Optimización de licencias concurrentes: reducir el desperdicio gracias a los datos

La mayoría de las organizaciones no se pasan del presupuesto en software debido a una mala gestión presupuestaria. Se pasan del presupuesto porque carecen de visibilidad sobre el uso del software, el uso de las licencias y los datos reales de uso. 

En nuestros artículos anteriores, explicamoscómo funciona el sistema de licencias concurrentesyqué revelan los datos de uso sobre la demanda real. 

Ahora, la atención se centra en la acción mediante la optimización simultánea de las licencias. 

Es aquí donde las herramientas de generación de informes sobre el uso de licencias de software ayudan a reducir el desperdicio de licencias, a optimizar su asignación y a facilitar la toma de mejores decisiones empresariales. 

En este artículo, analizaremos: 

• Por qué se produce el desperdicio de licencias en entornos concurrentes 

• Cómo los informes de uso permiten identificar las licencias infrautilizadas 

• Cómo los datos de uso optimizan la asignación de licencias 

• Cómo reducir el número de denegaciones de licencias sin adquirir más de lo necesario 

• Cómo contribuyen los informes a la toma de decisiones empresariales 

• Cómo las herramientas de generación automática de informes contribuyen a la optimización de las licencias 

También analizaremos cómo Avio Aero utilizó los datos de uso para optimizar la asignación de licencias y lograr una reducción significativa de los costes. 

¿Por qué se produce el desperdicio de licencias en entornos concurrentes? 

El desperdicio de licencias en entornos concurrentes no viene determinado por el número de licencias disponibles, sino por la forma en que se utilizan y gestionan dichas licencias. A menudo se debe a que las organizaciones se basan en suposiciones en lugar de en datos reales de uso. 

Incluso cuando el nivel de utilización de las licencias parece elevado, pueden seguir existiendo ineficiencias ocultas si no se elaboran informes adecuados sobre el uso y las licencias. 

Entre las causas más comunes del desperdicio de licencias se encuentran: 

• Sesiones inactivas que mantienen licencias: las licenciaspermanecen en uso incluso cuando las aplicaciones no se están utilizando de forma activa, lo que distorsiona las métricas de uso del software. 

• Sobreestimación de la demanda máxima:el tamaño de los conjuntos de licenciasse calcula en función de picos excepcionales, en lugar de basarse en datos de uso habituales. 

• Distribución desigual de las licencias entre los equipos: algunosequipos sufren escasez, mientras que otros tienen exceso de capacidad debido a una mala asignación de licencias. 

• Duración prolongada de las sesiones: las licenciasse mantienen activas más tiempo del necesario, lo que reduce la disponibilidad y aumenta la demanda percibida 

• Comportamiento de uso «por si acaso»: los usuariosmantienen abiertas las aplicaciones para evitar perder el acceso, lo que inflama las cifras de uso de las licencias. 

• Falta de segmentación de usuarios:el hecho de no distinguir entre usuarios avanzados y usuarios ocasionales da lugar a una asignación ineficaz de licencias. 

• Formación insuficiente de los usuarios: es posible que los usuarios mantengan las sesiones abiertas más tiempo del necesario debido a que no están familiarizados con los flujos de trabajo eficientes. 

Estas ineficiencias dan lugar a hipótesis erróneas sobre la demanda y contribuyen directamente al despilfarro de licencias. 

Es aquí donde los informes sobre el uso de licencias de software aportan la visibilidad necesaria para sustituir las suposiciones por datos reales.  

DEMO: Reduce el desperdicio de licencias gracias a la optimización simultánea de licencias en tiempo real

¿Cómo permiten los informes de uso identificar las licencias infrautilizadas? 

Las herramientas de generación de informes sobre el uso de licencias de software identifican las licencias infrautilizadas mediante el análisis de los datos de uso de las licencias y del uso real del software a lo largo del tiempo. 

En lugar de basarse en suposiciones o en hechos aislados, los informes de uso ofrecen una visión completa y continua de la actividad de las licencias entre usuarios, equipos y periodos de tiempo. 

