d'un serveur de licences, nous pouvons surveiller chaque serveur individuellement ; toutefois, il est conseillé ici de regrouper leur utilisation afin d'avoir une vue d'ensemble de ce qui est utilisé, du nombre d'utilisateurs à l'échelle mondiale, du nombre de licences, et de déterminer s'il serait possible de modifier notre contrat pour passer d'une formule régionale à une formule mondiale.

[7:58] Bon, que pouvons-nous faire d’autre si nous entrons davantage dans les détails ? Nous devons identifier les utilisateurs qui consomment trop de licences, ceux qui les ouvrent sans jamais les fermer, qui laissent l'application ouverte le vendredi avant de partir en week-end, ce qui fait que la licence reste occupée vendredi, samedi et dimanche, ce qui engendre également des coûts. Et si quelqu'un souhaite utiliser cette licence, il se peut qu'il se heurte à un refus parce qu'elle n'est pas disponible, alors que les utilisateurs ne sont pas là, ils ne travaillent pas.

[8:28] Une autre façon d'optimiser consiste également à identifier les boîtes à outils. La licence principale de MathWorks est MATLAB, qui comprend différents modules permettant d'effectuer divers calculs, simulations, etc. De nombreux utilisateurs ont donc besoin de ces boîtes à outils pour effectuer leur travail, mais chacune d'entre elles représente également une licence. Il faut donc identifier celles qui sont utilisées, celles qui ne le sont pas et celles qui sont les plus utilisées par nos utilisateurs.

[9:06] À partir de toutes ces informations que nous pouvons recueillir au cours de l'analyse, il faut déterminer si une licence par utilisateur désigné est adaptée à certaines personnes ou non. Si leur utilisation est intensive, il faudrait alors les faire passer à une licence par utilisateur désigné ; quant aux licences par utilisateurs simultanés, il faut également analyser leur niveau d'utilisation et le nombre d'heures pendant lesquelles ils utilisent notre logiciel. C'est donc en gardant ces stratégies à l'esprit que nous allons examiner nos exemples.

[9 h 48] Le premier exemple porte sur une petite entreprise : elle dispose de peu de licences, mais cela ne signifie pas pour autant qu’elle ne puisse pas optimiser son utilisation. Examinons notre premier rapport. À l’écran, nous avons l’utilisation générale du logiciel ; nous voyons ici l’ensemble des produits MathWorks. Si l’on y regarde de plus près, on constate que de nombreux modules ou licences n’en comptent qu’une seule disponible ; il y en a un autre qui en compte deux, d’autres 10, 5 et quatre : c’est ce que nous avons acheté dans le cadre de notre contrat, ce qui est activé pour mon entreprise. Mais si, à partir d’une analyse portant sur la période de janvier à septembre, nous examinons qui l’utilise, nous constatons que l’utilisation maximale n’atteint pas les 10 licences ; par exemple, dans certains cas, nous voyons qu’il y a zéro utilisation : en 9 mois, cet outil n’a pas été utilisé. Dans d’autres cas, nous en avons quatre et seules deux ont été utilisées.

[10 h 51] À partir de là, nous voyons également la durée d'utilisation, c'est-à-dire le nombre d'heures cumulées par mes utilisateurs. Pour plus de détails, nous disposons du tableau ci-dessous, où nous pouvons voir, mois par mois, le nombre de licences utilisées jour après jour. On constate donc d'emblée que, de janvier à juillet, notre logiciel MathWorks a été très utilisé ; il y a eu des périodes où quatre ou six licences étaient utilisées, etc. Mais dès août et septembre, nous constatons que l’utilisation a fortement diminué. Qu’est-ce que cela pourrait signifier ? Peut-être que l’entreprise travaillait sur un projet très important mobilisant de nombreuses personnes, qui s’est achevé mi-juillet, après quoi peu de personnes ont continué à utiliser l’outil. Ce sont donc ces tendances qu’il faut suivre au fur et à mesure concernant l’utilisation de mes licences. Le plus important est de prendre conscience que cela nous indique quels jours de chaque mois ont connu ces pics d’utilisation, qui ne dépassaient pas six licences, comme on le voit ici dans le tableau ci-dessus. C’est donc un élément essentiel à connaître, pour disposer de cette visibilité.

