En una era en la que la tecnología está profundamente entretejida en el tejido de la mayoría de las organizaciones, la gestión eficaz de las licencias de software es crucial para garantizar la eficiencia operativa y la sostenibilidad.
Piense por un momento a cuántas aplicaciones tiene acceso en su teléfono móvil, tableta y ordenador portátil: cada una de ellas tiene algún tipo de licencia que protege los derechos de propiedad intelectual del vendedor y, por lo general, con un canon de licencia u otra fuente de ingresos, como la publicidad.
A nivel organizativo, la cantidad de software necesaria para mantener la empresa en funcionamiento es un múltiplo de cada actividad automatizada de la empresa, multiplicado por el número de empleados que participan en esa actividad.
Según el informe 2021 Business at Work de Okta, el número medio de aplicaciones desplegadas por cliente se sitúa en 88 para ese año.
El coste del uso de software puede consumir una cantidad asombrosa del presupuesto de TI de una empresa, especialmente si utiliza una solución ERP como SAP, o software científico y de ingeniería especializado para el diseño y la construcción.
Sin embargo, lo más sorprendente es el número de organizaciones que siguen sin gestionar activamente sus licencias de software, incurriendo en gastos innecesarios y, al mismo tiempo, abriéndose al riesgo de incumplimiento de sus acuerdos de software.
En la Encuesta Global de ITAM 2021 de Deloitte, uno de sus principales hallazgos fue que alrededor del 84% de sus encuestados cree que todavía tienen carencias en cuanto a iniciativas de ITAM en sus organizaciones.
He aquí una breve explicación de por qué la gestión de licencias de software (o SLM) es tan vital para cualquier empresa y por qué todas las empresas deberían practicarla, utilizando uno o varios de los productos de software disponibles para lograr la optimización de licencias.
¿Qué es la gestión de licencias de software?
La gestión de licencias de software (o SLM, por sus siglas en inglés) es la práctica de supervisar el uso y el despliegue de las licencias de software dentro de una organización, asegurando que la organización está cumpliendo con los términos de su acuerdo con el proveedor de software.
Es un subconjunto de la gestión de activos de software, o SAM, que a su vez es un subconjunto de la gestión global de software y hardware o IT Asset Management (ITAM).
Es importante recordar que todos los proveedores rastrean y supervisan el uso de sus propias licencias de software y utilizan esa información para identificar cualquier incumplimiento potencial o real por parte de un cliente.
Las ventajas de la SLM
Tener en cuenta que cada proveedor está evaluando el uso que usted hace de su software debería alertarle de por qué la gestión de las licencias de software es una actividad que no debe descuidar.
En primer lugar, le da tranquilidad, porque tiene pruebas de primera mano y documentadas del uso de sus licencias y no tiene que aceptar ciegamente los cálculos de su proveedor.
Esto es especialmente importante cuando se trata de acuerdos de "trueque", en los que puedes encontrarte con un exceso de gastos de licencia.
La gestión eficaz de las licencias de software también es proactiva en lugar de reactiva, por lo que puede optimizar el uso de las licencias sin dejar de garantizar que sus usuarios tengan acceso al software que necesitan.
Podrá negociar su acuerdo cuando expire basándose en la necesidad real y no en conjeturas.
Y puede recibir una auditoría de software en cualquier momento, con la seguridad de que cumple con la normativa.
Aunque estas razones son suficientes para que la gestión de licencias de software sea una obviedad, el ahorro de costes puede ser desde sustancial hasta asombroso.
Diversos estudios realizados por proveedores de gestión de licencias de software y consultoras como Gartner indican que el gasto excesivo en licencias es un fenómeno global y continuo. Los sobrecostes pueden ascender a más de 250 dólares por puesto de trabajo en el caso del software de oficina general.
Si tenemos en cuenta el software especializado de ingeniería, una sola licencia puede costar miles de dólares. Si sólo se utiliza el 30% del tiempo, o incluso peor, si no se utiliza en absoluto, la gestión de licencias de software se convierte en una necesidad, no en un "nice-to-have".
