ソフトウェア 予算を超過する最もわかりやすい原因の1つは、ライセンス契約における悪名高い「トゥルーアップ（調整）」条項です。強力なIT資産管理チームがある場合でも、契約の更新時にライセンス超過のペナルティを課されることがよくあります。その理由の 1 つは、企業が自ら積極的にライセンスを管理および監査するのではなく、ライセンスの使用状況をベンダーの視点で確認しているためです。そのため、包括的なレポートを用いて自らを積極的に評価するのではなく、過去 1 年間の実際のライセンス使用量についてベンダーの見解を受け入れることを余儀なくされているのです。
ほとんどのソフトウェア 契約書を注意深く調べると、目立たない隅にきちんとトゥルーアップ条項があることがわかりますが、トゥルーアップを最も強制する可能性が高いのは、Microsoft、IBM、Oracle、Autodesk、SAP などのソフトウェア 企業です。そして、その罰則は厳しいものになる可能性があります。
IBMのPassport Advantage契約を例にとってみましょう。顧客は当初、提供される割引に惹かれてこの契約を結びます。しかし、更新の時期になると、ソフトウェア の過去2年分の保守費用に相当する高額な違約金を請求されることがあります。ただし、会社が過去2年間の使用状況を監視し、それを証明する報告書を作成していた場合は別です。
ソフトウェア ライセンス契約書にトゥルーダウン条項があれば
残念ながら、どのソフトウェア企業もトゥルーダウンオプションを提供していないようですが、ターゲットを絞ったライセンス管理に取り組めばこれを自分で管理することができます。IBMとMicrosoftが提供する多岐にわたる製品は、一般に、製品のバンドルについて社内のほぼすべての個人に対して権利と使用状況を評価する必要があるため、これは必ずしも容易ではありません。しかし、2桁の割合でコストを削て減することができるため、大きな報酬を得ることができます。言うまでもなく、大企業の場合、トゥルーアップのペナルティは1億円以上になることがあります。ここでは、契約に関連するリスクとコストの両方を軽減し、削減するためにできる行動をご紹介します。
ライセンスポートフォリオ全体の可視化
これは言うは易く行うは難しです。すべてのライセンスを一元管理しているのであれば、順調に進んでいます。しかし、多くの企業、特に多国籍企業や建設会社のようなプロジェクト指向の組織には当てはまりません。同じソフトウェア に対して、管轄区域内で、時には親会社だけでなくパートナー企業とも、条件、ライセンスタイプ、更新日などが異なる複数の契約が結ばれている場合があります。ソフトウェア がすでに組織全体で広く使われているにもかかわらず、大型プロジェクト専用にソフトウェア を購入する契約が結ばれることがよくあります。
組織内のすべてのライセンス、誰が使用しているか、どのくらいの頻度で使用されているか (または使用されていないか)、ライセンス契約を遵守しているかどうかをモニタリングできる状態にする必要があります。そのためには、目標、ターゲット、KPI を設定し、トゥルーアップと監査の際に頭痛の種となりやすいソフトウェア 製品を最適化して管理する戦略を策定し、そのための支援をしてくれるソフトウェア ライセンスマネージャを購入する必要があります。
すでに製品をお持ちでも、専門的なソフトウェア をお持ちの場合、その製品を交換するか、現在の製品の足りない部分を補う形で増やす必要があるかもしれません。例えば、一般的なソフトウェア資産管理 (SAM) 製品では、MathWorks などのソフトウェア や SAP などの ERP システムの複雑さに対応することはできません。SAMソフトウェア が、最大の問題点を持つ製品に対して適切な情報を提供してくれるかどうかを評価する必要があります。
最大の監査リスクとトゥルーアップリスクを伴うベンダーの独自のソフトウェア を完全に監視できるようになれば、使用状況やアクセス状況から、どこにリスクがあるのかを特定することができます。
未使用、休眠、BYOLライセンスと機能のチェック
例えば、過去30日間全く使用されていない場合や、90日間の平均使用率が10%に過ぎない場合など、ライセンスが休眠状態か使用されていないかを定義するビジネスルールをいくつか設定する必要があります。また、ライセンスタイプが従業員の要件に合っているかどうかも評価する必要があります。例えば、ネームドユーザーライセンスを持っていても、20%程度しか使用していない場合、同時使用ライセンスの方が良いということになります。同様に、Microsoft Office Professionalのようなプレミアムバージョンの製品を持っていても、WordとExcelしか使っていないユーザーがいるかもしれません。
また、従業員が退職したり転勤したりした場合、ビジネスプロセスとしてソフトウェア の資産管理チームに通知することを人事担当者に確認しておくとよいでしょう。これにより、その従業員に割り当てられていたライセンスは、他の従業員へ割り当て直され、ニーズに合わない場合は次の契約から削除され、確実に取り消されます。
もう一つの注意点は、社員や契約社員が何気なく自分のソフトウェア （BYOL、bring your own license）を使ったためにペナルティを受ける可能性があることです。特に建設業では、さまざまな現場でプロジェクトを進める際に常にリスクとなり得ますが、近年、リモートワークが急速に拡大しているため、その可能性は飛躍的に高まっています。従業員自身のデバイスの使用（BYOD）、およびそのデバイスでのライセンスソフトウェア に関して、明確なポリシーを策定する必要があります。また、各ベンダーの契約書の細事部分に目を通し、そのような使用によって、次の「トゥルーアップ」セッションの時、またはそれまでに懲罰的な措置がとられるかどうかを確認する必要があります。