[12:08] Bon, et maintenant ? On parlait de la « consommation zéro » : si on crée ce tableau de bord et qu’on filtre les applications qui n’ont pas été utilisées au cours des 9 derniers mois, nous nous rendons compte que nous avons – ou que nous payons – quatre licences d'un type, quatre d'un autre, une, une, une, ce qui représente un coût annuel de 7 000 $ ; autrement dit, l'entreprise a un contrat de 48 000 $, mais si nous supprimons celles que personne n'utilise, nous pouvons réaliser une économie potentielle de 17 %. Simplement en vérifiant ce qui est utilisé et ce qui ne l'est pas.

[12:52] En combinant désormais les licences inutilisées avec le reste des licences que nous avons examinées précédemment, nous pouvons affirmer qu’il existe des domaines où je peux supprimer des licences. Il se peut que, pour certaines licences, j’en aie eu six et que je puisse en supprimer quatre ; pour d’autres, où j’en avais cinq, nous pouvons en supprimer une. Ainsi, si l’on additionne chacune de ces licences supprimées, afin de ne conserver que celles qui ont effectivement été utilisées au cours des neuf mois, on se rend compte que le total de ces économies est encore plus important : 259 000 dollars, soit environ 40 %. Il s’agit donc d’un budget très significatif qui mérite d’être pris en considération.

[13:46] Autre point important : nous maintenons l’utilisation totale, c’est-à-dire que ce nombre de licences a été utilisé par mes 70 utilisateurs et je vais continuer à les laisser. Cela peut être l’objectif : que mon personnel dispose de la licence dont il a besoin à tout moment, dès qu’il en a besoin. Mais si l’objectif de notre entreprise est de réduire encore davantage les dépenses, nous pouvons constater qu’une colonne indique une réduction de 99 % et une autre de 95 %. Ainsi, en nous basant sur les 99 %, c’est-à-dire 99 % de la demande en heures consommées, nos économies seraient encore plus importantes, soit 580 000 $. Nous voyons ainsi comment, en disposant des bonnes informations, nous pouvons identifier les possibilités d’économies.

[14 h 51] Voyons maintenant un autre exemple concernant une autre entreprise. Dans cette entreprise, nous disposons déjà de plus de licences ; elle est plus grande, possède des bureaux dans différents pays, et voici un aperçu de ce dont nous disposons. Nous voyons chacune des licences, celles des boîtes à outils, et même celles du simulateur Simulink, et nous constatons qu’il y a un maximum de 76 licences dans ce cas précis ; dans d’autres, il y en a 70, 20, 16… Bref, cette entreprise est plus grande que la précédente. Mais si nous examinons également l’utilisation maximale au cours de la dernière année, nous constatons que certaines licences ont effectivement été toutes utilisées, mais que, dans l’ensemble, nous pouvons en supprimer quelques-unes. Si l’on examine la colonne indiquant la réduction réalisée, dans certains cas, nous en supprimons 25, dans d’autres 27, 9, 32, etc. En poursuivant l’analyse de ce tableau, un peu long, on constate qu’à la fin, on trouve également des cas d’utilisation nulle, et en additionnant toutes ces valeurs, on se rend compte qu’avec cette entreprise, nous pouvons réaliser des économies de 41 %. Ils payaient 2,3 millions de dollars ; désormais, l’économie s’élève à 965 000 dollars, soit 41 %. Il s’agit donc là aussi d’économies très importantes, très significatives, qui nous donnent la certitude que mes utilisateurs continueront à disposer du logiciel, que la licence sera bien là, sur la base des données recueillies cette année.

[16:46] Voyons cet autre exemple. Il s’agit d’une autre entreprise qui dispose de moins de licences ; c’est une entreprise d’Amérique latine où nous n’avons que des licences MATLAB. Elle possède quelques boîtes à outils ici et là, mais a décidé de limiter l’analyse aux seules licences principales. Le coût indicatif, qui n’est pas réel, s’élève donc à 10 700 $ par licence. Nous avons ici les quantités maximales : 45 dans certains cas, 20 ou 70 dans d’autres, ainsi que l’utilisation maximale. Si nous procédons à des ajustements pour la première licence, nous pouvons réduire ce nombre à 34 licences ; ensuite, 10, puis encore 10… pour certaines, ce n’est pas possible, enfin bref. Et si nous en revenons au même cas, en ne conservant que les licences que nous utilisons réellement, l’économie pour cette entreprise s’élèverait ici à 50 %. C’est donc très intéressant, et tentant pour les personnes chargées d’approuver nos budgets, de disposer de ces informations, de pouvoir identifier les utilisateurs qui en tirent le plus parti et ceux qui ne l’utilisent pas. Nous pouvons même repérer les utilisateurs qui ne font plus partie de l’entreprise et les supprimer de nos listes afin de réduire ainsi nos coûts, de gagner en efficacité et de leur fournir le service dont ils ont besoin.

