MATLAB: Análisis de uso para impulsar el ahorro

[0:02] Bé: Hola, buenos días y buenas tardes a todos. Gracias por acompañarnos en el seminario web de hoy, titulado «MathWorks: análisis de uso para impulsar el ahorro». Me llamo Bé Sánchez y seré vuestra anfitriona hoy. MATLAB es ampliamente utilizado por empresas líderes en tecnología, grandes fabricantes, empresas de ingeniería e instituciones académicas para crear modelos matemáticos complejos que impulsan el análisis de datos, el procesamiento de imágenes y la investigación científica, entre otras aplicaciones. No obstante, también supone una inversión considerable. En este seminario web, el ingeniero de ventas de Open iT, Alfonso Villanueva, mostrará cómo el análisis detallado del uso de las licencias puede generar informes y visualizaciones sobre su utilización de MATLAB. Descubra métodos para realizar un seguimiento del consumo de licencias, evaluar el rendimiento y comparar el uso con respecto a los presupuestos y los indicadores de referencia del sector.

[0:57] Antes de empezar, os invito a todos a enviar vuestras preguntas por correo electrónico a webinars@openit.com. Además, estamos pendientes de nuestra sección de preguntas y respuestas, donde más adelante nuestro ponente responderá a algunas de ellas; y si no tenemos tiempo para responderlas, nos pondremos en contacto con vosotros por correo electrónico para facilitaros las respuestas.

[1:30] Nuestro ponente es ingeniero de preventa con amplia experiencia en la implementación de software especializado. Es un consultor de alto nivel con una vasta experiencia en gestión de licencias de software, administración de tecnología y desarrollo web. Es un líder contrastado que cuenta con una combinación única de responsabilidades en empresas tanto pequeñas como grandes y siente una gran pasión por crear negocios de éxito. Actualmente colabora con el equipo de ventas como experto técnico para ofrecer a los clientes la mejor solución en materia de concesión de licencias de software. Señoras y señores, le damos la bienvenida a Alfonso Villanueva.

[2:11] Alfonso: Muchas gracias. Buenos días, hola a todos, es un placer que nos acompañéis hoy. En nuestra agenda tenemos el tema de las licencias de MathWorks; vamos a ver algunas estrategias para optimizarlas y nos centraremos sobre todo en ejemplos reales de algunos de nuestros clientes sobre cómo han conseguido estos ahorros o lo que llamamos «optimización», y al final podremos responder a algunas de vuestras preguntas.

[2:45] Muy bien, vayamos directamente al grano. En cuanto a las licencias de MathWorks, podemos decir que existen licencias estándar, académicas y para uso doméstico. La oferta de software de MathWorks es muy variada en todo el mundo. Muchas de las licencias, sobre todo las que se utilizan a nivel comercial en empresas financieras, petroleras y de construcción, incluso, utilizan las licencias estándar. Las universidades y otros centros de enseñanza suelen tener algún contrato de tipo académico.

[3:18] Bien, ¿qué tipos de licencias hay? Por lo general, hablamos de tres: licencias perpetuas, licencias de suscripción anual o prorrateadas. Hoy nos centraremos en las perpetuas y en las anuales. Los tipos de licencias que tenemos son las concurrentes de red, en las que hay un grupo de licencias disponibles para nuestros usuarios y, de ahí, cada uno va utilizando una. Los usuarios designados de red también constituyen un grupo de licencias, pero siempre hay una licencia asignada a una persona concreta. Cuando hablamos de usuarios individuales o designados, la asignación puede realizarse en el propio ordenador o mediante un inicio de sesión específico para esa persona.

[4:06] Vamos a tomar como ejemplos algunos costes como estos que vemos aquí: el precio de la licencia concurrente de red y el de las licencias de usuarios designados. Vemos que, aunque las licencias no son muy caras, cuando se trata de grupos grandes de personas, el presupuesto sí que va aumentando cada vez más. Así pues, a partir de estos datos que hemos obtenido de la web, podemos consultar nuestros informes.

