Starten Sie Ihre Pläne für 2022 mit der Rationalisierung von Anwendungen

[0:01] Mae: Hallo zusammen. Willkommen zum Live-Webinar von Open iT zum Thema „So bringen Sie Ihre Pläne für 2022 mit Anwendungsrationalisierung auf den Weg“. Mein Name ist Mae und ich bin heute Ihre Moderatorin. In Kürze werden unsere Referenten Guy Phillips, unser Senior Business Analyst, und Malou Albendia, unsere Senior Solutions Engineer, zu uns stoßen. Bevor wir loslegen, möchte ich Ihnen noch kurz einige Hinweise geben.

[0:28] Alle unsere Teilnehmer befinden sich also im reinen Hörmodus. Auch wenn Ihre Mikrofone stummgeschaltet sind, können Sie gerne Fragen stellen. Geben Sie Ihre Fragen einfach in den Q&A-Bereich dieser Teams Live-Plattform ein, den Sie oben rechts auf dem Bildschirm finden. Unsere Referenten werden nach der Präsentation auf alle Fragen eingehen. Sollten wir nicht die Gelegenheit haben, alle Fragen zu beantworten, oder sollten Fragen bestehen, die einer weiteren Klärung bedürfen, können Sie sicher sein, dass die Fragen an die Referenten weitergeleitet werden und wir uns per E-Mail bei Ihnen melden, um diese zu beantworten. Sie können spätere Fragen auch an rationalizeapps@openit.com senden. Nun übergebe ich das Wort an Guy Phillips.

[1:13] Guy: Hallo Mae. Vielen Dank an alle. Hoffentlich könnt ihr mich gut sehen. Ich möchte, dass ihr alle bemerkt, dass ich dasselbe Hemd trage wie auf meinem Foto.

[1:22] Es freut mich, mit Ihnen zu sprechen. Mein Name ist Guy Phillips. Ich bin Senior Business Analyst bei Open iT, und wir sind sehr dankbar für die Gelegenheit, heute mit Ihnen über die Rationalisierung von Anwendungen zu sprechen. Wir wissen, dass Sie sich trotz Ihres vollen Terminkalenders die Zeit nehmen, hierherzukommen und uns zuzuhören, und dafür sind wir Ihnen sehr dankbar.

[1:42] Malou und ich hoffen, dass wir Ihnen heute einige Einblicke in die Rationalisierung und – was besonders wichtig ist – die Optimierung von Anwendungen vermitteln können. Und wir möchten Ihnen zeigen, dass Sie mithilfe von leicht verfügbaren Daten, die Ihre Unternehmen wahrscheinlich bereits erfassen, Ihre Rationalisierungs- und Optimierungsbemühungen gezielt ausrichten können.

[2:03] Ein paar Worte zu meiner Person: Ich bin von Haus aus Geologe und habe 25 Jahre bei BP gearbeitet, wobei sich meine Zeit ziemlich genau zu gleichen Teilen aufteilte: In der ersten Hälfte meiner Karriere habe ich Öl und Gas gesucht und 3D-geologische Modellierungen durchgeführt, während ich in der zweiten Hälfte das Software-Portfolio der Anwendungen verwaltet habe, die ich in der ersten Hälfte meiner Karriere genutzt habe. Während meiner Zeit bei BP habe ich sehr viel Mühe und Zeit darauf verwendet, dieses große technische Untergrundportfolio zu verwalten, das in der Regel einen hohen Wert bei geringem Volumen aufwies – und bei einigen der technischen Anwendungen, um die Sie sich kümmern, kennen Sie diese Kennzahl wahrscheinlich.

[2:38] Diese Apps sind hinsichtlich ihrer Funktionen sehr vielfältig, sicherlich auch in ihrer Anzahl, und sehr unterschiedlich in Bezug auf die Communities und die Arten von Menschen, die sie nutzen, was die Sache zwar komplex, aber auch sehr unterhaltsam machte.

[2:49] Der rote Faden, der sich durch all das zieht, ist jedoch, dass all dies eigentlich eine verantwortungsvolle Betreuung und eine ordnungsgemäße Verwaltung erforderte. Ich möchte Ihnen hier meine Erfahrungen zum Thema Rationalisierung näherbringen und Ihnen dabei helfen, die Portfolios, für deren Betreuung Sie zuständig sind oder die Sie bereits verwalten, vielleicht noch besser zu verwalten.

[3:07] Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es sich um ein kurzes Gespräch über App-Routen und deren Anwendungsmöglichkeiten handelt. Vor allem geht es darum, wie man den Einstieg findet und welche Tools es gibt – dazu wird meine Kollegin Malou einige Beispiele vorstellen.

