Una de las formas más fáciles de sobrepasar el presupuesto de software es la famosa cláusula de "compensación" en un acuerdo de licencia. Incluso cuando se dispone de un sólido equipo de ITAM, a menudo nos encontramos con que las empresas son penalizadas por los excesos de licencias cuando llega el momento de renovar su acuerdo. Una de las razones es que no gestionan ni auditan activamente estas licencias, sino que observan pasivamente su uso de las licencias a través de la lente del proveedor. De este modo, se ven obligados a aceptar la perspectiva del proveedor sobre el uso real de las licencias durante el último año, en lugar de defender activamente su propia evaluación con una serie de informes exhaustivos.
Aunque un examen cuidadoso de la mayoría de los acuerdos de software revelará una cláusula de true-up cuidadosamente escondida en un rincón discreto, las empresas de software más propensas a aplicar true-ups son Microsoft, IBM, Oracle, Autodesk y SAP. Y las sanciones pueden ser severas.
Tomemos como ejemplo el acuerdo Passport Advantage de IBM. Al principio, el cliente se siente atraído por este acuerdo por los descuentos que ofrece. Sin embargo, cuando llega el momento de la renovación, puede encontrarse con una fuerte penalización de 2 años de costes de mantenimiento retrospectivos para el software, a menos que la empresa haya vigilado el uso durante los dos últimos años con informes que lo demuestren.
Si existiera una cláusula True-Down en los contratos de licencia de software
Lamentablemente, ninguna empresa de software parece ofrecer una opción de true-down, pero puedes gestionarlo tú mismo con un enfoque de gestión de licencias específico. No siempre es fácil; la amplia gama de productos que ofrecen IBM y Microsoft suele requerir que se evalúen los derechos y el uso de un paquete de productos por parte de casi todas las personas de la empresa. Sin embargo, la recompensa puede ser grande, con reducciones de costes en porcentajes de dos dígitos, por no mencionar que una penalización por "true-up" para una gran empresa puede superar el millón de dólares. He aquí algunas medidas que puede adoptar para mitigar y reducir tanto los riesgos como los costes vinculados a sus acuerdos.
Obtenga visibilidad de su cartera de licencias
Es más fácil decirlo que hacerlo. Si tiene un control centralizado de todas sus licencias, va por buen camino. Sin embargo, este no es el caso de muchas empresas, especialmente multinacionales y organizaciones orientadas a proyectos, como las constructoras. Puede haber varios acuerdos para el mismo software en distintas jurisdicciones, a veces con la empresa matriz y también con socios, con diferentes términos y condiciones, tipos de licencia y fechas de renovación. A menudo, se firma un acuerdo para la compra de software específico para un gran proyecto, aunque el software ya se utilice ampliamente en toda la organización.
Necesita llegar a un estado en el que pueda supervisar cada licencia dentro de su organización, quién la está utilizando, con qué frecuencia (o no) se está utilizando y si cumple con su acuerdo de licencia. Antes de que pueda hacer esto, necesita hacer dos cosas: diseñar una estrategia para optimizar y gestionar los productos de software que tienen más probabilidades de causarle dolores de cabeza por auditorías y true-up, con objetivos, metas y KPIs establecidos; y comprar un gestor de licencias de software que le ayude en su viaje.
Es posible que ya disponga de un producto, pero si tiene software especializado, puede que necesite sustituirlo o aumentarlo con un producto complementario que cubra las lagunas del producto actual. Por ejemplo, los productos generales de gestión de activos de software (SAM) no pueden cubrir las complejidades de software como el de MathWorks o sistemas ERP como SAP. Tendrá que evaluar si el software SAM le ofrece la visibilidad adecuada para los productos con mayores puntos débiles.
Una vez que haya supervisado por completo el software propietario del proveedor que conlleva el mayor riesgo de auditoría y veracidad, podrá identificar dónde se encuentran los riesgos, en función del uso y el acceso.
Comprobación de licencias y funciones no utilizadas, inactivas y BYOL
Debe establecer algunas reglas de negocio que definan si una licencia está inactiva o no utilizada, por ejemplo, si no se ha utilizado en los últimos 30 días o sólo se ha utilizado una media del 10% en 90 días. También debe evaluar si el tipo de licencia se ajusta a las necesidades de un empleado. Por ejemplo, el usuario puede tener una licencia de usuario designado pero sólo la utiliza un 20% del tiempo, lo que indicaría que una licencia concurrente sería una mejor opción. Del mismo modo, es posible que un usuario tenga una versión Premium del producto, como Microsoft Office Professional, pero sólo utilice Word y Excel.
También es aconsejable comprobar con el responsable de Recursos Humanos que cuando un empleado deja la empresa o es transferido, el proceso empresarial incluiría una notificación a su equipo de gestión de activos de software. Esto garantizaría la retirada de cualquier licencia asignada a ese empleado, ya sea para su reasignación a otro empleado o para su eliminación en el siguiente acuerdo contractual si es excedente para sus necesidades.
Otra advertencia es la posibilidad de que un empleado o contratista sea sancionado por utilizar inocentemente su propio software (BYOL o traiga su propia licencia). Esto siempre ha sido un riesgo cuando se tienen proyectos en varios sitios, especialmente en el negocio de la construcción, pero las posibilidades de que esto ocurra han aumentado drásticamente desde la rápida expansión del trabajo a distancia en los últimos años. Es necesario formular una política clara con respecto al uso de dispositivos propios de los empleados (BYOD) y de software con licencia en esos dispositivos. También hay que leer la letra pequeña del contrato de cada proveedor para ver si ese uso conllevará medidas punitivas en la próxima sesión de "puesta al día" o antes.
