Dê início aos seus planos de 2022 com Racionalização de Aplicações

[0:01] Mae: Olá a todos. Bem-vindos ao webinar ao vivo da Open iT sobre como dar início aos vossos planos para 2022 através da racionalização de aplicações. Chamo-me Mae e serei a vossa anfitriã hoje. Daqui a pouco, os nossos oradores, Guy Phillips, o nosso Analista de Negócios Sénior, e Malou Albendia, a nossa Engenheira de Soluções Sénior, irão juntar-se a nós. Antes de começarmos, deixem-me partilhar convosco alguns lembretes rápidos.

[0:28] Assim, todos os nossos participantes estão no modo «apenas ouvir». Embora as linhas estejam silenciadas, continuam a ser convidados a fazer perguntas. Basta escreverem as vossas perguntas na secção de perguntas e respostas desta plataforma Teams Live, localizada no canto superior direito do ecrã. Os nossos oradores irão responder a todas as perguntas após a apresentação. Se não tivermos oportunidade de responder a todas as perguntas ou se houver alguma que exija um aprofundamento, pode ter a certeza de que a pergunta lhes será enviada e entraremos em contacto consigo por e-mail para responder a essas questões. Pode também enviar perguntas posteriores para rationalizeapps@openit.com. Agora, passo a palavra ao Guy Phillips.

[1:13] Guy: Olá, Mae. Obrigado a todos. Espero que me consigam ver bem. Gostaria que todos reparassem que estou a usar a mesma camisa que na minha fotografia.

[1:22] É um prazer falar consigo. Chamo-me Guy Phillips. Sou Analista de Negócios Sénior na Open iT e estamos muito gratos pela oportunidade de falar consigo hoje sobre a racionalização de aplicações. Sabemos que está a dedicar-nos algum do seu tempo, apesar da sua agenda preenchida, para vir ouvir-nos, pelo que lhe estamos muito gratos.

[1:42] A Malou e eu esperamos poder partilhar hoje algumas ideias sobre a racionalização de aplicações e, sobretudo, sobre a sua otimização. E demonstrar que, ao utilizar alguns dados facilmente acessíveis que as vossas organizações provavelmente já estão a recolher, é possível utilizar esses dados para ajudar a orientar os vossos esforços de racionalização e otimização.

[2:03] Um pouco sobre mim. Sou geólogo de formação e passei 25 anos na BP, divididos praticamente a 50-50 entre a primeira metade da minha carreira, dedicada à prospeção de petróleo e gás e à modelação geológica 3D, e a segunda metade, dedicada à gestão do portfólio de aplicações de software que utilizei na primeira parte da minha carreira. Durante o meu tempo na BP, dediquei imenso esforço e tempo à gestão desse vasto portfólio técnico subterrâneo, que tendia a ter um valor elevado e um volume reduzido; e, no que diz respeito a algumas das aplicações de engenharia de que se ocupam, provavelmente reconhecem essa métrica.

[2:38] Essas aplicações são muito variadas em termos de funcionalidades, certamente numerosas e muito diversas no que diz respeito às comunidades e aos tipos de pessoas que as utilizam, o que tornou a experiência complexa, mas também muito agradável.

[2:49] Mas o fio condutor de tudo isto é, na verdade, que tudo precisava de uma boa administração e gestão adequada. A minha experiência aqui consiste em falar-vos sobre racionalização e, talvez, ajudar-vos a gerir melhor as carteiras que vos foi pedido para gerir ou que já gerem.

[3:07] Em resumo, trata-se de uma breve conversa sobre as rotas das aplicações e o que se pode fazer com elas. Mais importante ainda, como dar os primeiros passos e conhecer algumas das ferramentas que a minha colega Malou irá partilhar.

