Cláusula True-Up em contratos de software: Tempo para assumir o controlo

Uma das formas mais fáceis de ultrapassar o seu orçamento de software é a famosa cláusula "true-up" num contrato de licenciamento de software. Mesmo quando existe uma equipa ITAM forte, verificamos frequentemente que as empresas são penalizadas por excessos de licenciamento quando o contrato é renovado.

Frequentemente, o problema surge quando os departamentos de TI adoptam uma abordagem passiva à gestão e auditoria das suas licenças de software, confiando antes na perspetiva do fornecedor. Esta dependência torna-os totalmente dependentes da interpretação que o fornecedor faz dos contratos de software. Como resultado, aceitam frequentemente a perspetiva do fornecedor sobre a utilização anual das licenças, em vez de apresentarem proactivamente a sua própria avaliação apoiada por relatórios exaustivos.

O risco de não ter em conta as cláusulas de True-Up

Uma inspeção atenta de muitos modelos e acordos de licenciamento de software revela frequentemente uma cláusula de true-up discretamente colocada. Nomeadamente, empresas como a Microsoft, IBM, Oracle, Autodesk e SAP são mais propensas a aplicar estes acordos, e as penalizações por incumprimento podem ser substanciais.

Considere o acordo Passport Advantage da IBM. Inicialmente, os clientes são atraídos para este modelo de licenciamento de software devido aos descontos oferecidos. No entanto, na altura da renovação, podem ficar chocados com uma penalização que equivale a dois anos de custos de manutenção retrospetiva do software. Para evitar esta penalização, é necessário um controlo diligente da utilização do software durante os dois anos anteriores, apoiado por relatórios concretos.

Se ao menos houvesse uma cláusula True-Down nos contratos de licenciamento de software

Infelizmente, nenhuma empresa de software parece oferecer uma opção de "true-down", mas pode geri-la você mesmo com uma abordagem de gestão de licenças direccionada. Nem sempre é fácil; a vasta gama de produtos oferecidos pela IBM e pela Microsoft exige geralmente que o direito e a utilização tenham de ser avaliados para quase todos os indivíduos da empresa relativamente a um pacote de produtos.

No entanto, as recompensas podem ser grandes, com reduções de custos em percentagens de dois dígitos, para não mencionar que uma penalidade de atualização real para uma grande empresa pode ser superior a um milhão de dólares. Eis algumas medidas que pode tomar para mitigar e reduzir os riscos e os custos associados aos seus contratos de licenciamento de software.

Visibilidade em todo o seu portfólio de licenças: Chave para gerenciar o True-Up

É mais fácil falar do que fazer a gestão da atualização. Se tiver um controlo centralizado de todas as suas licenças, está no bom caminho. No entanto, este não é o caso de muitas empresas, especialmente as multinacionais e as organizações orientadas para projectos, como as empresas de construção.

Podem existir vários acordos para o mesmo software em várias jurisdições, por vezes com a empresa-mãe e com parceiros, com diferentes termos e condições, tipos de licença e datas de renovação.

Muitas vezes, um contrato de licenciamento de software é celebrado para adquirir software especificamente para um grande projeto, embora o software já seja amplamente utilizado em toda a organização. É necessário atingir um estado em que seja possível monitorizar todas as licenças dentro da organização, quem as está a utilizar, com que frequência (ou não) estão a ser utilizadas e se estão em conformidade com o contrato de licença de software.

Antes de o fazer, é necessário fazer duas coisas: conceber uma estratégia para optimizar e gerir os produtos de software com maior probabilidade de lhe causarem dores de cabeça em termos de true-up e auditorias, com objectivos, metas e KPIs definidos; e adquirir um gestor de licenças de software que o ajude no seu percurso.

