Donnez un coup de fouet à vos plans 2022 avec la rationalisation des applications

[0:01] Mae : Bonjour à tous. Bienvenue au webinaire en direct d’Open iT consacré à la manière de donner un coup de fouet à vos projets pour 2022 grâce à la rationalisation des applications. Je m’appelle Mae et je serai votre animatrice aujourd’hui. Dans quelques instants, nos intervenants, Guy Phillips, notre analyste métier senior, et Malou Albendia, notre ingénieure solutions senior, vont nous rejoindre. Avant de commencer, permettez-moi de vous rappeler quelques points importants.

[0:28] Tous nos participants sont donc en mode « écoute seule ». Même si vos microphones sont coupés, n’hésitez pas à poser des questions. Il vous suffit de saisir vos questions dans la section « Questions-réponses » de cette plateforme Teams Live, située dans le coin supérieur droit de l’écran. Nos intervenants répondront à toutes les questions à l’issue de la présentation. Si nous n’avons pas l’occasion de répondre à toutes les questions ou si certaines nécessitent un examen plus approfondi, soyez assurés que celles-ci leur seront transmises et que nous vous contacterons par e-mail pour y répondre. Vous pouvez également envoyer vos questions a posteriori à l’adresse rationalizeapps@openit.com. Je cède maintenant la parole à Guy Phillips.

[1:13] Guy : Bonjour Mae. Merci à tous. J'espère que vous me voyez bien. Je voudrais que tout le monde remarque que je porte la même chemise que sur ma photo.

[1:22] Je suis ravi de m’entretenir avec vous. Je m’appelle Guy Phillips. Je suis analyste métier senior chez Open iT et nous sommes très reconnaissants de pouvoir échanger avec vous aujourd’hui sur la rationalisation des applications. Nous sommes conscients que vous prenez le temps, malgré un emploi du temps chargé, de venir nous écouter, et nous vous en sommes très reconnaissants.

[1:42] Malou et moi-même espérons pouvoir aujourd’hui vous faire part de quelques réflexions sur la rationalisation des applications et, surtout, sur leur optimisation. Nous souhaitons également vous montrer qu’en exploitant certaines données facilement accessibles, que vos organisations collectent probablement déjà, vous pouvez réellement mettre ces données à profit pour mieux cibler vos efforts de rationalisation et d’optimisation.

[2:03] Quelques mots sur moi. Je suis géologue de formation et j’ai passé 25 ans chez BP, répartis à peu près à parts égales entre la première moitié de ma carrière, consacrée à la prospection de pétrole et de gaz et à la modélisation géologique en 3D, et la seconde, consacrée à la gestion du portefeuille d’applications logicielles que j’utilisais au début de ma carrière. Au cours de mon passage chez BP, j’ai consacré énormément d’efforts et de temps à la gestion de cet important portefeuille technique lié au sous-sol, qui se caractérisait généralement par une valeur élevée et un faible volume ; ceux d’entre vous qui s’occupent d’applications d’ingénierie reconnaîtront sans doute cette métrique.

[2:38] Ces applications sont très variées en termes de fonctionnalités, très nombreuses, bien sûr, et les communautés ainsi que les profils des utilisateurs sont très diversifiés, ce qui a rendu cette expérience complexe, mais aussi très enrichissante.

[2:49] Mais le point commun à tout cela, c’est en réalité que tout cela nécessitait une bonne gestion et une administration adéquate. Mon rôle ici est de vous parler de rationalisation et de vous aider, peut-être, à mieux gérer les portefeuilles dont on vous a confié la charge ou que vous gérez déjà.

[3:07] En résumé, il s'agit d'une brève présentation des parcours des applications et des possibilités qu'elles offrent. Il s'agit surtout de savoir par où commencer et de découvrir certains des outils que ma collègue Malou va vous présenter.

[3:19] La question est la suivante : qu’est-ce que la rationalisation des applications ? Pour le dire très simplement, comme vous pouvez le voir dans le texte en bleu, il s’agit d’une activité visant à réduire la taille du portefeuille d’une organisation, dans le but explicite de rationaliser ces applications afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les coûts globaux. Il est vraiment important de réfléchir aux coûts dès le départ, et plus précisément au coût total de possession. En termes simples, il s’agit de la somme de tous les coûts associés au logiciel sur la durée. Dans le domaine informatique, ce coût total de possession inclut non seulement le logiciel, mais aussi tout le matériel qui l’accompagne, la gestion informatique, la gestion des contrats de support, les activités liées aux bases de données… En fait, pratiquement tout ce que l’on peut imaginer en rapport avec les outils logiciels doit être pris en compte dans cette description du coût total de possession.