[3:19] A questão é: o que é a racionalização de aplicações? E, em termos muito simples, como podem ver na texto a azul ali, trata-se de uma atividade que reduz a dimensão do portfólio de uma organização com o objetivo explícito de reduzir essas aplicações para melhorar a eficiência e diminuir os custos globais. É realmente importante pensar nos custos, e o ponto de partida é, na verdade, o custo total de propriedade. Em termos simples, trata-se do total de todos os custos associados ao longo do tempo e, no caso das TI, esse custo total de propriedade inclui não só o software, mas também todo o hardware que o acompanha, a gestão de TI, a gestão dos contratos de suporte, as atividades relacionadas com bases de dados… Quer dizer, praticamente tudo o que se possa imaginar que esteja associado às ferramentas de software tem de fazer parte dessa descrição do custo total de propriedade.

[4:16] Mas isso também inclui o custo de oportunidade, que é um custo negativo associado ao tempo de inatividade, à formação ou à requalificação do pessoal para a transição para diferentes aplicações, bem como a outras perdas de produtividade. Trata-se de um valor elevado. Se conseguir reduzir a dimensão do seu portfólio, estará, de facto, a contribuir para essas poupanças em todo esse âmbito de uma forma muito, muito positiva.

[4:41] Quando falamos de racionalização do ponto de vista da escala, é possível verificar que esta varia enormemente. Os líderes do setor tendem a adotar uma abordagem muito contínua e ponderada à gestão do portfólio de aplicações, que minimiza a necessidade de grandes mudanças, enquanto as organizações menos ativas podem necessitar de atividades do tipo «big bang», com altos e baixos, em projetos à escala da empresa, que envolvem grandes investimentos de tempo e dinheiro, bem como custos negativos associados, apenas para conseguir colocar esses portfólios em ordem.

[5:15] Em termos de números, há muitos dados que sugerem que uma empresa de média dimensão teria mais de 1 500 aplicações e que muitas organizações de pequena e média dimensão têm, certamente, centenas de aplicações. Portanto, em resumo, geralmente as empresas têm muito mais aplicações do que o necessário e, mais importante ainda, continuam a utilizar muito mais aplicações do que o necessário. Isso leva a um aumento dos custos, bem como a impactos na eficiência, tanto para os utilizadores finais como para os departamentos de TI. Mas também deve ter em conta que isso significa que existem inúmeras oportunidades.

[5:52] Esta não é a minha tigela de pequeno-almoço, mas se fosse, provavelmente estaria ali no canto superior esquerdo. No entanto, é uma forma de tentar descrever como poderia ser a definição do problema e onde gostaríamos de chegar.

[6:06] Talvez reconheçam algumas destas situações. Temos centenas de aplicações. Pagamos milhares, ou até milhões, em contratos de manutenção e assistência ou em subscrições. Sabemos que existe duplicação funcional, ou seja, situações em que diferentes aplicações realizam a mesma atividade, muitas vezes com comunidades de utilizadores distintas. Temos licenças, módulos ou plugins subutilizados, mau comportamento por parte do utilizador final, acaparação de licenças, «license camping» — ou como quer que se queira chamar a isso. Podemos até dizer que não sabemos realmente quem está a utilizar as nossas ferramentas.

[6:36] Muitas vezes, não temos tempo para gerir esses ativos. Esses são os potenciais problemas. O que pretendemos alcançar é um portfólio de aplicações adequado às nossas necessidades, contratos de licença com o volume adequado, em que pagamos apenas pelo que precisamos e, certamente, pelo que utilizamos, com o mínimo de sobreposição de funcionalidades e fluxos de trabalho bem definidos nas aplicações, e o número certo de licenças para as nossas comunidades de utilizadores finais.

[6:57] Com o comportamento inadequado dos utilizadores finais reduzido ao mínimo e uma boa compreensão do consumo de licenças, poderemos querer distribuir esses custos por diferentes unidades de negócio ou pelos acordos de parceria que temos, se assim o desejarmos. Além disso, dispomos de pacotes de apoio à tomada de decisões cuidadosamente selecionados para ajudar a implementar essas alterações com base numa boa análise, na nossa experiência e no nosso conhecimento.

[7:21] Como é que chegámos aqui, afinal? Como é que acabamos por ter esta perspetiva se passarmos para o próximo slide? Por que é que temos este tipo de carteiras tão inchadas ou inflacionadas?

