As auditorias de software custaram milhões de dólares a mais de metade das organizações de vários sectores devido à não conformidade. Esta preocupação alarmante destaca a necessidade imperativa de as empresas analisarem mais profundamente e reavaliarem as suas práticas de gestão de licenças de software (SLM) e reforçarem ainda mais a sua conformidade.
Multas de auditoria de software aos milhões
Os fornecedores de software efectuam regularmente auditorias aos seus clientes para verificar a conformidade com os contratos de licenciamento. Estas auditorias destinam-se a confirmar que a utilização do software está em conformidade com o número de utilizadores licenciados, os dispositivos e os termos acordados. No entanto, estas auditorias revelam frequentemente violações de não-conformidade, levando a multas substanciais para os utilizadores.
De acordo com um estudo recente da ITAM, 55% das empresas afirmaram ter pago aos seus fornecedores meio milhão de dólares ou mais nos últimos três anos devido a não conformidade. Cerca de 24% gastaram 10 milhões de dólares ou mais em auditorias de software no mesmo período.
Para além das perdas financeiras significativas decorrentes das coimas por incumprimento, as empresas podem incorrer em custos indirectos, como honorários legais e interrupções operacionais. Os honorários legais podem aumentar rapidamente à medida que as empresas lidam com questões de conformidade complexas. As interrupções operacionais devido à suspensão do acesso ao software podem criar estrangulamentos, atrasar projectos e reduzir a produtividade, o que pode levar a atrasos significativos nos prazos dos projectos.
Os fornecedores de software fornecem dados de utilização de licenças. Mas muitas vezes não reflectem a verdadeira utilização, comprometendo os esforços de preparação para a auditoria.
Software de engenharia e especializado: Não é propriamente amigo da auditoria
Nas indústrias de engenharia e design intensivo, como a construção, fabrico, automóvel, aeroespacial, petróleo e gás, energia e militar, os principais fornecedores de soluções, como a Autodesk, Siemens NX, Dassault Systèmes, Bluebeam e Hexagon, impõem uma adesão rigorosa aos contratos de licença. Para as organizações que utilizam estas ferramentas, é imperativo manter a conformidade e a preparação para auditorias.
No entanto, as soluções de engenharia e especializadas apresentam frequentemente riscos de auditoria de software mais elevados devido aos seguintes factores
Contratos de licenciamento complexos: Os contratos de fornecedores podem ser complexos, com termos e condições variados para diferentes tipos de utilização. A navegação nestes acordos requer conhecimentos especializados e ferramentas que muitas organizações não possuem.
Mudanças tecnológicas rápidas: Os avanços tecnológicos reformulam continuamente os modelos de licenciamento de software. As organizações lutam frequentemente para atualizar as pilhas de tecnologia devido aos custos elevados, às restrições de tempo e à relutância da liderança em adotar novas tecnologias, o que complica os esforços de conformidade.
Ambientes de software descentralizados: Nas grandes empresas, a gestão de software está muitas vezes fragmentada por departamentos ou unidades de negócio, levando a inconsistências e lacunas de conformidade.
Más práticas dos utilizadores. Os maus hábitos dos utilizadores, tais como o açambarcamento de licenças, o campismo de licenças e a falta de verificação das licenças de volta ao grupo, podem levar a discrepâncias entre a utilização comunicada e a utilização real durante uma auditoria. As organizações podem ter dificuldade em justificar os valores de utilização comunicados aos auditores, o que pode levar a potenciais multas e penalizações.
Uso real da licença: Chave para a prontidão da auditoria de software
Os dados de utilização de licenças desempenham um papel crucial neste processo, ajudando as empresas a compreender a forma como as suas licenças de software estão a ser utilizadas, a identificar potenciais problemas de conformidade e a otimizar a atribuição de licenças para evitar a sobreutilização e a subutilização.
Normalmente, os fornecedores fornecem métricas básicas, como o número de licenças emitidas e a duração da utilização. No entanto, esta informação carece frequentemente de uma visão abrangente e exacta da utilização real do software. Geralmente, inclui apenas informações superficiais, sem detalhar o comportamento do utilizador, as horas de maior utilização ou as interacções específicas da aplicação. Consequentemente, as organizações podem ter dificuldade em compreender totalmente os seus activos de software, levando a ineficiências, atribuições de licenças não optimizadas e maiores riscos de não conformidade.
Reduzir os riscos de auditoria de software com o Open iT
A Open iT, um fornecedor líder de soluções de gestão de licenças de software para aplicações de engenharia e especializadas, aborda os riscos de auditoria oferecendo uma visibilidade granular da utilização de activos de software. Essa visibilidade permite métricas detalhadas, relatórios de licença robustos e insights acionáveis, contribuindo significativamente para uma melhor prontidão de auditoria.
A Open iT atenua as complexidades da auditoria de software e garante a conformidade através de várias estratégias-chave e melhores práticas:
- Acompanhamento abrangente de licenças: Acompanhamento detalhado de todos os dispositivos e utilizadores, incluindo licenças simultâneas, de utilizador nomeado e bloqueadas por nós.
- Monitorização da utilização em tempo real: Monitorização contínua para detetar anomalias e potenciais problemas de conformidade à medida que surgem.
- Relatórios e análises automatizados: Ferramentas robustas geram relatórios detalhados e personalizáveis sobre o uso de licenças, status de conformidade e riscos potenciais.
- Reconciliação de licenças: Comparação exaustiva da utilização real do software com as licenças adquiridas para identificar e resolver discrepâncias atempadamente.
- Alertas de conformidade: Alertas configuráveis para potenciais não-conformidades, permitindo uma ação correctiva proactiva.
- Análise de dados históricos: Mantém registos históricos de utilização de software para conformidade a longo prazo e documentação de auditoria.
- Simulação de cenários de licenciamento: Permite a simulação de diferentes cenários de licenciamento para otimizar a utilização de licenças e garantir a conformidade.
- Negociações com fornecedores melhoradas: Informações detalhadas sobre a utilização melhoram as posições de negociação com os fornecedores.
- Capacidades de Chargeback e Showback: Promove a responsabilização através da atribuição de custos de software a departamentos ou projectos específicos. Esta transparência garante que todas as partes da organização estão cientes da sua utilização de software e dos custos associados, promovendo ainda mais a conformidade.
- Integração com sistemas existentes: Integra-se perfeitamente com os sistemas de TI e de gestão de software existentes para uma abordagem unificada da gestão de activos de software.
Prepare-se para auditorias com a TI aberta
Com 25 anos de experiência apoiando indústrias com extensos portfólios de licenças de engenharia - incluindo construção, energia, manufatura, aeroespacial, defesa e agências governamentais - a Open iT se destaca em ajudar as empresas a navegar pelas complexidades do licenciamento de software e evitar as armadilhas da não conformidade e das auditorias de software.
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