Numa era em que a tecnologia está profundamente integrada no tecido da maioria das organizações, a gestão eficaz de licenças de software é crucial para garantir a eficiência e a sustentabilidade operacionais.
Basta considerar por um momento a quantas aplicações tem acesso no seu telemóvel, tablet e computador portátil - cada uma delas tem alguma forma de licença que protege os direitos de PI do vendedor e geralmente com uma taxa de licença ou outra fonte de rendimento, tal como publicidade.
A nível organizacional, a quantidade de software necessária para manter o negócio a funcionar é um múltiplo de cada actividade automatizada no negócio, multiplicado pelo número de empregados envolvidos nessa actividade.
De acordo com o relatório Business at Work 2021 da Okta, o número médio de aplicações implantadas por cliente é de 88 para esse ano.
O custo da utilização de software pode consumir uma quantidade espantosa do orçamento de TI de uma empresa, especialmente se esta utilizar uma solução ERP como SAP, ou software de engenharia e científico especializado para a concepção e construção.
O que é mais surpreendente, porém, é o número de organizações que ainda não gerem activamente as suas licenças de software, incorrendo em despesas desnecessárias e, ao mesmo tempo, abrindo-se ao risco de não cumprimento dos seus acordos de software.
Na Pesquisa Global ITAM 2021 da Deloitte, uma das suas principais conclusões foi que cerca de 84% dos seus inquiridos acreditam que ainda faltam iniciativas da ITAM nas suas organizações.
Segue-se uma breve explicação da razão pela qual a gestão de licenças de software (ou SLM) é tão vital para qualquer empresa e porque é que todas as empresas a devem praticar, utilizando um ou mais dos produtos de software disponíveis para conseguir a optimização das licenças.
O que é Gestão de Licenças de Software?
Gestão de Licenças de Software (ou SLM) é a prática de monitorizar a utilização e implementação de licenças de software dentro de uma organização, assegurando que a organização está a cumprir os termos do seu acordo com o fornecedor de software.
É um subconjunto de gestão de activos de software, ou SAM, que é novamente um subconjunto da gestão global de software e hardware ou Gestão de Activos Informáticos (ITAM).
É importante lembrar que cada fornecedor rastreia e monitoriza a utilização das suas próprias licenças de software e utiliza essa informação para identificar qualquer incumprimento potencial ou real por parte de um cliente.
As vantagens da SLM
Tendo em conta que cada fornecedor está a avaliar a forma como utiliza o seu software deve alertá-lo para a razão pela qual a gestão de licenças de software é uma actividade que não deve ser negligenciada.
Antes de mais, dá-lhe paz de espírito, porque tem provas em primeira mão e documentadas da utilização das suas licenças e não tem de aceitar cegamente os cálculos do seu fornecedor.
Isto é especialmente importante quando se trata de acordos "true-up", em que se pode encontrar fora do bolso por causa do excesso de custos de licença.
A gestão eficaz de licenças de software é também proactiva em vez de reactiva, para que possa optimizar a utilização da sua licença, assegurando ao mesmo tempo que os seus utilizadores tenham acesso ao software de que necessitam.
Poderá negociar o seu acordo quando este expirar com base em necessidades reais e não em adivinhações.
E pode receber uma auditoria de software em qualquer altura, com a certeza de que está em conformidade.
Embora estas razões sejam suficientes para fazer da gestão de licenças de software uma opção óbvia, as poupanças de custos podem ser substanciais ou surpreendentes.
Vários estudos realizados por fornecedores de gestão de licenças de software e consultores como a Gartner indicam que as despesas excessivas com licenças são um fenómeno global e contínuo. Os custos excessivos podem ascender a mais de 250 dólares por estação de trabalho para software de escritório geral.
Quando se considera um software de engenharia especializado, uma única licença pode custar milhares de dólares. Se for utilizada apenas 30% do tempo ou, pior ainda, se não for utilizada de todo, a gestão de licenças de software torna-se uma necessidade, e não um "bom ter".