[7:35] Existe essa tendência humana de procurar a tecnologia mais recente e avançada, mas, o que é mais importante, sem desativar o que já existe, pelo que se acaba por ter imensas aplicações adicionais no portfólio. E há atividades do tipo fusões e aquisições, em que duas empresas se unem, muitas vezes trazendo consigo os seus conjuntos de ferramentas, sem nunca haver uma visão consolidada para tentar simplificar esse novo campo de ação, por assim dizer.

[8:02] Há empresas que se centram em projetos, pelo que adotam novas aplicações para dar continuidade a esses projetos ou para concluir esse trabalho. E, depois, essas aplicações espalham-se pela organização até serem resolvidas. E, por último, as pessoas têm receio de introduzir mudanças por acharem que isso terá um grande impacto na produtividade. Assim, todas estas razões conduzem à existência deste vasto portfólio de aplicações.

[8:26] O nosso objetivo aqui, porém, é destacar oportunidades. Temos de tentar compreender onde é que existe essa duplicação funcional e também descobrir como podemos obter o fluxo de trabalho mais simples. Como podemos fazer com que os nossos utilizadores finais utilizem o conjunto de ferramentas da forma mais eficiente possível, especialmente no que diz respeito a minimizar aquelas interações de entrada e saída de dados em que se desperdiça uma enorme quantidade de tempo e esforço?

[8:51] E a importância de gerir essas aplicações de forma adequada reside no facto de um portfólio bem gerido trazer melhorias de eficiência em todos os aspetos, quer se trate de redução de custos, quer seja através das interações com o utilizador final. E o que é que isso promove? Valor para os acionistas. É precisamente nisso que todos os participantes nesta teleconferência devem estar a pensar. Como é que criamos valor para os acionistas? Vamos dar uma vista de olhos ao próximo slide.

[9:16] Qual é a dimensão deste benefício? Mais uma vez, há uma quantidade razoável de dados do setor que sugerem que um portfólio de aplicações bem gerido e devidamente racionalizado pode permitir uma poupança de até 30% no seu custo total de propriedade. E já descrevi como é esse custo total de propriedade. Assim, dependendo da dimensão da vossa organização, trata-se potencialmente de uma poupança enorme a que vale a pena aspirar. E, tendo em conta que os custos com aplicações podem representar até 80% dos orçamentos de TI, fica também claro que há poupanças significativas a obter.

[9:50] Quando pensamos nas poupanças no custo total de propriedade, de onde é que estas provêm? Bem, provêm, obviamente, da manutenção e das subscrições e contratos de assistência. Quando se começa a racionalizar as aplicações, é possível começar a eliminar hardware. É possível livrar-se de aplicações legadas. Começa-se a retirar bases de dados de serviço e aumenta-se a eficiência do armazenamento. Migra-se as aplicações para a nuvem.

[10:11] Poupa-se na gestão de TI, no apoio técnico, na reciclagem profissional e noutras perdas de produtividade. Tudo isto contribui para essa poupança no custo total de propriedade. Aquele gráfico mostra um exemplo real do Open iT e ilustra o que pode acontecer quando se começa a aplicar a racionalização da forma correta.

[10:30] Neste exemplo específico, fala-se de custos de manutenção e assistência. Mas, ao reduzir os custos no ano zero, uma parte significativa desses custos é destinada simplesmente ao pagamento do serviço de manutenção, ou seja, ao pagamento de verbas apenas para manter em funcionamento esse portfólio de software.

[10:47] Em termos proporcionais, há muito pouco dinheiro disponível para software novo, que é, na verdade, a área em que as empresas precisam de se manter na vanguarda. Não se pode depender apenas de aplicações antigas.

