Una de las formas más fáciles de sobrepasar el presupuesto de software es la famosa cláusula de "compensación" en un acuerdo de licencia de software. Incluso cuando se cuenta con un sólido equipo de ITAM, a menudo descubrimos que las empresas son penalizadas por los excesos de licencias cuando llega el momento de renovar su acuerdo.
A menudo, el problema surge cuando los departamentos de TI adoptan un enfoque pasivo a la hora de gestionar y auditar sus licencias de software, confiando en cambio en la perspectiva del proveedor. Esta confianza les hace totalmente dependientes de la interpretación de los acuerdos de software por parte del proveedor. Como resultado, a menudo aceptan el punto de vista del proveedor sobre su uso anual de licencias, en lugar de presentar proactivamente su propia evaluación respaldada por informes exhaustivos.
El riesgo de ignorar las cláusulas de True-Up
Una inspección minuciosa de muchos modelos y acuerdos de licencia de software revela a menudo una cláusula de compensación discretamente colocada. En particular, empresas como Microsoft, IBM, Oracle, Autodesk y SAP son más propensas a aplicar estos acuerdos, y las sanciones por incumplimiento pueden ser sustanciales.
Consideremos el acuerdo Passport Advantage de IBM. Al principio, los clientes se sienten atraídos por este modelo de licencia de software debido a los descuentos que ofrece. Sin embargo, en el momento de la renovación, pueden verse sorprendidos por una penalización que equivale a dos años de costes retrospectivos de mantenimiento del software. Evitar esta penalización requiere un seguimiento diligente del uso del software durante los dos años anteriores, respaldado por informes concretos.
Si existiera una cláusula True-Down en los contratos de licencia de software
Desgraciadamente, ninguna empresa de software parece ofrecer una opción de true-down, pero puedes gestionarlo tú mismo con un enfoque de gestión de licencias específico. No siempre es fácil; la amplia gama de productos ofrecidos por IBM y Microsoft requiere, por lo general, que se evalúen los derechos y el uso de un paquete de productos por parte de casi todas las personas de la empresa.
Sin embargo, las recompensas pueden ser grandes, con reducciones de costes en porcentajes de dos dígitos, por no mencionar que una penalización por true-up para una gran empresa puede superar el millón de dólares. He aquí algunas medidas que puede tomar para mitigar y reducir tanto los riesgos como los costes relacionados con sus acuerdos de licencia de software.
Visibilidad de su cartera de licencias: Clave para gestionar el True-Up
Gestionar el "true-up" es más fácil decirlo que hacerlo. Si tiene un control centralizado de todas sus licencias, va por buen camino. Sin embargo, este no es el caso de muchas empresas, sobre todo multinacionales y organizaciones orientadas a proyectos, como las constructoras.
Puede haber varios acuerdos para el mismo software en distintas jurisdicciones, a veces con la empresa matriz y con socios, con diferentes términos y condiciones, tipos de licencia y fechas de renovación.
A menudo se firma un acuerdo de licencia de software comprando software específicamente para un gran proyecto, aunque el software ya se utilice ampliamente en toda la organización. Necesita llegar a un estado en el que pueda supervisar cada licencia dentro de su organización, quién la está utilizando, con qué frecuencia (o no) se está utilizando y si cumple con su acuerdo de licencia de software.
Antes de poder hacerlo, debe hacer dos cosas: diseñar una estrategia para optimizar y gestionar los productos de software que tienen más probabilidades de causarle quebraderos de cabeza con el true-up y las auditorías, con objetivos, metas y KPI establecidos; y adquirir un gestor de licencias de software que le ayude en su viaje.
Es posible que ya disponga de un producto, pero si tiene software especializado, puede que necesite sustituirlo o aumentarlo con un producto complementario que cubra las lagunas del producto actual. Por ejemplo, los productos generales de gestión de activos de software (SAM) no pueden cubrir las complejidades de software como el de MathWorks o sistemas ERP como SAP. Tendrá que evaluar si el software SAM le ofrece la visibilidad adecuada para los productos con mayores puntos débiles.
