テクノロジーがほとんどの組織に深く織り込まれている時代において、効果的なソフトウェア ライセンス管理は、業務効率と持続可能性を確保するために極めて重要である。
携帯電話、タブレット、ノートパソコンでどれだけのアプリにアクセスできるかをちょっと考えてみてください。それぞれのアプリには、ベンダーのIP権を保護する何らかのライセンスがあり、一般にライセンス料や広告などの収入源があります。
組織レベルでは、ビジネスを継続するために必要なソフトウェア の量は、ビジネスにおけるそれぞれの自動化された活動に、その活動に従事する従業員の数を掛けたものになります。
Okta社の2021年Business at Workレポートによると、同年の顧客ごとの平均デプロイ済みアプリ数は88に達しています。
特にSAPのようなERPソリューションや、設計や建設に特化したエンジニアリングや技術系ソフトウェア を使用している場合、ソフトウェア の使用コストは企業のIT予算を驚くほど食い潰す可能性があります。
しかし、もっと驚くべきことは、いまだにソフトウェア のライセンスを積極的に管理せず、不必要な支出を強いられると同時に、ソフトウェア 契約の非遵守のリスクを自ら招いている組織の数です。
Deloitte社の「ITAMグローバルサーベイ2021」」では、回答者の約84％が「組織におけるITAMの取り組みがまだ不足している」と考えていることが、重要な調査結果の1つとなっています。
ここでは、ソフトウェア ライセンシング管理 (または SLM) があらゆるビジネスにとって非常に重要である理由と、ライセンスの最適化を実現するために利用できるソフトウェア 製品のうちの 1つまたは複数を使用して、すべての企業がそれを実践すべき理由について簡単に説明します。
ソフトウェアライセンス管理とは？
ソフトウェア ライセンス管理（SLM）とは、組織内のソフトウェア ライセンスの使用と展開をモニタリングし、組織がソフトウェア ベンダーとの契約条件を遵守していることを確認する業務です。
これは、ソフトウェア 資産管理、つまりSAM のサブセットであり、ソフトウェア とハードウェアの全体的な管理、すなわち IT 資産管理（ITAM）のサブセットであることを再確認してください。
すべてのベンダーは、自社のソフトウェア ライセンスの使用状況を把握・モニタリングし、その情報を利用して顧客による潜在的なコンプライアンス違反や実際の違反を特定していることを忘れていけません。
SLMの利点
どのベンダーも、彼らのソフトウェア の使われ方を評価していることを念頭に置けば、ソフトウェア のライセンス管理がなぜおろそかにできない活動であるかがわかるはずです。
まず、ベンダーの計算をやみくもに受け入れる必要がなく、ライセンスの使用状況を直接文書で証明できるため、安心感を得ることができます。
これは、過剰なライセンスコストのために出費がかさむ「トゥルーアップ」契約に関しては特に重要です。
また、効果的なソフトウェア ライセンス管理は、受け身ではなく積極的な対応であるため、ユーザーが必要なソフトウェア にアクセスできるようにしながら、ライセンスの使用量を最適化することができます。
推測ではなく、実際の必要性に基づいて、契約満了時の交渉ができるようになります。
また、ソフトウェア の監査をいつでも受けることができ、コンプライアンスを遵守しているという安心感を得ることができます。
これらの理由は、ソフトウェア ライセンス管理を行うのに十分なものですが、コスト削減は実質的なものから驚異的なものまで様々です。
ソフトウェア ライセンス管理サプライヤーやガートナーなどのコンサルティング会社が実施したさまざまな調査によると、ライセンスの過剰使用は世界的かつ継続的な現象であることが示されています。一般的なオフィスソフトウェアでは、ワークステーション1台あたり250ドル以上の過剰コストが発生することもあります。
専門的な技術系ソフトウェアを考慮すると、1つのライセンスが数千ドルにもなることがあります。もしそれが30％しか使われないなら、あるいはもっと悪いことにまったく使われないなら、ソフトウェア ライセンス管理は必要不可欠なものになるのです。
全世界でライセンス費用の25%から35%が無駄になっていると言われており、ソフトウェア ライセンス管理を導入していない大企業も存在することに驚かされます。
ソフトウェア ライセンス管理を実施しない場合のリスク