[4:16] Mais cela inclut également le coût d’opportunité, c’est-à-dire un coût négatif lié aux temps d’arrêt, à la formation ou au recyclage du personnel pour passer à d’autres applications, ainsi qu’à d’autres pertes de productivité. C’est un chiffre considérable. Si vous parvenez à réduire la taille de votre portefeuille, vous contribuez concrètement à ces économies sur l’ensemble de ce domaine, et ce de manière très, très positive.

[4:41] Lorsque l’on aborde la rationalisation sous l’angle de l’échelle, on constate qu’elle varie énormément. Les leaders du secteur ont tendance à adopter une approche très progressive et mesurée de la gestion du portefeuille d’applications, qui minimise le besoin de changements majeurs, tandis que les organisations moins actives peuvent avoir besoin de projets à grande échelle, de type « big bang », marqués par des hauts et des bas, impliquant d’importants investissements en temps et en argent ainsi que des coûts négatifs associés, simplement pour remettre ces portefeuilles en état.

[5:15] En termes de chiffres, de nombreuses données indiquent qu’une entreprise de taille moyenne dispose de plus de 1 500 applications, et que de nombreuses petites et moyennes entreprises en possèdent certainement plusieurs centaines. En résumé, les entreprises possèdent généralement bien plus d’applications que nécessaire et, surtout, elles continuent d’en utiliser bien plus que nécessaire. Cela entraîne une augmentation des coûts ainsi que des répercussions sur l’efficacité, tant pour les utilisateurs finaux que pour les services informatiques. Mais vous devriez également comprendre que cela signifie qu'il existe de nombreuses opportunités.

[5:52] Ce n'est pas mon bol de petit-déjeuner, mais s'il l'était, il se trouverait probablement en haut à gauche. C'est toutefois une façon d'essayer de décrire à quoi pourrait ressembler l'énoncé du problème et où nous aimerions parvenir.

[6:06] Vous reconnaîtrez peut-être certaines de ces situations. Nous disposons de centaines d’applications. Nous dépensons des milliers, voire des millions, en contrats de maintenance et de service ou en abonnements. Nous savons qu’il existe des doublons fonctionnels : différentes applications effectuent la même tâche, souvent auprès de communautés d’utilisateurs distinctes. Nous sommes confrontés à des licences, modules ou plugins sous-utilisés, à un comportement inadéquat des utilisateurs finaux, à l’accaparement de licences, au « camping de licences », quel que soit le nom que vous lui donniez. Nous pourrions même dire que nous ne savons pas vraiment qui utilise réellement nos outils.

[6:36] Bien souvent, nous n’avons pas le temps de gérer ces actifs. C’est là que résident potentiellement les problèmes. Notre objectif est de parvenir à un portefeuille d’applications adapté à nos besoins, à des contrats de licence sur mesure qui nous permettent de ne payer que ce dont nous avons besoin et, bien sûr, ce que nous utilisons, à un chevauchement minimal des fonctionnalités avec des flux de travail bien définis, ainsi qu’à un nombre adéquat de postes pour nos communautés d’utilisateurs finaux.

[6:57] Les comportements inappropriés des utilisateurs finaux étant réduits au minimum et la consommation des licences étant bien maîtrisée, nous pourrions, si nous le souhaitons, répartir ces coûts entre différentes unités opérationnelles ou les imputer à nos accords de partenariat. Nous disposons également d’outils d’aide à la décision soigneusement sélectionnés pour faciliter la mise en œuvre de ces changements grâce à une analyse rigoureuse, à notre expérience et à notre expertise.

[7:21] Comment en sommes-nous arrivés là ? Comment en sommes-nous venus à avoir une telle vision si l'on passe à la diapositive suivante ? Pourquoi avons-nous ce genre de portefeuilles pléthoriques ou gonflés ?

[7:35] On observe cette tendance humaine à rechercher sans cesse les technologies les plus récentes et les plus performantes, mais surtout sans mettre les anciennes hors service, ce qui se traduit par l’ajout d’un très grand nombre d’applications supplémentaires au portefeuille. Et puis il y a les opérations de fusion-acquisition, où deux entreprises sont regroupées, apportant souvent leurs propres outils, sans qu’il y ait jamais de vision consolidée visant à simplifier ce nouvel environnement, si l’on peut dire.