Esto permite detectar ineficiencias que no se aprecian en los datos sin procesar del servidor de licencias: 

• Bajo uso medio frente a un elevado número de licencias:indica un exceso de capacidad que puede reducirse 

• Sesiones inactivas: las licenciaspermanecen asignadas sin que haya una interacción activa 

• Picos breves de consumo máximo:picos temporalesque no reflejan una demanda sostenida 

• Aplicaciones que se utilizan con poca frecuencia:software con licenciaque apenas se utiliza o que no se utiliza en absoluto 

• Patrones a nivel de usuario: identificaa los usuarios o grupos con un uso mínimo o irregular 

Estos indicadores se hacen más evidentes cuando se estructuran y analizan los datos sobre las licencias y su uso: 

Indicador de uso	Qué muestra	Oportunidad de optimización
Bajo uso medio frente a un elevado número de licencias	Exceso de capacidad en el fondo común de licencias	Reducir o reasignar licencias
Tiempo de inactividad elevado	Licencias prestadas pero no utilizadas activamente	Recuperar licencias y reducir el desperdicio de licencias
Pequeños picos de consumo máximo	Una demanda puntual, no una necesidad duradera	Evita el sobreaprovisionamiento
Uso poco frecuente de la aplicación	Software con licencia que apenas se utiliza	Eliminar o rebajar el nivel de las licencias
Actividad irregular de los usuarios	Algunos usuarios apenas utilizan las licencias que se les han asignado	Mejorar la asignación de licencias

Análisis: Una alta utilización NO siempre implica un alto valor 

Un alto nivel de utilización de las licencias puede dar lugar a una falsa sensación de eficiencia. 

Las licencias pueden parecer totalmente utilizadas, pero gran parte de ese uso se debe a sesiones inactivas o con poca actividad. 

Sin una visión clara deluso activo real,las organizaciones pueden dar por sentado que necesitan más licencias en lugar de corregir un uso ineficiente. 

Al combinar los datos sobre el uso de las licencias, los análisis sobre el uso del software y la elaboración de informes estructurados, las organizaciones obtienen una visión más clara de la demanda real. 

Esta visibilidad ayuda a los equipos a mejorar la asignación de licencias, reducir el desperdicio de licencias y facilitar la optimización de las licencias de software sin afectar a la productividad. 

Una vez identificadas las licencias infrautilizadas, las organizaciones pueden empezar a optimizar la asignación de licencias.  

¿Cómo pueden los datos de uso optimizar la asignación de licencias? 

Una vez identificadas las licencias infrautilizadas, los datos de uso pueden servir para optimizar la distribución de las licencias en toda la organización. 

En lugar de aumentar el número de licencias, las organizaciones pueden ajustar la oferta al uso real del software y a la demanda. 

Los datos de uso permiten optimizar de forma más eficaz la asignación de licencias mediante: 

• Reasignación de licencias entre equipos: redistribuir la capacidad de los grupos con bajo uso a los usuarios con mayor demanda, basándose en los datos de uso reales 

• Adaptar las licencias a las necesidades del proyecto: ajustar la asignación a las fases del proyecto y a la intensidad de la carga de trabajo 

• Ajuste de los tipos de licencia: asigna licencias nominativas a los usuarios habituales y licencias compartidas a los usuarios ocasionales 

• Eliminación de licencias redundantes: eliminar los derechos duplicados o innecesarios para reducir el desperdicio de licencias 

• Equilibrar el uso global: optimizar la asignación de licencias en diferentes zonas horarias y ubicaciones 

Este enfoque permite a las organizaciones reducir costes sin comprometer el acceso. 

La optimización no consiste en limitar el uso, sino en garantizar que las licencias estén disponibles donde y cuando se necesiten, basándose en los patrones reales de uso del software. 

Cómo Avio Aero redujo los costes de software en un 40 % 

Avio Aeroutilizó los informes de uso de licencias de software para analizar los datos de uso y optimizar la asignación de licencias,lo que se tradujo en unareducción del 40 %enlos gastosen software. 

Este ejemplo muestra cómo la optimización de las licencias concurrentes transforma la gestión de licencias, pasando de ser una estimación a ser un proceso de precisión. 

Una vez optimizada la asignación de licencias, el siguiente reto consiste en reducir el número de denegaciones de licencias sin incurrir en un exceso de provisión.  

¿Cómo se pueden reducir las denegaciones de licencias sin adquirir más de lo necesario? 