Poderá já ter um produto, mas se tiver software especializado, poderá ter de o substituir ou de o aumentar com um produto complementar que cubra as lacunas do produto atual. Por exemplo, os produtos gerais de gestão de activos de software (SAM) não conseguem dar resposta às complexidades de software como o MathWorks ou sistemas ERP como o SAP. Terá de avaliar se o software SAM lhe dá a visibilidade certa para os produtos com os maiores problemas.

Assim que tiver uma supervisão completa do software proprietário do fornecedor que comporta o maior risco de auditoria e true-up, poderá identificar onde se encontram os riscos, com base na utilização e acesso.

Verificação de licenças e características não utilizadas, Dormant e BYOL

Deve definir algumas regras de negócio que definam se uma licença está inactiva ou não é utilizada, por exemplo, se não tiver havido qualquer utilização nos últimos 30 dias ou apenas uma média de 10% de utilização em 90 dias.

Também deve avaliar se o tipo de licença é o mais adequado para os requisitos de um funcionário. Por exemplo, o utilizador pode ter uma licença de utilizador nomeado, mas só a utiliza durante cerca de 20% do tempo, o que indicaria que uma licença simultânea seria uma melhor opção.

Da mesma forma, poderá ter um utilizador que tenha uma versão premium do produto, como o Microsoft Office Professional, mas que apenas utilize o Word e o Excel.

Também é aconselhável verificar com o seu gestor de Recursos Humanos se, quando um empregado deixa a empresa ou é transferido, o processo comercial inclui uma notificação à sua equipa de gestão de activos de software. Isto asseguraria que quaisquer licenças atribuídas a esse empregado seriam retiradas, quer para reatribuição a outro empregado, quer para remoção do próximo contrato de licenciamento de software, se este for excedentário para as suas necessidades.

Outro alerta é a possibilidade de ser penalizado por um empregado ou empreiteiro que utilize inocentemente o seu próprio software (BYOL ou traga a sua própria licença). Este sempre foi um risco quando se tem projectos em vários locais, especialmente no sector da construção, mas as hipóteses de isto acontecer aumentaram drasticamente desde a rápida expansão do trabalho remoto nos últimos anos.

É necessário formular uma política clara no que respeita à utilização dos dispositivos dos próprios empregados (BYOD) e do software licenciado nesses dispositivos. Também precisa de ler as letras pequenas do contrato de cada fornecedor para ver se essa utilização implica medidas punitivas na ou antes da próxima sessão de "true-up".

Avaliar sobre-compras em licenças e características

Depois de identificar as licenças e funcionalidades excedentárias, pode determinar se o excedente deve permanecer à luz do crescimento futuro a curto prazo ou se pode remover as licenças e/ou funcionalidades estranhas da sua carteira.

O facto de isto poder ser feito imediatamente ou apenas no momento da renovação depende do fornecedor e do seu acordo com ele. Também é possível decidir se é vantajoso alterar o panorama de licenciamento da gama de produtos de um fornecedor até à classe de utilizador.

As opções são vastas e exclusivas de cada fornecedor e do grau de integração do produto na sua empresa. Aos superutilizadores podem ser atribuídas licenças de utilizador nomeado, enquanto aos utilizadores esporádicos pode ser concedido acesso a um conjunto de licenças simultâneas.

Quando a utilização global é significativa, uma licença local ou global pode ser a melhor opção.

Também pode ser considerada uma combinação de licenciamento no local e SaaS. É aqui que uma equipa dedicada de SLM/SAM e uma solução abrangente de gestão de licenças de software podem realmente trazer poupanças de custos significativas para a empresa.

Temos um caso em que um especialista em SAM muito motivado conseguiu uma taxa de eficiência de 95% para um importante produto de software de engenharia e outros casos em que foram conseguidas poupanças superiores a 1 milhão de dólares.

As abordagens comuns a todas estas organizações foram a centralização da gestão de licenças, a aquisição de uma solução de gestão de licenças de software de nível industrial, a capacidade de avaliar a utilização do produto e das funcionalidades até ao nível do funcionário e políticas claras de utilização de software, juntamente com a formação contínua dos utilizadores.