Una vez que haya supervisado por completo el software propietario del proveedor que conlleva el mayor riesgo de auditoría y veracidad, podrá identificar dónde se encuentran los riesgos, en función del uso y el acceso.
Comprobación de licencias y funciones no utilizadas, inactivas y BYOL
Debe establecer algunas reglas de negocio que definan si una licencia está inactiva o no utilizada, por ejemplo, si no se ha utilizado en los últimos 30 días o sólo se ha utilizado una media del 10% en 90 días.
También debe evaluar si el tipo de licencia se ajusta a las necesidades del empleado. Por ejemplo, puede que el usuario tenga una licencia de usuario designado pero que solo la utilice un 20% del tiempo, lo que indicaría que una licencia concurrente sería una mejor opción.
Del mismo modo, puede haber un usuario que tenga una versión premium del producto, como Microsoft Office Professional, pero que sólo utilice Word y Excel.
También es aconsejable comprobar con el responsable de Recursos Humanos que cuando un empleado deja la empresa o es transferido, el proceso empresarial incluiría una notificación a su equipo de gestión de activos de software. Esto garantizaría la retirada de cualquier licencia asignada a ese empleado, ya sea para su reasignación a otro empleado o para su eliminación del siguiente acuerdo de licencias de software si es excedente para sus necesidades.
Otra advertencia es la posibilidad de ser sancionado si un empleado o contratista utiliza inocentemente su propio software (BYOL o traiga su propia licencia). Esto siempre ha sido un riesgo cuando se tienen proyectos en varios sitios, especialmente en el negocio de la construcción, pero las posibilidades de que esto ocurra han aumentado drásticamente desde la rápida expansión del trabajo a distancia en los últimos años.
Necesita formular una política clara con respecto al uso de los dispositivos propios de los empleados (BYOD) y del software con licencia en esos dispositivos. También es necesario leer la letra pequeña del contrato de cada proveedor para ver si dicho uso conllevará medidas punitivas en la próxima sesión de "puesta al día" o antes.
Evalúe las compras excesivas de licencias y funciones
Una vez que haya identificado las licencias y funciones sobrantes, puede determinar si el excedente debe permanecer a la luz del futuro crecimiento a corto plazo o si puede eliminar las licencias y/o funciones extrañas de su cartera.
Si esto puede hacerse inmediatamente o sólo en el momento de la renovación depende tanto del proveedor como de su acuerdo con él. También puede decidir si puede ser beneficioso cambiar su sistema de licencias para la gama de productos de un proveedor hasta la clase de usuario.
Las opciones son amplias y dependen de cada proveedor y de la importancia del producto para la empresa. A los superusuarios se les pueden asignar licencias de usuario nominal, mientras que a los usuarios esporádicos se les puede conceder acceso a un conjunto de licencias concurrentes.
Si el uso global es significativo, la mejor opción puede ser una licencia global o de sitio.
También podría considerarse una combinación de licencias in situ y SaaS. Aquí es donde un equipo SLM/SAM dedicado y una solución integral de gestión de licencias de software podrían suponer un importante ahorro de costes para la empresa.
Tenemos un caso en el que un especialista en SAM muy motivado consiguió un índice de eficiencia del 95% para un importante producto de software de ingeniería y otros casos en los que se han conseguido ahorros de más de un millón de dólares.
Los enfoques comunes en todas estas organizaciones fueron la centralización de la gestión de licencias, la adquisición de una solución de gestión de licencias de software de nivel industrial, la capacidad de evaluar el uso de productos y funciones hasta el nivel de los empleados, y unas políticas claras de uso del software junto con una formación continua de los usuarios.