[18:25] Si l’on examine les autres colonnes, on constate que la réduction peut atteindre 61 %, voire 69 %. Alors, comment s'y prendre ? Comme je vous le disais au début, la première étape consiste à savoir ce dont nous disposons, ce qui existe. Un outil tel qu'Open iT avecLicenseAnalyzer™nous permet donc de collecter ces informations, de les regrouper, de les traiter, d'y ajouter les coûts réels de nos contrats afin de pouvoir effectuer ces calculs et commencer à identifier les postes d'économies possibles, à savoir quels utilisateurs disposent d'un certain type de licence ou à les faire passer à une autre licence plus avantageuse.

[19 h 23] Continuons. Nous voyons ici un rapport sur les utilisateurs qui ont accumulé de nombreuses heures d’utilisation. Il y a des utilisateurs comme le premier, sur la première ligne, qui m’indique l’avoir utilisé 13 heures d’affilée le 2 janvier, 12 heures le 3, 12, 12, et ainsi de suite. Ce sont ceux qui apparaissent en orange et en jaune qui ont le plus d’heures d’utilisation. La question qui se pose ici est la suivante : utilisent-ils réellement le logiciel ou se contentent-ils de laisser l'application ouverte toute la journée sans jamais la fermer ?

[19:59] C’est là qu’Open iT nous propose des alertes : nous pouvons envoyer un message à l’utilisateur pour lui dire : « Veuillez fermer votre licence et votre application, car il est possible que quelqu’un d’autre ait besoin de la licence que vous avez actuellement active. » Si nous regardons ici, nous pouvons regrouper d’un côté ceux qui ont le plus d’heures d’utilisation et de l’autre ceux qui en ont le moins. Ceux qui en ont le moins correspondent aux utilisateurs occasionnels, qui s'en servent de temps en temps au cours du mois, mais pas très longtemps. Quant à mes utilisateurs les plus assidus de MATLAB, ils apparaissent en rouge ou en orange ; ce sont eux que nous recommanderions de faire passer à des licences nominatives, qui sont un peu moins chères que les licences concurrentes et nous permettent de garder le logiciel ouvert aussi longtemps que nécessaire. Mais pour mes utilisateurs occasionnels qui ne l’utilisent que pendant une courte durée, nous pouvons alors utiliser la licence réseau simultanée : ils l’utilisent un moment, la ferment, et elle revient dans le pool de licences disponibles. Ainsi, tout devient plus efficace : il y aura toujours des licences disponibles. Si, pour une raison quelconque, de nombreuses licences étaient utilisées au cours de la journée, les utilisateurs nommés auront la garantie de disposer d’une licence pour utiliser le logiciel.

[21:32] Bon, passons à cet autre graphique, qui regroupe plusieurs serveurs. Je vous disais tout à l’heure que c’est également une stratégie d’optimisation. Nous pouvons visualiser en temps réel mes serveurs situés dans différentes régions et disposer de la liste des utilisateurs qui s’y trouvent, avec l’heure à laquelle ils se sont connectés et le nombre d’heures pendant lesquelles ils ont utilisé la licence. Nous pouvons donc procéder de deux façons : nous pouvons examiner chaque serveur individuellement – ici, on voit le serveur de licence 01, le serveur de licence 02 – et générer des rapports pour chacun d’entre eux. Cependant, nous recommandons de procéder de manière combinée : ainsi, les mêmes informations que j’ai sur chaque serveur sont présentées dans leur ensemble, ce qui me permet de générer des rapports complets. De cette façon, lorsque viendra le moment de renégocier la licence, nous disposerons des informations nécessaires pour demander des changements de types de licences, ou pour réduire, voire augmenter le nombre de licences. Cela peut également nous servir pour déterminer les licences que nous souhaitons acquérir ou renouveler l’année suivante.

