Die Bedeutung eines effizienten Softwarelizenzmanagements (SLM)

In einer Zeit, in der Technologie tief in die Struktur der meisten Unternehmen verwoben ist, ist ein effektives Softwarelizenzmanagement von entscheidender Bedeutung, um betriebliche Effizienz und Nachhaltigkeit zu gewährleisten.

Denken Sie nur einmal daran, wie viele Apps Sie auf Ihrem Mobiltelefon, Tablet und Laptop nutzen - jede von ihnen ist in irgendeiner Form lizenziert, um die Rechte am geistigen Eigentum des Anbieters zu schützen, und ist in der Regel mit einer Lizenzgebühr oder einer anderen Einnahmequelle, wie etwa Werbung, verbunden.

Auf organisatorischer Ebene ist die Menge an Software, die benötigt wird, um das Unternehmen am Laufen zu halten, ein Vielfaches jeder automatisierten Aktivität im Unternehmen, multipliziert mit der Anzahl der Mitarbeiter, die mit dieser Aktivität beschäftigt sind.

Laut dem Okta-Bericht "Business at Work 2021 " liegt die durchschnittliche Anzahl der installierten Apps pro Kunde in diesem Jahr bei 88.

Die Kosten für die Nutzung von Software können einen erstaunlichen Teil des IT-Budgets eines Unternehmens verschlingen, vor allem, wenn es eine ERP-Lösung wie SAP oder spezialisierte ingenieurtechnische und wissenschaftliche Software für Design und Konstruktion verwendet.

Erstaunlich ist jedoch die Zahl der Unternehmen, die ihre Softwarelizenzen immer noch nicht aktiv verwalten und damit unnötige Ausgaben verursachen und sich gleichzeitig dem Risiko aussetzen, dass ihre Softwareverträge nicht eingehalten werden. 

In der ITAM Global Survey 2021 von Deloitte war eines der wichtigsten Ergebnisse, dass rund 84 % der Befragten der Meinung sind, dass es in ihren Unternehmen noch an ITAM-Initiativen mangelt.

Im Folgenden wird kurz erläutert, warum Softwarelizenzmanagement (oder SLM) für jedes Unternehmen so wichtig ist und warum jedes Unternehmen es praktizieren sollte, indem es eines oder mehrere der verfügbaren Softwareprodukte zur Lizenzoptimierung einsetzt. 

Was ist Software-Lizenzmanagement? 

Unter Softwarelizenzmanagement (SLM) versteht man die Überwachung der Nutzung und des Einsatzes von Softwarelizenzen in einem Unternehmen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Vertragsbedingungen mit dem Softwareanbieter einhält.

Es handelt sich um eine Untergruppe des Software Asset Management (SAM), das wiederum eine Untergruppe der allgemeinen Verwaltung von Software und Hardware oder des IT Asset Management (ITAM) ist.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass jeder Anbieter die Nutzung seiner eigenen Softwarelizenzen verfolgt und überwacht und diese Informationen nutzt, um potenzielle oder tatsächliche Verstöße durch einen Kunden zu erkennen. 

Die Vorteile von SLM 

Wenn Sie bedenken, dass jeder Anbieter die Verwendung seiner Software bewertet, sollten Sie wissen, warum Sie die Verwaltung von Softwarelizenzen nicht vernachlässigen sollten.

Zunächst einmal können Sie beruhigt sein, denn Sie haben einen dokumentierten Nachweis über die Nutzung Ihrer Lizenzen aus erster Hand und müssen die Berechnungen Ihres Verkäufers nicht blindlings akzeptieren.

Dies ist besonders wichtig, wenn es um "True-up"-Verträge geht, bei denen Sie wegen überhöhter Lizenzkosten aus der Tasche gezogen werden können.

Ein effektives Softwarelizenzmanagement ist auch eher proaktiv als reaktiv, so dass Sie Ihre Lizenznutzung optimieren und gleichzeitig sicherstellen können, dass Ihre Benutzer Zugang zu der von ihnen benötigten Software haben.

Sie werden in der Lage sein, Ihren Vertrag bei Ablauf auf der Grundlage des tatsächlichen Bedarfs und nicht auf der Grundlage von Vermutungen zu verhandeln.

