MATLAB: Análise de utilização para impulsionar as poupanças

[0:02] Bé: Olá, bom dia e boa tarde a todos. Obrigada por se juntarem a nós no webinar de hoje, intitulado «MathWorks: análise de utilização para promover poupanças». Chamo-me Bé Sánchez e serei a vossa anfitriã hoje. O MATLAB é amplamente utilizado por empresas líderes em tecnologia, grandes fabricantes, empresas de engenharia e instituições académicas para criar modelos matemáticos complexos que impulsionam a análise de dados, o processamento de imagens e a exploração científica, entre outras aplicações. No entanto, representa também um investimento considerável. Neste webinar, o engenheiro de vendas da Open iT, Alfonso Villanueva, irá mostrar como a análise detalhada da utilização das licenças pode gerar relatórios e visualizações sobre a vossa utilização do MATLAB. Descubra métodos para monitorizar o consumo de licenças, avaliar o desempenho e comparar a utilização em relação aos orçamentos e aos indicadores de referência do setor.

[0:57] Antes de começarmos, convido todos a enviarem as vossas perguntas por e-mail para webinars@openit.com. Estamos também a acompanhar a nossa secção de perguntas e respostas, onde, mais tarde, o nosso orador responderá a algumas delas; caso não tenhamos tempo para responder a todas, entraremos em contacto convosco por e-mail para vos fornecer as respostas.

[1:30] O nosso apresentador é engenheiro de pré-venda com vasta experiência na implementação de software especializado. É um consultor de alto nível com vasta experiência em licenciamento de software, gestão de tecnologia e desenvolvimento web. É um líder comprovado, com uma combinação única de responsabilidades em pequenas e grandes empresas e uma paixão por construir negócios de sucesso. Atualmente, colabora com a equipa de vendas como especialista técnico para oferecer a melhor solução aos clientes no que diz respeito ao licenciamento de software. Senhoras e senhores, damos as boas-vindas a Alfonso Villanueva.

[2:11] Alfonso: Muito obrigado. Bom dia, olá a todos, é um prazer contar com a vossa presença hoje. Na nossa agenda temos o tema do licenciamento da MathWorks; vamos ver algumas estratégias para o otimizar e vamos centrar-nos, sobretudo, em exemplos reais de alguns dos nossos clientes, mostrando como conseguiram obter estas poupanças ou aquilo a que chamamos de otimização, e, no final, poderemos responder a algumas das vossas perguntas.

[2:45] Muito bem, vamos direto ao assunto. No que diz respeito ao licenciamento da MathWorks, podemos referir que existem tipos de licenças: padrão, académicas e para uso doméstico. A oferta de software da MathWorks é muito variada em todo o mundo. Muitas das licenças, sobretudo as utilizadas a nível comercial em empresas do setor financeiro, petrolífero e da construção, recorrem às licenças padrão. As universidades e outras instituições têm, geralmente, algum tipo de contrato académico.

[3:18] Bem, que tipos de licenças temos? Geralmente falamos de três: licenças perpétuas, licenças por subscrição anual ou licenças rateadas. Hoje vamos centrar-nos nas licenças perpétuas e nas anuais. Os tipos de licenças que temos são as licenças concorrentes em rede, em que existe um conjunto de licenças disponível para os nossos utilizadores e, a partir daí, cada um vai utilizando uma delas. As licenças de utilizadores nomeados em rede também constituem um conjunto de licenças, mas há sempre uma licença atribuída a uma pessoa específica. Quando falamos de licenças individuais ou de utilizadores nomeados, estas podem ser instaladas no computador ou acedidas através de um login específico para essa pessoa.

[4:06] Vamos utilizar como exemplos alguns custos como estes que vemos aqui: o preço da licença concorrente de rede e o das licenças para utilizadores nomeados. Vemos que, embora as licenças não sejam muito caras, quando já temos grandes grupos de pessoas, o orçamento vai aumentando cada vez mais. Assim, com base nestes dados que obtivemos da Internet, podemos analisar os nossos relatórios.