ライセンスや機能の過剰購入の見直し
余剰ライセンスと機能を特定したら、将来の短期的な成長を考慮して余剰分を残すべきか、それともライセンスや余分な機能をポートフォリオから削除するかを決定します。これを直ちに実行するか、更新時に実行するかは、ベンダーとお客様の契約内容によって異なります。また、ベンダーの製品群のライセンス状況を、ユーザーに至るまで変更することが有益であるかどうかを判断することもできます。選択肢は幅広く、各ベンダーで、その製品が企業にとってどれだけ不可欠であるかによって異なります。スーパーユーザーにはネームドユーザーライセンスを割り当て、時折使用するユーザーには同時使用ライセンスプールへのアクセスを許可することができます。全体的な使用量が多い場合は、サイトライセンスまたはグローバルライセンスが最適な選択肢となる場合があります。
また、オンサイトと SaaS ライセンスを混在させることも検討できます。この場合、専門のソフトウエアライセンス管理またはソフトウエア資産管理 チームと包括的なライセンス管理ソフトウェア があれば、ビジネスに大きなコスト削減をもたらすことができます。非常に意欲的なSAMスペシャリストが、大手技術系ソフトウェア製品で 95% の効率化を達成した事例や、1億円以上の節約を達成した事例があります。これらの組織に共通するアプローチは、ライセンス管理の集中化、産業用の強力なライセンス管理ソフトウェア の取得、従業員レベルに至るまで製品と機能の使用状況を評価する能力、継続的なユーザー教育と結びついた明確なソフトウェア 使用ポリシーです。
最適な利用を実現するためのポリシーを定める
一般に、従業員はソフトウェア のライセンス使用量を乱用することはありません。「 会議に出るから」、「翌日に使う予定なので」、「翌朝に製品が利用できるように」と使用していないソフトウェア にログインし続けることのコストに気付いていない、ことがあります。これを改善する最善の方法は、明確に定義されたソフトウェア ポリシーと、教育やトレーニングを組み合わせることです。同時使用ユーザー用のライセンスプールがあり、まだ実践していない場合は、ライセンスの解放を検討する必要があります。ソフトウェア の使用ポリシーを見直して、ソフトウェア のライセン スを解放してプールに戻すまでのアイドル状態の時間を、たとえば 15 分と定めておくとよいでしょう。多国籍企業では、従業員が異なるタイムゾーンで24時間勤務しているため、勤務時間が重なる場所でのアクセス集中を避けるために、地域ごとにアクセス権を制限することができます。そのためには、地域ごとに利用時間帯のパラメーターを設定すればよいのです。これらの時間帯は、ポリシー文書で明確に規定する必要があります。
すべてのユーザーへの情報提供と教育
特にポリシーが変更された場合や、新しいソフトウェア または既存のソフトウェア の新しいライセンスタイプが導入された場合は、定期的にトレーニングセッションを開催して、新入社員にソフトウェア ポリシーを説明し、再教育を行う必要があります。Autodesk Token Flex や類似のベンダートークンベースのソフトウェア のユーザーは、数分間しかログオンしていないのに、1 つの時間枠ではなく 2 つの時間枠で作業したために、実際のサインオンとオフの時間が根本的に異なるコストとなる可能性があることを知る必要があります。ライセンス解放の適用方法については、開放の前に作業を保存するかどうかなどのルールとともに、明確に説明する必要があります。
理論も大切ですが、実践に勝るものはありません。部門別チャージバックは、その部門の管理者に対して、チームがいかにライセンスを節約しているかを示すもので、そのライセンス費用は部門予算から出ているため、管理者は無駄が最小限に抑えることを目指します。これにより、より公平性が保たれます。なぜならチャージバックがなければ、たとえアプリケーションを使用していなくても、ライセンスコストはすべてICTが負担することになるからです。
当然ながら、これは強引な取り組みであってはならず、開放やチャージバックへの移行期 間中、適切な変更管理を適用するべきです。ライセンスの効率化への移行を進めるに際して、最も効果を上げたユーザーにインセンティブを与えることも重要です。
ベンダーと良好な関係を築く
これは明らかに一夜にしてできることではありませんが、ビジネスでどのようにライセンスが使用されているかを監視し管理できるようになると、ベンダーに対して、過去一定期間のソフトウェア の使用状況の評価に異議を唱えることができなくなるどころか、指示を出すことができる立場になります。また、「トゥルーアップ」の請求は過去のものとなり、次年度のソフトウェア 予算に影響を与えるような厄介なものではなくなるのです。もし、1年前の見積もりを上回る費用が発生することが判明した場合、少なくとも追加支払いに備え、速やかに引当金を計上することができます。
エネルギーや自動車産業から光学や製薬に至るまで、技術系のアプリケーションを使用している企業や科学産業に及ぶ当社の経験によって、これらの産業で使用される多くの特殊なソフトウェア 製品や、潜在的なライセンス問題や障害に関する独自の洞察を得ています。当社は、堅牢なソフトウェア ソリューションを提供するだけではありません。この分野における 20 年以上の専門知識と専任のコンサルタントおよびアドバイザー チームが、お客様のライセンス管理をお手伝いします。お客様のライセンスに関する課題については、遠慮なく弊社にお問い合わせください。