[3:19] Die Frage lautet: Was versteht man unter Anwendungsrationalisierung? Ganz einfach ausgedrückt – wie Sie dort in blauer Schrift sehen können – handelt es sich um eine Maßnahme, die das Anwendungsportfolio eines Unternehmens verkleinert, mit dem ausdrücklichen Ziel, durch die Reduzierung dieser Anwendungen die Effizienz zu steigern und die Gesamtkosten zu senken. Es ist wirklich wichtig, bei den Kosten von Anfang an die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) im Blick zu haben. Einfach ausgedrückt handelt es sich dabei um die Summe aller damit verbundenen Kosten über einen bestimmten Zeitraum hinweg. Im IT-Bereich umfassen diese Gesamtbetriebskosten nicht nur die Software, sondern auch die gesamte dazugehörige Hardware, das IT-Management, das Support-Vertragsmanagement sowie Datenbankaktivitäten – im Grunde alles, was man sich im Zusammenhang mit den Software-Tools vorstellen kann, muss in die Beschreibung der Gesamtbetriebskosten einfließen.

[4:16] Dazu gehören aber auch die Opportunitätskosten, also negative Kosten, die durch Ausfallzeiten, Schulungen oder Umschulungen der Mitarbeiter für den Umstieg auf andere Anwendungen sowie durch sonstige Produktivitätsverluste entstehen. Das ist eine enorme Summe. Wenn Sie den Umfang Ihres Portfolios reduzieren können, tragen Sie tatsächlich auf sehr, sehr positive Weise zu diesen Einsparungen in diesem gesamten Bereich bei.

[4:41] Wenn wir über Rationalisierung unter dem Gesichtspunkt der Größenordnung sprechen, wird deutlich, dass es enorme Unterschiede gibt. Branchenführer verfolgen beim Anwendungsportfoliomanagement wahrscheinlich einen sehr kontinuierlichen, bedächtigen Ansatz, der den Bedarf an größeren Veränderungen minimiert, während weniger aktive Organisationen möglicherweise auf unternehmensweite Projekte im Stil eines „Big Bang“ zurückgreifen müssen – mit einem Auf und Ab, das mit hohem Zeit- und Geldaufwand sowie damit verbundenen negativen Kosten verbunden ist –, um diese Portfolios tatsächlich in Ordnung zu bringen.

[5:15] Was die Zahlen angeht, gibt es zahlreiche Daten, die darauf hindeuten, dass ein durchschnittliches Großunternehmen über 1.500 Anwendungen besitzt und viele kleine bis mittelständische Unternehmen sicherlich Hunderte von Anwendungen nutzen. Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Unternehmen im Allgemeinen weit mehr Anwendungen haben, als notwendig ist, und – was noch wichtiger ist – dass sie weiterhin weit mehr Anwendungen nutzen, als notwendig ist. Das führt zu erhöhten Kosten sowie zu Effizienzverlusten sowohl für die Endnutzer als auch für die IT-Abteilungen. Sie sollten aber auch bedenken, dass dies gleichzeitig zahlreiche Chancen mit sich bringt.

[5:52] Das ist zwar nicht meine Frühstücksschüssel, aber wenn es so wäre, stünde sie wahrscheinlich dort oben links. Aber damit möchte ich versuchen zu beschreiben, wie die Problemstellung aussehen könnte und wo wir hinwollen.

[6:06] Vielleicht kommen Ihnen einige dieser Dinge bekannt vor. Wir haben Hunderte von Anwendungen. Wir zahlen Tausende, ja sogar Millionen für Wartungs- und Serviceverträge oder Abonnements. Wir wissen, dass es funktionale Doppelungen gibt, bei denen verschiedene Anwendungen dieselbe Aufgabe erfüllen – oft sogar mit unterschiedlichen Nutzergruppen. Wir haben unterlizenzierte Lizenzen, Module oder Plugins, schlechtes Verhalten der Endnutzer, Lizenzhortung, Lizenzcamping – wie auch immer man es nennen möchte. Man könnte sogar sagen, dass wir nicht wirklich wissen, wer unsere Tools tatsächlich nutzt.

[6:36] Oftmals fehlt uns die Zeit, diese Ressourcen zu verwalten. Darin liegen potenziell die Probleme. Unser Ziel ist ein zweckmäßiges Anwendungsportfolio, Lizenzvereinbarungen in angemessener Größe, bei denen wir nur für das bezahlen, was wir benötigen – und vor allem für das, was wir tatsächlich nutzen –, minimale Funktionsüberschneidungen mit klar definierten Anwendungsabläufen sowie die richtige Anzahl an Lizenzen für unsere Endnutzergruppen.

[6:57] Da das Fehlverhalten der Endnutzer auf ein Minimum beschränkt ist und wir einen guten Überblick über die Lizenznutzung haben, könnten wir diese Kosten auf Wunsch auf verschiedene Geschäftsbereiche oder auf unsere Partnervereinbarungen umlegen. Zudem verfügen wir über sorgfältig zusammengestellte Pakete zur Entscheidungsunterstützung, die uns dabei helfen, diese Änderungen auf der Grundlage fundierter Analysen, unserer Erfahrung und unseres Fachwissens umzusetzen.

[7:21] Wie kommen wir eigentlich hierher? Wie kommen wir eigentlich zu einer solchen Sichtweise, wenn wir zur nächsten Folie übergehen? Warum haben wir diese Art von aufgeblähten oder überdimensionierten Portfolios?