[8:02] Certaines entreprises sont axées sur les projets : elles adoptent donc de nouvelles applications pour poursuivre un projet ou mener à bien une tâche. Ces applications se répercutent ensuite dans toute l’organisation jusqu’à ce qu’on s’en occupe. Enfin, les collaborateurs craignent d’opérer des changements, car ils pensent que cela aura un impact considérable sur la productivité. Toutes ces raisons conduisent donc à la constitution de ce vaste portefeuille d’applications.

[8:26] Notre objectif ici est toutefois de mettre en évidence les opportunités. Nous devons essayer de comprendre où se situent ces doublons fonctionnels, et nous devons également déterminer comment obtenir le flux de travail le plus simple possible. Comment pouvons-nous amener nos utilisateurs finaux à utiliser la boîte à outils de la manière la plus efficace possible, notamment en réduisant au minimum ces interactions de saisie et d'extraction de données qui entraînent un énorme gaspillage de temps et d'efforts ?

[8 h 51] L'importance d'une gestion adéquate de ces applications réside dans le fait qu'un portefeuille bien géré apporte des gains d'efficacité à tous les niveaux, qu'il s'agisse de réduction des coûts ou d'interactions avec les utilisateurs finaux. Et qu'est-ce que cela génère ? De la valeur pour les actionnaires. C'est vraiment ce à quoi chacun d'entre vous, participant à cette conférence téléphonique, devrait penser. Comment créer de la valeur pour les actionnaires ? Passons à la diapositive suivante.

[9:16] Quelle est l’ampleur de ce gain ? Là encore, il existe suffisamment de données sectorielles qui indiquent qu’un portefeuille d’applications bien géré et correctement rationalisé peut permettre d’économiser jusqu’à 30 % de son coût total de possession. Et j’ai décrit à quoi ressemble ce coût total de possession. Ainsi, selon la taille de votre organisation, cela représente potentiellement un gain considérable à viser. Et étant donné que les coûts liés aux applications peuvent représenter jusqu’à 80 % des budgets informatiques, cela montre également qu’il y a des économies significatives à réaliser.

[9 h 50] Quand on parle d’économies sur le coût total de possession, d’où proviennent-elles ? Eh bien, cela vient évidemment des abonnements et des contrats de maintenance et de service. Lorsque vous commencez à rationaliser les applications, vous pouvez commencer à supprimer du matériel. Vous pouvez vous débarrasser des applications héritées. Vous commencez à mettre hors service des bases de données et vous améliorez l’efficacité du stockage. Vous migrez les applications vers le cloud.

[10:11] Vous réalisez des économies sur la gestion informatique, sur l'assistance informatique, sur la formation continue et sur d'autres pertes de productivité. Tout cela contribue à la réduction du coût total de possession. Ce graphique, qui illustre un exemple concret d'Open iT, montre ce qui peut se produire lorsque l'on met en place une rationalisation efficace.

[10 h 30] Cet exemple précis évoque les coûts de maintenance et de service. Or, en réduisant les coûts dès la première année, une part importante de ces coûts est consacrée uniquement au paiement des services de maintenance, c’est-à-dire à dépenser de l’argent simplement pour assurer le fonctionnement de ce portefeuille de logiciels.

[10 h 47] En proportion, les budgets alloués aux nouveaux logiciels sont très limités, alors que c'est justement dans ce domaine que les entreprises doivent garder une longueur d'avance. On ne peut pas se contenter de s'appuyer sur des applications existantes.

[10:57] Dans cet exemple, après un processus de rationalisation proactif, ces coûts de maintenance et de service ont été réduits d’environ 36 %. Il s’agissait là d’une première source d’économies, qui a permis de dégager de la marge pour l’arrivée de nouvelles versions et l’intégration de nouvelles applications, ainsi que pour les gains d’efficacité qui en découlent. À la fin de la deuxième année, les dépenses de maintenance et de service sont maîtrisées, et on observe peut-être même une légère tendance à la baisse. Cela commence en fait à renforcer la confiance des parties prenantes métier – qui, dans ce cas précis, ont tendance à contrôler les budgets – envers l’équipe chargée de la gestion du portefeuille d’applications. Cela ouvre en effet la voie à l’introduction de nouveaux outils et de nouveaux processus. La leçon à retenir ici est que des résultats tangibles permettent de gagner la confiance des parties prenantes métier, qui sont alors disposées à soutenir ce type d’initiatives.