A menudo es posible reducir el número de denegaciones de licencias sin aumentar el número de licencias. Aunque suelen considerarse un problema de capacidad, en la mayoría de los casos se trata, en realidad, de un problema de visibilidad y de uso. 

Cuando se deniega el acceso a los usuarios, la reacción inmediata es adquirir más licencias. Sin embargo, los datos de uso suelen revelar que las denegaciones se deben a ineficiencias, no a una verdadera escasez. 

Entre las causas más habituales de denegación de la licencia se encuentran: 

• Licencias retenidas durante mucho tiempo: los usuarios mantienen las licencias en su poder más tiempo del necesario, lo que limita su disponibilidad. 

• Sesiones inactivas: las licencias permanecen ocupadas sin que se utilice activamente el software 

• Los picos de uso durante las horas punta: los breves periodos de alta demanda agotan el fondo común de licencias 

• Acceso desigual entre los equipos: una mala asignación de licencias provoca escasez en algunos grupos 

• Ausencia de políticas de uso: no existen controles para la recuperación o redistribución de licencias 

Sin la visibilidad adecuada, estos problemas se perciben como una capacidad insuficiente. 

Análisis: La escasez de licencias suele deberse a problemas de uso 

Las denegaciones frecuentes de licencias no siempre significan que se necesiten más licencias. En muchos casos, las licencias están disponibles, pero se utilizan de forma ineficaz, lo que genera una escasez artificial. 

Al analizar los casos de denegación junto con los patrones de uso, las organizaciones pueden identificar la causa principal de los problemas de acceso. 

Esto permite a los equipos: 

• Recuperar licencias inactivas 

• Ajustar el comportamiento de uso o las políticas 

• Redistribuir las licencias de forma más eficaz 

De este modo, las organizaciones pueden reducir el número de denegaciones de licencias y, al mismo tiempo, evitar compras innecesarias y un mayor desperdicio de licencias. 

Una vez resueltas las denegaciones, los datos de uso pueden contribuir a tomar mejores decisiones empresariales en toda la organización  

¿Cómo contribuyen los informes a la toma de decisiones empresariales? 

Los informes sobre el uso de las licencias de software permiten tomar mejores decisiones en toda la organización, al convertir los datos de uso en información útil para la toma de decisiones. 

En lugar de basarse en suposiciones, los equipos pueden utilizar los informes de uso y de licencias para adaptar las inversiones en software al uso real del mismo y a las necesidades de la empresa. 

Parte interesada	Reto clave	Cómo ayudan los informes de uso
C-Suite	Alinear el gasto en TI con el valor empresarial	Utiliza datos de uso para respaldar estrategias de optimización de licencias y reducción de costes
Tecnologías de la información / Ingeniería	Garantizar la disponibilidad sin un exceso de aprovisionamiento	Mejora la asignación de licencias y reduce el número de denegaciones de licencia gracias a una mayor visibilidad
Finanzas	Control de costes y previsiones precisas	Realiza un seguimiento de los datos de uso de las licencias para identificar oportunidades de ahorro y reducir el desperdicio de licencias
Adquisiciones	Negociar y renovar licencias de forma eficaz	Utiliza los informes sobre licencias para validar la demanda y respaldar la toma de decisiones basada en datos

Para los altos directivos: impulsar la eficiencia en los costes y la estrategia 

Los directivos necesitan conocer cómo influye el uso del software en los resultados de la empresa. 

• Ajustar las inversiones en software a las prioridades empresariales utilizando datos de uso 

• Apoyar las iniciativas de optimización de licencias que contribuyan a la reducción de costes 

• Facilitar la toma de decisiones basadas en datos para la planificación a largo plazo  

Para los equipos de TI e ingeniería: mejora de la disponibilidad y la eficiencia 

Los equipos de TI deben encontrar un equilibrio entre el acceso y la eficiencia para todos los usuarios y sistemas. 

• Utiliza los informes de uso para identificar ineficiencias en el uso del software 

• Reducir el número de denegaciones de licencias sin aumentar el número de licencias concedidas 

• Mejorar la asignación de licencias entre equipos, proyectos y sedes  

En el ámbito financiero: control de costes y elaboración precisa de presupuestos 

Los equipos financieros se basan en datos precisos para gestionar los gastos y elaborar previsiones presupuestarias. 