[7:35] Es gibt dieses menschliche Bestreben, immer die neueste und beste Technologie zu verfolgen, aber – und das ist wichtig – ohne bestehende Systeme außer Betrieb zu nehmen, sodass man am Ende sehr viele zusätzliche Anwendungen im Portfolio hat. Und dann gibt es noch Fusionen und Übernahmen, bei denen zwei Unternehmen zusammengeführt werden, die oft ihre eigenen Toolkits mitbringen, ohne dass es jemals eine Art einheitliche Sichtweise gibt, um dieses neue Spielfeld, wenn man so will, zu vereinfachen.

[8:02] Es gibt Unternehmen, die projektorientiert arbeiten und daher neue Anwendungen einführen, um ein Projekt fortzusetzen oder eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Diese Anwendungen verbreiten sich dann im gesamten Unternehmen, bis sie schließlich abgewickelt werden. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter Angst vor Veränderungen haben, weil sie glauben, dass diese erhebliche Auswirkungen auf die Produktivität haben werden. All diese Gründe führen letztendlich zu einem umfangreichen Anwendungsportfolio.

[8:26] Unser Ziel hier ist es jedoch, Möglichkeiten aufzuzeigen. Wir müssen versuchen zu verstehen, wo diese funktionalen Überschneidungen liegen, und wir müssen auch herausfinden, wie wir den einfachsten Arbeitsablauf erreichen können. Wie können wir unsere Endnutzer dazu bringen, das Toolkit so effizient wie möglich zu nutzen, insbesondere im Hinblick auf die Minimierung jener Interaktionen bei der Dateneingabe und -ausgabe, bei denen enorm viel Zeit und Aufwand verschwendet wird?

[8:51] Die Bedeutung einer angemessenen Verwaltung dieser Apps liegt darin, dass ein gut verwaltetes Portfolio überall zu Effizienzsteigerungen führt – sei es bei der Kostensenkung oder bei der Interaktion mit den Endnutzern. Und was bewirkt das? Shareholder Value. Das ist es, worüber wirklich jeder in dieser Telefonkonferenz nachdenken sollte. Wie schaffen wir Shareholder Value? Werfen wir einen Blick auf die nächste Folie.

[9:16] Wie hoch ist dieser Gewinn? Auch hier gibt es eine ganze Reihe von Branchendaten, die darauf hindeuten, dass ein gut verwaltetes und ordnungsgemäß rationalisiertes Anwendungsportfolio Einsparungen von bis zu 30 % bei den Gesamtbetriebskosten (TCO) ermöglichen kann. Und ich habe bereits beschrieben, wie sich diese Gesamtbetriebskosten zusammensetzen. Je nach Größe Ihres Unternehmens ist das also potenziell ein enormer Gewinn, den es anzustreben gilt. Und angesichts der Tatsache, dass Anwendungskosten bis zu 80 % der IT-Budgets ausmachen können, wird deutlich, dass hier erhebliche Einsparpotenziale bestehen.

[9:50] Wenn wir über Einsparungen bei den Gesamtbetriebskosten nachdenken, woher kommen diese? Nun, ganz offensichtlich aus Wartungs- und Serviceabonnements sowie -verträgen. Wenn man damit beginnt, Anwendungen zu rationalisieren, kann man Hardware abbauen. Man kann veraltete Anwendungen loswerden. Man beginnt, Datenbanken außer Betrieb zu nehmen, und steigert die Speichereffizienz. Man verlagert Anwendungen in die Cloud.

[10:11] Sie sparen bei der IT-Verwaltung, beim IT-Support, bei Umschulungen und anderen Produktivitätsverlusten. All dies trägt zu dieser Einsparung bei den Gesamtbetriebskosten bei. Die Grafik dort zeigt – es handelt sich um ein konkretes Beispiel von Open iT –, was passieren kann, wenn man die Rationalisierung richtig angeht.

[10:30] In diesem konkreten Beispiel geht es um Wartungs- und Servicekosten. Durch die Kostensenkung im Jahr Null entfällt jedoch ein erheblicher Teil dieser Kosten allein auf die Bezahlung der Wartungsleistungen – also darauf, Geld dafür auszugeben, dass dieses Softwareportfolio einfach weiterläuft.

[10:47] Proportional gesehen steht nur sehr wenig Geld für neue Software zur Verfügung, obwohl Unternehmen gerade in diesem Bereich den Vorsprung behalten müssen. Man kann sich nicht einfach auf Altanwendungen verlassen.

[10:57] In diesem Beispiel hier konnten die Wartungs- und Servicekosten nach einem proaktiven Rationalisierungsprozess um etwa 36 Prozent gesenkt werden. Das war also die erste Einsparungsmaßnahme, die tatsächlich Spielraum für die Einführung neuer Versionen und neuer Anwendungen sowie für die damit verbundenen Effizienzsteigerungen schuf. Am Ende des zweiten Jahres sind die Wartungs- und Serviceausgaben unter Kontrolle, und vielleicht sehen wir hier sogar einen leichten Abwärtstrend. Das schafft tatsächlich allmählich Vertrauen in das Anwendungsportfolio-Management-Team bei den geschäftlichen Stakeholdern, die in diesem Fall in der Regel die Budgets verwalten. Dadurch entsteht tatsächlich Spielraum für die Einführung neuer Tools und neuer Prozesse. Die Erkenntnis hier ist, dass eine nachweisbare Erfolgsbilanz tatsächlich zu Vertrauen bei den Geschäftsverantwortlichen führt und diese bereit sind, solche Maßnahmen zu unterstützen.