[11 h 50] Quels sont les obstacles à la rationalisation ? Les portefeuilles complexes, vous le savez, sont par nature très difficiles à gérer ; il peut donc s'avérer problématique d'identifier les domaines où une rationalisation est possible.

[12 h 02] Il est vraiment difficile et compliqué de garder une trace de toutes les applications utilisées ou financées dans le cadre de plusieurs contrats s'étalant sur plusieurs années.

[12:12] En ce qui concerne la compréhension de l’utilisation, je pense que nous pouvons tous admettre que nous n’avons pas une vision très claire, d’emblée, de la manière dont nos applications sont utilisées. Où ces données sont-elles conservées ? Il est vraiment difficile de comprendre les données d’utilisation, ou de comprendre l’utilisation elle-même, sans disposer de données de qualité.

[12:32] Visualisation : en partant du principe que nous avons accès aux données, nous devons savoir bien mettre en image l’histoire afin de communiquer avec nos parties prenantes. Et bien souvent, nous nous heurtons à des résistances. Cela peut avoir un impact négatif aux yeux de certaines personnes. On se heurte donc à la résistance de certains groupes, de certains services, voire d’individus qui s’expriment haut et fort en disant : « Je ne suis pas prêt à vous laisser me retirer ma boîte à outils préférée. »

[12 h 56] Voyons rapidement un outil qui nous aidera à réfléchir à notre rationalisation et à identifier les étapes à suivre pour y parvenir. Diapositive suivante, s'il vous plaît.

[13:09] Quand on réfléchit à une rationalisation réussie, je pense que ce sur quoi je tiens vraiment à insister, c'est la définition de l'objectif. Quel problème cherchons-nous réellement à résoudre ici et quel résultat souhaitons-nous obtenir ? Cherchons-nous à réduire les dépenses de maintenance et de service ? Cherchons-nous à réduire le nombre d’applications ? Cherchons-nous à réaliser des économies d’un montant précis ? Si, en tant qu’équipe ou à titre individuel, vous parvenez à formuler clairement ces éléments, cela vous permettra de définir le cadre dans lequel vous pourrez avancer.

[13:37] La première chose à faire, c’est de collecter des données, et Malou va nous en dire un peu plus à ce sujet. Plus vous disposez de données, plus vos décisions seront éclairées. Une fois ces données en main, vous devez les analyser et leur attribuer des critères d’évaluation qui vous aideront à déterminer la place de ces applications dans votre portefeuille : allez-vous continuer à les tolérer ? Allez-vous investir dans ces applications ? Devriez-vous migrer vers une nouvelle plateforme ou un nouvel outil ? Et surtout, lesquelles allez-vous réellement supprimer ?

[14 h 08] Une fois cette étape franchie, vous devez réfléchir à la manière de présenter vos résultats visuellement. Les rapports, les tableaux et les graphiques permettent de donner vie à votre récit et de susciter l’intérêt de vos parties prenantes, ce qui peut réellement faciliter la rationalisation. Une fois cela fait, je pense sincèrement que vous serez en position de force pour faire avancer ces discussions.

[14:27] Permettez-moi de partager une petite anecdote concernant mon ancien employeur. Nous avons consacré 18 mois à une étude approfondie, en mobilisant d’énormes efforts informatiques et ressources métier, afin de comprendre quelles applications sous-tendaient quels flux de travail et où se situaient les chevauchements importants. Nous nous sommes vraiment concentrés sur les applications, sur les utilisateurs, sur les organisations et sur les flux de travail. Ce travail s’est principalement appuyé sur des discussions, des ateliers, des e-mails et des questionnaires. Vous connaissez sans doute très bien ce type d’engagement auprès des « champions » des applications. Tout cela est très positif. Je ne vous dis pas de ne pas le faire. Je dis simplement que ces 18 mois de travail et tous les coûts qui y sont associés auraient pu être bien plus efficaces si nous avions axé ces discussions et ces ateliers sur des informations tirées de données de qualité.

[15 h 20] Si nous avions réellement analysé les données que nous collectons déjà, nous aurions pu mieux cibler nos efforts et réduire considérablement la durée totale du projet. Et je pense que la qualité aurait été exactement la même. Je pense donc que miser sur les données est une excellente voie à suivre. Diapositive suivante, s'il vous plaît.