[4:29] Bueno, para terminar con los tipos de licencias, ¿qué es una licencia concurrente de red? Se trata de usuarios concurrentes simultáneos que pueden estar utilizando esta licencia en dos equipos, tal y como lo define el contrato de MathWorks. En el caso de los usuarios designados, la asignación se realiza generalmente mediante el nombre del usuario o su correo electrónico, y se controla a través del archivo de opciones de nuestro servidor de licencias. Normalmente es solo para un ordenador. En cuanto a los usuarios designados, se trata de usuarios únicos identificados por su nombre de usuario o su correo electrónico, y estas licencias sí pueden instalarse en hasta cuatro ordenadores, pero solo pueden utilizarse en dos a la vez. A menudo, los ingenieros tienen su ordenador de sobremesa y, al mismo tiempo, un portátil con el que pueden desplazarse a la planta de producción, a la obra, etc. Por lo tanto, es necesario poder utilizar una licencia en dos lugares o en dos equipos a la vez. Las licencias vinculadas al equipo son las más antiguas; se instalan con el equipo y quedan vinculadas a él, por lo que, si queremos cambiarla, habría que desinstalarla de un equipo para poder utilizarla en otro.

[6:04] Muy bien, ahora sí, ¿qué estrategias de optimización podemos utilizar? Ya tengo mi infraestructura de MathWorks, está funcionando, pero no sé cómo puedo ahorrar, no sé si necesito más licencias o si puedo reducir el número. Entonces, ¿qué hacemos? En primer lugar, tenemos que medir; no podemos gestionar lo que no se mide. Así que, para ello, la primera estrategia es identificar el uso nulo, es decir, no pagar por lo que no se utiliza. Muchas empresas tienen tanto software que pierden la visibilidad de qué se utiliza, quién no lo utiliza, qué versiones anteriores tienen pero que ya nadie utiliza, en fin, y esto puede suponer unos costes elevados.

[6:56] La siguiente estrategia consiste en identificar el uso que hacen los usuarios. Por un lado, podemos ver quiénes son mis usuarios ocasionales, aquellos que lo utilizan poco tiempo, o lo que denominamos «Power Users», es decir, aquellos que, por ejemplo, acumulan más de 128 horas de uso de la licencia del software mes tras mes.

[7:21] Otra forma de optimizar es combinando mis servidores de licencias. Si mi organización tiene oficinas en diferentes países, cada una con un servidor de licencias, podemos supervisar cada servidor por separado; aunque lo recomendable en este caso es combinar su uso para tener una visión global de qué se está utilizando, qué usuarios tengo a nivel global, cuántas licencias hay, y saber si podríamos cambiar nuestro contrato para que, en lugar de ser regional, sea global.

[7:58] Bien, ¿qué más podemos hacer si entramos ya en más detalle? Debemos identificar qué usuarios consumen demasiadas licencias, qué usuarios las abren y nunca las cierran, dejan abierta la aplicación el viernes antes de irse el fin de semana y la licencia queda ocupada el viernes, el sábado y el domingo, y bueno, esto también supone un coste. Y si alguien quisiera usar esa licencia, podría encontrarse con un mensaje de denegación porque no está disponible, aunque los usuarios no estén allí, no estén trabajando.

[8:28] Otra forma de optimizar es identificar también las cajas de herramientas. La licencia principal de MathWorks es MATLAB, que cuenta con diferentes módulos para realizar distintos cálculos, simulaciones, etc. Por lo tanto, muchos usuarios necesitan utilizar estas cajas de herramientas, que les permiten realizar su trabajo, pero cada una de ellas supone también una licencia. Así pues, hay que identificar cuáles se utilizan, cuáles no se utilizan y cuáles son las más utilizadas por nuestros usuarios.

[9:06] A partir de toda esta información que podamos recabar durante el análisis, hay que valorar si mi licencia de usuarios designados es adecuada para determinadas personas o no. Si hacen un uso intensivo, habría que cambiarlas a una licencia de usuarios designados; en el caso de las licencias de usuarios concurrentes, también hay que analizar en qué medida las utilizan y cuántas horas dedican a nuestro software. Así pues, teniendo en cuenta estas estrategias, veamos nuestros ejemplos.

[9:48] El primer ejemplo se centra en una empresa pequeña; tienen pocas licencias, pero eso no significa que no puedan optimizar su uso. Veamos nuestro primer informe. En pantalla tenemos el uso general del software; aquí vemos todo lo relacionado con MathWorks. Si nos fijamos, muchos de los módulos o licencias tienen solo una disponible; hay otro que tiene dos, algunos con 10, 5 y cuatro; eso es lo que hemos contratado y lo que está habilitado para mi empresa. Pero si, a partir de un análisis de enero a septiembre, revisamos quiénes lo utilizan, nos damos cuenta de que el uso máximo no llega a las 10 licencias; por ejemplo, en este caso, en algunos casos vemos que hay cero: en nueve meses no se utilizó esta herramienta. Hay otras en las que tenemos cuatro y solo se utilizaron dos.