Evalúe las compras excesivas de licencias y funciones
Una vez identificadas las licencias y funciones sobrantes, puede determinar si éstas deben permanecer a la luz del futuro crecimiento a corto plazo o si puede eliminar las licencias y/o funciones extrañas de su cartera. Si esto puede hacerse inmediatamente o sólo en el momento de la renovación depende tanto del proveedor como de su acuerdo con él. También puede decidir si puede ser beneficioso cambiar su panorama de licencias para la gama de productos de un proveedor hasta la clase de usuario. Las opciones son amplias y exclusivas de cada proveedor y de lo integral que sea el producto para su empresa. A los superusuarios se les pueden asignar licencias de usuario nominal, mientras que a los usuarios esporádicos se les puede conceder acceso a un conjunto de licencias concurrentes. Si el uso global es importante, la mejor opción puede ser una licencia global o de sitio.
También podría considerarse una combinación de licencias in situ y SaaS. Aquí es donde un equipo dedicado de SLM/SAM y un software integral de gestión de licencias podrían realmente suponer un importante ahorro de costes para la empresa. Tenemos un caso en el que un especialista en SAM muy motivado consiguió una tasa de eficiencia del 95% para un importante producto de software de ingeniería y otros casos en los que se han conseguido ahorros de más de un millón de dólares. Los enfoques comunes en todas estas organizaciones fueron la centralización de la gestión de licencias, la adquisición de software de gestión de licencias de potencia industrial, la capacidad de evaluar el uso del producto y de las funciones hasta el nivel de los empleados, y políticas claras de uso del software junto con una formación continua de los usuarios.
Definir políticas que garanticen el mejor uso
Por lo general, los empleados no abusan del uso de licencias de software; puede que no sean conscientes del coste de permanecer conectados a un software que no están utilizando porque han salido a una reunión o tienen previsto utilizarlo al día siguiente, por lo que se conectan durante la noche para que el producto esté disponible a la mañana siguiente. La mejor manera de remediar esto es una combinación de políticas de software claramente definidas, junto con educación y formación. Si tiene grupos de licencias para usuarios concurrentes y aún no ha implementado esta práctica, debería considerar la recolección de licencias. Revise su política de uso de software para asegurarse de que estipula cuánto tiempo puede permanecer inactiva una licencia de software antes de ser recogida y devuelta al pool, por ejemplo, 15 minutos. En el caso de las multinacionales, con empleados que trabajan las veinticuatro horas del día en diferentes zonas horarias, es posible que desee limitar la accesibilidad por región geográfica para evitar congestiones cuando las horas de trabajo se solapan. Puede conseguirlo fijando los parámetros de tiempo de uso para cada región. Estas franjas horarias deben estar claramente estipuladas en su(s) documento(s) normativo(s).
Informar y educar a todos los usuarios
Deben celebrarse sesiones de formación periódicas para guiar a los nuevos empleados en sus políticas de software, así como sesiones de actualización, especialmente cuando se ha producido un cambio en una política, o se está introduciendo un nuevo software o un nuevo tipo de licencia para el software existente. Los usuarios de Autodesk Token Flex y de software similar basado en tokens de otros proveedores deben saber que el tiempo real de conexión y desconexión puede suponer un coste radicalmente distinto porque han trabajado durante dos franjas horarias en lugar de una y sólo han estado conectados unos minutos. Debe explicarse claramente cómo se aplica la recolección de licencias, junto con las reglas, como si el trabajo se guarda antes de la recolección.
La teoría está muy bien, pero no hay nada mejor que la práctica. Las devoluciones de cargos departamentales demuestran al director de ese departamento cómo los equipos están conservando las licencias porque el coste de esas licencias sale ahora del presupuesto departamental, y él o ella se asegurará de que haya el mínimo despilfarro. Esto también es más equitativo porque, sin devoluciones de cargos, todos los costes de las licencias corren a cargo de las TIC, aunque no utilicen las aplicaciones.
Naturalmente, no debe tratarse de un enfoque de mano dura, y debe aplicarse una gestión del cambio adecuada durante toda la transición a la recolección y/o la devolución de cargos. También podría introducirse la gamificación del paso a la eficiencia de las licencias, con incentivos para los usuarios más eficaces.
Consiga un estado de armonía con sus proveedores
Obviamente, no se trata de un ejercicio que se haga de la noche a la mañana, pero a medida que vaya supervisando y controlando cómo se utilizan las licencias en su empresa, estará en condiciones de llevar la voz cantante con sus proveedores en lugar de no poder argumentar su evaluación del uso del software durante el periodo anterior. La factura de "actualización" se convierte en un legado del pasado y no en una desagradable sorpresa que afecta a su presupuesto de software para el siguiente año fiscal. Si descubre que sus costes van a superar la estimación que hizo hace un año, al menos estará preparado para cualquier pago extra y podrá provisionarlo rápidamente.
Nuestra experiencia en los sectores de la ingeniería y la ciencia, desde la energía y la automoción hasta la óptica y los productos farmacéuticos, nos ha proporcionado una visión única de los numerosos productos de software especializados que se utilizan en estos sectores, así como de los posibles problemas y obstáculos relacionados con las licencias. No sólo proporcionamos soluciones de software sólidas; aportamos más de 20 años de experiencia en el sector y un equipo dedicado de consultores y asesores para ayudarle en su viaje de gestión de licencias. No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene algún problema con las licencias.