[15 h 40] L'adhésion des parties prenantes est vraiment, vraiment essentielle. À l'issue de cette analyse et de cette visualisation, plusieurs pistes se dégageront. Cependant, ces gains faciles ne suffiront pas à générer les économies les plus importantes.

[15 h 52] L'implication des parties prenantes est en effet essentielle à la réussite d'un processus de rationalisation. Les responsables d'applications et les utilisateurs experts contribuent tous à fournir des données supplémentaires permettant de réaliser une analyse de qualité.

[16 h 06] Et, vous savez, il faut du soutien. Les chefs d'entreprise et les dirigeants doivent soutenir cette initiative de rationalisation. Ce n'est pas un processus piloté par le service informatique. Il peut être mené par ce dernier, mais en réalité, sans le soutien de l'entreprise, cela ne mènera nulle part.

[16 h 20] Et une fois que vous aurez adopté ce mode de fonctionnement, ce sont les dirigeants d'entreprise, et non les services informatiques, qui seront à l'origine de ces possibilités de rationalisation plus poussées. Ce changement culturel et comportemental sera nécessaire pour générer une réelle valeur ajoutée, mais c'est tout à fait réalisable. Diapositive suivante, s'il vous plaît.

[16:41] Une gestion efficace du portefeuille. Une fois que vous avez mis en place un portefeuille rationalisé, il est essentiel de maintenir cette dynamique. Il faut analyser en permanence le portefeuille pour éviter ce genre de cycle de forte croissance suivi d’un effondrement, qui survient assez souvent et peut se répercuter sur l’ensemble de l’organisation.

[16 h 59] Une gestion efficace et continue est essentielle, et repose absolument sur des données et des analyses de qualité. Je vais donc vous présenter très rapidement les grandes lignes de la rationalisation des applications. Vous avez entendu ce petit aperçu et j’aimerais maintenant que nous écoutions Malou, qui va vous présenter certaines des perspectives d’optimisation que vous pourrez tirer ou commencer à tirer de certaines données dont vous disposez probablement déjà au sein de votre organisation. Sans plus attendre, j’ai le plaisir de vous présenter Malou, notre responsable des solutions senior.

[17 h 32] Salut Malou.

[17 h 33] Malou : Bonjour, merci Guy. Je devrais peut-être me présenter brièvement. Je m’appelle Malou Albendia. Je travaille chez Open iT depuis neuf ans. J’ai passé la première moitié de cette période en tant que développeuse de solutions logicielles, puis la seconde en tant qu’ingénieure solutions, chargée d’accompagner les clients dans l’identification de la meilleure solution pour relever leurs défis métier. Maintenant, en particulier pour les organisations qui n’ont pas encore entamé de rationalisation de leurs applications, vous pouvez commencer avec les données dont vous disposez. Si vous n’en avez pas, vous devez commencer à les collecter dès maintenant. Vous devez vous assurer d’obtenir des données de bonne qualité, car non seulement il est difficile de donner du sens à des données de mauvaise qualité, mais cela ne peut que conduire à de mauvaises décisions.

[18:23] Chez Open iT, nous serons ravis de vous aider à vous lancer dans la collecte des données pertinentes, à les visualiser et à en tirer des enseignements. Et pour revenir sur ce que vous avez mentionné tout à l’heure, Guy, à savoir qu’il a fallu 18 mois à BP pour rationaliser, ou du moins identifier les doublons au niveau des fonctionnalités des applications, sachez qu’avec l’aide des données, nous pouvons réduire ce délai. Une fois que vous disposez des données, la prochaine étape logique consiste à vous concentrer sur les gains les plus faciles à réaliser. Pour ce faire, vous pouvez examiner l’utilisation en temps réel. J’ai répertorié ici quatre points, mais il existe d’autres actions possibles. Tout d’abord, vous pouvez identifier les licences inutilisées ; cela peut se faire par un simple rapport, par exemple en dressant la liste de toutes les applications dont l’utilisation a été nulle au cours, disons, de l’année écoulée. Si vous ne les utilisez jamais, nous pouvons les supprimer de notre portefeuille. Vous disposez ensuite d’applications qui sont légèrement utilisées, mais pas beaucoup. Deuxièmement, vous pouvez calculer l’efficacité de ces applications. Troisièmement, il s’agit de réduire les logiciels redondants.