[10:51] A partir de ahí vemos también el tiempo de uso, las horas que mis usuarios han acumulado. Para ver más detalles, tenemos esta tabla de abajo, donde podemos ver, mes a mes, la cantidad de licencias que se utilizaron día a día. Así pues, aquí se aprecia a simple vista que, de enero a julio, hubo un uso intensivo de nuestro software de MathWorks; hubo momentos en los que se utilizaron cuatro licencias, seis licencias, etc. Pero a partir de agosto y septiembre vemos que se redujo considerablemente. ¿Qué podría significar esto? Quizás la empresa estaba inmersa en un proyecto muy importante en el que trabajaban muchas personas, que finalizó a mediados de julio y, a partir de entonces, son pocos los que utilizan la herramienta. Así pues, estas son las tendencias que hay que ir revisando en cuanto al uso de mis licencias. Lo más importante es darnos cuenta de que aquí se nos indica en qué días de cada mes se alcanzaron esos picos de uso, que fueron de solo seis licencias, tal y como vemos aquí en la tabla de arriba. Por lo tanto, es muy importante conocer esto y disponer de esta visibilidad.

[12:08] Pero bueno, ¿y ahora qué? Hablábamos del uso nulo; si creamos este cuadro de mando y filtramos las aplicaciones que no se han utilizado en los últimos nueve meses, nos damos cuenta de que tenemos o estamos pagando cuatro licencias de un tipo, cuatro de otro, una, una, una, y esto supone un coste anual de 7.000 dólares; es decir, la empresa tiene el contrato por 48.000 dólares, pero si eliminamos estas que nadie utiliza, podemos conseguir un ahorro potencial del 17 %. Simplemente con ver qué se usa y qué no.

[12:52] Ahora, si combinamos el uso cero con el resto de las licencias que veíamos anteriormente, podemos decir que hay casos en los que puedo eliminar licencias. Puede que haya licencias en las que tenía seis y pueda eliminar cuatro, o que haya otras en las que tenía cinco y podamos eliminar una. Así pues, si vamos sumando cada una de estas licencias que eliminamos, con el único fin de quedarnos solo con las que se utilizaron durante los nueve meses, nos damos cuenta de que, al sumarlas, obtenemos un ahorro aún mayor: 259 000 dólares, lo que supone en torno al 40 %. Se trata, por tanto, de un presupuesto muy importante que se podría tener en cuenta.

[13:46] Y otro punto importante es que estamos manteniendo el uso total; es decir, se utilizaron esta cantidad de licencias para mis 70 usuarios y voy a seguir manteniéndolas. Ese puede ser el objetivo: que mi personal disponga de la licencia que necesite siempre que la necesite. Pero si el objetivo de nuestra empresa es reducir aún más los gastos, podemos ver que tenemos una columna que indica una reducción del 99 % y otra que indica un 95 %. Así pues, basándonos en el 99 %, es decir, el 99 % de la demanda de las horas consumidas, nuestro ahorro sería aún mayor: 580 000 dólares. Vamos viendo cómo, al disponer de la información correcta, podemos ir identificando formas de ahorrar.

[14:51] Veamos ahora otro ejemplo correspondiente a otra empresa. En esta empresa ya contamos con más licencias; es más grande, tiene oficinas en diferentes países y aquí nos ofrece un resumen de lo que tenemos. Vemos cada una de las licencias, de los toolboxes, incluso del simulador Simulink, y vemos que tienen un máximo de 76 licencias en este caso; en otros hay 70, hay 20, 16… En fin, es más grande que la empresa anterior. Pero también, si observamos el uso máximo durante el último año, nos damos cuenta de que sí hay licencias que se han utilizado en su totalidad, aunque, en general, de todas estas podemos eliminar algunas. Si observamos la columna que indica cuánto reducimos, en algunos casos eliminamos 25, en otros 27, 9, 32, en fin. Si continuamos con la tabla, que es un poco larga, nos damos cuenta de que incluso al final también tenemos un uso nulo, y al sumar todos estos valores nos damos cuenta de que con esta empresa podemos lograr un ahorro del 41 %. Estaban pagando 2,3 millones de dólares; ahora el ahorro es de 965 000 dólares, lo que supone un 41 %, así que también se trata de ahorros muy grandes, muy significativos, y nos da la certeza de que mis usuarios seguirán teniendo el software disponible, de que la licencia seguirá ahí, basándonos en la información recopilada este año.