[10:57] Assim, neste exemplo, após um processo proativo de racionalização, esses custos de manutenção e assistência foram reduzidos em cerca de 36 por cento. Essa foi, portanto, a primeira fonte de poupança, o que, na verdade, criou margem para a introdução de novas versões e novas aplicações, bem como para as melhorias de eficiência associadas. No final do segundo ano, os pagamentos de manutenção e assistência estão sob controlo e talvez até se observe aqui uma ligeira tendência de descida. O que, na verdade, está a começar a criar confiança na equipa de gestão do portfólio de aplicações por parte das partes interessadas do negócio que, neste caso, tendem a controlar os orçamentos. Na verdade, está a criar espaço para a introdução de novas ferramentas e novos processos. A lição a reter aqui é que, através de um historial comprovado, se conquista a confiança das partes interessadas da empresa, que se mostram dispostas a apoiar este tipo de iniciativas.

[11:50] O que pode dificultar a racionalização? As carteiras complexas, como sabem, são, por natureza, muito difíceis de gerir e, por isso, identificar áreas onde a racionalização possa ser aplicada pode ser problemático.

[12:02] Manter o registo de todas as aplicações em utilização ou que foram pagas ao abrigo de vários contratos ao longo de vários anos torna realmente difícil e complicado manter-se a par de tudo isso.

[12:12] No que diz respeito à compreensão da utilização, penso que todos podemos admitir que não temos uma compreensão muito profunda, de forma espontânea, de como as nossas aplicações estão a ser utilizadas. Onde é que esses registos são guardados? Compreender os dados de utilização, ou compreender a utilização sem dados de qualidade, é realmente difícil.

[12:32] Visualização: partindo do princípio de que conseguimos aceder aos dados, temos de ser bons a visualizar a história para comunicarmos com as partes interessadas. E, muitas vezes, deparamo-nos com resistência. Isso pode ter um impacto negativo aos olhos de algumas pessoas. E, assim, enfrentamos resistência por parte de certos grupos, certas funções ou até mesmo de indivíduos que se fazem ouvir e dizem: «Não estou preparado para que me tirem o meu conjunto de ferramentas favorito.»

[12:56] Vamos ver uma ferramenta rápida que nos ajude a começar a refletir sobre a nossa racionalização e quais poderão ser os passos para uma racionalização bem-sucedida. Próximo slide, por favor.

[13:09] Se pensarmos numa racionalização bem-sucedida, creio que o que quero realmente salientar é, na verdade, definir o objetivo. Que problema estamos, na verdade, a tentar resolver aqui e o que pretendemos alcançar? Pretendemos reduzir os custos com manutenção e assistência? Pretendemos reduzir o número de aplicações? Pretendemos poupar um determinado montante em dólares? Se, enquanto equipa ou individualmente, conseguirem articular isso, então estará realmente estabelecida a estrutura para o caminho a seguir.

[13:37] A primeira coisa que tens mesmo de fazer é recolher dados, e a Malou vai falar um pouco mais sobre isto. Quanto mais dados tiver, mais fundamentadas serão essas decisões. Depois de obter esses dados, terá de os avaliar, atribuindo-lhes algum tipo de critério de pontuação que o ajude a refletir sobre o lugar que essas aplicações ocupam no seu portfólio. Vai continuar a tolerá-las? Vai investir nessas aplicações? Deverá migrar para uma nova plataforma ou uma nova ferramenta? E, mais importante ainda, quais são as que vai realmente eliminar?

[14:08] Depois de realizar essa atividade, é necessário pensar na visualização. Relatórios, tabelas e gráficos, que dão vida à história e cativam as partes interessadas, podem realmente ajudar na racionalização. Depois de fazer isso, acho que estará, de facto, em vantagem para avançar com essas conversas.

[14:27] Se me permitem partilhar uma pequena anedota da minha anterior entidade empregadora. Investimos 18 meses num estudo exaustivo, utilizando uma enorme quantidade de recursos informáticos e empresariais para compreender quais as aplicações que sustentavam quais fluxos de trabalho e onde existiam sobreposições significativas. Concentramo-nos verdadeiramente nas aplicações, nos utilizadores, nas organizações e nos fluxos de trabalho. Este processo foi, em grande parte, conduzido através de conversas, workshops, e-mails e questionários. Provavelmente estão muito familiarizados com este envolvimento com os «defensores» das aplicações. Tudo isso é realmente muito positivo. Não estou a dizer para não o fazerem. O que quero dizer é que esses 18 meses de atividade e todos os custos associados poderiam ter sido muito mais eficientes se tivéssemos, de facto, centrado essas conversas e workshops com base em insights derivados de dados de qualidade.