Und Sie können sich jederzeit einem Software-Audit unterziehen, in der Gewissheit, dass Sie die Vorschriften einhalten. 

Während diese Gründe ausreichen, um Softwarelizenzmanagement zu einem Selbstläufer zu machen, können die Kosteneinsparungen beträchtlich bis verblüffend sein.

Verschiedene Studien, die von Anbietern von Softwarelizenzmanagement und Beratungsunternehmen wie Gartner durchgeführt wurden, zeigen, dass überhöhte Ausgaben für Lizenzen ein weltweites und anhaltendes Phänomen sind. Die überhöhten Kosten können sich bei allgemeiner Bürosoftware auf über 250 Dollar pro Arbeitsplatz belaufen.

Wenn man an spezialisierte technische Software denkt, kann eine einzige Lizenz Tausende von Dollar kosten. Wenn sie nur 30 % der Zeit genutzt wird, oder noch schlimmer, wenn sie überhaupt nicht genutzt wird, wird das Softwarelizenzmanagement zu einer Notwendigkeit, nicht zu einem Nice-to-have.

Man schätzt, dass weltweit 25 bis 35 % der Lizenzausgaben vergeudet werden, und es ist erstaunlich, dass es sogar große Unternehmen gibt, die kein Softwarelizenzmanagement eingeführt haben. 

Die Risiken eines nicht implementierten Software-Lizenzmanagements 

Der ursprüngliche Schwerpunkt der Anwendung von Softwarelizenzmanagement in einem Unternehmen lag darin, die Nichteinhaltung von Softwareanbietervereinbarungen zu vermeiden.

Es gab bereits millionenschwere Rechtsstreitigkeiten zwischen Anbietern und Kunden, bei denen der Anbieter Verstöße gegen seine Lizenzvereinbarung geltend gemacht hatte.

Der beste Weg, solche Konflikte zu vermeiden, besteht darin, die Verantwortung für die Überwachung der Softwarelizenznutzung selbst zu übernehmen und sich nicht auf die Einschätzung des Anbieters zu verlassen.

Auf diese Weise können Sie vor potenziellen Risiken gewarnt werden und diese proaktiv unterbinden. Außerdem verfügen Sie über eigene Berichte zur Nutzung, die Sie mit denen des Anbieters vergleichen können.

Diese Risiken können unerwartet auftreten, z. B. wenn ein Mitarbeiter seine eigene Version der Software hat und sie versehentlich auf seinem eigenen Gerät, aber innerhalb Ihres IT-Netzwerks verwendet, was gegen Ihre Lizenzvereinbarung verstoßen könnte. 

Nachdem die ersten Anwender des Softwarelizenzmanagements sicher waren, dass sie die Softwareanforderungen erfüllten, wurde durch den verbesserten Überblick darüber, welche Lizenzen von wem genutzt wurden, schnell deutlich, dass es aus verschiedenen Gründen zu einer beträchtlichen Verschwendung kam, z. B:

• Es wurden Lizenzen erworben, die nicht genutzt wurden, weil der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hatte oder ein Projekt abgeschlossen war und die Lizenzen "im Regal" lagen. 
• Die Mitarbeiter benötigten zwar Lizenzen, nutzten sie aber nur zu einem geringen Prozentsatz, etwa 10-30 % der Zeit. 
• Es wurden Lizenzen mit viel zu vielen Funktionen gekauft, die der Mitarbeiter nicht oder nur selten benötigte. 

Lizenzmodelle wie das Concurrent Licensing, bei dem die Lizenzen in einem Pool gehalten werden und jeder berechtigte Nutzer bei Bedarf darauf zugreifen kann, konnten die Effizienz erhöhen, wurden aber auch von Nutzern manipuliert, die sich zu Beginn des Tages anmeldeten und die Lizenz nicht freigaben, auch wenn sie sie nicht nutzten, und so anderen Nutzern den Zugriff verwehrten.

Das "Lizenz-Hogging" kann durch Software-Lizenzmanagement vermieden werden, indem eine Technik namens "License Harvesting" angewendet wird, die durch eine klare Lizenzmanagement-Politik unterstützt wird. 