[11:50] Was kann einer Rationalisierung im Wege stehen? Komplexe Portfolios sind, wie Sie wissen, von Natur aus sehr schwer zu verwalten, und daher kann es problematisch sein, Anwendungsbereiche für eine Rationalisierung zu identifizieren.

[12:02] Es ist wirklich schwierig und kompliziert, den Überblick über alle Anwendungen zu behalten, die genutzt werden oder für die über mehrere Jahre hinweg im Rahmen mehrerer Verträge bezahlt wurde.

[12:12] Was das Verständnis der Nutzung angeht, können wir wohl alle zugeben, dass wir nicht aus dem Stegreif genau wissen, wie unsere Anwendungen genutzt werden. Wo werden diese Daten gespeichert? Es ist wirklich schwierig, Nutzungsdaten zu verstehen oder die Nutzung ohne qualitativ hochwertige Daten zu erfassen.

[12:32] Visualisierung: Angenommen, wir haben Zugriff auf die Daten, dann müssen wir die Geschichte gut visualisieren können, um mit unseren Stakeholdern zu kommunizieren. Und oft stoßen wir dabei auf Widerstand. In den Augen einiger Menschen kann dies negative Auswirkungen haben. Und so stößt man auf Widerstand von bestimmten Gruppen, bestimmten Abteilungen oder sogar lautstarken Einzelpersonen, die sagen: „Ich bin nicht bereit, dass ihr mir mein Lieblings-Toolkit wegnimmt.“

[12:56] Schauen wir uns kurz ein Hilfsmittel an, das uns dabei helfen soll, über unsere Rationalisierung nachzudenken, und welche Schritte zu einer erfolgreichen Rationalisierung führen könnten. Nächste Folie, bitte.

[13:09] Wenn wir über eine erfolgreiche Rationalisierung nachdenken, möchte ich vor allem eines betonen: die Festlegung des Ziels. Welches Problem wollen wir hier eigentlich lösen und was wollen wir erreichen? Geht es darum, die Ausgaben für Wartung und Service zu senken? Wollen wir die Anzahl der Anwendungen reduzieren? Wollen wir einen bestimmten Geldbetrag einsparen? Wenn ihr als Team oder als Einzelpersonen das klar formulieren könnt, dann schafft das wirklich den Rahmen dafür, wie ihr vorgehen könnt.

[13:37] Als Erstes müsst ihr unbedingt Daten sammeln, und Malou wird noch etwas näher darauf eingehen. Je mehr Daten Sie haben, desto fundierter werden diese Entscheidungen sein. Sobald Sie diese Daten haben, müssen Sie sie bewerten und eine Art Bewertungssystem festlegen, das Ihnen hilft zu entscheiden, welchen Stellenwert diese Anwendungen in Ihrem Portfolio einnehmen. Werden Sie sie weiterhin tolerieren? Werden Sie in diese Anwendungen investieren? Sollten Sie auf eine neue Plattform oder ein neues Tool umsteigen? Und – was besonders wichtig ist – welche Anwendungen werden Sie tatsächlich abschaffen?

[14:08] Sobald Sie diese Aufgabe erledigt haben, sollten Sie sich Gedanken über die visuelle Darstellung machen. Berichte, Diagramme und Grafiken, die diese Geschichte zum Leben erwecken und Ihre Stakeholder einbeziehen, können tatsächlich zur Rationalisierung beitragen. Sobald Sie das getan haben, sind Sie meiner Meinung nach wirklich in einer guten Ausgangsposition, um diese Gespräche voranzutreiben.

[14:27] Ich möchte kurz eine Anekdote von meinem früheren Arbeitgeber erzählen. Wir haben 18 Monate in eine umfangreiche Studie investiert und dabei enorme IT-Ressourcen und betriebliche Mittel eingesetzt, um zu verstehen, welche Anwendungen welche Arbeitsabläufe stützen und wo es erhebliche Überschneidungen gibt. Wir haben uns wirklich auf die Anwendungen konzentriert, auf die Nutzer, auf die Organisationen und die Arbeitsabläufe. Dies geschah größtenteils durch Gespräche, Workshops, E-Mails und Fragebögen. Sie kennen diese Zusammenarbeit mit den Anwendungsbeauftragten wahrscheinlich sehr gut. Das ist alles wirklich gut. Ich sage Ihnen nicht, dass Sie das nicht tun sollen. Ich möchte nur darauf hinweisen, dass diese 18-monatige Tätigkeit und alle damit verbundenen Kosten wesentlich effizienter hätten gestaltet werden können, wenn wir diese Gespräche und Workshops tatsächlich auf Erkenntnisse gestützt hätten, die auf qualitativ hochwertigen Daten basieren.