Estima-se que 25% a 35% das despesas com licenças a nível mundial são um desperdício, e é surpreendente que existam grandes organizações que não tenham implementado a gestão de licenças de software.
Os riscos de não implementar a Gestão de Licenças de Software
O objectivo original da aplicação da gestão de licenças de software numa organização era evitar o não cumprimento dos acordos com os fornecedores de software.
Houve acções judiciais multimilionárias entre fornecedores e clientes em que o fornecedor alegou violações do seu acordo de licenciamento.
A melhor maneira de evitar tal conflito é assumir a responsabilidade de monitorizar a utilização de licenças de software internamente e não confiar na avaliação do fornecedor.
Desta forma, pode ser avisado de quaisquer riscos potenciais e pôr-lhes termo de forma pró-activa, bem como ter os seus próprios relatórios de utilização para comparar com o fornecedor.
Estes riscos podem ser inesperados, por exemplo, se um funcionário tiver a sua própria versão do software e o utilizar inadvertidamente no seu próprio dispositivo, mas dentro da sua rede informática, isto pode estar a violar o seu contrato de licença.
Depois de os primeiros utilizadores da gestão de licenças de software terem ficado confiantes de que estavam em conformidade com o software, a visibilidade melhorada das licenças que estavam a ser utilizadas e por quem, depressa se tornou evidente que havia um desperdício considerável, por uma série de razões, tais como:
- As licenças tinham sido compradas e não estavam a ser utilizadas, porque o funcionário tinha saído, ou um projecto tinha sido concluído e as licenças estavam "na prateleira".
- As licenças eram necessárias para os funcionários, mas estes só as utilizavam durante uma pequena percentagem do tempo, digamos 10-30%.
- As licenças foram compradas com demasiadas características de que o empregado não precisava ou raramente utilizava.
Modelos de licença como o licenciamento simultâneo, em que as licenças são mantidas num pool e acedidas por qualquer utilizador autorizado quando necessário, poderiam aumentar a eficiência, mas também eram manipulados por utilizadores que faziam login no início do dia e não libertavam a licença, mesmo quando não a utilizavam, negando assim o acesso a outros utilizadores.
O "License-hogging" pode ser evitado com a gestão de licenças de software, aplicando uma técnica denominada "license harvesting", apoiada por uma política clara de gestão de licenças.
O software de gestão de licenças evoluiu para ajudar a divisão de TI a identificar desperdícios e optimizar a utilização de licenças numa vasta gama de produtos. Actualmente, uma organização pode facilmente ter mais de 150 produtos de software na sua carteira. A visibilidade e o controlo de uma gama tão vasta de produtos e modelos de licenciamento têm de ser automatizados, o que não é tarefa para folhas de cálculo.
Um risco implícito e muito importante que não pode ser ignorado é a ameaça da cibercriminalidade. Se não tiver comando e controlo suficientes sobre o seu panorama de software, é provável que as suas defesas contra as ciberameaças também sejam deficientes.
Melhores práticas de SLM para todos os sectores
Conseguir uma gestão de licenças de software coerente e controlada é uma jornada, não uma solução da noite para o dia, e requer uma estratégia, funções e responsabilidades definidas, metas e objectivos claros e um roteiro para os alcançar. Para a organização que está a iniciar o seu percurso, eis algumas dicas úteis:
- Saiba o que tem. Se os seus contratos de licença de software ainda não estiverem centralizados e geridos, assegure-se de que os recolhe e colige todos.
- Arredondar para cima as licenças vadias. Especialmente nas grandes organizações, é possível que as unidades empresariais tenham adquirido as suas próprias cópias de software (com os seus próprios acordos). Estas licenças têm de ser geridas de forma centralizada. Se possível, consolidar os acordos de vadiação num único acordo, seja imediatamente ou quando chegar o tempo de renovação da licença.
- Construa um calendário dos acordos de fornecedores de software que pretende priorizar, com base em factores como a próxima data de renovação, dependência do software, base de utilizadores e despesas correntes. Isto irá guiá-lo sobre qual o software em que se deve concentrar em primeiro lugar quando se trata de optimização.