Lizenzverwaltungssoftware wurde entwickelt, um die IT-Abteilung dabei zu unterstützen, Verschwendung zu erkennen und die Nutzung von Lizenzen für eine breite Palette von Produkten zu optimieren. Ein Unternehmen kann heute leicht über 150 Softwareprodukte in seinem Portfolio haben. Die Sichtbarkeit und Kontrolle über eine so breite Palette von Produkten und Lizenzierungsmodellen muss automatisiert werden, das ist keine Aufgabe für Tabellenkalkulationen. 

Ein implizites und sehr wichtiges Risiko, das nicht übersehen werden darf, ist die Bedrohung durch Cyberkriminalität. Wenn Sie keine ausreichende Kontrolle über Ihre Software-Landschaft haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass auch Ihre Abwehrmaßnahmen gegen Cyber-Bedrohungen unzureichend sind. 

SLM Best Practices für alle Branchen

Um ein kohärentes und kontrolliertes Softwarelizenzmanagement zu erreichen, bedarf es einer Strategie, definierter Rollen und Verantwortlichkeiten, klarer Ziele und eines Fahrplans, um diese zu erreichen. Für Unternehmen, die sich auf den Weg machen, gibt es hier einige nützliche Tipps:

• Wissen, was Sie haben. Wenn Ihre Software-Lizenzvereinbarungen nicht bereits zentral gespeichert und verwaltet werden, sollten Sie sie alle sammeln und zusammenstellen. 
• Sammeln Sie verstreute Lizenzen. Vor allem in großen Unternehmen ist es möglich, dass Geschäftseinheiten ihre eigenen Kopien von Software (mit eigenen Vereinbarungen) erworben haben. Diese Lizenzen müssen zentral verwaltet werden. Wenn möglich, konsolidieren Sie die Einzelverträge in einem einzigen Vertrag, entweder sofort oder wenn die Lizenzverlängerung ansteht. 
• Erstellen Sie einen Zeitplan, welche Vereinbarungen mit Softwareanbietern Sie auf der Grundlage von Faktoren wie dem nächsten Verlängerungsdatum, der Abhängigkeit von der Software, der Nutzerbasis und den aktuellen Ausgaben vorrangig behandeln wollen. So wissen Sie, auf welche Software Sie sich bei der Optimierung zuerst konzentrieren sollten. 
• Ernennen Sie spezielle Mitarbeiter für die Verwaltung von Softwarelizenzen und statten Sie sie mit der entsprechenden Software für die Lizenzverwaltung aus. 
• Besorgen Sie sich eine Software für das Lizenzmanagement, die zu Ihrem Unternehmen und der von Ihnen verwendeten Software passt. Nicht alle Softwarelizenzverwaltungssoftware ist gleich oder kann einige der spezielleren Produkte verwalten. Wir werden dies später besprechen. 
• Definieren Sie eine umfassende Richtlinie für das Softwarelizenzmanagement, die sich speziell mit Themen wie Lizenzabbau und BYOS (Bring Your Own Software) befasst. 
• Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein und klären Sie sie über die Verwaltung von Softwarelizenzen und deren Kosten für das Unternehmen auf. Möglicherweise sind sie sich dieser Kosten nicht bewusst. Sobald sie informiert sind und die Richtlinien für das Softwarelizenzmanagement verstehen, wird sich die Effizienz verbessern. 
• Eine gute Möglichkeit, den Nutzern und insbesondere ihren Managern die Realität vor Augen zu führen, ist die Einführung von Rückbuchungen. Zu viele Unternehmen belasten die IT-Abteilung mit den Lizenzkosten, obwohl der Großteil der Software in den verschiedenen Geschäftsbereichen genutzt wird. Mit einem robusten Softwarelizenzmanagement und unterstützender Software können Sie die Kosten pro Benutzer und Abteilung bis auf den letzten Cent genau zuordnen und den Abteilungen in Rechnung stellen. Die Abteilungsleiter werden die Botschaft bald verstehen und ein wachsames Auge auf die Lizenznutzung haben, wodurch die Überlastung der IT-Abteilung und ihrer Ressourcen für das Softwarelizenzmanagement verringert wird. 