[15:20] Hätten wir uns die Daten, die wir bereits erheben, tatsächlich genauer angesehen, hätten wir diese Bemühungen wirklich gezielt ausrichten und das Projekt von Anfang bis Ende deutlich schneller abschließen können. Und ich glaube, die Qualität wäre genau dieselbe gewesen. Daher halte ich die Konzentration auf Daten für einen hervorragenden Weg in die Zukunft. Nächste Folie, bitte.

[15:40] Die Zustimmung der Beteiligten ist wirklich, wirklich entscheidend. Nach dieser Analyse und Visualisierung werden sich einige Kandidaten herauskristallisieren. Diese „niedrig hängenden Früchte“ werden jedoch nicht die größten Einsparungen ausmachen.

[15:52] Die Einbindung der Beteiligten ist für eine erfolgreiche Rationalisierung tatsächlich von entscheidender Bedeutung. Anwendungsverantwortliche und erfahrene Nutzer tragen alle dazu bei, zusätzliche Daten bereitzustellen, um eine qualitativ hochwertige Analyse zu ermöglichen.

[16:06] Und, wissen Sie, man braucht die Unterstützung. Unternehmer und Führungskräfte müssen diese Rationalisierungsinitiative unterstützen. Es handelt sich nicht um einen IT-gesteuerten Prozess. Er mag zwar von der IT geleitet werden, aber ohne die Unterstützung des Unternehmens wird er nichts bewirken.

[16:20] Und sobald man sich erst einmal in dieser Arbeitsweise eingefunden hat, werden diese tiefergehenden Rationalisierungsmöglichkeiten von den Führungskräften und nicht von den IT-Abteilungen vorangetrieben. Dieser kulturelle und verhaltensbezogene Wandel ist erforderlich, um echten Mehrwert zu schaffen, aber er ist machbar. Nächste Folie, bitte.

[16:41] Effiziente Portfolio-Pflege. Sobald man ein optimiertes Portfolio erreicht hat, ist es wirklich wichtig, die Dynamik aufrechtzuerhalten. Man muss das Portfolio ständig analysieren, um solche Boom-and-Bust-Zyklen zu vermeiden, die recht häufig auftreten und sich auf das gesamte Unternehmen auswirken können.

[16:59] Ein effektives und kontinuierliches Management ist entscheidend und muss unbedingt auf hochwertigen Daten und Analysen basieren. Hier also ein ganz kurzer Überblick über die Anwendungsrationalisierung. Sie haben nun einen kleinen Einblick erhalten, und nun möchte ich das Wort an Malou weitergeben, die Ihnen einige Erkenntnisse zur Optimierung vorstellen wird, die Sie aus den Daten gewinnen können, die wahrscheinlich bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Und ohne weitere Umschweife möchte ich Ihnen Malou, unsere Senior Solutions-Expertin, vorstellen.

[17:32] Hallo Malou.

[17:33] Malou: Hallo, danke, Guy. Vielleicht sollte ich mich kurz vorstellen. Mein Name ist Malou Albendia. Ich bin seit neun Jahren bei Open iT tätig. In der ersten Hälfte dieser Zeit arbeitete ich als Softwareentwicklerin für Lösungen, in der zweiten Hälfte dann als Solutions Engineer, um gemeinsam mit den Kunden die beste Lösung für ihre geschäftlichen Herausforderungen zu finden. Nun: Insbesondere für Unternehmen, die noch nicht mit der Anwendungsrationalisierung begonnen haben, gilt: Sie können mit den Daten beginnen, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen. Falls keine vorhanden sind, müssen Sie jetzt damit beginnen, sie zu sammeln. Sie müssen sicherstellen, dass Sie qualitativ hochwertige Daten erhalten, denn schlechte Daten zu interpretieren ist nicht nur schwierig, sondern kann auch zu falschen Entscheidungen führen.

[18:23] Und wir bei Open iT helfen Ihnen gerne dabei, die richtigen Daten zu erheben, diese zu visualisieren und daraus Erkenntnisse zu gewinnen. Und um auf das einzugehen, was Sie vorhin erwähnt haben, Guy: Bei BP hat es 18 Monate gedauert, die Funktionen von Anwendungen zu rationalisieren oder zumindest Duplikate zu identifizieren – doch mit Hilfe von Daten können wir diesen Zeitaufwand reduzieren. Sobald Ihnen die Daten zur Verfügung stehen, ist es ein logischer nächster Schritt, sich die „niedrig hängenden Früchte“ anzusehen. Dies können Sie tun, indem Sie die Laufzeitnutzung betrachten. Ich habe hier vier Punkte aufgelistet, aber es gibt noch weitere Möglichkeiten. Zunächst können Sie ungenutzte Lizenzen identifizieren – das kann ein einfacher Bericht sein, in dem beispielsweise alle Anwendungen aufgelistet werden, die im letzten Jahr keine Nutzung verzeichneten. Wenn Sie diese nie nutzen, können wir sie aus unserem Portfolio entfernen. Nun gibt es Anwendungen mit einer geringen, aber nicht sehr hohen Nutzung. Zweitens können Sie die Effizienz dieser Anwendungen berechnen. Drittens sollten Sie redundante Software reduzieren.

