Uma das formas mais fáceis de ultrapassar o seu orçamento de software é a famosa cláusula "true-up" num acordo de licenciamento. Mesmo onde existe uma forte equipa ITAM, verificamos frequentemente que as empresas estão a ser penalizadas por ultrapassagens de licenças quando o seu acordo surge para renovação. Uma das razões para tal é que não estão a gerir e auditar activamente estas licenças em si, mas estão a olhar passivamente para a sua utilização de licenças através da lente do fornecedor. São assim forçados a aceitar a perspectiva do fornecedor sobre qual foi a sua utilização real da licença no último ano, em vez de defenderem activamente a sua própria avaliação com um conjunto de relatórios abrangentes.
Embora o exame cuidadoso da maioria dos acordos de software revele uma cláusula "true-up" bem escondida num canto discreto, as companhias de software que mais provavelmente aplicarão "true-ups" incluem Microsoft, IBM, Oracle, Autodesk, e SAP. E as penalidades podem ser severas.
Veja-se, por exemplo, o acordo Passport Advantage da IBM. O cliente é inicialmente atraído por este acordo com base nos descontos oferecidos. No entanto, quando chega o tempo de renovação, podem encontrar-se com uma pesada penalização de 2 anos de custos de manutenção retrospectiva do software - a menos que a empresa tenha estado atenta à utilização durante os últimos dois anos com relatórios para o provar.
Se ao menos existisse uma cláusula True-Down nos Acordos de Licença de Software
Infelizmente, nenhuma empresa de software parece oferecer uma verdadeira opção descendente, mas pode geri-la você mesmo com uma abordagem de gestão de licenças orientada. Nem sempre é fácil; a vasta gama de produtos oferecidos pela IBM e pela Microsoft exigem geralmente que o direito e a utilização tenham de ser avaliados para quase todos os indivíduos da empresa para um pacote de produtos. Contudo, as recompensas podem ser grandes, com reduções de custos em percentagens de dois dígitos, para não mencionar que uma penalização real para uma grande empresa pode ser superior a um milhão de dólares. Eis algumas acções que pode tomar para mitigar e reduzir tanto os riscos como os custos ligados aos seus acordos.
Obtenha Visibilidade através do seu Portfólio de Licenças
Isto é mais fácil de dizer do que de fazer. Se tiver o controlo centralizado de todas as suas licenças, está no bom caminho. Contudo, este não é o caso de muitas empresas, especialmente multinacionais e organizações orientadas para o projecto, tais como empresas de construção. Pode haver vários acordos para o mesmo software entre jurisdições, por vezes com a empresa-mãe, bem como com parceiros, com diferentes termos e condições, tipos de licenças e datas de renovação. Muitas vezes é celebrado um acordo para a compra de software especificamente para um grande projecto, embora o software já seja amplamente utilizado em toda a organização.
Tem de chegar a um estado onde possa monitorizar cada licença dentro da sua organização, quem a está a utilizar, com que frequência (ou não) está a ser utilizada, e se está em conformidade com o seu contrato de licença. Antes de o poder fazer, precisa de fazer duas coisas: conceber uma estratégia para optimizar e gerir os produtos de software mais susceptíveis de lhe causar dores de cabeça, com objectivos, alvos e KPIs declarados; e adquirir um gestor de licenças de software que o ajudará na sua viagem.
Poderá já ter um produto, mas se tiver software especializado, poderá ter de o substituir ou aumentá-lo com um produto complementar que cubra as lacunas do produto actual. Por exemplo, os produtos de gestão geral de activos de software (SAM) não podem satisfazer as complexidades de software como o MathWorks ou sistemas ERP como o SAP. Terá de avaliar se o software SAM lhe dá a visibilidade certa para os produtos com os maiores pontos de dor.
Assim que tiver uma supervisão completa do software proprietário do fornecedor que comporta o maior risco de auditoria e true-up, poderá identificar onde se encontram os riscos, com base na utilização e acesso.
Verificação de licenças e características não utilizadas, Dormant e BYOL
Deve estabelecer algumas regras comerciais que definam se uma licença está inactiva ou não utilizada, por exemplo, se não houve utilização nos últimos 30 dias ou apenas uma média de 10% de utilização nos últimos 90 dias. Deve também avaliar se o tipo de licença é o mais adequado às necessidades de um funcionário. Por exemplo, o utilizador pode ter uma licença de utilizador nomeado mas só a utiliza durante cerca de 20% do tempo, o que indicaria que uma licença concorrente seria uma melhor opção. Da mesma forma, poderá ter um utilizador que tenha uma versão premium do produto, como o Microsoft Office Professional, mas só utiliza Word e Excel.
É também aconselhável verificar com o seu gestor de Recursos Humanos que quando um funcionário deixa a empresa ou é transferido, o processo empresarial incluiria uma notificação à sua equipa de gestão de activos de software. Isto asseguraria que quaisquer licenças atribuídas a esse funcionário seriam retiradas, quer para reafectação a outro funcionário, quer para remoção do próximo contrato, caso seja excedente para as suas necessidades.
Outro aviso é a possibilidade de ser penalizado por um empregado ou empreiteiro que utilize inocentemente o seu próprio software (BYOL ou traga a sua própria licença). Isto sempre foi um risco quando se tem projectos em vários locais, especialmente no negócio da construção, mas as hipóteses de isso acontecer aumentaram dramaticamente desde a rápida expansão do trabalho remoto nos últimos anos. É necessário formular uma política clara em relação à utilização de dispositivos próprios dos funcionários (BYOD) e software licenciado sobre esses dispositivos. Também é necessário ler as letras pequenas no contrato de cada fornecedor para ver se tal utilização trará medidas punitivas na ou antes da próxima sessão "true-up".