ソフトウェア ライセンス管理を組織で適用する本来の目的は、ソフトウェア ベンダーとの契約におけるコンプライアンス違反を回避することです。
ベンダーと顧客との間で、ベンダーがライセンス契約違反を主張し、数百万ドルの訴訟を起こしたことがあります。
このような衝突を避けるには、ベンダーの評価に頼らず、自社で責任を持ってソフトウェア のライセンス使用状況をモニタリングすることが一番です。
そうすることで、潜在的なリスクを予見し、積極的に阻止することができます。また、使用状況について独自のレポートを作成し、ベンダーと比較することも可能です。
例えば、従業員が自分専用のバージョン（ソフトウェア ）を持っていて、うっかり自分のデバイスで使ってしまったが、ITネットワーク内では、ライセンス契約に反している可能性があるなど、こうしたリスクは予期せぬものです。
ソフトウェア ライセンス管理の初期導入者はソフトウェア に準拠していることを確信し、どのライセンスが誰に使用されているかを可視化することができましたが、次のような理由でかなりの無駄があることがすぐに明らかになりました：
- ライセンスを購入したが、従業員が退職した、あるいはプロジェクトが終了したため、ライセンスが「棚上げ」されたまま使用されていない。
- ライセンスは従業員が必要としていたが、10～30％といったわずかな時間しか使用していなかった。
- 従業員が必要としない、あるいはほとんど使用しない機能があまりにも多いライセンスを購入した。
ライセンスをプールしておき、必要なときに権利を持つユーザーがアクセスする同時使用ライセンスなどのライセンスモデルは、効率性を高めることができる反面、自分が使っていないときでも始業時にログインしたままライセンスを解放せず、他のユーザーがアクセスできないように操作されることがありました。
"ライセンスホッグ（独り占め） "は、明確なライセンス管理ポリシーに裏打ちされたライセンス解放と呼ばれる技術を適用し、ソフトウェア ライセンス管理で回避することができます。
ライセンス管理ソフトウェア は、IT 部門が幅広い製品群から無駄を見つけ出し、ライセンス使用を最適化できるように進化してきました。今日の組織は、そのポートフォリオに150以上のソフトウェア 製品を簡単に持つことができます。このような広範な製品とライセンスモデルに対する可視性と制御は自動化されなければならず、これはスプレッドシートの仕事ではありません。
見過ごすことのできない重要なリスクとして、サイバー犯罪の脅威が挙げられます。もし、あなたがソフトウェア を十分に管理できていないなら、サイバー脅威に対する防御もまた不十分である可能性があります。
あらゆる産業におけるSLMのベストプラクティス
首尾一貫して管理されたソフトウェア ライセンス管理を実現することは、一夜にして解決できるものではなく、旅のようなものであり、戦略、定義された役割と責任、明確な目標と目的、そしてそれらを達成するためのロードマップが必要です。これから旅に出ようとする組織にとって、役に立つヒントをいくつか紹介します：
- 自分が持っているものを把握する。ソフトウェア のライセンス契約書がまだ一元的に保管・管理されていない場合は、すべて収集し照合するようにしてください。
- 散在しているライセンスを洗い出します。特に大規模な組織では、ビジネスユニットが独自に（独自の契約で）ソフトウェアを購入している可能性があります。これらのライセンスは一元的に管理する必要があります。可能であれば、すぐに、あるいはライセンス更新のタイミングで、散在している契約を1つの契約に統合します。
- 次回更新日、ソフトウェア への依存度、ユーザーベース、現在の支出などの要因に基づき、どのソフトウェア ベンダー契約を優先させるかスケジュールを作成します。これにより、最適化を行う際にどのソフトウェア に最初に焦点を当てるべきかの指針が得られます。
- ソフトウェア ライセンス管理の専任者を決定し、適切なライセンス管理ソフトウェア を提供します。
- あなたのビジネスと使用するソフトウェア に合ったライセンス管理ソフトウェアを入手してください。すべてのライセンス管理ソフトウェアが同じであるわけではなく、より専門的な製品のいくつかを管理したりできるわけでもありません。これについては、後ほど説明します。
- ライセンス解放やBYOS（Bring your own software ）などの問題に特化した、包括的なライセンス管理ポリシーを定義します。