Definir políticas que garanticen el mejor uso
Por lo general, los empleados no abusan del uso de licencias de software; puede que no sean conscientes del coste de permanecer conectados a un software que no están utilizando porque han salido a una reunión o tienen previsto utilizarlo al día siguiente, por lo que se conectan durante la noche para que el producto esté disponible a la mañana siguiente.
La mejor manera de remediarlo es una combinación de políticas de software claramente definidas, junto con educación y formación. Si dispone de grupos de licencias para usuarios concurrentes y aún no ha implantado esta práctica, debería plantearse la recolección de licencias.
Revise su política de uso de software para asegurarse de que estipula cuánto tiempo puede permanecer inactiva una licencia de software antes de ser recogida y devuelta al pool, por ejemplo, 15 minutos.
En el caso de las multinacionales, con empleados que trabajan las veinticuatro horas del día en distintas zonas horarias, es posible que desee limitar la accesibilidad por regiones geográficas para evitar atascos cuando se solapan las horas de trabajo. Puedes conseguirlo configurando los parámetros de tiempo de uso para cada región.
Estas franjas horarias deben estar claramente estipuladas en su(s) documento(s) político(s).
Informar y educar a todos los usuarios
Deben celebrarse sesiones de formación periódicas para que los nuevos empleados conozcan las políticas de software, así como sesiones de actualización, especialmente cuando se haya producido un cambio en una política o se esté introduciendo un nuevo software o un nuevo tipo de licencia para un software existente.
Los usuarios de Autodesk Token Flex y de software similar basado en tokens de proveedores deben saber que el tiempo real de conexión y desconexión puede dar lugar a un coste radicalmente distinto por haber trabajado durante dos franjas horarias en lugar de una, mientras que sólo han estado conectados durante unos minutos.
Debe explicarse claramente cómo se aplica la recogida de licencias, junto con las normas, como por ejemplo si el trabajo se guarda antes de la recogida.
La teoría está muy bien, pero no hay nada mejor que la práctica. Las devoluciones de cargos departamentales demuestran al director de ese departamento cómo los equipos están conservando licencias porque el coste de esas licencias sale ahora del presupuesto departamental, y él o ella se asegurará de que haya el mínimo despilfarro.
Esto también es más equitativo porque, sin devoluciones de cargos, todos los costes de las licencias corren a cargo de las TIC, aunque no utilicen las aplicaciones.
Naturalmente, no debe tratarse de un enfoque de mano dura, y debe aplicarse una gestión del cambio adecuada durante toda la transición a la recolección y/o la devolución de cargos. También podría introducirse la gamificación del paso a la eficiencia de las licencias, con incentivos para los usuarios más eficaces.
Consiga un estado de armonía con sus proveedores
Obviamente, no se trata de un ejercicio que se haga de la noche a la mañana, pero a medida que vaya supervisando y controlando cómo se utilizan las licencias en su empresa, estará en condiciones de llevar la voz cantante con sus proveedores en lugar de no poder argumentar su evaluación del uso del software durante el último periodo.
La factura de "ajuste" se convierte en un legado del pasado y no en una desagradable sorpresa que afecta a su presupuesto de software para el siguiente ejercicio fiscal. Si descubre que sus costes van a superar la estimación que hizo hace un año, al menos estará preparado para cualquier pago extra y podrá provisionarlo rápidamente.
Nuestra experiencia en los sectores de la ingeniería y la ciencia, desde la energía y la automoción hasta la óptica y los productos farmacéuticos, nos ha proporcionado una visión única de los numerosos productos de software especializados que se utilizan en estos sectores, así como de los posibles problemas y escollos relacionados con las licencias.
No sólo proporcionamos soluciones de software sólidas; aportamos más de 20 años de experiencia en el sector y un equipo especializado de consultores y asesores para ayudarle en su viaje hacia la gestión de licencias de software.
No dude en ponerse en contacto con nosotros para plantearnos sus problemas de licencias.