[15:20] Se tivéssemos realmente analisado os dados que já estamos a recolher, poderíamos ter concentrado esses esforços de forma mais eficaz e ter tido um prazo muito mais curto do início ao fim. E penso que a qualidade teria sido exatamente a mesma. Por isso, considero que dar ênfase aos dados é uma excelente forma de avançar. Próximo slide, por favor.

[15:40] O apoio das partes interessadas é, de facto, fundamental. Após essa análise e visualização, surgirão algumas opções. No entanto, essas medidas mais fáceis de implementar não vão representar a maior parte das poupanças.

[15:52] O envolvimento das partes interessadas é, na verdade, fundamental para o sucesso da racionalização. Os responsáveis pelas aplicações e os utilizadores especializados contribuem todos com dados adicionais para garantir uma análise de qualidade.

[16:06] E, como sabem, é preciso apoio. Os empresários e os líderes têm de apoiar essa iniciativa de racionalização. Não é um processo impulsionado pelas TI. Pode ser liderado pelas TI, mas, na verdade, a menos que se tenha o apoio da empresa, não vai dar em nada.

[16:20] E, assim que se entrar nesse modo de funcionamento, essas oportunidades de racionalização mais profundas serão impulsionadas pelos líderes empresariais e não pelos departamentos de TI. Essa mudança cultural e comportamental será necessária para gerar valor real, mas é exequível. Próximo slide, por favor.

[16:41] Manutenção eficiente da carteira. Assim que se chega a uma carteira racionalizada, é realmente importante manter o ritmo. É necessária uma análise constante da carteira para evitar aquele tipo de ciclo de expansão e recessão que pode ocorrer com bastante frequência e ter repercussões em toda a organização.

[16:59] Uma gestão eficaz e contínua é fundamental, absolutamente sustentada por dados e análises de qualidade. Por isso, vamos fazer uma breve apresentação geral sobre a racionalização das aplicações. Já ouviram essa breve introdução e agora gostaria que ouvíssemos a Malou, que irá discutir algumas das perspetivas de otimização que irão obter, ou que podem começar a obter, a partir de alguns dos dados que provavelmente já se encontram na vossa organização. E, sem mais delongas, gostaria de apresentar a Malou, a nossa especialista sénior em soluções.

[17:32] Olá, Malou.

[17:33] Malou: Olá, obrigada, Guy. Talvez deva apresentar-me um pouco. Chamo-me Malou Albendia. Estou na Open iT há nove anos. Na primeira metade desse período, trabalhei como programadora de soluções e, na segunda metade, como engenheira de soluções, a colaborar com os clientes na identificação da melhor solução para os seus desafios empresariais. Agora, especialmente para as organizações que ainda não iniciaram o processo de racionalização de aplicações, podem começar com os dados de que dispõem. Se não houver nenhum, têm de começar a recolhê-los agora. Têm de garantir que obtêm dados de boa qualidade, porque interpretar dados de má qualidade não só é difícil, como também só pode levar a decisões erradas.

[18:23] E nós, na Open iT, teremos todo o prazer em ajudá-lo a dar os primeiros passos para recolher os dados corretos, visualizá-los e extrair insights a partir desses dados. E, a título de comentário ao que mencionou há pouco, Guy, que na BP demoraram 18 meses a racionalizar — ou, pelo menos, a identificar — duplicidades nas funcionalidades da aplicação, mas com a ajuda dos dados podemos reduzir esse tempo gasto. Agora, assim que tiver os dados disponíveis, analisar as oportunidades mais fáceis de concretizar é o próximo passo natural. Pode fazê-lo analisando a utilização em tempo de execução. Enumerei aqui quatro pontos, mas há mais coisas que pode fazer. A primeira coisa é identificar licenças não utilizadas, o que pode ser um simples relatório, como listar todas as aplicações que possui com utilização nula no último, digamos, ano. Se nunca as utiliza, podemos removê-las do nosso portfólio. Agora, tem aquelas aplicações com um pouco de utilização, mas não muita. Em segundo lugar, o que pode fazer é calcular a eficiência destas aplicações. Em terceiro lugar, reduzir o software redundante.