- Nomear recursos dedicados à gestão de licenças de software e fornecer-lhes o software de gestão de licenças de software adequado.
- Obtenha software de gestão de licenças de software adequado à sua empresa e ao software que utiliza. Nem todo o software de gestão de licenças de software é igual ou pode gerir alguns dos produtos mais especializados. Falaremos sobre isso mais tarde.
- Definir uma política abrangente de gestão de licenças de software que seja específica em relação a questões como a recolha de licenças, BYOS (bring your own software).
- Envolva a sua força de trabalho e informe-a sobre a gestão de licenças de software e os seus custos para a empresa. Eles podem não ter conhecimento desses custos e, quando forem informados e compreenderem a política de gestão de licenças de software, a eficiência será melhorada.
- Uma boa forma de fazer ver a realidade aos utilizadores, e especialmente aos seus gestores, é implementar estornos. Demasiadas empresas sobrecarregam o departamento de TI com os custos das licenças, quando a maior parte do software é utilizada nas várias unidades de negócio. Com uma gestão robusta de licenças de software e software de apoio, é possível atribuir os custos por utilizador e departamento até ao último cêntimo e cobrar esses custos aos departamentos. Em breve, o director-geral perceberá a mensagem e estará atento à utilização das licenças, reduzindo a sobrecarga das TI e dos seus recursos de gestão de licenças de software.
Esta é apenas uma pequena lista de possíveis intervenções, mas identificará mais oportunidades à medida que as suas práticas de gestão de licenças de software melhorarem e amadurecerem.
As Diferentes Categorias de Licenças de Software
O número de diferentes modelos de licenças de software está a aumentar rapidamente e contribui para a complexidade da gestão de licenças de software. Existem muito mais variações do que as que listamos abaixo, mas normalmente estão relacionadas com uma das seguintes categorias:
- Licenças de empresa e de sítio. Trata-se de licenças que permitem a uma empresa ou a uma localização geográfica específica utilizar o número de licenças de que necessita. Naturalmente, não são baratas, mas podem ser a opção mais eficaz para grandes multinacionais.
- Licenças nominativas. Trata-se de uma licença dedicada que está disponível para um determinado utilizador, normalmente um super-utilizador, que necessita de acesso máximo para ser produtivo.
- Licenças específicas de hardware, como licenças bloqueadas por nó ou por dispositivo. Qualquer utilizador que tenha acesso ao dispositivo ou servidor pode utilizar a licença.
- Licenciamento simultâneo. Um conjunto de licenças está disponível para os utilizadores autorizados. O número de licenças no conjunto é inferior ao número de utilizadores. A intenção é ter o número mínimo de licenças e, ao mesmo tempo, equilibrar a procura dos utilizadores. É aqui que o software de gestão de licenças de software é muito útil, pois pode optimizar o número de licenças e a sua utilização ao máximo.
- SaaS -Software como um serviço. Este é o modelo de nuvem. Muitas organizações assumiram que a mudança para SaaS ou para um modelo de pagamento por utilização tornava redundante a necessidade de gestão de licenças de software, mas acabaram por descobrir que a gestão dos custos de SaaS é tão crítica como a gestão de licenças no local.
- Licenças baseadas em tokens. Neste caso, a empresa compra um determinado número de fichas ou créditos e, sempre que um utilizador inicia sessão e utiliza o software, são consumidas algumas fichas de acordo com uma lista de preços (por exemplo, no caso da AutoDesk, o AutoCad e o Revit têm preços diferentes). Estas licenças podem ser muito complexas, com parâmetros adicionais como o número de minutos, pelo que, apesar de ser também um modelo de pagamento por utilização, os custos podem facilmente aumentar.
Ao seleccionar um software de gestão de licenças de software para a sua empresa, é importante verificar se o produto pode analisar e apresentar relatórios sobre os tipos de licenças existentes no seu ambiente.
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