- 従業員を巻き込み、ソフトウェア ライセンス管理について、またそれがビジネスに与えるコストについて教育してください。彼らはそのようなコストに気づいていない可能性があります。一旦知らされ、ソフトウェア ライセンス管理ポリシーを理解すれば、効率は向上します。
- ユーザー、特にその管理者に現実を確認させる良い方法は、チャージバックを導入することです。ソフトウェア の大部分は様々なビジネスユニットで使用されているにもかかわらず、IT部門にライセンス費用を負担させる企業が多すぎます。強固なソフトウェア ライセンス管理とソフトウェア のサポートがあれば、ユーザーや部門ごとのコストを徹底的に洗い出し、そのコストを部門に請求することができます。部門長はすぐにこのメッセージを理解し、ライセンスの使用状況を注意深く観察するようになり、ITとそのリソースであるソフトウェア ライセンス管理への過負荷を軽減することができます。
これは可能な介入策のほんの一部ですが、ソフトウェア ライセンス管理の実践が改善され、成熟するにつれて、より多くの機会を見いだせるようになるでしょう。
ソフトウェア ライセンスの分類の違い
ソフトウェア ライセンスモデルの種類は急速に増加しており、ソフトウェア ライセンス管理の複雑さが増しています。以下に挙げるものよりもはるかに多くのバリエーションがありますが、通常は以下のカテゴリのいずれかに関連します。
- エンタープライズライセンスとサイトライセンス。企業や特定の地域で、必要なライセンス数だけ使用できるライセンスです。もちろん安価ではありませんが、大規模な多国籍企業にとっては最も効果的な選択肢となるでしょう。
- ネームド・ライセンス。これは、生産性を上げるために最大限のアクセスを必要とする特定のユーザー（通常はスーパーユーザー）が利用できる専用ライセンスです。
- ノードロックライセンスやデバイスライセンスなど、ハードウェアに特化したライセンス。デバイスまたはサーバーにアクセスできるユーザーであれば、誰でもライセンスを使用することができます。
- 同時使用ライセンス。ライセンスのプールは、権利のあるユーザーが利用できます。プール内のライセンス数は、ユーザー数より少なくなっています。ユーザーの需要とのバランスをとりながら、最小限のライセンス数を確保することが意図されています。そこでは、 ライセンス管理ソフトウェアが 、ライセンス数とその利用率を最大限に最適化することができるので、非常に便利です。
- SaaS - Software as a Service。これはクラウドモデルです。 多くの企業は、SaaSや従量課金モデルに移行すれば、ソフトウェア のライセンス管理は不要になると考えていましたが、SaaSのコスト管理は、オンサイトのライセンス管理と同様に重要であることがわかりました。
- トークン・ベースのライセンス。これは、企業がトークンまたはクレジットを購入し、ユーザーがログインしてソフトウェア を使用するたびに、価格表に従ってトークンが消費されるというものです (たとえば、AutoDesk では、AutoCad と Revit は異なる価格設定になっています)。これらのライセンスは、時間などのパラメータが追加されて非常に複雑になることがあるため、ペイ・パー・ユース・モデルでもありますが、コストは簡単に上昇します。
ライセンス管理ソフトウェア を選択する際には、お客様の環境におけるライセンスの種類を分析し、レポートすることができる製品であるかどうかを確認することが重要です。
ソフトウェア ライセンス管理を最適化するために、Open iT はどのように支援することができますか？
私たちが提供するのは、様々なソフトウェア の製品だけではありません。なぜなら私たちは、石油・ガスや自動車産業などの分野で20年にわたり経験を積んできました。
私たちは、お客様の資産管理に関する経験を共有することで、お客様がソフトウェア ライセンス管理への移行をより容易に行えるようサポートします。
ベンダー固有の問題点、グローバルに広がる企業の利用時間帯の問題、ソフトウェア 資産管理を導入するための最適なアプローチに関するガイダンスが必要な場合など、私たちはお客様を支援します。
また、SAP、Autodesk、Ansys、MathWorksのユーザー向けのポイントソリューションも用意しています。お問い合わせください。 私たちがどのようにお客様のコストを削減し、安心感を与えることができるかをご確認ください。