Avaliar sobre-compras em licenças e características
Uma vez identificadas as licenças e características excedentárias, pode determinar se o excedente deve permanecer à luz do crescimento futuro a curto prazo ou se pode remover as licenças e/ou características externas da sua carteira. Se isto pode ser feito imediatamente ou apenas no momento da renovação depende tanto do fornecedor como do seu acordo com o mesmo. Pode também decidir se pode ser benéfico alterar o seu panorama de licenciamento para a gama de produtos de um fornecedor até à classe de utilizador. As escolhas são amplas e únicas para cada fornecedor e o quão integral o produto é para a sua empresa. Aos superutilizadores podem ser atribuídas licenças de utilizador nomeado, enquanto aos utilizadores esporádicos pode ser concedido acesso a um conjunto de licenças concorrentes. Quando há uma utilização global significativa, um site ou licença global pode ser a melhor opção.
Uma mistura de licenciamento no local e SaaS também poderia ser considerada. É aqui que uma equipa SLM/SAM dedicada e um software de gestão de licenças abrangente poderiam realmente trazer economias de custos significativas para o negócio. Temos um caso em que um especialista muito motivado da SAM alcançou uma taxa de eficiência de 95% para um importante produto de software de engenharia e outros casos em que foram conseguidas poupanças de mais de $1 milhão de dólares. As abordagens comuns em todas estas organizações foram a centralização da gestão de licenças, a aquisição de software de gestão de licenças de força industrial, a capacidade de avaliar o produto e a utilização dos recursos até ao nível do funcionário, e políticas claras de utilização de software em conjunto com a formação contínua dos utilizadores.
Definir políticas que garantam a melhor utilização
Geralmente, os funcionários não abusam da utilização de licenças de software; podem não estar conscientes do custo de permanecerem ligados ao software que não estão a utilizar porque saíram para uma reunião ou porque planeiam utilizá-lo no dia seguinte, pelo que se ligam durante a noite para que o produto esteja disponível na manhã seguinte. A melhor forma de remediar esta situação é uma combinação de políticas de software claramente definidas, juntamente com educação e formação. Se tiver pools de licenças para utilizadores concorrentes e ainda não tiver implementado a prática, deve considerar a colheita de licenças. Rever a sua política de utilização de software para garantir que esta estipula quanto tempo uma licença de software pode permanecer ociosa antes de ser colhida e devolvida ao pool, por exemplo, 15 minutos. Para as multinacionais, com funcionários a trabalhar 24 horas por dia em diferentes fusos horários, poderá querer limitar a acessibilidade por região geográfica, a fim de evitar congestionamentos onde as horas de trabalho se sobrepõem. Isto pode ser conseguido através da definição dos parâmetros de tempo de utilização para cada região. Estas faixas horárias devem ser claramente estipuladas no(s) seu(s) documento(s) de política.
Informar e educar todos os utilizadores
Devem ser realizadas sessões periódicas de formação para acompanhar os novos funcionários através das suas políticas de software, bem como sessões de actualização, especialmente quando tenha havido uma alteração a uma política, ou esteja a ser introduzido um novo software ou um novo tipo de licença para o software existente. Os utilizadores do Autodesk Token Flex e de software semelhante baseado em fichas de fornecedores precisam de saber como o tempo real que assinam e desligam pode resultar num custo radicalmente diferente, porque trabalharam em duas faixas de tempo em vez de uma enquanto estiveram ligados apenas durante alguns minutos. A forma como a colheita de licenças é aplicada deve ser claramente explicada, juntamente com as regras, tais como se o trabalho é salvo antes da colheita.
A teoria está toda muito bem, mas nada bate a prática. Os chargebacks departamentais demonstram ao gestor desse departamento como as equipas estão a conservar as licenças porque o custo dessas licenças está agora a sair do orçamento departamental, e ele ou ela irá assegurar que há um mínimo de desperdício. Isto também é mais equitativo porque, sem chargebacks, os custos de licenciamento são todos transportados pelas TIC, mesmo que não utilizem os pedidos.
Naturalmente, esta não deve ser uma abordagem pesada, e a gestão adequada da mudança deve ser aplicada durante toda a transição para a colheita e/ou chargebacks. A passagem à eficiência da licença também poderia ser introduzida, com incentivos para os utilizadores mais eficazes.
Alcançar um Estado de Harmonia com os seus Fornecedores
Isto não é obviamente um exercício nocturno, mas, à medida que vai ganhando supervisão e controlo sobre a forma como as licenças estão a ser utilizadas dentro do seu negócio, está em posição de dar ordens aos seus vendedores em vez de ser incapaz de argumentar a sua avaliação da utilização de software durante o período passado. O projecto de lei "true-up" torna-se um legado do passado e não um choque desagradável que tem impacto no orçamento do seu software para o próximo ano fiscal. Se verificar que os seus custos vão exceder a estimativa que fez há um ano atrás, está pelo menos preparado para quaisquer pagamentos extra e pode tomar providências prontamente.
A nossa experiência nas indústrias de engenharia e científica, desde as indústrias energética e automóvel até às ópticas e farmacêuticas, deu-nos uma visão única dos muitos produtos de software especializados utilizados nestas indústrias, bem como das potenciais questões de licenciamento e dos obstáculos. Não fornecemos apenas soluções de software robustas; trazemos mais de 20 anos de experiência no sector e uma equipa dedicada de consultores e conselheiros para o ajudar na sua jornada de gestão de licenças. Por favor não hesite em contactar-nos com os seus desafios de licenciamento.