ソフトウェア 予算を超過する最も簡単な方法の1つは、ライセンス契約における悪名高い「トゥルーアップ」条項です。強力なITAMチームが存在する場合でも、契約更新時にライセンス超過のペナルティを課せられていることがしばしば見受けられます。
その理由のひとつは、これらのライセンスを自ら積極的に管理・監査するのではなく、ベンダーのレンズを通して受動的にライセンス使用状況を見ていることです。
そのため、包括的なレポートによって自分たちの評価を積極的に守るのではなく、過去1年間の実際のライセンス使用量についてベンダーの見解を受け入れざるを得ないのです。
ほとんどのソフトウェア 契約書を注意深く調べると、トゥルーアップ条項が目立たない隅にきちんと収められていることがわかりますが、トゥルーアップを実施する可能性が最も高いソフトウェア 企業は、Microsoft、IBM、Oracle、Autodesk、SAP です。
そして、その罰則は厳しいものになります。
例えば、IBMのPassport Advantage契約を例に挙げます。顧客は最初、提供される割引に基づいてこの契約に魅了される。
しかし、更新の際には、ソフトウェア 、2年分の保守費用を遡及して請求される可能性があります。過去2年間、使用状況を監視し、それを証明する報告書を作成していた場合は別ですが。
ソフトウェア ライセンス契約書にトゥルーダウン条項があれば
残念ながら、ソフトウェア の会社はトゥルーダウンオプションを提供していないようですが、ターゲットを絞ったライセンス管理アプローチでこれを自分で管理することができます。IBMやMicrosoftが提供する幅広い製品群では、一般に、社内のほぼすべての個人に対して、製品のバンドルについて権利と使用状況を評価する必要があります。
しかし、大企業の場合、トゥルーアップのペナルティが100万ドル以上になることはもちろん、2桁パーセントのコスト削減など、大きな報酬を得ることができます。ここでは、契約に関連するリスクとコストの両方を軽減し、削減するためにできるアクションを紹介します。
ライセンスポートフォリオ全体の可視化
これは、言うは易く行うは難しです。すべてのライセンスを一元管理できていれば、道は開けているのです。
しかし、多くの企業、特に多国籍企業や建設会社のようなプロジェクト志向の組織では、そうもいきません。
同じソフトウェア について、法域を越えて複数の契約が存在し、時には親会社だけでなくパートナーとの間で、条件、ライセンスタイプ、更新時期が異なる場合があります。
ソフトウェア がすでに組織全体で広く使われているにもかかわらず、大規模なプロジェクトのために特別にソフトウェア を購入する契約が結ばれることがよくあります。
組織内のすべてのライセンス、誰が使っているか、どのくらいの頻度で使われているか（あるいは使われていないか）、ライセンス契約に準拠しているかどうかを監視できる状態にする必要があります。
目標、ターゲット、KPIを設定し、True-upや監査の頭痛の種となる可能性が最も高いソフトウェア 製品を最適化して管理する戦略を策定すること、そして、その旅をサポートするソフトウェア ライセンスマネージャーを購入することです。
すでに製品をお持ちの方もいらっしゃるかもしれませんが、専門的な知識をお持ちの方であれば、ソフトウェア 、製品を置き換えるか、現在の製品の隙間をカバーする補完的な製品で補強する必要があるかもしれません。
例えば、一般的なソフトウェア 資産管理 (SAM) 製品では、MathWorks などのソフトウェア や SAP などの ERP システムの複雑さに対応することはできません。SAMソフトウェア が、最大のペインポイントを持つ製品に対して適切な可視性を与えているかどうかを評価する必要があります。
最大の監査リスクとトゥルーアップリスクを伴うベンダーの独自のソフトウェア を完全に監視できるようになれば、使用状況やアクセス状況から、どこにリスクがあるのかを特定することができます。
未使用、休眠、BYOLライセンスと機能のチェック
例えば、過去30日間に全く使用されていない場合、または90日間の平均使用率が10％しかない場合など、ライセンスが休止状態か未使用かを定義するいくつかのビジネスルールを設定する必要があります。
また、ライセンス形態が従業員の要件に合っているかどうかも評価する必要があります。
例えば、指名ユーザーライセンスを持っていても、20％程度しか使用していないような場合、同時使用ライセンスが良いということになります。
同様に、Microsoft Office Professionalのようなプレミアムバージョンの製品を持っていても、WordとExcelしか使わないユーザーがいるかもしれません。
また、従業員の退職や異動があった場合、業務プロセスとしてソフトウェア の資産管理チームへの通知が含まれるか、人事担当者に確認することをお勧めします。
これにより、その従業員に割り当てられたライセンスは、他の従業員への再割り当て、またはニーズに余剰がある場合は次の契約契約から削除され、確実に撤回されることになります。
もう一つの注意点は、従業員や契約社員が無邪気に自分のソフトウェア （BYOL、Bring your own license）を使用した場合、ペナルティを受ける可能性があることです。
特に建設業では、さまざまな現場でプロジェクトを行う場合、常にこのようなリスクがありましたが、近年、リモートワークが急速に拡大しているため、その可能性は飛躍的に高まっています。