[19:45] E, mais uma vez, tem a informação. Agora tem visibilidade das aplicações que utilizou. E se tiver dois fornecedores com funcionalidades sobrepostas, pode comparar os dois e padronizar as aplicações que utiliza mais do que as outras. É claro que poderá haver alguma resistência, porque talvez alguns dos utilizadores tenham mais experiência na utilização de uma das aplicações do que da outra. Mas, mais uma vez, pode utilizar estes dados para impulsionar essa conversa internamente, com vista a padronizar a aplicação e reduzir o software redundante.

[20:30] E o quarto ponto da minha lista é analisar os padrões de utilização. Pode analisar as tendências de utilização e o comportamento dos seus utilizadores. Pode acontecer que alguns utilizadores fiquem a «acampar» nas licenças, prolongando a utilização por vários dias consecutivos; o que pode fazer é, como sabe, elaborar um relatório sobre isso e tentar perceber o que pode fazer para eliminar esse tipo de comportamento.

[21:03] Ora, este é um bom relatório para vos mostrar a vantagem de ter várias métricas, vários pontos de dados e uma boa visualização para obter uma perspetiva. Porque se nos limitarmos a olhar para uma única métrica e dissermos que, bem, precisamos de 44 dessas 1000 licenças, isso também é uma otimização. Mas é possível otimizar ainda mais adicionando outra métrica ao relatório. Ou seja, durante quanto tempo utilizámos esta 44.ª licença? E, se olharmos para aqui, vemos que, na verdade, a 44.ª licença foi utilizada apenas durante cinco minutos ao longo dos nove meses. Exato. Mas isto é, mais uma vez, uma decisão empresarial que cabe a vocês tomar. Gostariam de cobrir 100% do tempo? Nesse caso, teriam de pagar por cinco minutos de utilização muito caros.

[22:01] Ou também pode optar por um acordo de nível de serviço que abranja apenas 99 % do tempo, o que exigiria apenas 33 licenças, ou 95 para apenas 29 licenças.

[22:18] Análise dos padrões de utilização. Mais uma vez, identificando os picos de utilização. Aqui, é possível utilizar diferentes formas de visualização, mas um recurso visual muito útil que nos pode fornecer informações é um mapa de calor. Neste mapa de calor, podemos identificar facilmente que a hora de pico começa por volta das 7h00 e termina por volta das 16h00 às 17h00. Mas uma coisa que podemos notar aqui é que há uma utilização uniforme aos fins de semana, nas horas tardias e de madrugada — há utilização.

[22:58] É um bom indicador que haja utilizadores que «acampam» na licença. Eles ativam a licença e mantêm-na ativa durante todo o tempo. É também um bom indicador que haja utilizadores que «acaparam» as licenças, ou seja, que têm várias licenças ao mesmo tempo. No que diz respeito à otimização, estes são os comportamentos que se deve procurar identificar.

[23:25] Para ter a certeza de que isso aconteceu. Pode analisar em pormenor os dados de utilização e ver ao nível do utilizador. Neste caso, não se trata de apontar o dedo a um único utilizador, mas apenas de identificar o padrão de utilização. E pode usar esta informação para dialogar com esses utilizadores e perguntar: «Precisam mesmo de tantas licenças? Precisam mesmo de duas licenças ao mesmo tempo?» É possível que sim. Podem estar a trabalhar em vários projetos, mas, mais uma vez, para saber isso, tem de começar por algo que permita recolher esses dados e apresentá-los em gráficos que lhe proporcionem essa perceção. Aqui, ver-se-á que existem diferentes tipos de utilizadores: há quem abra uma aplicação e a feche quando não precisa dela, mas também há quem mantenha a aplicação em execução até ao dia seguinte. É claro que isto fará com que os índices de utilização pareçam muito mais elevados. Depois de obter esta informação, é possível tomar várias medidas: pode-se alertar os utilizadores, informando-os sobre a sua utilização, e também pode-se, por exemplo, otimizar o uso das licenças; portanto, há várias opções.