[4:29] Bem, para concluir o tema dos tipos de licenças, o que é uma licença de rede concorrente? Trata-se de utilizadores concorrentes simultâneos que podem estar a utilizar esta licença em duas máquinas, tal como definido no contrato da MathWorks. No caso dos utilizadores nomeados, a licença é geralmente atribuída com base no nome do utilizador ou no endereço de e-mail e é controlada através do ficheiro de opções do nosso servidor de licenças. Normalmente, destina-se apenas a uma máquina. Quanto aos utilizadores nomeados, trata-se de utilizadores únicos definidos pelo seu nome de utilizador ou endereço de e-mail, e estas licenças podem ser instaladas em até quatro máquinas, mas só podem ser utilizadas em duas ao mesmo tempo. Muitas vezes, os engenheiros têm o seu computador de secretária e, ao mesmo tempo, um portátil com o qual podem visitar a unidade de produção, a obra, enfim. Por isso, é necessário poder utilizar uma licença em dois locais ou em dois equipamentos ao mesmo tempo. As licenças vinculadas ao equipamento são mais antigas; estas são instaladas com o equipamento e ficam aí vinculadas; assim, se quisermos alterá-la, será necessário desinstalá-la de um equipamento para a podermos utilizar noutro.

[6:04] Muito bem, agora sim, que estratégias de otimização podemos utilizar? Já tenho a minha infraestrutura da MathWorks, está a funcionar, mas não sei como posso poupar, não sei se preciso de mais licenças ou se posso reduzir o número. Então, o que fazemos? Em primeiro lugar, precisamos de medir; não podemos gerir o que não se mede. Por isso, a primeira estratégia consiste em identificar o uso nulo, ou seja, não pagar pelo que não é utilizado. Muitas empresas têm tanto software que perdem a visibilidade sobre o que é utilizado, quem não o utiliza, quais as versões anteriores que possuem mas que já ninguém utiliza, enfim, e isto pode implicar custos elevados.

[6:56] A estratégia seguinte consiste em identificar os padrões de utilização dos utilizadores. Por um lado, podemos ver quem são os meus utilizadores ocasionais, aqueles que utilizam o software durante pouco tempo, ou os chamados «Power Users», ou seja, aqueles que, por exemplo, utilizam a licença do software durante mais de 128 horas por mês.

[7:21] Outra forma de otimizar é combinar os meus servidores de licenças. Se a minha organização tiver escritórios em diferentes países, cada um com um servidor de licenças, podemos monitorizar individualmente cada servidor; no entanto, o aconselhável neste caso é combinar a utilização para ter uma visão global do que está a ser utilizado, de que utilizadores disponho a nível global, de quantas licenças, e saber se poderíamos alterar o nosso contrato, substituindo o regional por um global.

[7:58] Bem, o que mais podemos fazer se entrarmos agora em mais pormenores? Temos de identificar quais os utilizadores que consomem licenças em excesso, quais os que as abrem e nunca as fecham, deixam a aplicação aberta na sexta-feira antes de saírem para o fim de semana e ficam com a licença ocupada na sexta, no sábado e no domingo, o que também acarreta custos. E se alguém quiser utilizar essa licença, pode ser que tenha o acesso recusado por não estar disponível, apesar de os utilizadores não estarem presentes, não estarem a trabalhar.

[8:28] Outra forma de otimizar consiste também em identificar as toolboxes. A licença principal da MathWorks é o MATLAB, que dispõe de diferentes módulos para realizar diversos cálculos, simulações e assim por diante. Assim, muitos utilizadores precisam de recorrer a estas «toolboxes» ou caixas de ferramentas que lhes permitem realizar o seu trabalho, mas cada uma delas representa também uma licença. Por isso, é necessário identificar quais são as que são utilizadas, quais as que não são utilizadas e quais as que são mais utilizadas pelos nossos utilizadores.

[9:06] Com base em toda esta informação que conseguimos recolher durante a análise, é preciso ponderar se a minha licença de utilizadores nomeados é adequada para determinadas pessoas ou não. Se forem muito utilizados, então seria necessário mudar para uma licença de utilizadores nomeados; no caso das licenças de utilizadores simultâneos, também é preciso analisar a frequência com que são utilizadas e quantas horas o nosso software é utilizado. Assim, tendo estas estratégias em mente, vamos ver os nossos exemplos.