Se calcula que entre el 25% y el 35% del gasto en licencias a nivel mundial es un despilfarro, y es sorprendente cómo hay incluso grandes organizaciones que no han implantado la gestión de licencias de software.
Los riesgos de no implementar la gestión de licencias de software
El objetivo original de aplicar la gestión de licencias de software en una organización era evitar el incumplimiento de los acuerdos con los proveedores de software.
Ha habido demandas multimillonarias entre vendedores y clientes en las que el vendedor alegaba incumplimientos de su acuerdo de licencia.
La mejor manera de evitar este conflicto es asumir la responsabilidad de supervisar el uso de las licencias de software internamente y no confiar en la evaluación del proveedor.
De este modo, podrá estar prevenido de cualquier riesgo potencial y ponerle freno de forma proactiva, además de disponer de sus propios informes de uso para compararlos con los del proveedor.
Estos riesgos pueden ser inesperados, por ejemplo, si un empleado tiene su propia versión del software y lo utiliza inadvertidamente en su propio dispositivo, pero dentro de su red de TI, esto podría estar contraviniendo su acuerdo de licencia.
Una vez que los primeros usuarios de la gestión de licencias de software tuvieron la certeza de que cumplían los requisitos de software, la mayor visibilidad de qué licencias se estaban utilizando y por quién, pronto se hizo evidente que había un desperdicio considerable, por una serie de razones, tales como:
- Se habían comprado licencias y no se utilizaban, porque el empleado se había ido, o se había terminado un proyecto y las licencias estaban "en la estantería".
- Los empleados necesitaban licencias, pero sólo las utilizaban durante un pequeño porcentaje de tiempo, digamos un 10-30%.
- Se compraron licencias con demasiadas funciones que el empleado no necesitaba o que rara vez utilizaba.
Los modelos de licencia, como el de licencias concurrentes, en el que las licencias se mantienen en un pool y cualquier usuario con derecho a ellas accede a ellas cuando las necesita, podían aumentar la eficiencia, pero también eran manipulados por usuarios que se conectaban al comienzo del día y no liberaban la licencia, incluso cuando no la estaban utilizando, negando así el acceso a otros usuarios.
El "acaparamiento de licencias" puede evitarse con la gestión de licencias de software, aplicando una técnica denominada recolección de licencias, respaldada por una política clara de gestión de licencias.
El software de gestión de licencias ha evolucionado para ayudar a la división de TI a identificar los residuos y optimizar el uso de las licencias en una amplia gama de productos. La organización actual puede tener fácilmente más de 150 productos de software en su cartera. La visibilidad y el control de una gama tan amplia de productos y modelos de licencia deben ser automatizados, no es un trabajo para hojas de cálculo.
Un riesgo implícito y muy crucial que no se puede pasar por alto es la amenaza de la ciberdelincuencia. Si no tiene suficiente mando y control sobre su entorno de software, lo más probable es que sus defensas contra las ciberamenazas también sean deficientes.
Mejores prácticas de GST para todas las industrias
Lograr una gestión de licencias de software coherente y controlada es un viaje, no una solución de un día para otro, y requiere una estrategia, funciones y responsabilidades definidas, metas y objetivos claros y una hoja de ruta para alcanzarlos. Para la organización que está iniciando el viaje, he aquí algunos consejos útiles:
- Conozca lo que tiene. Si sus acuerdos de licencia de software no están ya almacenados y gestionados de forma centralizada, asegúrese de recopilarlos y cotejarlos todos.
- Redondear las licencias perdidas. Especialmente en las grandes organizaciones, es posible que las unidades de negocio hayan adquirido sus propias copias de software (con sus propios acuerdos). Estas licencias deben gestionarse de forma centralizada. Si es posible, consolide los acuerdos dispersos en un único acuerdo, ya sea inmediatamente o cuando llegue el momento de la renovación de la licencia.