[24:50] Até agora, o que mostrei são, basicamente, as primeiras medidas muito básicas que pode tomar para dar início à otimização e, em última análise, à racionalização das aplicações. Mas, mais tarde, se quiser aprofundar a otimização, terá de escolher uma solução que lhe proporcione uma melhor análise e uma melhor otimização. E tenho aqui quatro pontos que o podem ajudar nesse sentido. O primeiro é a abrangência da solução. Tem de se certificar de que a solução que escolher consegue abranger e dar-lhe apoio com diferentes tipos de aplicações e fornecedores, independentemente da forma como estão licenciados. Pode ter aplicações simultâneas, pode ter utilizadores nomeados ou modelos de pagamento por utilização. Deve ser capaz de abranger todos estes tipos de contratos de licença. Deve ser capaz de recolher dados independentemente da instalação. Podem estar no local com o License Manager ou podem ser aplicações na nuvem. Deve poder contar com isso. Para além da medição, a solução que escolher deve poder ajudá-lo a realizar a otimização automática. O que estou a dizer é que, se a aplicação estiver inativa, a sua solução consegue suspender a sessão ou encerrá-la para o ajudar na recolha automática? Esse é, portanto, um ponto.

[26:35] O segundo aspeto é a profundidade da medição. Trata-se de identificar se uma licença ou uma aplicação está a ser utilizada ativamente ou não. Até agora, nos relatórios anteriores que vos mostrei, analisámos durante quanto tempo as aplicações são utilizadas, por quem e quando. Mas gostaríamos de aprofundar ainda mais. Sabemos que a aplicação está a ser executada, mas será que está a ser utilizada ativamente ou não? Dispor desta informação adicional pode realmente ajudar-vos na otimização.

[27:01] A amplitude da análise é o terceiro aspeto, e saber e ter a capacidade de simular diferentes acordos pode realmente ajudar na otimização. A otimização não se resume apenas a reduzir o número de licenças que possui, mas também a combinar e reorganizar os tipos de licenças de que dispõe. Poderá querer mudar de um acordo para outro ou ter uma combinação de modelos de licença, e isso é outro aspeto que convém ter em consideração.

[27:41] E o quarto é a excelência no atendimento ao cliente: é desejável um fornecedor que o possa apoiar não só com assistência técnica, mas também com a análise de dados — um fornecedor que o possa ajudar a gerir diferentes tipos de fornecedores em diferentes tipos de contratos de licença. Assim, com estes quatro indicadores, deverá conseguir selecionar a melhor solução que o possa ajudar na otimização e na racionalização. E tenho todo o prazer em dizer que, no Open iT, estes quatro indicadores estão abrangidos pela nossa solução.

[28:23] Guy: Isso é ótimo, Malou. Muito obrigado. Agora volta a ser a minha vez. Sim, acho que, tanto a Malou como eu, gostaríamos de resumir dizendo que, seja racionalização ou otimização — e o objetivo principal desta palestra era dar o pontapé inicial em 2022 —, o que importa é que têm de começar. Nada vai acontecer sem o vosso esforço, envolvimento e dedicação.

[28:48] Podem começar a procurar dados, podem dar início à vossa análise e podem, de facto, procurar oportunidades. E, pela minha experiência, muitas vezes ficamos à espera de autorização para começar. Sabem, ficamos à espera que um projeto seja criado. Ficamos à espera que alguém mais acima na hierarquia diga que precisamos de um projeto de racionalização. E, na verdade, eu defendo que comecem por vossa iniciativa. Obtêm algumas dessas perceções e começam a despertar o interesse das partes interessadas da empresa, porque estão a mostrar que há benefícios em jogo, prontos a serem colhidos, por assim dizer. E podem sempre pedir desculpa mais tarde, caso devessem ter feito outra coisa.

[29:20] É evidente que existem excelentes ferramentas disponíveis, que a minha colega Malou já partilhou convosco. O Open iT tem, sem dúvida, essa capacidade de tirar partido dos vossos dados e de lhes extrair valor real.