[9:48] O primeiro exemplo centra-se numa pequena empresa; têm poucas licenças, mas isso não significa que não possam otimizar. Vamos ver o nosso primeiro relatório. No ecrã, temos a utilização geral do software; aqui estamos a ver tudo o que diz respeito à MathWorks. Se repararmos, muitos dos módulos ou licenças têm apenas uma disponível; há outro que tem duas, alguns com 10, 5 e quatro — isso é o que adquirimos no nosso contrato, o que está habilitado para a minha empresa. Mas se, a partir de uma análise de janeiro a setembro, analisarmos quem o utiliza, percebemos que o pico de utilização não chega às 10 licenças; por exemplo, neste caso, em alguns casos vemos que há zero — em 9 meses, esta ferramenta não foi utilizada. Há outras em que temos quatro e apenas duas foram utilizadas.

[10:51] A partir daí, vemos também o tempo de utilização, as horas que os meus utilizadores acumularam. Para ver mais detalhes, temos esta tabela abaixo, onde podemos ver, mês a mês, a quantidade de licenças que foram utilizadas dia a dia. Assim, aqui percebe-se à primeira vista que, de janeiro a julho, houve uma utilização elevada do nosso software da MathWorks; houve alturas em que havia quatro licenças, seis licenças, enfim. Mas, a partir de agosto e setembro, vemos que houve uma redução significativa. O que é que isto poderá significar? Talvez a empresa estivesse envolvida num projeto muito importante, no qual havia muitas pessoas a trabalhar; esse projeto terminou em meados de julho e, depois disso, poucos continuaram a utilizar a ferramenta. Portanto, estas são as tendências que é preciso ir acompanhando no que diz respeito à utilização das minhas licenças. O mais importante é percebermos que isto nos indica em que dias de cada mês ocorreram estes picos de utilização, que foram de apenas seis licenças, tal como vemos aqui na tabela acima. Portanto, é muito importante saber isto, ter esta visibilidade.

[12:08] Mas enfim, e agora? Estávamos a falar do «uso zero»: se criarmos este painel e filtrarmos as aplicações que não foram utilizadas nos últimos 9 meses, percebemos que temos — ou estamos a pagar — quatro licenças de um tipo, quatro de outro, uma, uma, uma, e isto representa um custo anual de 7 000 dólares; ou seja, a empresa tem o contrato no valor de 48 000 dólares, mas se retirarmos estas que ninguém utiliza, podemos ter uma poupança potencial de 17%. Basta ver o que é utilizado e o que não é.

[12:52] Agora, ao juntar o uso zero com o resto das licenças que vimos anteriormente, podemos dizer que há áreas onde posso eliminar licenças. Pode ser que haja licenças em que tinha seis e possa eliminar quatro; há licenças em que tinha cinco, e podemos eliminar uma licença. Assim, se formos somando cada uma destas licenças que retiramos, apenas para manter as que foram efetivamente utilizadas nos 9 meses, percebemos que, ao somá-las, obtemos já uma poupança ainda maior: 259 000 dólares, o que corresponde a cerca de 40%. Trata-se, portanto, de um montante muito significativo que poderia ser tido em conta.

[13:46] E outro ponto importante é que estamos a permitir a utilização total; ou seja, foram utilizadas esta quantidade de licenças pelos meus 70 utilizadores e vou continuar a permitir a sua utilização. Esse pode ser o objetivo: que o meu pessoal tenha a licença de que necessita sempre que precisar dela. Mas se o objetivo da nossa empresa for reduzir ainda mais as despesas, podemos ver que temos uma coluna que indica uma redução de 99% e outra que indica 95%. Assim, com base nos 99%, ou seja, 99% da procura das horas consumidas, a nossa poupança seria ainda maior: 580 000 dólares. Vamos ver como, ao dispormos da informação correta, podemos identificar formas de poupar.

[14:51] Vamos ver agora outro exemplo para outra empresa. Nesta empresa já temos mais licenças, é maior, tem escritórios em diferentes países e aqui temos um resumo do que temos. Vemos cada uma das licenças, das toolboxes, incluindo do simulador Simulink, e verificamos que, neste caso, há um máximo de 76 licenças; noutros casos, há 70, 20, 16... enfim, é uma empresa maior do que a anterior. Mas, se analisarmos a utilização máxima no último ano, percebemos que, de facto, há licenças que foram totalmente utilizadas; no entanto, em geral, podemos eliminar algumas delas. Se olharmos para a coluna que indica a redução, em alguns casos eliminamos 25, noutros 27, 9, 32, enfim. Se continuarmos a analisar a tabela, que é um pouco extensa, percebemos que, até ao final, também temos uma utilização nula e, ao somar todos estes valores, percebemos que, com esta empresa, podemos obter poupanças de 41%. Eles estavam a pagar 2,3 milhões de dólares; agora, a poupança é de 965 000 dólares, o que corresponde a 41%, portanto, poupanças muito grandes e significativas, e isso dá-nos a certeza de que os meus utilizadores continuarão a ter o software disponível, que a licença estará lá, com base nos dados recolhidos ao longo deste ano.