• Realizar un seguimiento de los datos de uso de las licencias en relación con los costes reales 

• Identificar oportunidades para reducir el desperdicio de licencias 

• Mejorar las previsiones utilizando las tendencias de los datos históricos de consumo  

Para el departamento de compras: cómo reforzar las negociaciones con los proveedores 

Los equipos de compras necesitan datos fiables para gestionar los contratos y las renovaciones. 

• Utiliza los informes sobre licencias para comprobar los requisitos reales en materia de licencias 

• Evita comprar en exceso basándote en suposiciones o en las recomendaciones de los proveedores 

• Fomentar la optimización de las licencias mediante negociaciones basadas en datos 

Sin datos sobre el uso, estas decisiones se basan en estimaciones. 

Gracias a los informes de uso y de licencias, las organizaciones pueden adaptar el uso del software a sus objetivos empresariales y mejorar la optimización general de las licencias. 

Cuando las decisiones empresariales se basan en datos, las herramientas de generación automática de informes permiten ampliar y mantener las iniciativas de optimización de licencias. 

¿Cómo contribuyen las herramientas de generación automática de informes a la optimización de las licencias? 

La optimización de licencias no es una tarea que se realice una sola vez. Requiere un seguimiento continuo del uso del software y un análisis constante de los datos de uso. 

El análisis manual permite detectar ineficiencias, pero resulta difícil de mantener a gran escala. Es aquí donde las herramientas de generación de informes de uso y las herramientas de optimización de licencias desempeñan un papel fundamental. 

Las herramientas de generación automática de informes facilitan la optimización continua de las licencias mediante: 

• Automatización de la recopilación de datos: recopila datos sobre el uso de licencias y de software en todas las aplicaciones, usuarios y entornos 

• Estandarización de la gestión de licencias: consolidar los datos de todos los proveedores y tipos de licencia para garantizar un análisis coherente 

• Ofrecer visibilidad continua: supervisar el uso de las licencias, las tendencias y las ineficiencias a lo largo del tiempo 

• Activación de alertas proactivas: detección de sesiones inactivas, procesos de pago prolongados y posibles denegaciones de licencia 

• Integración con herramientas de BI: ampliar los informes de uso a paneles de control y análisis avanzados 

• Informes personalizables:genera informes a medida que proporcionan los datos exactos sobre el uso de las licencias necesarios para la toma de decisiones en todos los equipos. 

En lugar de reaccionar ante los problemas una vez que se producen, las organizaciones pueden gestionar de forma proactiva el uso de las licencias y reducir el desperdicio de las mismas. 

La generación automática de informes garantiza que los datos de uso, los informes sobre licencias y la información analítica estén siempre a disposición de todas las partes interesadas. 

Esto permite a las organizaciones: 

• Mejorar continuamente la asignación de licencias 

• Reducir las denegaciones de licencias y las ineficiencias 

• Mantener una reducción de costes a largo plazo mediante una optimización continua 

Con la automatización implantada, la optimización de las licencias concurrentes se convierte en un proceso continuo y basado en datos, en lugar de una tarea puntual.

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Puntos clave: Pasar de la visibilidad a la optimización de costes 

La elaboración de informes sobre el uso de las licencias de software es fundamental para la optimización de las licencias simultáneas, ya que ayuda a las organizaciones a pasar de la simple visibilidad a una reducción cuantificable de los costes. 

Mediante el análisis de los datos de uso y de los patrones de uso del software, los equipos pueden reducir el desperdicio de licencias, mejorar su asignación y tomar mejores decisiones en materia de licencias. 

Con las herramientas adecuadas para la elaboración de informes de uso, las organizaciones pueden: 

• Eliminar las licencias infrautilizadas y reducir el desperdicio de licencias 

• Mejorar la asignación de licencias y contribuir a reducir el número de denegaciones de licencia 

• Utilizar los datos sobre el uso de las licencias para orientar las decisiones de renovación y adquisición 

Open iT LicenseAnalyzer™facilita la optimización de las licencias de software al ofrecer informes precisos sobre las mismas, análisis del uso del software y una visibilidad continua de la utilización de las licencias. 

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Reduce el desperdicio de licencias gracias a la información en tiempo real sobre la optimización de las licencias concurrentes.