[16:46] Veamos este otro ejemplo. Se trata de otra empresa que cuenta con menos licencias; es una empresa latinoamericana en la que solo disponemos de licencias de MATLAB; tienen alguna que otra caja de herramientas, pero decidieron realizar el análisis únicamente para las licencias principales. Así pues, el coste representativo —que no es real— es de 10 700 dólares por cada una de estas licencias. Aquí tenemos las cantidades máximas: hay 45 en algunos casos, 20 y 70 en otros, y el uso máximo. Así pues, si vamos haciendo los ajustes para la primera licencia, podemos reducirlo a 34 licencias; en otras, a 10, 10… en algunas no podemos, en fin. Y volvemos al mismo caso: si limitamos el uso de licencias únicamente a las que utilizamos, aquí el ahorro para esta empresa sería del 50 %. Por lo tanto, resulta muy llamativo y tentador para las personas que aprueban nuestros presupuestos conocer esta información, poder analizar qué usuarios son los que más lo utilizan y cuáles no; incluso podemos detectar usuarios que ya no están en la empresa y eliminarlos de nuestras listas para ir reduciendo así nuestros costes, ser más eficientes y ofrecerles el servicio que necesitan.

[18:25] Si nos fijamos en las otras columnas, vemos que podemos llegar a una reducción del 61 % o incluso del 69 %. Entonces, ¿cómo lo hacemos? Como les comentaba al principio, lo primero es saber qué tenemos, qué hay. Por eso, una herramienta como Open iT , conLicenseAnalyzer™, nos permite recopilar esta información, reunirla, procesarla e incorporar los costes reales de nuestros contratos para poder hacer estos cálculos y empezar a ver dónde podemos ahorrar, saber qué usuarios tienen un determinado tipo de licencia o cambiarla por otra que resulte más conveniente.

[19:23] Vamos a continuar. Aquí vemos un informe sobre los usuarios que acumulan muchas horas de uso. Hay usuarios como el primero, en la primera línea, que me indica que el 2 de enero lo utilizó durante 13 horas seguidas, 12 horas el día 3, 12, 12, y así sucesivamente. Los que aparecen en naranja y amarillo son los que tienen más horas de uso. La pregunta aquí es: ¿realmente están utilizando el software o simplemente tienen la aplicación abierta todo el día y nunca la cierran?

[19:59] Aquí es donde Open iT nos ofrece alertas; podemos enviar un mensaje al usuario y decirle: «Por favor, cierra tu licencia, tu aplicación, porque es posible que otra persona necesite la licencia que tienes activa en este momento». Si miramos por aquí, podemos ir agrupando, por un lado, a los que tienen más horas de uso y, por otro, a los que tienen menos. Los que tienen menos horas de uso serían los usuarios más ocasionales, que sí lo utilizan de vez en cuando durante el mes, pero no durante mucho tiempo. Y a mis usuarios más habituales de MATLAB los vemos en colores rojos o naranjas; son a quienes recomendaríamos pasar a licencias de uso designado, que son un poco más económicas que las concurrentes y nos permiten tener el software abierto todo el tiempo que necesitemos. Pero para mis usuarios ocasionales, que solo lo tienen abierto poco tiempo, ahí sí podemos utilizar la licencia concurrente de red: la utilizan un rato, la cierran y vuelve al grupo de licencias disponibles. Así, todo se vuelve más eficiente: siempre habrá licencias disponibles. Si por alguna razón se utilizaran muchas durante el día, los usuarios designados tendrán garantizada su licencia para poder utilizar el software.