[16:46] Vamos ver este outro exemplo. Trata-se de outra empresa que possui menos licenças; é uma empresa latino-americana onde temos apenas licenças do MATLAB; têm algumas toolboxes, mas decidiram realizar a análise apenas para as licenças principais. Assim, o custo representativo — que não é real — é de 10 700 dólares por cada uma destas licenças. Temos aqui as quantidades máximas: 45 em alguns casos, 20 e 70 noutros, bem como a utilização máxima. Assim, se formos fazendo os ajustes para a primeira licença, podemos reduzir para 34 licenças; nas seguintes, 10, 10; algumas não podemos, enfim. E voltando ao mesmo caso: se limitarmos o uso das licenças apenas às que utilizamos, aqui a poupança para esta empresa seria de 50%. Portanto, é muito chamativo e tentador para as pessoas que aprovam os nossos orçamentos conhecer esta informação, poder explorar quais são os utilizadores que mais utilizam o sistema, quem não o utiliza; podemos até detetar utilizadores que já não estão na empresa e eliminá-los das nossas listas, reduzindo assim os nossos custos, tornando-nos mais eficientes e prestando-lhes o serviço de que necessitam.

[18:25] Se passarmos às outras colunas, percebemos que podemos ter uma redução de 61% ou até mesmo de 69%. Então, como é que fazemos isto? Como lhes dizia no início, o primeiro passo é saber o que temos, o que existe. Assim, uma ferramenta como o Open iT como LicenseAnalyzer™permite-nos recolher esta informação, reuni-la, processá-la e agregar os custos reais dos nossos contratos, para podermos fazer estes cálculos e começar a identificar onde podemos poupar, saber quais os utilizadores que têm determinado tipo de licenças ou substituí-las por outras mais convenientes.

[19:23] Vamos continuar. Aqui vemos um relatório dos utilizadores que têm muitas horas de utilização. Há utilizadores como o primeiro, na primeira linha, que me diz que, no dia 2 de janeiro, utilizou a aplicação durante 13 horas seguidas, 12 horas no dia 3, 12, 12, e assim por diante. São os que estão nas cores laranja e amarela que têm mais horas de utilização. A questão aqui é: estarão realmente a utilizar o software ou apenas têm a aplicação aberta o dia todo e nunca a fecham?

[19:59] É aqui que o Open iT nos oferece alertas; podemos enviar uma mensagem ao utilizador e dizer-lhe: por favor, encerre a sua licença, a sua aplicação, porque é possível que outra pessoa precise da licença que tem ativa neste momento. Se olharmos por aqui, podemos agrupar, por um lado, aqueles que têm mais horas de utilização e, por outro, aqueles que têm menos. Os que têm menos representariam os utilizadores mais ocasionais, que o utilizam de vez em quando durante o mês, mas não por muito tempo. E os meus utilizadores que estão mais empenhados em utilizar o MATLAB são apresentados nas cores vermelho ou laranja e são aqueles a quem recomendaríamos a mudança para licenças de utilização nomeadas; estas são um pouco mais económicas do que as concorrentes e permitem-nos ter o software aberto durante todo o tempo que for necessário. Mas, para os meus utilizadores ocasionais, que só o mantêm aberto por pouco tempo, aí podemos usar a licença concorrente de rede: utilizam-na por algum tempo, fecham-na e esta volta para o conjunto de licenças disponíveis. Assim, tudo se torna mais eficiente e haverá sempre licenças disponíveis. Se, por alguma razão, forem utilizadas muitas licenças durante o dia, os utilizadores nomeados terão a sua licença garantida para poderem utilizar o software.

