Las auditorías de software han costado millones de dólares a más de la mitad de las organizaciones de diversos sectores debido al incumplimiento. Esta alarmante preocupación pone de relieve la necesidad imperiosa de que las empresas profundicen y reevalúen sus prácticas de gestión de licencias de software (SLM) y refuercen aún más su cumplimiento.
Multas millonarias por auditorías de software
Los proveedores de software realizan auditorías rutinarias a sus clientes para verificar el cumplimiento de los acuerdos de licencia. Estas auditorías tienen por objeto confirmar que el uso del software se ajusta al número de usuarios, dispositivos y condiciones acordados. Sin embargo, estas auditorías a menudo descubren incumplimientos, lo que conlleva importantes multas para los usuarios.
Según un reciente estudio de ITAM, , el 55% de las empresas afirmaron haber pagado a sus proveedores medio millón de dólares o más en los últimos tres años debido a incumplimientos. Casi el 24% desembolsó 10 millones de dólares o más por auditorías de software en el mismo periodo.
Además de las importantes pérdidas económicas derivadas de las multas por incumplimiento, las empresas pueden incurrir en costes indirectos, como honorarios de abogados y trastornos operativos. Los honorarios legales pueden aumentar rápidamente a medida que las empresas se enfrentan a complejos problemas de cumplimiento. Las interrupciones operativas debidas a la suspensión del acceso al software pueden crear cuellos de botella, paralizar proyectos y reducir la productividad, lo que puede provocar retrasos significativos en los plazos de los proyectos.
Los proveedores de software proporcionan datos sobre la utilización de licencias. Pero a menudo no reflejan el uso real, lo que compromete los esfuerzos de preparación para las auditorías.
Ingeniería y software especializado: No son precisamente fáciles de auditar
En los sectores de la ingeniería y el diseño intensivo, como la construcción, la fabricación, la automoción, la industria aeroespacial, el petróleo y el gas, la energía y el ejército, los principales proveedores de soluciones, como Autodesk, Siemens NX, Dassault Systèmes, Bluebeam y Hexagon, imponen el cumplimiento estricto de los acuerdos de licencia. Para las organizaciones que utilizan estas herramientas, es imperativo mantener la conformidad y la preparación para auditorías.
Sin embargo, las soluciones de ingeniería y especializadas suelen presentar mayores riesgos de auditoría de software debido a los siguientes factores:
Contratos de licencia complejos: Los contratos con proveedores pueden ser complejos, con términos y condiciones variados para diferentes tipos de uso. Navegar por estos acuerdos requiere conocimientos especializados y herramientas de las que muchas organizaciones carecen.
Rápidos cambios tecnológicos: Los avances tecnológicos reconfiguran continuamente los modelos de licencias de software. Las organizaciones suelen tener dificultades para actualizar las pilas tecnológicas debido a los elevados costes, las limitaciones de tiempo y la reticencia de los directivos a adoptar nuevas tecnologías, lo que complica el cumplimiento de la normativa.
Entornos de software descentralizados: En las grandes empresas, la gestión del software suele estar fragmentada entre departamentos o unidades de negocio, lo que provoca incoherencias y lagunas de cumplimiento.
Malas prácticas de los usuarios. Los malos hábitos de los usuarios, como el acaparamiento de licencias, el acampamiento de licencias y el hecho de no volver a comprobar las licencias en el pool, pueden provocar discrepancias entre el uso notificado y el uso real durante una auditoría. Las organizaciones pueden tener dificultades para justificar las cifras de uso comunicadas a los auditores, lo que puede dar lugar a multas y sanciones.
Uso real de licencias: La clave para que el software esté listo para las auditorías
Los datos de utilización de licencias desempeñan un papel crucial en este proceso, ya que ayudan a las empresas a comprender cómo se utilizan sus licencias de software, identificar posibles problemas de cumplimiento y optimizar la asignación de licencias para evitar tanto el uso excesivo como el insuficiente.
Los proveedores suelen proporcionar parámetros básicos, como el número de licencias emitidas y la duración del uso. Sin embargo, esta información a menudo carece de una visión completa y precisa del uso real del software. Por lo general, sólo incluye información superficial, sin detallar el comportamiento de los usuarios, las horas punta de uso o las interacciones específicas de las aplicaciones. En consecuencia, las organizaciones pueden tener dificultades para comprender plenamente sus activos de software, lo que conduce a ineficiencias, asignaciones de licencias no optimizadas y mayores riesgos de incumplimiento.
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Open iT mitiga las complejidades de la auditoría de software y garantiza el cumplimiento mediante varias estrategias clave y mejores prácticas:
- Seguimiento exhaustivo de licencias: Seguimiento detallado de todos los dispositivos y usuarios, incluidas las licencias concurrentes, de usuario designado y de nodo bloqueado.
- Supervisión del uso en tiempo real: Supervisión continua para detectar anomalías y posibles problemas de cumplimiento a medida que surgen.
- Informes y análisis automatizados: Las sólidas herramientas generan informes detallados y personalizables sobre el uso de licencias, el estado de cumplimiento y los riesgos potenciales.
- Conciliación de licencias: Comparación minuciosa del uso real del software con las licencias adquiridas para identificar y resolver las discrepancias con prontitud.
- Alertas de cumplimiento: Alertas configurables de posibles incumplimientos, que permiten tomar medidas correctivas proactivas.
- Análisis de datos históricos: Mantiene registros históricos del uso del software para el cumplimiento a largo plazo y la documentación de auditoría.
- Simulación de escenarios de licencias: Permite simular diferentes escenarios de concesión de licencias para optimizar el uso de las mismas y garantizar su cumplimiento.
- Mejores negociaciones con los proveedores: La información detallada sobre el uso mejora la posición negociadora con los proveedores.
- Capacidades de Chargeback y Showback: Promueve la responsabilidad asignando los costes de software a departamentos o proyectos específicos. Esta transparencia garantiza que todas las partes de la organización sean conscientes del uso que hacen del software y de los costes asociados, lo que fomenta aún más el cumplimiento.
- Integración con los sistemas existentes: Se integra perfectamente con los sistemas informáticos y de gestión de software existentes para ofrecer un enfoque unificado de la gestión de activos de software.
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