[19 h 45] Et là encore, vous disposez des informations nécessaires. Vous avez désormais une visibilité sur les applications que vous utilisez. Et si vous avez deux fournisseurs proposant des fonctionnalités qui se chevauchent, vous pouvez les comparer et standardiser vos applications en privilégiant celles que vous utilisez le plus. Bien sûr, vous rencontrerez sans doute une certaine résistance, car certains utilisateurs maîtrisent peut-être mieux l’une des applications que l’autre. Mais là encore, vous pouvez utiliser ces données pour mener ce débat en interne afin de standardiser les applications et de réduire les logiciels redondants.

[20 h 30] Et le quatrième point de ma liste consiste à analyser les habitudes d'utilisation. Vous pouvez examiner les tendances d'utilisation, ainsi que le comportement de vos utilisateurs. Il se peut que certains d'entre eux « accaparent » les licences, en prolongeant leur utilisation pendant plusieurs jours d'affilée. Dans ce cas, vous pouvez, par exemple, établir un rapport à ce sujet et essayer de déterminer les mesures à prendre pour mettre fin à ce type de comportement.

[21:03] Voilà un rapport qui illustre bien l’intérêt de disposer de plusieurs indicateurs, de plusieurs points de données et d’une bonne visualisation pour en tirer des enseignements. En effet, si l’on se contente d’examiner un seul indicateur en se disant : « Bon, il nous faut 44 de ces 1 000 licences », c’est déjà une optimisation. Mais on peut optimiser encore davantage en ajoutant un autre indicateur à son rapport. À savoir : pendant combien de temps avons-nous utilisé cette 44e licence ? Et si vous regardez ici, vous constatez en réalité que vous n’avez utilisé cette 44e licence que pendant cinq minutes sur l’ensemble des neuf mois. Exactement. Mais il s’agit là, encore une fois, d’une décision commerciale que vous devez prendre. Souhaitez-vous couvrir 100 % du temps ? Dans ce cas, vous devriez payer pour cinq minutes d’utilisation qui vous reviendraient très cher.

[22:01] Vous pouvez également opter pour un accord de niveau de service ne couvrant que 99 % du temps, ce qui ne nécessiterait que 33 licences, ou 95 pour seulement 29 licences.

[22:18] Analyse des habitudes d'utilisation. Encore une fois, il s'agit d'identifier les pics d'utilisation. Ici, vous pouvez utiliser différentes visualisations, mais la carte thermique est un excellent outil qui nous fournit des informations précieuses. Sur cette carte thermique, nous pouvons facilement constater que l'heure de pointe commence vers 7 h du matin et se termine vers 16 h ou 17 h. Mais ce que l'on remarque également, c'est qu'il y a une utilisation régulière le week-end, tard le soir et tôt le matin.

[22:58] C’est un bon indicateur que certains utilisateurs « campent » sur une licence. Ils l’activent, puis la laissent active pendant toute la durée de la session. C’est également un bon indicateur que certains utilisateurs « accaparent » les licences, c’est-à-dire qu’ils en détiennent plusieurs simultanément. En matière d’optimisation, ce sont là les comportements que vous souhaitez repérer et identifier.

[23:25] Pour vous assurer que c'est bien le cas, vous pouvez explorer en détail les données d'utilisation et les examiner au niveau de l'utilisateur. Il ne s'agit pas ici de pointer du doigt un utilisateur en particulier, mais simplement d'identifier les comportements d'utilisation. Vous pouvez vous en servir pour engager la conversation avec ces utilisateurs et leur demander : « Avez-vous vraiment besoin d’autant de licences ? Avez-vous vraiment besoin de deux licences en même temps ? » C’est peut-être le cas. Ils travaillent peut-être sur plusieurs projets, mais là encore, pour le savoir, il faut commencer par mettre en place un système permettant de collecter ces données et de les présenter sous forme de graphiques qui vous donneront cette vision d’ensemble. Vous constaterez alors que vous avez différents types d’utilisateurs : certains ouvrent une application et la ferment lorsqu’ils n’en ont plus besoin, tandis que d’autres la laissent tourner jusqu’au lendemain. Bien sûr, cela fait grimper considérablement votre taux d’utilisation. Une fois ces informations en main, plusieurs actions s’offrent à vous : vous pouvez alerter les utilisateurs pour les informer de leur utilisation, ou encore procéder à une « récupération de licences », par exemple. Les possibilités sont diverses.