- Elabore un calendario con los acuerdos con proveedores de software a los que quiere dar prioridad, basándose en factores como la próxima fecha de renovación, la dependencia del software, la base de usuarios y el gasto actual. Esto le orientará sobre el software en el que debe centrarse primero a la hora de optimizarlo.
- Designe recursos dedicados a la gestión de licencias de software y proporcióneles el software de gestión de licencias de software adecuado.
- Obtenga un software de gestión de licencias de software que se adapte a su empresa y al software que utiliza. No todos los programas de gestión de licencias de software son iguales ni pueden gestionar algunos de los productos más especializados. Hablaremos de ello más adelante.
- Definir una política integral de gestión de licencias de software que sea específica sobre cuestiones como la recolección de licencias, BYOS (traiga su propio software).
- Implique a su plantilla y edúquela sobre la gestión de licencias de software y lo que cuesta a la empresa. Es posible que desconozcan dichos costes, y una vez que estén informados y comprendan la política de gestión de licencias de software, mejorará la eficiencia.
- Una buena forma de dar a los usuarios, y especialmente a sus directivos, un baño de realidad es aplicar devoluciones de cargo. Demasiadas empresas cargan al departamento de TI con los costes de las licencias, cuando la mayor parte del software se utiliza en las distintas unidades de negocio. Con una sólida gestión de licencias de software y software de apoyo, se pueden atribuir los costes por usuario y departamento hasta el último céntimo y cargar esos costes a los departamentos. El HOD pronto entenderá el mensaje y vigilará el uso de licencias, reduciendo parte de la sobrecarga del departamento de TI y sus recursos de gestión de licencias de software.
Ésta es sólo una pequeña lista de posibles intervenciones, pero identificará más oportunidades a medida que sus prácticas de gestión de licencias de software mejoren y maduren.
Las diferentes categorías de licencias de software
El número de modelos de licencia de software diferentes está aumentando rápidamente y aumenta la complejidad de la gestión de las licencias de software. Existen muchas más variantes que las que enumeramos a continuación, pero suelen estar relacionadas con una de las siguientes categorías:
- Licencias para empresas y emplazamientos. Son licencias que permiten a una empresa o a una geolocalización concreta utilizar tantas licencias como necesiten. Por supuesto, no son baratas, pero pueden ser la opción más eficaz para las grandes multinacionales.
- Licencias con nombre. Se trata de una licencia dedicada que está disponible para un usuario concreto, normalmente un superusuario, que necesita el máximo acceso para ser productivo.
- Licencias específicas de hardware, como las licencias de nodo o de dispositivo. Cualquier usuario que tenga acceso al dispositivo o al servidor puede utilizar la licencia.
- Licencias concurrentes. Un pool de licencias está disponible para los usuarios con derecho. El número de licencias del pool es inferior al número de usuarios. La intención es tener el mínimo número de licencias al tiempo que se equilibra la demanda de los usuarios. Aquí es donde el software de gestión de licencias de software es muy útil, ya que puede optimizar el número de licencias y su utilización al máximo.
- SaaS -Software como servicio. Es el modelo de la nube. Muchas organizaciones asumieron que pasar a SaaS o a un modelo de pago por uso hacía redundante la necesidad de gestionar las licencias de software, solo para descubrir que la gestión de los costes de SaaS es tan crítica como la gestión de licencias in situ.
- Licencias basadas en tokens. En este caso, la empresa compra un número de fichas o créditos y cada vez que un usuario se conecta y utiliza el software, se consumen algunas fichas de acuerdo con una lista de precios (por ejemplo, con AutoDesk, AutoCad y Revit tienen precios diferentes). Estas licencias pueden ser muy complejas, con parámetros adicionales como el número de minutos, por lo que, aunque también es un modelo de pago por uso, los costes pueden aumentar fácilmente.
A la hora de seleccionar un software de gestión de licencias de software para su empresa, es importante comprobar si el producto puede analizar e informar sobre los tipos de licencias de su entorno.
Cómo Open iT puede ayudarle a optimizar su gestión de licencias de software
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