Definir políticas que garantam a melhor utilização

Geralmente, os funcionários não abusam da utilização de licenças de software; podem não estar conscientes do custo de permanecerem ligados a um software que não estão a utilizar porque saíram para uma reunião ou porque planeiam utilizá-lo no dia seguinte, pelo que se ligam durante a noite para que o produto esteja disponível na manhã seguinte.

A melhor forma de remediar esta situação é uma combinação de políticas de software claramente definidas com educação e formação. Se tiver conjuntos de licenças para utilizadores simultâneos e ainda não tiver implementado esta prática, deve considerar a recolha de licenças.

Reveja a sua política de utilização de software para garantir que estipula o tempo que uma licença de software pode permanecer inactiva antes de ser recolhida e devolvida à reserva, por exemplo, 15 minutos.

No caso das multinacionais, com empregados a trabalhar 24 horas por dia em diferentes fusos horários, pode querer limitar a acessibilidade por região geográfica para evitar congestionamentos onde as horas de trabalho se sobrepõem. Para o efeito, pode definir os parâmetros de tempo de utilização para cada região.

Estas faixas horárias devem ser claramente estipuladas no(s) seu(s) documento(s) de apólice.

Informar e educar todos os utilizadores

Devem ser realizadas sessões de formação periódicas para orientar os novos funcionários sobre as suas políticas de software, bem como sessões de actualização, especialmente quando houve uma alteração a uma política ou está a ser introduzido novo software ou um novo tipo de licença para o software existente.

Os utilizadores do Autodesk Token Flex e de software semelhante baseado em tokens de fornecedores precisam de saber como o tempo real em que iniciam e terminam a sessão pode resultar num custo radicalmente diferente, porque trabalharam em dois intervalos de tempo em vez de um, tendo iniciado a sessão apenas durante alguns minutos.

A forma como a recolha de licenças é aplicada deve ser claramente explicada, bem como as regras, por exemplo, se o trabalho é guardado antes da recolha.

A teoria é muito boa, mas nada supera a prática. Os chargebacks departamentais demonstram ao gestor desse departamento como as equipas estão a conservar as licenças, porque o custo dessas licenças está agora a sair do orçamento do departamento, e ele ou ela assegurará que há um desperdício mínimo.

Também é mais equitativo porque, sem estornos, os custos de licenciamento são todos suportados pelas TIC, mesmo que não utilizem as aplicações.

Naturalmente, esta não deve ser uma abordagem pesada, e a gestão adequada da mudança deve ser aplicada durante toda a transição para a colheita e/ou chargebacks. A passagem à eficiência da licença também poderia ser introduzida, com incentivos para os utilizadores mais eficazes.

Alcançar um estado de harmonia com os seus fornecedores

Obviamente, este não é um exercício que se faz de um dia para o outro, mas à medida que ganha supervisão e controlo sobre a forma como as licenças estão a ser utilizadas na sua empresa, está em posição de tomar as decisões com os seus fornecedores, em vez de ser incapaz de argumentar a sua avaliação da utilização de software no período anterior.

A factura "true-up" torna-se um legado do passado e não um choque desagradável que afecta o seu orçamento de software para o ano fiscal seguinte. Se descobrir que os seus custos vão exceder a estimativa que fez há um ano, está pelo menos preparado para quaisquer pagamentos extra e pode fazer provisões para isso rapidamente.

A nossa experiência nas indústrias científicas e de engenharia, desde as indústrias energética e automóvel até às indústrias óptica e farmacêutica, deu-nos uma visão única dos muitos produtos de software especializados utilizados nestas indústrias, bem como de potenciais problemas de licenciamento.

Não nos limitamos a fornecer soluções de software robustas; temos mais de 20 anos de experiência no sector e uma equipa dedicada de consultores e conselheiros para o ajudar no seu percurso de gestão de licenças de software.

Não hesite em contactar-nos para apresentar os seus problemas de licenciamento.

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