[24:50] Jusqu’à présent, je vous ai présenté les premières étapes, c’est-à-dire les actions très élémentaires que vous pouvez entreprendre pour entamer l’optimisation et, à terme, la rationalisation de vos applications. Mais par la suite, si vous souhaitez aller plus loin dans l’optimisation, vous devrez choisir une solution capable de vous offrir une meilleure analyse et une meilleure optimisation. J’ai ici quatre points qui peuvent vous y aider. Le premier concerne l’exhaustivité de la solution. Vous devez vous assurer que la solution que vous choisissez peut couvrir et prendre en charge différents types d’applications et de fournisseurs, quel que soit leur mode de licence. Vous pouvez avoir des applications en simultané, des licences par utilisateur ou des licences à l’utilisation. Vous devez pouvoir couvrir tous ces types de contrats de licence. Vous devez pouvoir collecter des données quel que soit le mode d’installation. Il peut s’agir d’applications sur site avec un gestionnaire de licences ou d’applications cloud. Vous devez pouvoir gérer ces deux cas de figure. Outre la mesure de l’utilisation, la solution que vous choisissez doit vous permettre de réaliser une optimisation automatique. Ce que je veux dire, c’est que si une application est inactive, votre solution doit-elle pouvoir suspendre ou mettre fin à la session afin de faciliter la récupération automatique des données ? Voilà donc un premier point.

[26:35] Le deuxième aspect concerne la profondeur de l’analyse. Il s’agit de déterminer si une licence ou une application est activement utilisée ou non. Jusqu’à présent, dans les rapports précédents que je vous ai présentés, nous avons examiné pendant combien de temps les applications sont utilisées, par qui et à quel moment. Mais nous aimerions aller plus loin. Nous savons que l’application est en cours d’exécution, mais est-elle activement utilisée ou non ? Disposer de ces informations supplémentaires peut vraiment vous aider dans l’optimisation.

[27:01] La troisième est l’étendue de l’analyse : le fait de connaître et d’être capable de simuler différents contrats peut vraiment aider à l’optimisation. L’optimisation ne consiste pas seulement à réduire le nombre de licences que vous possédez, mais aussi à combiner et à réorganiser les types de licences dont vous disposez. Vous pourriez souhaiter passer d’un contrat à un autre ou opter pour une combinaison de modèles de licence, et c’est là un autre aspect que vous devriez prendre en considération.

[27:41] Et le quatrième critère est l’excellence du service client : vous souhaitez un prestataire capable de vous accompagner non seulement en matière d’assistance, mais aussi d’assistance technique, ainsi que d’analyse des données ; un prestataire capable de vous aider à gérer différents types de fournisseurs dans le cadre de différents types de contrats de licence. Grâce à ces quatre indicateurs, vous devriez donc être en mesure de sélectionner la meilleure solution pour vous aider à optimiser et à rationaliser vos processus. Et je suis très heureux de vous annoncer que chez Open iT, notre solution répond à ces quatre critères.

[28:23] Guy : C'est super, Malou. Merci beaucoup. C'est à moi de reprendre la parole. Oui, je pense qu'avec Malou, nous aimerions résumer en disant que, que ce soit en matière de rationalisation ou d’optimisation, et que le but de cette discussion était de donner le coup d’envoi de 2022, c'est qu'il faut se lancer. Rien ne se fera sans vos efforts, votre implication et votre dévouement.

[28:48] Vous pouvez commencer à rechercher des données, vous pouvez entamer votre analyse et vous pouvez réellement repérer des opportunités. Or, d’après mon expérience, nous attendons bien souvent qu’on nous donne la permission de nous lancer. Vous savez, on attend qu’un projet soit lancé. On attend qu’un supérieur hiérarchique déclare qu’un projet de rationalisation est nécessaire. Or, je vous recommande vivement de vous lancer de votre propre initiative. Vous obtenez ainsi des informations pertinentes et commencez à susciter l’intérêt des parties prenantes de l’entreprise, car vous leur montrez qu’il y a des opportunités à saisir, si l’on peut dire. Et vous pourrez toujours demander pardon plus tard si vous auriez dû faire autre chose.