[21:32] Bem, vamos passar para este outro gráfico, que combina servidores. Como referi há pouco, esta também é uma estratégia de otimização. Podemos ver em tempo real os meus servidores, que se encontram em diferentes regiões, e ter a lista dos utilizadores que estão ligados, com a hora em que entraram e o tempo que já estão a utilizar a licença. Então, podemos fazer isso de duas maneiras: podemos ver cada servidor individualmente — aqui aparecem o servidor de licença 01 e o servidor de licença 02 — e elaborar relatórios para cada um. No entanto, recomendamos que o façamos de forma combinada; assim, a mesma informação que tenho em cada servidor vejo-a como um todo e posso elaborar relatórios completos para que, quando chegar a altura de renegociar a licença, tenhamos a informação necessária e possamos solicitar alterações nos tipos de licenças, reduzi-las ou até aumentá-las; isto também nos pode servir para as licenças que pretendemos adquirir ou renovar no próximo ano.

[22:54] Então, para resumir, quais são as melhores práticas? Em primeiro lugar, devemos medir a utilização; precisamos de ter uma solução que nos indique quem utiliza as licenças, quando, durante quanto tempo, onde e muito mais. Devemos ser capazes de classificar a utilização para saber qual é o software que não é utilizado e, a partir daí, começar a reduzir as nossas despesas. É preciso analisar o equilíbrio entre as licenças de utilizadores nomeados e as licenças simultâneas de rede. É preciso identificar quais os utilizadores que utilizam muito o software, quais os que não o utilizam e quais os que já nem sequer estão na empresa, para podermos otimizar essa parte. Criar alertas para que, assim, no momento em que os receberem, os utilizadores comecem a alterar o seu comportamento: um dia recebem um e-mail a pedir-lhes que encerrem a licença; talvez não lhe dêem importância, mas depois de receberem a mensagem várias vezes, vão dizer «está bem, vou encerrar o software», já que estão a perceber que se trata de um recurso muito valioso para a empresa e que tem um custo elevado. Essas são, basicamente, as melhores práticas que podemos utilizar, não só para a MathWorks, mas também para grande parte do software de engenharia técnica industrial que muitas das nossas empresas utilizam no dia a dia.

[24:24] Bem, se tivermos recebido alguma pergunta por aí, com isto termino a minha apresentação.

[24:38] Bé: Muito obrigada, Alfonso. Sim, de facto, temos uma pergunta de um dos nossos participantes. Bem, uma empresa tem vários tipos de licenças, desde licenças simultâneas até licenças por utilizador, que estão instaladas no computador. Por onde poderíamos começar?

[25:00] Alfonso: Muito bem, sim, que boa pergunta! Quase todas as empresas têm um esquema misto de licenças: têm licenças simultâneas, por utilizador e máquinas que têm licenças instaladas há mais de 10 anos. Então, como é que faço, como é que começo a saber tudo isto? O primeiro passo seria dispor de uma ferramenta como o Open iT para poder ir recolhendo as informações que se encontram nos meus servidores, conseguir recolher o que está até mesmo nos computadores dos utilizadores, saber que licenças são, de que tipos são e quantas existem. Tenho a certeza de que há computadores com licenças instaladas que já não são utilizadas; por isso, faz parte do processo de conhecer e de ter essa visibilidade das licenças. Assim que tivermos esta medição, já podemos começar a gerar relatórios para analisar e saber o que fazer num futuro próximo. Se a renovação com a MathWorks estiver a aproximar-se, poderemos ter relatórios e informações que nos indiquem «isto uso», «isto não uso», e assim ter uma posição mais sólida na negociação.

[26:17] Bé: Muito bem, perfeito. Devido à falta de tempo, não podemos responder a todas as perguntas, mas entraremos em contacto convosco por e-mail. Tens alguma mensagem para os nossos participantes, Alfonso?

[26:34] Alfonso: Bem, obrigado por estarem aqui hoje. Se quiserem, podemos ter uma conversa, uma consulta gratuita de 30 minutos. No ecrã está o código QR que podem digitalizar e nós colocá-los-emos em contacto com um especialista em soluções empresariais para que vos possa ajudar nesta jornada de otimização de licenças.

[26:59] Bé: Muito bem, então, um lembrete rápido de que este webinar está a ser gravado e que a gravação será enviada para o seu endereço de e-mail corporativo registado. Encontrem-nos nas redes sociais, não se esqueçam de seguir e subscrever a Open iT, Inc. Enviem-nos um e-mail para webinars@openit.com para começarem hoje mesmo a vossa jornada de otimização de software. Mais uma vez, sou a Bé, a vossa anfitriã. Muito obrigada e cuidem-se. Obrigada a todos, até ao próximo seminário.