Dies ist nur eine kleine Liste möglicher Maßnahmen, aber Sie werden weitere Möglichkeiten erkennen, wenn sich Ihre Softwarelizenz-Verwaltungspraktiken verbessern und reifen. 

Die verschiedenen Kategorien von Softwarelizenzen 

Die Zahl der verschiedenen Softwarelizenzmodelle nimmt rapide zu und erhöht die Komplexität des Softwarelizenzmanagements. Es gibt weit mehr Varianten als die, die wir hier auflisten, aber sie lassen sich in der Regel auf eine der folgenden Kategorien zurückführen:

• Unternehmens- und Standortlizenzen. Dies sind Lizenzen, die es einem Unternehmen oder einem bestimmten Standort ermöglichen, so viele Lizenzen zu nutzen, wie sie benötigen. Sie sind natürlich nicht billig, können aber für große multinationale Unternehmen die effektivste Option sein. 
• Benannte Lizenzen. Hierbei handelt es sich um eine spezielle Lizenz, die einem bestimmten Benutzer, in der Regel einem Super-User, zur Verfügung steht, der maximalen Zugriff benötigt, um produktiv zu sein. 
• Hardwarespezifische Lizenzen, z. B. Node-Locked- oder Gerätelizenzen. Jeder Benutzer, der Zugriff auf das Gerät oder den Server hat, kann die Lizenz nutzen. 
• Gleichzeitige Lizenzierung. Ein Pool von Lizenzen ist für berechtigte Benutzer verfügbar. Die Anzahl der Lizenzen in diesem Pool ist geringer als die Anzahl der Benutzer. Ziel ist es, eine möglichst geringe Anzahl von Lizenzen zu haben und gleichzeitig die Nachfrage der Benutzer auszugleichen. Hier kommt Software-Lizenzmanagement-Software ins Spiel, da sie die Anzahl der Lizenzen und ihre Auslastung maximal optimieren kann. 
• SaaS - Software als Dienstleistung. Dies ist das Cloud-Modell. Viele Unternehmen gingen davon aus, dass die Umstellung auf SaaS oder ein Pay-per-Use-Modell die Verwaltung von Softwarelizenzen überflüssig machen würde, um dann festzustellen, dass die Verwaltung der SaaS-Kosten genauso wichtig ist wie die Lizenzverwaltung vor Ort. 
• Token-basierte Lizenzen. Hier kauft das Unternehmen eine Anzahl von Token oder Guthaben, und jedes Mal, wenn sich ein Benutzer anmeldet und die Software nutzt, werden einige Token entsprechend einer Preisliste verbraucht (bei AutoDesk haben beispielsweise AutoCad und Revit unterschiedliche Preise). Diese Lizenzen können mit zusätzlichen Parametern wie der Anzahl der Minuten sehr komplex sein, so dass, obwohl es sich ebenfalls um ein Pay-per-Use-Modell handelt, die Kosten leicht eskalieren können. 

Bei der Auswahl einer Software zur Verwaltung von Softwarelizenzen für Ihr Unternehmen ist es wichtig festzustellen, ob das Produkt die Lizenztypen in Ihrer Umgebung analysieren und Berichte darüber erstellen kann. 

Wie Open iT Ihnen helfen kann, Ihr Software-Lizenzmanagement zu optimieren 

Wir bieten weit mehr als nur eine Reihe von Softwareprodukten; wir verfügen über 2 Jahrzehnte Branchenerfahrung in Sektoren wie der Öl- und Gasindustrie und der Automobilindustrie.

Aufgrund der Erfahrungen, die wir mit unseren Kunden auf ihrem Weg zum Asset Management gemacht haben, können wir Ihnen helfen, den Übergang zu einem hervorragenden Softwarelizenzmanagement zu erleichtern.

Ganz gleich, ob Sie ein anbieterspezifisches Problem haben, Probleme mit der tageszeitabhängigen Nutzung in Ihrem Unternehmen haben oder einfach nur eine Anleitung für den besten Ansatz zur Implementierung von Software Asset Management benötigen - wir sind für Sie da.

Wir haben auch Lösungen für SAP-, Autodesk-, Ansys- und MathWorks-Anwender. Rufen Sie uns an und finden Sie heraus, wie wir Ihnen viel Geld sparen und Ihnen Sicherheit geben können.