[19:45] Und wieder haben Sie die Informationen. Jetzt haben Sie einen Überblick über die von Ihnen genutzten Anwendungen. Und wenn Sie zwei Anbieter mit sich überschneidenden Funktionen haben, können Sie diese beiden vergleichen und sich auf die Anwendungen standardisieren, die Sie häufiger nutzen als die anderen. Natürlich wird es dabei Widerstand geben, da einige der Nutzer vielleicht mit der Nutzung einer der Anwendungen besser vertraut sind als mit der anderen. Aber auch hier können Sie diese Daten nutzen, um intern eine Diskussion zur Standardisierung der Anwendungen und zum Abbau redundanter Software anzustoßen.

[20:30] Und an vierter Stelle meiner Liste steht die Analyse der Nutzungsmuster. Sie können sich die Nutzungstrends ansehen und das Nutzungsverhalten Ihrer Nutzer untersuchen. Möglicherweise gibt es Nutzer, die Lizenzen „besetzen“ und die Nutzung über mehrere Tage in Folge ausdehnen. In diesem Fall können Sie dies in einem Bericht festhalten und prüfen, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um solche Verhaltensweisen zu unterbinden.

[21:03] Dieser Bericht eignet sich gut, um Ihnen zu verdeutlichen, welchen Nutzen es hat, mehrere Kennzahlen und Datenpunkte zu betrachten und diese durch eine gute Visualisierung in einen Zusammenhang zu bringen. Denn wenn man nur eine Kennzahl betrachtet und sagt: „Nun, wir brauchen 44 dieser 1.000 Lizenzen“, dann ist das zwar auch schon eine Optimierung. Aber man kann das noch weiter optimieren, indem man dem Bericht eine weitere Kennzahl hinzufügt. Nämlich: Wie lange haben wir diese 44. Lizenz genutzt? Und wenn man sich das ansieht, stellt man fest, dass die 44. Lizenz in den gesamten neun Monaten tatsächlich nur fünf Minuten lang genutzt wurde. Richtig. Aber das ist wiederum eine geschäftliche Entscheidung, die Sie treffen müssen. Möchten Sie 100 % der Zeit abdecken? Dann müssten Sie für fünf sehr teure Minuten Nutzungszeit bezahlen.

[22:01] Oder Sie können auch eine Service-Level-Vereinbarung abschließen, die nur 99 % der Zeit abdeckt; dafür wären nur 33 Lizenzen erforderlich, bzw. 95 für nur 29 Lizenzen.

[22:18] Analyse der Nutzungsmuster. Auch hier geht es wieder darum, Nutzungsspitzen zu identifizieren. Hierfür können verschiedene Visualisierungen verwendet werden, doch eine besonders aussagekräftige Darstellung ist eine Heatmap. Anhand dieser Heatmap lässt sich leicht erkennen, dass die Spitzenzeit etwa um 7 Uhr morgens beginnt und gegen 16 bis 17 Uhr endet. Auffällig ist jedoch, dass auch an den Wochenenden, zu später Stunde und am frühen Morgen eine gleichmäßige Nutzung zu verzeichnen ist.

[22:58] Es ist ein gutes Anzeichen dafür, dass Sie Nutzer haben, die die Lizenz „besetzen“. Sie checken die Lizenz aus und lassen sie dann die gesamte Zeit über laufen. Es ist auch ein gutes Anzeichen dafür, dass Sie Nutzer haben, die Lizenzen „monopolisieren“, das heißt, sie nutzen mehrere Lizenzen gleichzeitig. Wenn es um die Optimierung geht, sind dies genau die Verhaltensweisen, die Sie erkennen und identifizieren möchten.

[23:25] Um sicherzustellen, dass dies tatsächlich geschehen ist, können Sie die Nutzungsdaten genauer unter die Lupe nehmen und sich die Daten auf Benutzerebene ansehen. Dabei geht es nicht darum, einen einzelnen Benutzer herauszugreifen, sondern lediglich darum, das Nutzungsverhalten zu ermitteln. Und Sie können dies nutzen, um mit diesen Nutzern ins Gespräch zu kommen und zu fragen: „Brauchen Sie wirklich so viele Lizenzen? Brauchen Sie wirklich zwei Lizenzen gleichzeitig?“ Das könnte der Fall sein. Möglicherweise arbeiten sie an mehreren Projekten, aber auch hier gilt: Um das zu wissen, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass diese Daten erfasst werden und in visuellen Darstellungen präsentiert werden, die Ihnen diese Erkenntnisse liefern. Hier würden Sie sehen, dass es verschiedene Arten von Nutzern gibt: Es gibt Nutzer, die eine Anwendung öffnen und schließen, wenn sie sie nicht benötigen, aber es gibt auch Nutzer, die die Anwendung einfach bis zum nächsten Tag laufen lassen. Das treibt natürlich die Nutzungszahlen in die Höhe. Mit diesen Informationen können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen: Sie können die Nutzer benachrichtigen und sie über ihre Nutzung informieren, und Sie können beispielsweise auch Lizenzen zurückgewinnen – es gibt also verschiedene Möglichkeiten.