[22:54] Donc, pour résumer, quelles sont les meilleures pratiques ? Tout d’abord, nous devons mesurer l’utilisation : il nous faut une solution qui nous indique qui utilise les licences, quand, pendant combien de temps, où et bien plus encore. Nous devons être en mesure de classer cette utilisation afin d’identifier les logiciels qui ne sont pas utilisés, et c’est à partir de là que nous pourrons commencer à réduire nos dépenses. Il faut déterminer comment analyser le rapport entre les licences nominatives et les licences réseau concurrentes. Il faut identifier les utilisateurs qui utilisent beaucoup le logiciel, ceux qui ne l’utilisent pas, et même ceux qui ne font plus partie de l’entreprise, afin d’optimiser cet aspect. Créer des alertes afin que, dès leur réception, l’utilisateur modifie son comportement : un jour, il reçoit un e-mail lui demandant de bien vouloir fermer la licence ; il n’y prêtera peut-être pas attention, mais après avoir reçu le message à plusieurs reprises, il finira par se dire « d’accord, je vais fermer le logiciel », car il commence à comprendre qu’il s’agit d’une ressource très précieuse pour l’entreprise et qu’elle a un coût élevé. Ce sont là, en substance, les meilleures pratiques que nous pouvons mettre en œuvre, non seulement pour MathWorks, mais aussi pour une grande partie des logiciels d’ingénierie technique industrielle que bon nombre de nos entreprises utilisent au quotidien.

[24:24] Bon, eh bien, si vous avez des questions, j'en ai terminé avec ma présentation.

[24:38] Bé : Eh bien, un grand merci, Alfonso. Oui, en effet, nous avons une question de l’un de nos participants. Bon, une entreprise dispose de différents types de licences, allant des licences concurrentes aux licences par utilisateur, qui sont installées sur les ordinateurs. Par où pourrions-nous commencer ?

[25:00] Alfonso : Très bien, oui, quelle bonne question ! Presque toutes les entreprises ont un modèle de licences mixte : elles ont des licences concurrentes, par utilisateur, ainsi que des machines sur lesquelles une licence datant de plus de 10 ans est installée. Alors, comment je m’y prends, comment je commence à faire le point sur tout ça ? La première étape serait de disposer d’un outil tel qu’Open iT pour pouvoir collecter les informations présentes sur mes serveurs, mais aussi celles qui se trouvent sur les ordinateurs des utilisateurs, afin de savoir de quelles licences il s’agit, de quels types elles sont et combien il y en a. Je suis sûr qu’il y a des ordinateurs sur lesquels sont installées des licences qui ne sont plus utilisées ; il s’agit donc d’en prendre connaissance et d’avoir cette visibilité sur les licences. Une fois que nous disposons de ces données, nous pouvons commencer à générer des rapports pour analyser la situation et déterminer les actions à mener dans un avenir proche. À l’approche du renouvellement avec MathWorks, il sera utile de disposer de rapports indiquant clairement ce que nous utilisons et ce que nous n’utilisons pas, ce qui nous permettra d’aborder les négociations en position de force.

[26:17] Bé : D'accord, parfait. Faute de temps, nous ne pouvons pas répondre à toutes les questions, mais nous vous contacterons par e-mail. As-tu quelques mots à adresser à nos participants, Alfonso ?

[26:34] Alfonso : Bon, merci d’être là aujourd’hui. Si vous le souhaitez, nous pouvons organiser un entretien, une consultation gratuite de 30 minutes. Vous voyez à l’écran le code QR que vous pouvez scanner ; nous vous mettrons alors en relation avec un expert en solutions d’entreprise qui pourra vous aider dans ce projet d’optimisation des licences.

[26:59] Bé : Bon, juste un petit rappel : ce webinaire est enregistré et l'enregistrement vous sera envoyé à l'adresse e-mail professionnelle que vous avez indiquée. Retrouvez-nous sur les réseaux sociaux, n’oubliez pas de suivre et de vous abonner à Open iT, Inc. Envoyez-nous un e-mail à webinars@openit.com pour commencer dès aujourd’hui votre parcours d’optimisation logicielle. Encore une fois, je suis Bé, votre animatrice. Merci beaucoup et prenez soin de vous. Merci à tous, à bientôt pour le prochain webinaire.