[29:31] Por último, inicie uma conversa. Estamos muito abertos a que essas conversas comecem por nós; venha falar connosco. Vamos partilhar um link. Tem a oportunidade de entrar em contacto connosco, sem qualquer compromisso, para ter uma conversa com um analista e obter ajuda. Deixe-nos ajudá-lo a perceber onde estão os seus problemas. Vamos tentar descrever qual o problema que pretendemos resolver aqui e compreender os vossos desafios específicos. Temos aqui na Open iT uma equipa excepcionalmente competente, capaz de vos ajudar verdadeiramente a melhorar as vossas carteiras e a refletir sobre o assunto de forma construtiva, para gerar e impulsionar esse valor para os acionistas.

[30:10] Penso que isto marca o fim da apresentação formal. Teremos todo o gosto em responder a algumas perguntas, caso alguém queira intervir ou escrever algo no chat. Mas muito obrigado a todos pela vossa paciência; ultrapassámos ligeiramente o tempo previsto, mas espero que tenham encontrado algo de interesse. Obrigado.

[30:27] Mae: Muito obrigada, Malou e Guy, pelas vossas contribuições. Acho que já podemos passar à sessão de perguntas e respostas. Tenho aqui uma pergunta para o Guy. Então, Guy, tens algum conselho para quem está a dar os primeiros passos num projeto de racionalização de aplicações, já que parece ser uma tarefa bastante intimidante?

[30:49] Guy: Sim, não sei bem de onde surgiu essa pergunta há pouco, mas acho que a minha resposta seria: é preciso começar, e a questão é: esperas que alguém te peça para fazer esse trabalho ou simplesmente pões mãos à obra? Sabes, as vossas organizações já estão a recolher dados através dos seus diferentes gestores de licenças e acho que temos uma solução que pode ajudar a começar a analisar alguns desses dados para a vossa organização. E acho que, assim que começares a obter algumas dessas perceções, ganhas confiança e percebes que há aqui uma história e que há alguns benefícios em jogo. Por isso, acho que não deves ter medo de dar o primeiro passo. Não procurem o perdão depois. Acho que essa é provavelmente a minha principal lição a reter aqui.

[31:33] Mae: Muito bem. Muito obrigada. E acho que esta pergunta continua a ser para si. Com base na sua própria experiência, qual tem sido a melhor forma de dar início à racionalização das aplicações?

[31:44] Guy: Bem, na verdade, vou responder a isso explicando como não o fazer. E isso remete-nos provavelmente àquela história de ter passado 18 meses — 18 meses a ter conversas de qualidade, workshops e todo esse tipo de coisas. Esse processo teria sido muito mais simples se tivéssemos realmente tido a oportunidade e se tivéssemos percebido isso. Devíamos ter aprofundado esses dados há muito, muito tempo. Só que não tínhamos as ferramentas, nem os processos, nem a confiança, acho eu. Acho que, para dar esse primeiro passo, devemos começar com algumas vitórias rápidas em torno dos dados e dessas observações e usar essa perceção para ajudar a impulsionar esse processo. É muito mais fácil. É como escrever um rascunho de um documento. Assim que se tem algo escrito naquele pedaço de papel, é muito mais fácil contribuir e partilhar essas ideias com os outros. Espero que isto responda à pergunta. Não tenho a certeza.

[32:35] Mae: Muito obrigada, Guy. Penso que estas são as perguntas que temos hoje. Gostaria de perguntar aos nossos espectadores se têm outras perguntas; caso tenham perguntas que tenham surgido mais tarde, podem também enviá-las para o nosso site agora. Com isto, encerra-se o nosso webinar de hoje. Muito obrigada, Guy e Malou, bem como a todos os participantes de hoje. Um breve lembrete de que este webinar foi gravado, pelo que vos enviaremos uma cópia da gravação para o endereço de e-mail com que se registaram. Até à próxima. Mais uma vez, fui a Mae, a vossa anfitriã de hoje. Obrigada e fiquem bem.