[29:20] Il existe manifestement d'excellents outils, que ma collègue Malou vous a présentés. Open iT dispose sans aucun doute de la capacité nécessaire pour exploiter vos données et en tirer une réelle valeur ajoutée.

[29:31] Enfin, engagez la conversation. Nous sommes tout à fait ouverts à ce que ces discussions commencent avec nous : n’hésitez pas à venir nous parler. Nous allons partager un lien. Vous aurez ainsi la possibilité de prendre contact, sans aucun engagement de votre part, pour discuter avec un analyste et obtenir de l’aide. Laissez-nous vous aider à identifier vos problèmes. Essayons de décrire le problème que nous allons tenter de résoudre ici et de cerner vos défis spécifiques. Open iT dispose d’une équipe exceptionnellement compétente, capable de vous aider concrètement à améliorer vos portefeuilles, à y réfléchir de manière constructive, à en tirer parti et à générer de la valeur pour vos actionnaires.

[30:10] Je pense que cela conclut la présentation officielle. Nous serons ravis de répondre à vos questions si certains d'entre vous souhaitent intervenir ou poster un message dans le chat. Merci beaucoup à tous pour votre patience ; nous avons légèrement dépassé le temps imparti, mais j'espère que vous y avez trouvé des éléments intéressants. Merci.

[30:27] Mae : Merci beaucoup, Malou et Guy, pour vos contributions. Je pense que nous pouvons passer à la session de questions-réponses. J’ai ici une question qui s’adresse à Guy. Alors, Guy, auriez-vous des conseils à donner pour se lancer dans un projet de rationalisation des applications, car cela semble assez intimidant ?

[30:49] Guy : Ouais, je ne sais pas d’où venait cette question tout à l’heure, mais je pense que ma réponse serait : il faut se lancer. La question, c’est : est-ce qu’on attend que quelqu’un nous demande de faire ce travail, ou est-ce qu’on s’y met tout simplement ? Vous savez, vos entreprises collectent déjà des données via leurs différents gestionnaires de licences, et je pense que nous avons une solution qui peut vous aider à commencer à analyser une partie de ces données pour votre entreprise. Et je pense qu’une fois que vous commencez à tirer des enseignements de ces analyses, vous gagnez en confiance et vous vous rendez compte qu’il y a une véritable histoire à raconter et des avantages à la clé. Alors n’ayez pas peur de vous lancer. N’attendez pas pour demander pardon par la suite. Je pense que c’est sans doute le principal message que je retiens de tout cela.

[31:33] Mae : Très bien. Merci beaucoup. Et je pense que cette question s'adresse toujours à vous. D'après votre propre expérience, quelle a été la meilleure façon de mettre en œuvre la rationalisation des applications ?

[31:44] Guy : Eh bien, en fait, je vais répondre à cette question en expliquant comment il ne faut pas s’y prendre. Et cela nous ramène probablement à cette anecdote où l’on a passé 18 mois, 18 mois à mener des discussions de qualité, à organiser des ateliers et tout ce genre de choses. Ce processus aurait été tellement plus simple si nous avions réellement eu l’occasion de le faire et si nous avions su le voir. Nous aurions dû nous plonger dans ces données il y a très, très longtemps. C’est juste que nous n’avions ni les outils, ni les processus, ni la confiance nécessaire, je suppose. Je pense que pour se lancer, il faut commencer par des avancées rapides autour des données et de ces observations, puis utiliser ces informations pour faire avancer le processus. C’est tellement plus facile. C’est comme rédiger un premier jet. Une fois que vous avez couché quelque chose sur le papier, il est tellement plus facile d’y contribuer et de partager ces idées avec les autres. J’espère que cela répond à la question. Je n’en suis pas sûr.

[32:35] Mae : Merci beaucoup, Guy. Je crois que ce sont là toutes les questions que nous avons aujourd’hui. J’aimerais demander à nos spectateurs s’ils ont d’autres questions ; si vous avez des questions tardives, vous pouvez également les envoyer dès maintenant sur notre site web. Cela conclut notre webinaire d’aujourd’hui. Un grand merci à Guy et Malou, ainsi qu’à tous les participants d’aujourd’hui. Je vous rappelle brièvement que ce webinaire est enregistré ; nous vous enverrons donc une copie de l’enregistrement à l’adresse e-mail que vous avez indiquée lors de votre inscription. À la prochaine fois. Encore une fois, c’était Mae, votre animatrice du jour. Merci et prenez soin de vous.