[24:50] Was ich bisher gezeigt habe, sind sozusagen die ersten, ganz grundlegenden Schritte, die Sie unternehmen können, um mit der Optimierung und letztendlich der Anwendungsrationalisierung zu beginnen. Wenn Sie die Optimierung jedoch später weiter vorantreiben möchten, müssen Sie eine Lösung wählen, die Ihnen bessere Analysen und eine bessere Optimierung bietet. Dazu habe ich hier vier Punkte, die Ihnen dabei helfen können. Der erste Punkt ist die Vollständigkeit der Lösung. Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Lösung verschiedene Arten von Anwendungen und Anbietern abdeckt und Sie dabei unterstützt, unabhängig davon, wie diese lizenziert sind. Möglicherweise haben Sie Anwendungen mit gleichzeitiger Nutzung, benannte Benutzer oder nutzungsabhängige Abrechnungen. Sie sollten in der Lage sein, alle diese Arten von Lizenzvereinbarungen abzudecken. Sie sollten in der Lage sein, Daten unabhängig von der Installationsart zu erfassen. Diese können lokal mit einem Lizenzmanager betrieben werden oder es kann sich um Cloud-Anwendungen handeln. Diese Möglichkeit sollten Sie haben. Abgesehen von der Erfassung sollte die von Ihnen gewählte Lösung Ihnen auch bei der automatischen Optimierung helfen können. Damit meine ich: Kann Ihre Lösung, wenn die Anwendung inaktiv ist, die Sitzung unterbrechen oder beenden, um Sie bei der automatischen Ressourcenrückgewinnung zu unterstützen? Das ist also ein Punkt.

[26:35] Der zweite Aspekt ist die Detailtiefe der Erfassung. Dabei geht es darum, festzustellen, ob eine Lizenz oder eine Anwendung aktiv genutzt wird oder nicht. Bislang haben wir in den vorherigen Berichten, die ich Ihnen gezeigt habe, betrachtet, wie lange die Anwendungen genutzt werden, von wem und wann. Nun möchten wir jedoch noch tiefer in die Materie einsteigen. Wir wissen zwar, dass die Anwendung läuft, aber wird sie auch aktiv genutzt oder nicht? Diese zusätzlichen Informationen können Ihnen bei der Optimierung wirklich helfen.

[27:01] Der dritte Punkt ist die Breite der Analyse: Das Wissen und die Fähigkeit, verschiedene Vereinbarungen zu simulieren, können bei der Optimierung wirklich hilfreich sein. Bei der Optimierung geht es nicht nur darum, die Anzahl Ihrer Lizenzen zu reduzieren, sondern auch darum, die Arten Ihrer Lizenzen zu kombinieren und neu zu mischen. Vielleicht möchten Sie von einer Vereinbarung zu einer anderen wechseln oder eine Kombination verschiedener Lizenzmodelle nutzen – auch das ist ein Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten.

[27:41] Und der vierte Punkt ist exzellenter Kundenservice: Sie wünschen sich einen Anbieter, der Sie nicht nur im Support, sondern auch bei der technischen Unterstützung sowie bei der Datenanalyse unterstützt – einen Anbieter, der Ihnen dabei hilft, verschiedene Arten von Anbietern mit unterschiedlichen Lizenzvereinbarungen zu betreuen. Anhand dieser vier Indikatoren sollten Sie in der Lage sein, die beste Lösung auszuwählen, die Ihnen bei der Optimierung und Rationalisierung hilft. Und ich freue mich sehr, sagen zu können, dass wir bei Open iT diese vier Aspekte als Teil unserer Lösung abdecken.

[28:23] Guy: Das ist toll, Malou. Vielen Dank. Jetzt bin ich wieder an der Reihe. Ja, ich denke, Malou und ich möchten es zusammenfassend so sagen: Ob es nun um Rationalisierung oder Optimierung geht – und der Kernpunkt dieses Vortrags war ja, den Startschuss für 2022 zu geben –, man muss einfach loslegen. Ohne eure Anstrengungen, euer Engagement und eure Hingabe wird es nicht klappen.

[28:48] Ihr könnt mit der Suche nach Daten beginnen, ihr könnt mit eurer Analyse starten und ihr könnt tatsächlich nach Chancen Ausschau halten. Und meiner Erfahrung nach warten wir ziemlich oft darauf, dass uns jemand die Erlaubnis gibt, loszulegen. Man wartet darauf, dass ein Projekt ins Leben gerufen wird. Man wartet darauf, dass jemand aus der Führungsetage sagt, wir bräuchten ein Rationalisierungsprojekt. Ich würde Ihnen jedoch empfehlen, selbst den Anfang zu machen. Sie gewinnen Erkenntnisse und wecken das Interesse der Stakeholder aus dem Geschäft, weil Sie zeigen, dass es sozusagen Gewinne zu holen gibt. Und Sie können später immer noch um Verzeihung bitten, falls Sie etwas anderes hätten tun sollen.

[29:20] Es gibt zweifellos einige großartige Tools, die meine Kollegin Malou Ihnen bereits vorgestellt hat. Open iT verfügt definitiv über die Fähigkeit, Ihre Daten zu nutzen und daraus echten Mehrwert zu generieren.

