Echte Einsparungen in harten Dollar

Höhepunkte

• Ein großes Rohstoffunternehmen musste seine IT-Kosten senken, ohne die Arbeit seiner geowissenschaftlichen und technischen Mitarbeiter zu beeinträchtigen.
• Die Nachverfolgung der Softwarenutzung jedes Nutzers und die automatische Aussonderung inaktiver Lizenzen führten zu echten Kosteneinsparungen.
• Allein bei einem Softwareprodukt konnten geschätzte Kosteneinsparungen in Höhe von 639.000 Dollar für Pay-per-Use-Lizenzen erzielt werden.
• Open iT-Nutzungsberichte wurden verwendet, um die Zustimmung der Beteiligten zu fördern und eine wichtige Softwareumstellung zu unterstützen.

Geschäftliche Herausforderung

Im Jahr 2006, als das Unternehmen Open iT erwarb, war das IT-Team vor allem damit beschäftigt, sicherzustellen, dass die Hauptnutzer technischer Anwendungen Zugang zu der von ihnen benötigten Software hatten. Zu Spitzenzeiten im Geschäftszyklus wurde den Nutzern der Zugang verweigert und sie fragten nach zusätzlichen Lizenzen, aber es gab kaum Informationen darüber, wie viele davon verfügbar waren und wer sie nutzte.

Allein mit dem Open iT LicenseAnalyzer2020 Level 1 dokumentierte das Support-Team von Technical Computing, ob neue Lizenzen tatsächlich benötigt wurden, und verhandelte Lizenzverträge, die dem Geschäftsbedarf entsprachen. Als das Unternehmen im Jahr 2015 größere Kosteneinsparungen anstrebte, lag ein Schwerpunkt auf der Reduzierung der Kosten für Software-Assets. Nicht nur die Geschäftsleitung und die IT-Abteilung waren an Kosteneinsparungen interessiert - auch die Anwender waren motiviert, nach Kosteneinsparungen zu suchen, wenn dies keine Auswirkungen auf das Ergebnis ihrer Arbeit hatte.

Das wissenschaftliche Team war an einem Wechsel der Softwareprodukte desselben Anbieters interessiert. Dies erforderte das Engagement der Nutzer, um die Akzeptanz zu gewinnen, die Umstellung zu leiten und den erheblichen Aufwand für die Neugestaltung der Arbeitsabläufe, die Schulung der Nutzer für das neue Tool und die Überwachung der Akzeptanz zu unterstützen.

Die Nutzungsberichte von Open iT lieferten die Daten, mit denen die Hauptnutzer in jeder Region ermittelt werden konnten. Diese Personen halfen dann bei der Bewertung und Umstellung, während Open iT die Akzeptanz der neuen Software und den Rückgang der Nutzung der alten Software überwachte.