[21:32] Y bien, pasemos a este otro gráfico, en el que se combinan servidores. Como les comentaba hace un rato, también es una estrategia para optimizar. Podemos ver en tiempo real mis servidores, que se encuentran en diferentes regiones, y disponer de la lista de los usuarios que están conectados, con la hora a la que entraron y el tiempo que llevan trabajando con la licencia. Así pues, podemos hacerlo de dos maneras: podemos ver cada servidor por separado —aquí aparecen el servidor de licencia 01 y el servidor de licencia 02— y elaborar informes para cada uno. Sin embargo, recomendamos hacerlo de forma combinada; así, la misma información que tengo en cada servidor la veo como un todo y puedo elaborar informes completos para que, cuando llegue el momento de renegociar la licencia, dispongamos de la información necesaria y podamos solicitar cambios en los tipos de licencia, reducirlos o incluso aumentarlos; también nos puede servir para eso en cuanto a las licencias que queramos adquirir o renovar el próximo año.

[22:54] En resumen, ¿cuáles son las mejores prácticas? En primer lugar, debemos medir el uso; necesitamos una solución que nos indique quién utiliza las licencias, cuándo, durante cuánto tiempo, en qué lugar y otros datos. Debemos ser capaces de clasificar el uso para saber qué software no se utiliza en absoluto y, a partir de ahí, empezar a reducir nuestros gastos. Hay que analizar el equilibrio entre las licencias de usuarios designados y las licencias concurrentes de red. Hay que identificar quiénes utilizan mucho el software, quiénes no y quiénes ya ni siquiera están en la empresa, para poder optimizar ese aspecto. Crear alertas para que, en el momento en que las reciban, el usuario vaya modificando su comportamiento: un día recibe un correo que le dice «por favor, cierra la licencia»; quizá no le haga caso, pero después de recibir el mensaje varias veces dirá «vale, voy a cerrar el software», ya que está entendiendo que es un recurso muy valioso para la empresa y que tiene un coste elevado. Esas son, básicamente, las mejores prácticas que podemos aplicar, no solo para MathWorks, sino para gran parte del software de ingeniería técnica industrial que muchas de nuestras empresas utilizan a diario.

[24:24] Bueno, pues, si hemos recibido alguna pregunta, con esto doy por terminada mi presentación.

[24:38] Bé: Pues muchísimas gracias, Alfonso. Sí, de hecho tenemos una pregunta de uno de nuestros asistentes. Bien, una empresa tiene distintos tipos de licencias, desde las concurrentes hasta las por usuario, que están instaladas en el ordenador. ¿Por dónde podríamos empezar?

[25:00] Alfonso: Muy bien, sí, ¡qué buena pregunta! Casi todas las empresas tienen un modelo mixto de licencias: tienen licencias concurrentes, por usuario y equipos en los que lleva instalada una licencia desde hace más de 10 años. Entonces, ¿cómo lo hago, cómo empiezo a averiguar todo esto? El primer paso sería contar con una herramienta como Open iT para poder ir recopilando la información que hay en mis servidores, poder recopilar incluso lo que hay en los equipos de los usuarios, saber qué licencias son, de qué tipo son y cuántas hay. Estoy seguro de que hay equipos que tienen instaladas licencias que ya no se utilizan, así que forma parte de conocer y tener esa visibilidad de las licencias. Una vez que disponemos de esta medición, ya podemos empezar a generar informes para analizarlos y saber qué hacer en un futuro próximo. Si se acerca la renovación con MathWorks, poder contar con informes que nos indiquen «esto lo uso» y «esto no lo uso» nos permitirá tener una posición más sólida a la hora de negociar.

[26:17] Bé: Vale, perfecto. Por falta de tiempo no podemos responder a todas las preguntas, pero nos pondremos en contacto con vosotros por correo electrónico. ¿Quieres decir algo a nuestros asistentes, Alfonso?

[26:34] Alfonso: Bueno, gracias por estar aquí hoy. Si lo desean, podemos mantener una charla o una consulta gratuita de 30 minutos. En pantalla aparece el código QR que pueden escanear y les pondremos en contacto con un experto en soluciones empresariales para que les ayude en este proceso de optimización de licencias.

[26:59] Bé: Vale, pues un recordatorio rápido de que este seminario web se está grabando y que la grabación se enviará a vuestra dirección de correo electrónico corporativa registrada. Síguenos en las redes sociales, no te olvides de seguirnos y suscribirte a Open iT, Inc. Envíanos un correo electrónico a webinars@openit.com para empezar hoy mismo tu proceso de optimización de software. Una vez más, soy Bé, vuestra anfitriona. Muchas gracias y cuidaos. Gracias a todos, nos vemos en el próximo seminario web.