[29:31] Zu guter Letzt: Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir sind sehr offen dafür, dass solche Gespräche bei uns beginnen – kommen Sie einfach auf uns zu. Wir werden einen Link bereitstellen. Dort haben Sie die Möglichkeit, ganz unverbindlich Kontakt aufzunehmen, um ein Gespräch mit einem Analysten zu führen und Unterstützung zu erhalten. Lassen Sie uns Ihnen helfen, die Ursachen Ihrer Probleme zu verstehen. Lassen Sie uns versuchen zu beschreiben, welches Problem wir hier lösen wollen, und Ihre speziellen Herausforderungen zu verstehen. Hier bei Open iT gibt es ein außerordentlich kompetentes Team, das Ihnen wirklich dabei helfen kann, Ihre Portfolios zu verbessern, und das Ihnen dabei hilft, darüber nachzudenken, den Shareholder Value zu ermitteln und zu steigern.

[30:10] Ich glaube, damit ist der formelle Teil der Präsentation beendet. Gerne beantworten wir nun einige Fragen, falls jemand sich einbringen oder etwas im Chat schreiben möchte. Vielen Dank an alle für eure Geduld – wir haben die Zeit zwar etwas überschritten, aber hoffentlich war etwas Interessantes dabei. Danke.

[30:27] Mae: Vielen Dank, Malou und Guy, für eure Beiträge. Ich denke, wir können nun zur Fragerunde übergehen. Ich habe hier eine Frage an Guy. Also, Guy, hast du einen Rat, wie man ein Projekt zur Anwendungsrationalisierung in Angriff nimmt, da das doch ziemlich einschüchternd wirkt?

[30:49] Guy: Ja, ich weiß nicht, wo diese Frage vorhin aufkam, aber ich denke, meine Antwort wäre: Man muss einfach anfangen. Es geht um die Frage: Wartet man darauf, dass jemand einen bittet, diese Aufgabe zu übernehmen, oder legt man einfach los? Deine Unternehmen sammeln ja bereits Daten über ihre verschiedenen Lizenzmanager, und ich glaube, wir haben eine Lösung, mit der wir dir helfen können, einen Teil dieser Daten für dein Unternehmen zu analysieren. Und ich denke, sobald du anfängst, diese Erkenntnisse zu gewinnen, baust du Selbstvertrauen auf und merkst, dass hier tatsächlich eine Geschichte dahintersteckt und dass es einiges zu gewinnen gibt. Also hab keine Angst, den ersten Schritt zu machen. Bittet hinterher nicht um Verzeihung. Ich denke, das ist wahrscheinlich meine wichtigste Erkenntnis in diesem Zusammenhang.

[31:33] Mae: In Ordnung. Vielen Dank. Und ich glaube, diese Frage richtet sich immer noch an Sie. Was war Ihrer Erfahrung nach der beste Weg, um die Rationalisierung von Apps in Gang zu bringen?

[31:44] Guy: Nun, eigentlich werde ich diese Frage beantworten, indem ich sage, wie man es nicht machen sollte. Und das führt uns wahrscheinlich wieder zu der Anekdote zurück, dass wir 18 Monate lang – 18 Monate lang – intensive Gespräche geführt, Workshops abgehalten und all so etwas gemacht haben. Dieser Prozess wäre so viel einfacher gewesen, wenn wir tatsächlich die Gelegenheit dazu gehabt hätten – und wir hätten das erkennen müssen. Wir hätten uns schon vor langer, langer Zeit mit diesen Daten auseinandersetzen sollen. Es ist nur so, dass wir damals weder die Werkzeuge noch die Prozesse noch das nötige Selbstvertrauen hatten, schätze ich. Ich denke, um den Anfang zu machen, sollte man mit einigen schnellen Erfolgen rund um die Daten und diese Beobachtungen beginnen und diese Erkenntnisse nutzen, um den Prozess voranzutreiben. Das ist so viel einfacher. Es ist wie das Verfassen eines Dokumententwurfs. Sobald man etwas auf dem Papier festgehalten hat, ist es viel einfacher, Beiträge zu leisten und diese Ideen mit anderen zu teilen. Hoffentlich beantwortet das die Frage. Ich bin mir nicht sicher.

[32:35] Mae: Vielen Dank, Guy. Ich glaube, das waren alle Fragen, die wir heute hatten. Und ich möchte unsere Zuschauer fragen, ob ihr noch weitere Fragen habt. Falls ihr nachträglich noch Fragen habt, könnt ihr diese jetzt auch über unsere Website einsenden. Damit ist unser Webinar für heute beendet. Vielen Dank, Guy und Malou, sowie allen Teilnehmern von heute. Zur Erinnerung: Dieses Webinar wird aufgezeichnet, daher werden wir Ihnen eine Kopie der Aufzeichnung an Ihre registrierte E-Mail-Adresse senden. Wir sehen uns beim nächsten Mal wieder. Noch einmal: Hier ist Mae, Ihre Moderatorin für heute. Vielen Dank und bleiben Sie gesund.