従業員自身のデバイスの使用（BYOD）およびそれらのデバイス上のライセンスソフトウェア に関して、明確なポリシーを策定する必要があります。
また、各ベンダーの契約書の小さな文字を読んで、そのような使用によって、次の「トゥルーアップ」セッションの時、またはその前に懲罰的な措置がとられるかどうかを確認する必要があります。
ライセンスや機能の過剰購入の見直し
余剰ライセンスや機能を特定したら、将来の短期的な成長を考慮して余剰を残すべきか、それともライセンスや余分な機能をポートフォリオから取り除くべきかを判断することができます。
これをすぐに実行できるか、更新時にのみ実行できるかは、ベンダとあなたの契約の両方に依存します。また、ベンダーの製品群について、ユーザーのクラスに至るまでライセンス形態を変更することが有益かどうかを判断することもできます。
選択肢は幅広く、各ベンダーとその製品が企業にとってどの程度不可欠であるかによって異なります。スーパーユーザーには指名ユーザーライセンスを割り当て、散発的なユーザーには同時使用ライセンスプールへのアクセスを許可することができます。
全体的に使用量が多い場合は、サイトライセンスやグローバルライセンスが最適な場合があります。
また、オンサイトとSaaSのライセンスが混在している場合も考えられます。このような場合、専門の SLM/SAM チームと包括的なライセンス管理ソフトウェア があれば、ビジネスに大きなコスト削減をもたらすことができます。
非常に意欲的なSAMスペシャリストが、大手エンジニアリングソフトウェア の製品で95%の効率化を達成した事例や、100万ドル以上の節約を達成した事例があります。
これらの組織に共通するアプローチは、ライセンス管理の一元化、産業用の強力なライセンス管理ソフトウェア の取得、社員レベルまで製品や機能の使用状況を評価する能力、明確なソフトウェア 使用ポリシーと継続的なユーザー教育でした。
最適な利用を実現するためのポリシーを定める
一般的に、社員がソフトウェア のライセンス使用量を乱用することはありません。会議に出てしまったので使っていないソフトウェア にログインし続けるコストを意識していなかったり、翌日使う予定なので、翌朝製品が使えるように夜間ログインしていたりするのでしょう。
これを改善する最善の方法は、明確に定義されたソフトウェア ポリシーと、教育およびトレーニングの組み合わせです。同時使用ユーザーのライセンスプールがあり、まだ実践していない場合は、ライセンスハーベスティングを検討する必要があります。
ソフトウェア の使用ポリシーを確認し、ソフトウェア のライセンスが収穫されプールに戻されるまでのアイドル状態の時間が 15 分などと規定されていることを確認します。
多国籍企業では、異なるタイムゾーンで24時間働く従業員がいるため、勤務時間が重なることによる混雑を避けるために、地域ごとにアクセスを制限したい場合があります。このような場合は、地域ごとに使用時間のパラメータを設定することで実現できます。
これらの時間帯は、保険証券に明確に規定されている必要があります。
すべてのユーザーへの情報提供と教育
特に、ポリシーに変更があった場合、または新しいソフトウェア や既存のソフトウェア の新しいライセンスタイプを導入する場合は、定期的にトレーニングセッションを開催し、新入社員にソフトウェア ポリシーを説明する必要があるほか、再確認セッションを開催する必要があります。
Autodesk Token Flex や類似のベンダートークンベースのソフトウェア のユーザーは、数分間しかログオンしていないのに、1つの時間枠ではなく2つの時間枠で作業したために、サインオンとオフの実際の時間が根本的に異なるコストになることを知る必要があります。
ライセンスハーベスティングの適用方法については、ハーベスティング前に作品を保存するかどうかなどのルールとともに、明確に説明する必要がある。
理論も大事ですが、実践に勝るものはありません。部門別チャージバックは、チームがいかにライセンスを節約しているかをその部門のマネージャーに示すもので、そのライセンス費用は部門予算から捻出されるため、マネージャーは無駄を最小限に抑えるようにします。
また、チャージバックがなければ、アプリケーションを使用しない場合でも、ライセンスコストはすべてICTが負担することになるため、より公平性が保たれます。
当然ながら、これは強引な取り組みであってはならず、開放やチャージバックへの移行期 間中、適切な変更管理を適用するべきです。ライセンスの効率化への移行を進めるに際して、最も効果を上げたユーザーにインセンティブを与えることも重要です。
ベンダーと良好な関係を築く
これは明らかに一朝一夕にできることではありませんが、ビジネスにおいてライセンスがどのように利用されているかを監視・管理できるようになれば、過去一定期間のソフトウェア の利用状況についてベンダーに反論することができなくなるのではなく、ベンダーに主導権を握れる立場になるのです。
トゥルーアップ」請求は過去の遺産となり、次年度の予算（ソフトウェア ）に影響を与える嫌なショックではありません。もし、1年前の見積もりよりも費用がかさむことが判明した場合、少なくとも追加支払いに備え、速やかに引当金を計上することができるのです。
エネルギー、自動車産業から光学、製薬に至るまで、エンジニアリングや科学産業全般にわたる経験から、これらの産業で使用される多くの特殊なソフトウェア 製品、および潜在的なライセンス問題や障害について独自の見識を有しています。
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